- Về mặt thực tiễn: Trên cơ sở thực trạng KSNB đã được xây dựng, áp dụng tại Công ty cổ phần hàng không Vietjet, đánh giá mức độ hữu hiệu, hiệu quả
LÝ LUẬN CHUNG VỀ KIỂM SOÁT NỘI BỘ TRONG DOANH NGHIỆP
2.2.2. Đặc điểm các yếu tố cấu thành kiểm soát nội bộ tại doanh nghiệp vận tải hàng không
đối với các doanh nghiệp hàng không giá rẻ.
Trước hết, các doanh nghiệp hàng không đều chú trọng phát triển hệ thống công nghệ thông tin tới khách hàng ổn định, thân thiện, dễ sử dụng thông qua các website, ứng dụng cho điện thoại thông minh để gia tăng việc đặt vé, thanh toán tiền vé máy bay online, làm thủ tục lên máy bay online…giảm thiểu sự phụ thuộc và các đại lý bán vé và giảm tải lượng khách hàng thực hiện thủ tục lên tàu bay trực tiếp tại sân bay.
Đối với hệ thống công nghệ thông tin phục vụ nội bộ, việc phát triển hệ thống thông tin sẽ bảo đảm thông tin từ các văn phòng, đại lý, chi nhánh, các phòng ban…được truyền tải thông suốt, chính xác, kịp thời, giúp doanh nghiệp ghi nhận, theo dõi, phản ánh đầy đủ, chính xác, giúp người quản lý đánh giá, ra quyết định chuẩn xác.
Việc áp dụng khoa học công nghệ, máy tính vào KSNB sẽ tạo ra các điểm khác biệt với hoạt động kiểm soát truyền thống khi các nghiệp vụ thường xuyên được ghi nhận thống nhất, một số thủ tục kiểm soát được thực hiện tự động. Tuy nhiên sai sót mang tính hệ thống lại có thể xảy ra nếu các dữ liệu đầu vào không được kiểm soát chặt chẽ và không có sự kiểm soát trong phân cấp phân quyền và quyền tiếp cận máy tính.
2.2.2. Đặc điểm các yếu tố cấu thành kiểm soát nội bộ tại doanh nghiệp vận tảihàng không hàng không
Các đặc điểm đặc thù của doanh nghiệp hàng không ảnh hưởng đến các yếu tố cấu thành KSNB tại doanh nghiệp hàng không cụ thể như sau:
2.2.2.1. Môi trường kiểm soát
Truyền đạt và hiệu lực hóa tính chính trực và giá trị đạo đức
Khi đề cập đến môi trường kiểm soát của một doanh nghiệp đầu tiên cần xem xét đến tính chính trực và giá trị đạo đức của doanh nghiệp đó, theo đó muốn thực hiện thành công bất kỳ công việc nào thì điều kiện cần là người thực hiện phải trung thực, tuân thủ các quy định, các chuẩn mực đạo đức được xây dựng tại doanh nghiệp mà trước hết là sự tiên phong của nhà lãnh đạo, quản lý.
Để bảo đảm việc quản lý và sử dụng hiệu quả nguồn vốn có quy mô lớn, quan hệ vốn phức tạp trong nội bộ doanh nghiệp, yêu cầu tuân thủ từ các cơ quan quản lý và yêu cầu về tính minh bạch và độ tin cậy của số liệu báo cáo từ các nhà đầu tư, các chủ nợ…đối với các doanh nghiệp hàng không đặt ra yêu cầu toàn thể nhân viên doanh nghiệp cần nhận thức rõ vai trò của KSNB cũng như thiết lập và triển khai KSNB hữu hiệu để đạt được các mục tiêu đề ra. Do đó, trước hết với vai trò lãnh đạo doanh nghiệp, các nhà quản lý doanh nghiệp hàng không càng cần phải nhận thức rõ về vai trò của KSNB, gương mẫu tuân thủ các quy định nội quy lao động và các chuẩn mực đạo đức trong doanh nghiệp cũng như truyền đạt được tầm quan trọng của giá trị đạo đức đối với doanh nghiệp tới người lao động. Các giá trị đạo đức cần được chuẩn mực hóa thành các quy định cụ thể, rõ ràng yêu cầu người lao động thực hiện và tuân thủ kèm theo đó là các hình thức, chế tài xử lý đối với các trường hợp vi phạm để tạo tính răn đe đối với các hành vi trái đạo đức thông thường và đạo đức nghề nghiệp như buộc thôi việc, bồi thường, kỷ luật cảnh cáo, trừ lương…tùy hành vi và mức độ vi phạm.
