CHƯƠNG 3. BIỆN PHÁP QUẢN LÝ HỆ THỐNG THÔNG TIN PHỤC VỤ TỰ KIỂM ĐỊNH CHẤT LƯỢNG TẠI TRƯỜNG TRUNG CẤP NGHỀ NAM THÁI NGUYÊN
3.2. Biện pháp quản lý hệ thống thông tin phục vụ tự KĐCL tại trường Trung cấp nghề Nam Thái Nguyên
3.2.3. Tăng cường quản lý hệ thống thông tin phục vụ tự KĐCL
3.2.3.1. Mục tiêu
- Mở rộng và huy động mọi cán bộ, giáo viên tham gia công tác tự kiểm định.
Phối hợp với các doanh nghiệp, cựu học sinh, học sinh, chuyên gia tham gia công tác tự kiểm định.
- Tăng cường công tác cơ sở vật chất hạ tầng kỹ thuật đảm bảo cho Hội đồng tự kiểm định.
- Đảm bảo sự hợp tác của các bên có liên quan đến việc đánh giá tự kiểm định.
3.2.3.2. Nội dung thực hiện, cách thức thực hiện a. Đối với công tác chuẩn bị cho tự kiểm định - Nội dung thực hiện
+ Thành lập Hội đồng tự kiểm định
+ Xác định mục đích, phạm vi tự kiểm định và phân công các nhóm phụ trách tiêu chí.
- Cách thức thực hiện
+ Xây dựng kế hoạch tự kiểm định, tiến độ thực hiện, tập huấn nhóm.
+ Thiết kế công cụ khảo sát, chuẩn bị đầy đủ các mẫu biểu đánh giá tiêu chuẩn (thiết kế phiếu phải phối hợp giữa các nhóm), trang bị đầy đủ các nguồn lực và phương tiện.
+ Trước khi bước vào giai đoạn 1, Hội đồng kiểm định phải đánh giá công tác chuẩn bị, tìm ra những hạn chế, những nguyên nhân và đưa ra hướng khắc phục.
Hội đồng kiểm định chỉ đạo việc xây dựng kế hoạch tự kiểm định hàng năm, kế hoạch phải chi tiết cụ thể về cách thức tiến hành, tiến độ thời gian hoàn thành.
Hội đồng kiểm định phối hợp với phụ trách các phòng khoa tiến hành chỉ đạo công tác và triển khai kế hoạch, đánh giá kết quả thực hiện...
b. Giai đoạn 1 - Nội dung thực hiện
+ Thu thập thông tin và những minh chứng.
+ Xử lý phân tích các thông tin và những chứng cứ thu được để minh chứng.
+ Đánh giá mức độ mà trường đạt được theo từng tiêu chí, tiêu chuẩn.
+ Quản lý thông tin, minh chứng phù hợp nội hàm, chỉ số.
+ Tổng kết đánh giá giai đoạn 1.
- Cách thức thực hiện
+ Thu thập minh chứng đang có, xác định minh chứng chưa có cần bổ sung.
+ Lập kế hoạch khắc phục và bổ sung minh chứng chưa có.
+ Tổ chức điều tra khảo sát thực tế, thu thập minh chứng còn thiếu.
+ Thảo luận, phân tích, xử lý các thông tin thu được làm minh chứng, mã hóa minh chứng.
+ Thảo luận, đánh giá mức độ mà nhà trường đạt được theo từng tiêu chí, tiêu chuẩn kiểm định chất lượng.
+ Lưu trữ, trích xuất thông tin tự kiểm định.
+ Tiến hành họp tổng kết đánh giá kết quả thực hiên giai đoạn 1, đưa ra những hạn chế và hướng khắc phục nếu có.
c. Giai đoạn 2 - Nội dung thực hiện
+ Viết báo cáo kết quả tự kiểm định.
+ Kiểm tra bảng mã minh chứng.
+ Gởi báo cáo và bảng mã cho các đơn vị trong trường góp ý.
+ Hoàn thiện báo cáo tự kiểm định + Tổng kết đánh giá giai đoạn 2.
