1.3 Cỏc thành phần của kiểm soỏt nội bộ theo khuụn mẫu của COSO
1.3.4 Thụng tin và truyền thụng
Cỏc thụng tin cần thiết phải được nhận dạng, thu thập và trao đổi trong đơn vị
dưới hỡnh thức và thời gian thớch hợp sao cho nú giỳp mọi người trong đơn vị thực hiện được nhiệm vụ của mỡnh. Thụng tin và truyền thụng tạo ra bỏo cỏo, chứa đựng cỏc thụng tin cần thiết cho việc quản lý và kiểm soỏt đơn vị. Sự trao đổi thụng tin hữu hiệu đũi hỏi phải diễn ra theo nhiều hướng: từ cấp trờn xuống cấp dưới, từ dưới lờn trờn và giữa cỏc cấp với nhaụ Mỗi cỏ nhõn cần hiểu rừ vai trũ của mỡnh trong HTKSNB cũng như hoạt động của cỏ nhõn cú tỏc động tới cụng việc của người khỏc như thế nàọ Ngoài ra, cũng cần cú sự trao đổi hữu hiệu giữa đơn vị với cỏc đối tượng bờn ngoài như khỏch hàng, nhà cung cấp, cổđụng và cỏc cơ quan quản lý.
Hệ thống thụng tin đưa ra cỏc bỏo cỏo, cỏc thụng tin hoạt động, tài chớnh và tớnh tuõn thủ của doanh nghiệp, nú đảm bảo cho sự hoạt động cũng như giỏm sỏt doanh nghiệp. Hệ thống thụng tin khụng chỉ bao gồm những thụng tin bờn trong doanh nghiệp mà cũn bao gồm cả những sự kiện phỏt sinh bờn ngoài, là những hoạt động và những điều kiện cần thiết cho việc ra quyết định và lập cỏc bỏo cỏo cung cấp thụng tin ra bờn ngoàị Thụng tin tài chớnh cú thể được sử dụng để ra cỏc quyết định trong quỏ trỡnh hoạt động và một vài thụng tin hoạt động là dữ liệu thiết yếu cho việc lập và trỡnh bày bỏo cỏo tài chớnh. Hệ thống thụng tin liờn quan đến mục tiờu lập và trỡnh bày bỏo cỏo tài chớnh, gồm hệ thống bỏo cỏo tài chớnh, trong đú cú cỏc phương phỏp và ghi chộp để: Xỏc định và ghi nhận tất cả cỏc giao dịch cú hiệu lực; Mụ tả cỏc giao dịch một cỏch kịp thời, chi tiết để cho phộp phõn loại phự hợp cỏc giao dịch để lập và trỡnh bày bỏo cỏo tài chớnh; Đo lường giỏ trị của cỏc giao dịch đểđảm bảo giỏ trị giao dịch
được phản ỏnh hợp lý trong bỏo cỏo tài chớnh; Xỏc định thời kỳ diễn ra giao dịch để
ghi nhận giao dịch đỳng kỳ kế toỏn; Trỡnh bày thớch hợp cỏc giao dịch và cỏc thuyết minh liờn quan trờn bỏo cỏo tài chớnh.
Truyền thụng là hoạt động vụn cú trong hệ thống thụng tin, truyền thụng trong doanh nghiệp cú thể được chia thành truyền thụng nội bộ và truyền thụng bờn ngoàị Truyền thụng nội bộ liờn quan đến việc thu nhận cỏc dữ liệu liờn quan đến hoạt động quản lý doanh nghiệp và truyền thụng một cỏch rừ ràng cỏc chỉ đạo của cỏc cấp quản lý cấp cao đến toàn bộ nhõn viờn về trỏch nhiệm kiểm soỏt nội bộ cần phải được thực hiện một cỏch nghiờm tỳc. Truyền thụng bờn ngoài hướng tới cỏc nhà cung cấp, cỏc khỏch hàng, ngõn hàng, kiểm toỏn viờn độc lập và cỏc cổđụng.