Cam kết năng lực của nhân viên
Ngành nghề kinh doanh vận tải hàng không là một trong những ngành nghề đòi hỏi độ chính xác cao nhất, đội ngũ nhân sự cần có trình độ chuyên sâu. Để đào tạo được nhân sự có trình độ kỹ thuật và chuyên môn trong ngành hàng không, đặc biệt là vị trí phi công và kỹ thuật viên sửa chữa bảo trì máy bay rất tốn kém chi phí và mất nhiều thời gian. Bất kỳ rủi ro xảy ra tại khâu vận hành, sửa chữa hay quản lý, tài chính đều có thể gây ra những hậu quả to lớn về người, tài sản. Do đó, các doanh nghiệp hàng không tuyển dụng các nhân viên có đủ trình độ và kỹ năng để đáp ứng yêu cầu công việc.
Các nhân viên thương mại cần am hiểu về các nhà cung cấp, đối tác, chất lượng uy tín của các nhà cung cấp và đối tác, quy định pháp luật về thương mại, hợp đồng kinh tế cũng như các thông lệ thương mại quốc tế…Các nhân viên kế toán cần có đầy đủ chuyên môn về kế toán theo quy định và chuẩn mực kế toán không chỉ của Việt Nam mà còn cần am hiểu về các chuẩn mực và luật kế toán trên thế giới do phạm vi hoạt động kinh doanh của doanh nghiệp hàng không rất rộng, tại
nhiều địa điểm và nhiều nước trên thế giới, việc tiếp nhiên liệu, sửa chữa, mua sắm trang thiết bị công cụ dụng cụ, khách hàng mua vé có thể diễn ra tại sân bay và văn phòng đặt tại bất kỳ quốc gia nào trên thế giới. Ngoài ra nhân viên kế toán tại các doanh nghiệp hàng không còn cần am hiểu về đặc trưng của ngành nghề để hiểu bản chất của hoạt động để bảo đảm tính phân loại khi tiến hành các thủ tục kiểm soát.
Ví dụ như đối với các hình thức sở hữu và sử dụng máy bay, tùy thuộc vào hình thức phi hành đoàn kèm theo tàu bay, hiện nay có ba hình thức thuê tàu bay bao gồm thuê ướt tàu bay (Wet Lease), thuê ẩm tàu bay (Damp Lease), thuê khô tàu bay (Dry Lease). Việc am hiểu về bản chất các hình thức thuê tàu bay sẽ giúp các kế toán viên hạch toán được chính xác chi phí thuê tàu bay vào chi phí của doanh nghiệp hay ghi nhận vào tài sản cố định và thực hiện trích khấu hao tài sản cố định theo quy định pháp luật.
Sự tham gia của Ban quản trị
Đối với doanh nghiệp có quy mô càng lớn, hoạt động phân tán, chức năng chủ sở hữu về vốn và chức năng điều hành của doanh nghiệp thường không đồng nhất với nhau. Hội đồng quản trị do Đại hội đồng cổ đông bầu ra tại công ty cổ phần đại diện Đại hội đồng cổ đông là các chủ sở hữu của công ty thực hiện vai trò độc lập của mình và giám sát hoạt động của ban điều hành.
Do đặc điểm kinh doanh hoạt động đặc thù, ban điều hành của các doanh nghiệp hàng không có chuyên môn, am hiểu ngành nghề là điều cần thiết để phát triển doanh nghiệp. Nhà điều hành có thể sở hữu một phần vốn tại công ty hoặc được chủ sở hữu thuê để điều hành doanh nghiệp.
Trong khi đó, xét về mặt vốn, do các doanh nghiệp hàng không có quy mô vốn lớn nên thường doanh nghiệp hàng không thường có nhiều chủ đầu tư là các tổ chức và cá nhân, do đó cần có cơ chế kiểm tra, kiểm soát hoạt động sử dụng vốn của Ban điều hành để bảo đảm hoạt động sử dụng vốn của doanh nghiệp hiệu quả, mang lại lợi nhuận cho nhà đầu tư.
Theo đó, chức năng chủ sở hữu và chức năng điều hành doanh nghiệp hàng không thường sẽ có sự phân tách riêng, HĐQT và Ban Kiểm soát sẽ thực hiện vai trò độc lập và kiểm soát toàn bộ hoạt động của doanh nghiệp trong đó có việc kiểm
Triết lý và phong cách điều hành của nhà điều hành
Quan điểm và tác phong của nhà điều hành liên quan vai trò của KSNB, duy trì báo cáo tài chính tin cậy và tuân thủ các quy định có ảnh hưởng đến thái độ và quan điểm của người lao động tới KSNB. Các chính sách thủ tục và cách thức thực hiện hoạt động kiểm tra, kiểm soát và các xu hướng trong tổ chức kiểm tra, kiểm soát của doanh nghiệp thể hiện quan điểm và tác phong của nhà điều hành.