- Cách thức thực hiện
+ Viết báo cáo tự kiểm định theo mẫu từng tiêu chuẩn.
+ Kiểm tra bảng mã minh chứng có phù hợp với nội dung báo cáo chưa.
+ Kiểm tra việc hoàn thành nội dung biểu mẫu đào tạo, quản lý học sinh và các biểu mẫu khác theo quy định.
+ Viết dự thảo báo cáo tự kiểm định theo tiêu chí.
+ Gởi dự thảo báo cáo và bảng mã minh chứng cho các phòng, khoa trong CSDN đọc và đóng góp ý kiến.
+ Kiểm tra bảng mã minh chứng, hoàn thành báo cáo tự kiểm định.
+ Kiểm tra và tổ chức lưu trữ minh chứng.
+ Họp tổng kết đánh giá kết quả thực hiện giai đoạn 2.
d. Giai đoạn 3 - Nội dung thực hiện
+ Công bố công khai kết quả tự kiểm định trong nội bộ.
+ Biên tập và in ấn báo cáo tự kiểm định, gửi về Cục KĐCLDN.
+ Tổng kết giai đoạn 3 - Cách thức thực hiện
+ Thư ký Hội đồng kiểm định tập hợp toàn bộ nội dung báo cáo, bảng mã minh chứng của các bộ phận phụ trách.
+ Hoàn thiện báo cáo tự kiểm định của CSDN, gửi các bộ phận đọc, đóng góp ý kiến.
+ Tổ chức hội nghị công bố công khai kết quả tự kiểm định trong nội bộ.
+ Hoàn thiện báo cáo, in ấn gửi về Cục KĐCLDN.
+ Tổ chức lưu trữ, trích xuất thông tin phục vụ tự kiểm định.
+ Tổng kết đánh giá kết quả thực hiện giai đoạn 3, động viên các bộ phận thực hiện sớm hơn kế hoạch và chính xác.
e. Giai đoạn kết thúc - Nội dung thực hiện
Trong khi chờ phản biện của Cục KĐCLDN về báo cáo của trường nhà trường thực hiện nội dung sau:
+ Ghi nhận đóng góp ý kiến toàn trường về báo cáo tự kiểm định.
+ Quán triệt công tác tự kiểm định đến cựu học sinh, học sinh và các doanh nghiệp, đơn vị hợp tác.
- Cách thức thực hiện
+ Hội đồng tự kiểm định tiếp tục ghi nhận những đóng góp ý kiến về báo cáo tự kiểm định và chỉnh sửa lần cuối.
+ Tổ chức lưu trữ, quản lý các thông tin, minh chứng liên quan đến kiểm định.
+ Tổ chức họp quán triệt công tác kiểm định đến cựu học sinh, học sinh, các đơn vị hợp tác và doanh nghiệp.
+ Gửi nộp sản phẩm cho Cục KĐCLDN (sau khi chỉnh sửa từ phản biện của Cục KĐCLDN và ghi nhận đóng góp ý kiến của toàn trường).
- Xây dựng thời gian biểu, xác định các công việc và thời gian thực hiện.
Bảng 3.1. Biểu đồ Gantt về các giai đoạn của quá trình Tự kiểm định Các giai đoạn thực hiện
Tự kiểm định
Tuần thứ kể từ bắt đầu thực hiện Tự kiểm định Tháng 7 Tháng 8 Tháng 9 Tháng 10 1 2 3 4 1 2 3 4 1 2 3 4 1 2 3 4 Công tác chuẩn bị:
Thành lập Hội đồng, xác định mục đích, phạm vi và xây dựng kế hoạch tự kiểm định;
Tập huấn các nhóm Thiết kế phiếu khảo sát Giai đoạn 1:
Thu thập thông tin và những chứng cứ để minh chứng;
Xử lý phân tích các thông tin và những chứng cứ thu được để minh chứng;
Đánh giá mức độ mà trường đã đạt được theo từng tiêu chí, tiêu chuẩn kiểm định chất lượng dạy nghề;
Giai đoạn 2: Viết báo cáo kết quả tự kiểm định;
Viết báo cáo phần I (tổng quan) Viết báo cáo tiêu chuẩn
Viết báo cáo báo cáo tiêu chí
Viết dự thảo báo cáo Tự kiểm định Hoàn chỉnh báo cáo Tự kiểm định Giai đoạn 3: Công bố kết quả Tự kiểm định trong nội bộ trường.
