2.2. Thực trạng các yếu tố tác động đến năng lực cạnh tranh của Nhà in Thông
2.2.1. Năng lực tổ chức quản lý
2.2.1.1. Cơ cấu tổ chức của Công ty và Nhà in ITAXA
39
Công ty TNHH MTV ITAXA hoạt động theo Giấy chứng nhận đăng ký kinh doanh (cấp lần gần nhất, sau khi đăng ký chuyển đổi lần thứ 13): 03000442457, ngày 18/1/2012 theo mô hình
Bộ máy tổ chức của ITAXA được tổ chức theo cơ cấu chức năng, vai trò của từng vị trí được bố trí nhằm đạt được mục tiêu, nhiệm vụ chung.
- Hội đồng thành viên: là cơ quan quyền lực cao nhất của ITAXA, quyết định những vấn đề mà luật pháp và điều lệ công ty quy định; ra các quyết định chiến lược của công ty, phê duyệt kế hoạch kinh doanh do Ban giáo đốc và các phòng chức năng đề xuất.
Hội đồng thành viên của công ty là những cán bộ có nhiều năm kinh nghiệm liên quan đến quản lý, tổ chức sản xuất in.
- Ban giám đốc gồm 3 thành viên, 1 giám đốc, 2 phó giám đốc: thực hiện chức năng điều hành hàng ngày, chịu trách nhiệm trước Hội đồng thành viên về thực hiện chức trách được giao.
Giám đốc thực hiện triển khai quản lý, điều hành doanh nghiệp, 2 phó giám đốc chịu trách nhiệm quản lý kỹ thuật và sản xuất in, quản lý hành chính.
- Ban Kiểm soát: gồm 3 thành viên, kiểm soát hoạt động của toàn bộ công ty theo đúng kế hoạch đã được phê duyệt trên nguyên tắc đảm bảo duy trì nguồn vốn chủ sở hữu, đảm bảo sự phát triển ổn định, bền vững của công ty theo đúng các quy định của Pháp luật hiện hành cũng như chiến lược phát triển chung của Cơ quan Thông tấn xã Việt Nam.
- Các phòng ban chức năng:
+ Ban quản lý sản xuất in: Nhận các đơn đặt hàng từ Phòng kinh doanh và lập kế hoạch tổ chức sản xuất theo đúng tiêu chuẩn chất lượng và tiến độ đã ký kết với khách hàng.
+ Phòng Giám sát: kiểm soát công tác thực hiện kế hoạch của các Phòng/Ban/ Phân xưởng và kiểm soát chất lượng đầu ra của sản phẩm, phân tích đánh giá các kết quả đạt được hoặc các sai hỏng trong quá trình tổ chức sản xuất
40
+ Phòng Hành chính: tham mưu cho lãnh đạo công ty, tổ chức quản lý công tác hành chính, tổ chức, nhân sự, tiền lương; giải quyết các chế độ chính sách cho người lao động.
+ Phòng Kinh doanh: tham mưu, giúp việc cho Ban giám đốc về công tác kinh doanh nhận các hợp đồng đặt in; phát triển thị trường; quan hệ khách hàng. Chịu trách nhiệm trước Ban giám đốc về các hoạt động trong phạm vi thẩm quyền được giao.
+ Phòng Kế toán: quản lý, kiểm tra, hướng dẫn thực hiện chế độ kế toán – thống kê; quản lý tài chính, tài sản, đáp ứng nhu cầu tài chính cho mọi hoạt động sản xuất kinh doanh của công ty.
+ Phòng Kỹ thuật: chịu trách nhiệm về mặt kỹ thuật trong sản xuất; tham mưu cho Ban Giám đốc trong việc duy trì, bảo dưỡng, nâng cấp mới các trang thiết bị của công ty.
Nhà in thông tấn xã Việt Nam có cơ cấu tổ chức tương đối tinh gọn gồm:
Ban Giám đốc Nhà in: gồm 2 thành viên, trong đó:
Giám đốc chịu trách nhiệm chung, phụ trách kỹ thuật, trực tiếp quản lý
Phân xưởng in offset tờ rời, Phân xưởng in offset cuộn, Phân xưởng Thành phẩm,
Phó giám đốc phụ trách Phân xưởng Thiết kế - Chế bản và Phòng kế
hoạch sản xuất.