Không có xu hướng chung về triết lý và phong cách điều hành của các nhà lãnh đạo doanh nghiệp hàng không nhưng về cơ bản do doanh nghiệp hàng không là các doanh nghiệp lớn của nền kinh tế, tiếp cận các phương thức quản lý hiện đại, các nhà lãnh đạo doanh nghiệp hàng không đều chú trọng đến vấn đề an toàn vận hành và khai thác do đây là rủi ro hoạt động mang tính trọng yếu với doanh nghiệp, doanh nghiệp cần tuân thủ theo quy định pháp luật cũng như để bảo đảm uy tín trong kinh doanh của doanh nghiệp.
Đối với hoạt động kinh doanh mua bán hàng hóa, dịch vụ và hoạt động tài chính, việc thiết kế và vận hành KSNB trước hết phụ thuộc vào mô hình hoạt động và định vị thương hiệu của doanh nghiệp hàng không. Đối với các hãng hàng không giá rẻ, việc tối ưu hóa hiệu quả hoạt động sản xuất kinh doanh được đặt lên hàng đầu, do đó triết lý và phong cách điều hành của nhà lãnh đạo doanh nghiệp thường sẽ tập trung vào việc ban hành đầy đủ các chính sách, thủ tục để kiểm soát tất cả các quy trình hoạt động của doanh nghiệp cũng như thể hiện sự thận trọng trong việc tuân thủ quy định của pháp luật, bảo đảm độ tin cậy và tính chính xác của báo cáo tài chính, kiểm soát chặt chẽ chi phí để nâng cao hiệu quả hoạt động kinh doanh của doanh nghiệp.
Cơ cấu tổ chức
Tại doanh nghiệp hàng không sẽ tồn tại các bộ phận có chức năng riêng biệt là các khối nghiệp vụ và các khối kỹ thuật. Cơ cấu tổ chức của các doanh nghiệp vận tải hàng không thường có sự chuyên môn hóa rất cao để phù hợp với quy mô vốn và đặc điểm ngành nghề, thường được thiết kế theo dạng kết hợp giữa mô hình phân cấp theo chức năng và mô hình trực tuyến để tận dụng ưu điểm của cả 2 mô hình, phù hợp với các công ty có quy mô vốn lớn cần có sự ủy quyền và sự chuyên biệt về chức năng giữa các phòng ban: Trong một cấu trúc tổ chức phân cấp chức
năng, nhân viên được phân nhóm theo chức năng và có một người giám sát rõ ràng. Tại các hãng hàng không đó là các nhóm khai thác bay, kỹ thuật, khai thác mặt đất, thương mại, tài chính…Trong cấu trúc tổ chức theo mô hình trực tuyến quyền hạn chảy từ trên xuống dưới, giám đốc và mỗi trưởng phòng có quyền kiểm soát các phòng ban của họ.
Phân công quyền hạn và trách nhiệm
Việc phân chia trách nhiệm của các cá nhân và bộ phận được thể hiện rõ ràng tại bản mô tả công việc để bảo đảm sự thực hiện đầy đủ của người lao động với trách nhiệm công việc của mình cũng như hỗ trợ, kiểm soát hoạt động của các cá nhân liên quan trong cùng một quy trình nghiệp vụ. Việc ủy quyền, phê chuẩn được quy định cụ thể tại Quy chế hoạt động của công ty và các văn bản ủy quyền. Một quy trình hoạt động thường được thực hiện qua 4 bước: Phê duyệt, thực hiện, bảo quản và Ghi chép. Việc phân tách trách nhiệm của các bộ phận như trên sẽ giúp giảm thiểu rủi ro gian lận trong thực hiện đặc biệt khâu bảo quản - tiếp cận tài sản cần phân tách với ghi chép.
Với các doanh nghiệp hàng không, yêu cầu minh bạch hoạt động và nâng cao chất lượng hoạt động, việc thiết lập cơ cấu tổ chức có sự phân chia theo chức năng sẽ giúp doanh nghiệp bảo đảm sự phân chia và phân tách trách nhiệm giữa các cá nhân và giữa các phòng ban. Đặc biệt tại các doanh nghiệp hàng không chi phí giá rẻ, việc bảo đảm giảm thiểu sự lãng phí nguồn lực càng quan trọng, việc tham gia của nhiều bộ phận sẽ tạo ra sự giám sát chéo, việc mua hàng bảo đảm tính cần thiết, kịp thời, mua đúng, đủ số lượng và chất lượng, giảm thiểu tình hình tồn kho cao.