Giai đoạn kết thúc:
- Các phòng, khoa, cá nhân phụ trách tổ chức thực hiện tự kiểm định theo kế hoạch phân công:
Bảng 3.2. Lộ trình thực hiện Tự kiểm định CLDN của trường Trung cấp nghề Nam Thái Nguyên
a. CÔNG TÁC CHUẨN BỊ 3 tuần
1 Thành lập Hội đồng Tự kiểm định
2 Xác định mục đích, phạm vi tự kiểm định;
Phân công các Nhóm phụ trách các tiêu chí 3 Xây dựng kế hoạch tự kiểm định;
Xây dựng tiến độ thực hiện Tập huấn các nhóm
Quán triệt trong cấp ủy, BGH, chi bộ và các phòng khoa và công tác tự kiểm định
Thiết kế các công cụ khảo sát
Chuẩn bị đầy đủ các biểu mẫu đánh giá tiêu chuẩn Thiết kế phiếu Phối hợp công tác giữa các nhóm Trang bị đầy đủ các nguồn lực và phương tiện
b GIAI ĐOẠN 1 5 tuần
4 Thu thập thông tin và những chứng cứ để minh chứng;
Thu thập minh chứng đang có
Xác định minh chứng chưa có cần bổ sung
Lập kế hoạch khắc phục và bổ sung minh chứng chưa có Tổ chức điều tra khảo sát
Thu thập minh chứng còn thiếu
5 Xử lý phân tích các thông tin và những chứng cứ thu được để minh chứng;
Xử lý minh chứng, mã hoá minh chứng
6 Đánh giá mức độ mà trường đã đạt được theo từng tiêu chí, tiêu chuẩn kiểm định chất lượng dạy nghề;
c GIAI ĐOẠN 2 5 tuần
7 Viết báo cáo kết quả tự kiểm định;
Viết báo cáo tiêu chuẩn
Viết báo cáo phần I (tổng quan) Kiểm tra bảng mã minh chứng
Kiểm tra và hoàn chỉnh hệ thống biểu mẫu đào tạo, quản lý học sinh và các biểu mẫu khác theo qui định
Viết báo cáo báo cáo tiêu chí Viết dự thảo báo cáo Tự kiểm định
Gởi báo cáo và bảng mã minh chứng cho các đơn vị trong trường đọc góp ý
Các đơn vị góp ý dự thảo báo cáo Tự kiểm định
a. CÔNG TÁC CHUẨN BỊ 3 tuần Kiểm tra bảng mã minh chứng
Hoàn chỉnh báo cáo Tự kiểm định Kiểm tra và tổ chức lưu trữ minh chứng
d GIAI ĐOẠN 3 2 tuần
8 Công bố công khai kết quả tự kiểm định trong nội bộ trường.
Biên tập và In ấn báo cáo Tự kiểm định Gửi báo cáo Tự kiểm định cho Vụ kiểm định
e GIAI ĐOẠN KẾT THÚC 1 tuần
Trong khi chờ phản biện của Vụ kiểm định về Báo cáo của trường, nhà trường tiếp tục thực hiện những nội dung sau:
Ghi nhận đóng góp ý kiến toàn trường về báo cáo Tự kiểm định và chỉnh sửa lần cuối cùng
Quán triệt công tác Tự kiểm định trong học sinh Quán triệt công tác Tự kiểm định trong cựu học sinh
Quán triệt công tác Tự kiểm định trong các đơn vị hợp tác, doanh nghiệp Giao nộp sản phẩm cho Vụ kiểm định (sau khi chỉnh sửa từ phản biện của Vụ kiểm định và ghi nhận góp ý của toàn trường)