Dưới Ban Giám đốc nhà in tổ chức thành các bộ phận chức năng và các phân xưởng, cụ thể như sau:
Phòng Kế hoạch sản xuất in có chức năng nhận các đơn đặt hàng từ phòng
kinh doanh và lập kế hoạch sản xuất in theo đúng yêu cầu về chất lượng và tiến độ của khách hàng.
Phân xưởng Thiết kế - Chế bản có chức năng nhiệm vụ tiếp nhận các file
thiết kế của khách hàng, sau đó xuất kẽm in cho phân xưởng offset in theo kế hoạch.
Phân xưởng in offset tờ rời có chức năng nhiệm vụ sản xuất in các ấn
41
Phân xưởng in offset cuộn có chức năng nhiệm vụ sản xuất in Báo và các
ấn phẩm dạng cuộn
Phân xưởng thành phẩm có chức năng nhiệm vụ hoàn thiện các ấn phẩm
theo quy cách yêu cầu của khách hàng.
Phòng kỹ thuật có chức năng nhiệm vụ bảo dưỡng bảo trì máy móc thiết bị
để đảm bảo ổn định trong quá trình sản xuất in.
Ở mỗi phân xưởng gồm có : 1 quản đốc và 2 Phó quản đốc phụ trách kỹ
thuật và trực tiếp điều hành sản xuất.
Mỗi Phân xưởng lại phân ra thành các Tổ, tùy theo chức năng nhiệm vụ của từng phân xưởng mà có số lượng tổ khác nhau.
Hình 2.5: Sơ đồ tổ chức Nhà in ITAXA
Tổng số nhân sự thường xuyên thuộc Nhà in (không tính các lao động thời vụ) là 285 người trong đó có 30 chức danh quản lý (từ Phó quản đốc Phân xưởng trở lên) hoạt động trực tiếp theo sự điều hành của Ban giám đốc Nhà in. Các cán bộ từ trưởng phòng trở xuống trực tiếp quản lý, điều hành nhân sự trực thuộc.
+ Cơ cấu tổ chức này cho thấy sự chuyên môn hóa sâu sắc, cho phép từng thành viên tập trung vào chuyên môn được giao. Mặt khác, mô hình này tạo điều kiện tuyển dụng các nhân viên có kỹ năng phù hợp với từng bộ phận chức năng.
Mô hình này còn cho phép Ban kiểm soát có khả năng kiểm soát trực tiếp, toàn bộ quá trình hoạt động, kết quả kinh doanh theo kế hoạch góp phần bảo toàn và phát triển vốn của Nhà nước đầu tư vào công ty.
42
Tuy nhiên, với đặc thù là đơn vị trực tiếp triển khai sản xuất, Nhà in ITAXA có cơ chế đánh giá hiệu quả công việc trực tiếp, hàng ngày theo bảng phân công thời gian và tiến độ đã được phê duyệt, vì vậy, hiệu quả, hiệu lực của các mệnh lệnh sản xuất được thực hiện một cách triệt để, nghiêm túc đảm bảo an toàn lao động, chất lượng và đúng tiến độ.
2.2.1.2. Phương pháp quản lý
Phương pháp quản lý chủ đạo của Nhà in TTXVN - ITAXA là quản lý theo mục tiêu. Để hoàn thành mục tiêu do Công ty giao, các phòng ban và các đơn vị trực thuộc phải thường xuyên rà soát, sửa đổi các quy chế quản lý mới như quy chế bán hàng, quy chế tài chính, quy chế thưởng phạt..vv.. Nhà in ITAXA đang tích cực triển khai phương thức quản lý mới bằng cách áp dụng các mô hình quản lý tiên tiến vào quá trình sản xuất, kinh doanh bao gồm:
+ Áp dụng quy trình ISO 9001: 2000, TQM cho tất cả các Phòng/ Ban/Phân xưởng trực thuộc.