Các chính sách và thông lệ về nhân sự
Đối với bất kỳ doanh nghiệp nào, con người luôn là yếu tố trọng tâm quyết định sự thành công và phát triển của doanh nghiệp. Tại các doanh nghiệp hàng không, nhân sự có trình độ chuyên môn và đạo đức càng có ý nghĩa quan trọng trong việc tạo ra lợi thế cho doanh nghiệp do ngành nghề có mức độ cạnh tranh cao giữa các doanh nghiệp và luôn trong tình trạng thiếu hụt nhân sự đặc biệt là phi công và nhân viên kỹ thuật.
nghĩa với việc chế độ của người lao động không đảm bảo mà ngược lại còn được đặc biệt chú trọng. Một đội ngũ nhân viên lành nghề và có đạo đức nghề nghiệp sẽ tốt hơn việc sử dụng một lực lượng lao động lớn hơn nhưng trình độ chuyên môn và kỹ năng còn hạn chế.
Vì vậy, có thể thấy thông thường các doanh nghiệp hàng không giá rẻ sẽ ưu tiên tuyển dụng các nhân viên có đủ trình độ và kỹ năng để đáp ứng yêu cầu công việc cũng như cập nhật, nâng cao chất lượng lao động thông qua đào tạo. Chính sách lương và phúc lợi tại các hãng hàng không giá rẻ cũng có mức độ cạnh tranh cao hơn với các hãng hàng không truyền thống do yêu cầu tiêu chuẩn chuyên môn và hiệu suất công việc cao hơn.
Sự hài lòng của nhân viên - những người thiết lập, thực hiện và giám sát trong KSNB sẽ giúp hạn chế các gian lận, sai sót do vấn đề đạo đức, tuân thủ của nhân viên. Việc nhân sự tham gia quy trình ở trạng thái lao động tốt nhất, hài lòng với công việc và cẩn trọng, đủ năng lực sẽ giảm thiểu khả năng xảy ra các rủi ro xảy ra.
2.2.2.2. Đánh giá rủi ro
Xác định mục tiêu
Trước hết để đánh giá rủi ro cần xây dựng mục tiêu của doanh nghiệp. Có nhiều phương pháp để xây dựng mục tiêu của doanh nghiệp, các mục tiêu bao gồm mục tiêu tổng thể cấp Công ty và mục tiêu cụ thể cho các Bộ phận, cá nhân. Mục tiêu của doanh nghiệp có thể phân thành mục tiêu hoạt động, mục tiêu báo cáo và mục tiêu tuân thủ. Theo nguyên tắc SMART, khi xây dựng mục tiêu doanh nghiệp cần bảo đảm 5 nguyên tắc:
- Specific (Cụ thể): Các mục tiêu càng chi tiết càng có cơ sở để thực hiện và đánh giá.
- Measurable (Có thể đo lường được): Các mục tiêu cần được quy định dưới dạng số liệu để đánh giá việc hoàn thành mục tiêu.
- Actionable (Khả thi): Mục tiêu ngoài tính thách thức cần khả thi, phù hợp với trình độ của người thực hiện.
thể, mục tiêu phải phù hợp với chiến lược phát triển của doanh nghiệp và chức năng của các bộ phận thực hiện.
- Time-Bound (Thời hạn hoàn thành).
Trên cơ sở mục tiêu được xây dựng, doanh nghiệp hàng không cần đánh giá các rủi ro đối với doanh nghiệp mình qua các bước:
Bước 1: Nhận diện rủi ro
Nhận diện rủi ro là quá trình nhận biết các sự kiện, tình huống có thể xảy ra ảnh hưởng đến việc đạt được các mục tiêu của doanh nghiệp. Nhận diện rủi ro bao gồm cả việc tìm hiểu nguyên nhân và nguồn gây ra rủi ro. Khi xác định rủi ro đồng thời cần xác định các hoạt động kiểm soát đang được thiết kế, vận hành để có những điều chỉnh thích hợp nếu cần thiết.
Các phương pháp nhận diện rủi ro:
- Sử dụng bằng chứng (các dữ liệu quá khứ).
- Xác định rủi ro thông qua một bộ hướng dẫn hoặc câu hỏi;
- Phương pháp suy luận - quy nạp: Ví dụ như phương pháp“phân tích mối nguy hiểm và khả năng vận hành (Hazard and Operability Analysis – HAZOP) thường được sử dụng cho các công nghệ (như các thiết bị vận hành trong máy bay) có thông tin rõ ràng, sơ đồ đầy đủ và ổn định, nhằm đưa ra các sai lệch có thể xảy ra đối với hệ thống công nghệ thông qua việc sử dụng từ hướng dẫn (guide word). Việc phân tích HAZOP được thực hiện theo quy trình phân tích gồm các bước cụ thể dưới đây:
+Chọn phân đoạn công nghệ.
+Mô tả ý tưởng thiết kế và các điều kiện công nghệ.