3.1. Giải pháp nâng cao năng lực nội tại của Nhà in Thông tấn xã Việt Nam –
3.1.1 Hoàn thiện hệ thống quản lý và điều hành sản xuất
Với cơ chế điều hành hiện tại, Nhà in đang nhận sự điều hành, quản lý trực tiếp từ Ban lãnh đạo Công ty TNHH MTV ITAXA và các Phòng/Ban chuyên môn.
Vì vậy, theo ý kiến của học viên, Nhà in cần xây dựng một hệ thống quản lý có thể ứng dụng những tiến bộ của khoa học công nghệ bằng một phần mềm quản lý nhà in. Thông qua phần mềm quản lý đó đó, mỗi báo cáo về tình hình sản xuất kinh doanh, những yêu cầu về sửa chữa, thay thế hoặc thậm chí là đầu tư thêm các trang thiết bị, máy móc, nguyên phụ liệu đều có thể vận hành thông qua hệ thống kiểm soát, gồm các bước mô tả cụ thể theo các bước sau đây:
(1) Giám đốc Công ty ITAXA phê duyệt, công bố kế hoạch, tổ chức sản
xuất
(2) Giám đốc nhà in tiếp nhận thông tin:
(a) Tiếp nhận thông tin kế hoạch
(b) Tiếp nhận thông tin sản xuất và triển khai:
+ Phân công các phân xưởng sản xuất
+ Phân công bộ phận kỹ thuật kiểm tra trang thiết bị
63
(c) Tổ chức sản xuất
(d) Báo cáo định kỳ
(3) Xử lý thông tin:
(a) Thông báo tiếp nhận thông tin
(b) Thông báo thời gian xử lý thông tin hoặc sự cố. Trong trường hợp có
sự cố xảy ra, hệ thống có chức năng:
+ Thông báo về việc xử lý sự cố thành công: trường hợp xử lý thành công các sự cố, hệ thống tiếp nhận và thông báo cho cán bộ tiếp tục vận hành.
+ Thông báo triển khai phương án dự phòng: trường hợp không thể xử lý ngay được sự cố, hệ thống tiếp tục thông báo đến các bộ phận chức năng để có phương án thuê/ mượn trang thiết bị hoặc vật tư thay thế
(c) Báo cáo kết quả xử lý thông tin
Hình 3.1: Quy trình sản xuất tại Nhà in hiện nay
Như vậy, Nhà in và các bộ phận có liên quan hoàn toàn có thể ghi nhận, xử lý thông tin chính xác, kịp thời, đảm bảo tiến độ, kế hoạch sản xuất đã được phê duyệt đồng thời tạo điều kiện thuận lợi cho các bộ phận quản lý nhanh chóng nắm bắt thông tin, tổng hợp tình hình để điều chỉnh tiến độ hoặc lên các phương án mua mới, đầu tư mới hệ thống.
64
Trong năm 2018, Nhà in cần từng bước xây dựng chỉ số đánh giá thực hiện công việc (KPI) cho từng vị trí việc làm nhằm đánh giá sát hơn hiệu suất công việc tiến tới trả lương theo đúng đóng góp của người lao động cho công ty. Trước tiên, Nhà in xây dựng Bảng phân công công việc cụ thể cho từng cán bộ công nhân viên chức. Đầu mỗi tháng, mỗi tuần, người lao động đăng ký khối lượng công việc sẽ thực hiện trong tháng/ tuần. Cán bộ quản lý phê duyệt nội dung công việc theo tuần/tháng và công bố công khai trong đơn vị để tất cả các đơn vị/bộ phận biết và theo dõi.
Nhà in ITAXA khi xây dựng bộ tiêu chuẩn đánh giá hiệu quả của người lao động thông qua KPI, người lao động căn cứ vào các quy trình đang được áp dụng và KPI hàng tháng của mình như vậy kết quả thực hiện nhiệm vụ sẽ được xác định một cách cụ thể nhất.