CHƯƠNG 3. BIỆN PHÁP QUẢN LÝ HỆ THỐNG THÔNG TIN PHỤC VỤ TỰ KIỂM ĐỊNH CHẤT LƯỢNG TẠI TRƯỜNG TRUNG CẤP NGHỀ NAM THÁI NGUYÊN
3.2. Biện pháp quản lý hệ thống thông tin phục vụ tự KĐCL tại trường Trung cấp nghề Nam Thái Nguyên
3.2.2. Đổi mới công tác lập kế hoạch tự kiểm định
3.2.2.1. Mục tiêu
Hiện nay công tác kiểm định và tự kiểm định chủ yếu dựa vào kế hoạch và thông báo của cấp trên mà hầu như Ban giám hiệu thực hiện bị động còn các cấp thì
không có kế hoạch. Biện pháp này nhằm tạo điều kiện giúp cho cán bộ, giáo viên nắm được mục đích, quy trình kiểm định, biết cách thu thập, xử lý minh chứng tạo điều kiện cho họ có tính chủ động thu thập minh chứng.
Có kế hoạch linh hoat giúp cho cán bộ, giáo viên tham gia các lớp tập huấn công tác kiểm định nghề. Phân công cán bộ, giáo viên phụ trách tiêu chí, tiêu chuẩn phù hợp với công việc của mình
3.2.2.2. Nội dung và cách thức thực hiện Nội dung thực hiện
- Hiểu được mục đích, ý nghĩa của công tác tự kiểm định.
- Biết cách thu thập, phân tích, xử lý thông tin và lưu trữ thông tin.
- Kế hoạch thời gian thu thập thông tin và viết báo cáo.
- Thảo luận, bàn bạc những vấn đề nảy sinh trong thực tiễn tự kiểm định để thống nhất thực hiện.
- Kế hoach phân công cán bộ, giáo viên phụ trách tiêu chí, tiêu chuẩn mình phụ trách.
- Kế hoạch kiểm tra tiến độ thực hiện tự kiểm định: kiểm tra việc thu thập thông tin, kiểm tra viết báo cáo, quản lý thông tin minh chứng.
- Kế hoạch bổ sung điều chỉnh kế hoạch trước đây khi cần thiết. Trong các loại kế hoạch.
Cách thức thực hiện
* Phân công lãnh đạo phòng, khoa phụ trách tiêu chí:
Hội đồng kiểm định chỉ đạo phân công các phòng khoa phụ trách tiêu chí phù hợp với khả năng, phù hợp yêu cầu công việc điều kiện từng phòng, khoa.
Việc lựa chọ người có kinh nghiệm, có kỹ năng thu thập, phân tích, xử lý, soạn thảo, giao tiếp vào các công việc liên quan có ý nghĩa quan trọng trong quản lý hệ thống thông tin. Điều trên hoàn toàn phù hợp, bởi vì người có kinh nghiệm sẽ nhanh chóng tiếp thu những vấn đề liên quan đến quá trình tự kiểm định.
Tuy nhiên, trong quản lý hệ thống thông tin phục vụ tự KĐCL thì Các thành viên Hội đồng kiểm định cần chú ý một số vấn đề sau:
- Phân công tiêu chí dựa vào khả năng chuyên môn của các phòng, khoa.
- Chỉ đạo phòng, khoa phân công cho cán bộ, giáo viên phụ trách các tiêu chuẩn phù hợp với chuyên môn.
- Chỉ đạo động viên, khuyến khích cán bộ, giáo viên hoàn thành công việc trước thời gian quy định.
* Tổ chức kiểm tra kế hoạch thực hiện quá trình tự kiểm định:
- Giao cho cỏn bộ phụ trỏch tiờu chớ kiểm tra theo dừi. Nhất thiết phải đối chiếu giữa các minh chứng thu được với thực tế có đúng hay không.
- Kiểm tra cách viết báo cáo và mã hóa minh chứng xem có đúng với hướng dẫn hay không. Hội đồng kiểm định, cán bộ phụ trách tiêu chí phải kiểm tra định kỳ.
Tất cả phải có kế hoạch từ đầu, phân công cán bộ, giáo viên phụ trách tiêu chuẩn kiểm tra cán bộ, giáo viên phụ trách chỉ số, đặc biệt phải đi sâu kiểm tra thông tin thu được có đúng thực tế và phù hợp nội hàm chỉ số hay không, việc mã hóa và viết báo cáo đã đúng mẫu hay chưa.
* Xây dựng thời gian thực hiện theo đúng kế hoạch.
Các thành viên Hội đồng kiểm định chỉ đạo cho cán bộ được phân công tiêu chí xây dựng kế hoạch của minh đảm bảo có tính khoa học, hợp lý, đồng thời phù hợp kế hoạch kiểm định chung. Đặc biệt phải quan tâm tới việc phân công cán bộ giáo viên phục trách các tiêu chuẩn, chỉ số mang tính chất định tính, định lượng hoặc cả định tính và định lượng phù hợp tạo điều kiện để cán bộ, giáo viên thu thập minh chứng, mã hóa và viết báo cáo hiệu quả.
Khi chỉ đạo quá trình tự kiểm định cán bộ phụ trách tiêu chí cần chú ý:
- Kế hoạch kiểm tra theo từng quá trình tự kiểm định.
- Có phương án dự phong khi cán bộ, giáo viên có việc nghỉ đột xuất.
Quản lý thực hiện tốt kế hoạch tự kiểm định trong việc thực hiện nội dung tự kiểm định.
* Tổ chức tập huấn cán bộ, giáo viên tham gia tự kiểm định:
- Tổ chức cho cán bộ, giáo viên tham gia tập huấn công tác tự kiểm định, góp phần định hướng cho cán bộ, giáo viên biết cách thu thập, phân tích, xử lý, mã hóa, quản lý minh chứng và viết báo cáo.
- Lựa chọn đội ngũ kiểm định viên tại đơn vị (nhất là những kiểm định viên đã tham gia đoàn kiểm định do Tổng cục dạy nghề tổ chức) hướng dẫn cán bộ, giáo viên. Qua đó xây dựng chương trình tập huấn bồi dưỡng thêm công tác tự kiểm định, tạo điều kiện cho cán bộ, giáo viên hoàn thành công việc được giao.
- Nâng cao kỹ năng tự kiểm định và hoàn thành công việc kiểm định mà Hội đồng kiểm định đề ra.
3.2.2.3. Điều kiện thực hiện
- Các thành viên Hội đồng kiểm định phải có kế hoạch kiểm tra tiến độ thực hiện công việc, đánh giá, tổng kết, rút kinh nghiệm và có kế hoạch chỉ đạo kịp thời hợp lý.
- Hội đồng kiểm định phải có kế hoạch đầu tư trang thiết bị, cơ sở vật chất phục vụ cho công tác kiểm định, phải theo dọi kế hoạch này thường xuyên, thực hiện đúng tiến độ đề ra.