+ Quản lý tiến độ triển khai công việc theo lịch tháng/ tuần và ngày:
+ Chiều thứ 5 hàng tuần Ban chấp hành công đoàn tổ chức gặp mặt các đại diện anh chị em công nhân để nghe phản ánh những vấn đề bất cập diễn ra trong tuần và trả lời các thắc mắc của người lao động, tìm cách giải quyết, hỗ trợ người lao động một cách nhanh chóng kịp thời nhất.
+ Sáng thứ 6 hàng tuần, Nhà in tổ chức họp giao ban tuần với tất cả các chức danh quản lý để phổ biến kế hoạch, triển khai phân công nhiệm vụ, kiểm tra tiến độ, kết quả sản xuất kinh doanh của các bộ phận. Thông tin của các cuộc họp giao ban được phổ biến rộng rãi đến tất cả cán bộ, công nhân viên.
Căn cứ kết quả họp triển khai công việc, từng bộ phận, phân xưởng lại lên kế hoạch cụ thể để triển khai công việc, tổ chức sản xuất hàng ngày. Cuối mỗi ngày làm việc, cán bộ quản lý các phòng/ ban/ phân xưởng tổng kết hoạt động trong ngày, kiểm soát chất lượng, tiến độ của mỗi bộ phận, mỗi cán bộ để đảm bảo khối lượng công việc được đảm bảo theo đúng kế hoạch đề ra.
43
2.2.1.3. Văn hóa doanh nghiệp
Trong quá trình hoạt động, ITAXA rất chú trọng xây dựng văn hóa doanh nghiệp của mình đảm bảo chất lượng, tính minh bạch của ITAXA với xã hội, mọi hoạt động sản xuất kinh doanh của công ty đều tiến hành theo pháp luật.
Nhà in ITAXA cũng là một trong những đơn vị đi đầu trong việc xây dựng văn hóa doanh nghiệp, thể hiện thông qua các hoạt động sau đây:
- Triển khai hàng loạt các hoạt động thi đua: “An toàn trong lao động sản xuất”,
“Sản xuất xanh”, “Hội thi tay nghề in toàn Nhà in”… qua đó phát động và thực hiện các phong trào sản xuất gắn liền với bảo vệ môi trường, bảo vệ sức khỏe của người lao động.
- Ban hành “Quy tắc an toàn trong sản xuất”, theo đó, mọi cán bộ của Công ty khi
vào khu vực nhà in đang hoạt động phải có đầy đủ trang thiết bị bảo hộ lao động (quần áo bảo hộ, găng tay chuyên dụng, khẩu trang, kính, mũ…)
- Thành lập tổ chức Công đoàn lao động, thường xuyên tiến hành các hoạt động
thăm hỏi, động viên người lao động cũng như “tứ thân phụ mẫu”, vợ/ chồng/ con của người lao động. Có chính sách khen thưởng đối với người lao động có thành tích lao động tốt, có sáng kiến cải tiến kỹ thuật hoặc tiết kiệm nguyên vật liệu đầu vào hoặc đề xuất phương pháp quản lý mới, hiệu quả. Khen thưởng, động viên thường xuyên, kịp thời đối với con em cán bộ công nhân viên có thành tích cao trong học tập.
- Đảm bảo đầy đủ quyền lợi của người lao động về các mặt chính sách, khen
thưởng. Tham mưu, đề xuất với Công ty ITAXA thưởng đầy đủ cho người lao động vào các dịp lễ, tết… đảm bảo đầy đủ chế độ nghỉ phép của người lao động.
- Triển khai các hoạt động vui chơi, giải trí cho người lao động, như tổ chức các
cuộc thi văn nghệ, thể thao, nữ công… vào các dịp đặc biệt, các ngày lễ lớn.
- Thường xuyên thực hiện các hoạt động đền ơn đáp nghĩa, uống nước nhớ nguồn
Với những hoạt động thường xuyên liên tục như trên, cùng với các phong trào thi đua trong sản xuất, Nhà in ITAXA đã xây dựng, truyền tải được văn hóa doanh nghiệp đến toàn Nhà in và qua đó, lan tỏa phong trào đến toàn công ty.