- Kiểm soát sổ sách:
3.2.4.1. Thông tin kế toán
Thông tin là cơ sở để Công ty xây dựng mục tiêu và đưa ra các hoạt động kiểm soát, bao gồm thông tin kế toán và thông tin phi kế toán. Trong đó, thông tin kế toán là bộ phận chủ đạo của thông tin trong doanh nghiệp. Hệ thống thông tin kế toán bao gồm chứng từ kế toán, hệ thống sổ sách kế toán, hệ thống tài khoản kế toán và hệ thống báo cáo.
Về chế độ kế toán
Chế độ kế toán được doanh nghiệp áp dụng sẽ chi phối việc thiết lập hệ thống chứng từ kế toán, sổ sách kế toán, tài khoản và báo cáo của doanh nghiệp. Vietjet Air hiện đang thực hiện công tác kế toán áp dụng theo quy định của Luật Kế toán, Chuẩn mực kế toán Việt Nam, Thông tư 200/2014/TT-BTC ngày 22/12/2014 của Bộ Tài chính hướng dẫn chế độ kế toán doanh nghiệp.
Vietjet Air thực hiện theo TT 200/2014/ TT-BTC ngày 22/12/2014 của Bộ Tài Chính.
- Niên độ kế toán: bắt đầu từ ngày 01/01/N - 31/12/N tính theo năm dương lịch.
- Đơn vị tiền tệ dùng để ghi sổ kế toán: Đồng Việt Nam - Hình thức kế toán áp dụng: Nhật ký chung
- Phương thức nộp thuế GTGT: Phương pháp khấu trừ. - Phương pháp kế toán hàng tồn kho.
+ Nguyên tắc ghi nhận hàng tồn kho: Theo nguyên tắc giá gốc. + Phương pháp hạch toán hàng tồn kho: Kê khai thường xuyên.
+ Phương pháp tính giá trị hàng xuất kho: Công ty xác định giá trị hàng xuất kho theo phương pháp bình quân gia quyền.
- Phương pháp tính khấu hao tài sản cố định: Kế toán khấu hao theo phương pháp đường thẳng.
- Phương pháp xác định nguyên giá tài sản: Hạch toán theo giá mua.
Về hình thức kế toán
Vietjet Air đang sử dụng hình thức kế toán máy dựa trên phần mềm kế toán
cung cấp. Chứng từ kế toán được nhân viên kế toán kiểm tra, định khoản và nhập vào hệ thống phần mềm. Thông tin tự động được tổng hợp vào sổ kế toán tổng hợp, sổ kế toán chi tiết và tự động lên Báo cáo kế toán liên quan. Cuối kỳ hoặc khi có yêu cầu, kế toán viên thực hiện khóa sổ và xuất các Báo cáo cần thiết. Việc sử dụng hình thức kế toán máy giúp Công ty giảm thiểu được thời gian thực hiện công tác kế toán, đối chiếu số liệu và lập các sổ sách, báo cáo tài chính.
Sơ đồ bộ máy kế toán
Hình 3.11. Sơ đồ bộ máy kế toán của Vietjet Air
(Nguồn: Khối Tài chính – Kế toán, Vietjet Air)
Chứng từ kế toán:
Chứng từ của Công ty được lập, tập hợp và lưu trữ đầy đủ phục vụ việc cung cấp thông tin cũng như kiểm tra, đối chiếu. Thông thường chứng từ kế toán sẽ bao gồm các chứng từ nội bộ và các chứng từ do đối tác cung cấp. Ví dụ đối với chu trình mua hàng – thanh toán, một bộ chứng từ bao gồm phiếu yêu cầu mua hàng, báo giá của nhà cung cấp, đơn đặt hàng, hợp đồng, hóa đơn, phiếu nhập kho, phiếu yêu cầu thanh toán, ủy nhiệm chi/phiếu chi tiền mặt.
Các chứng từ do Công ty thiết lập được sử dụng form mẫu chung cho tất cả các bộ phận trong Công ty và có các thông tin cần thiết về loại chứng từ, số hiệu, ngày tháng, người và đơn vị khởi tạo, nội dung, giá trị và người phê duyệt...
Tài khoản kế toán
Hệ thống tài khoản kế toán của Tổng công ty được áp dụng theo Thông tư 200/2014/TT-BTC ngày 22/12/2014 của Bộ Tài chính. Theo đó các tài khoản chi tiết được phân theo các loại tài khoản tài sản, nợ phải trả, vốn chủ sở hữu, tài khoản doanh thu chi phí, tài khoản thu nhập khác và tài khoản xác định kết quả kinh doanh. Tùy thuộc vào tình hình hoạt động SXKD thực tế, yêu cầu mức độ theo dõi chi tiết từng loại tài khoản, giao dịch, bên cạnh hệ thống tài khoản cấp 1 và cấp 2 theo đúng qui định của pháp luật, Công ty xây dựng thêm tài khoản cấp 3, 4 để thuận tiện theo dõi, tổng hợp như 112.xxxx – Tiền gửi ngân hàng – Tên tài khoản con, Tài khoản 242.xxxx – Chi phí trả trước dài hạn- Tên tài khoản con.
Ví dụ về quy định về tài khoản tạm trong nghiệp vụ quản lý kho:
Bảng 3.10. Tài khoản tạm trong nghiệp vụ quản lý kho của Vietjet Air
Số TK Tên Tài Khoản Nghiệp vụ và yêu cầu đối với
bộ phận TCKT Bút toán
999YB001
Nhà cung cấp tạm (chưa nhận hóa
đơn)
Tài khoản này ghi nhận nhập kho hàng từ PO (treo công nợ tạm) khi chưa nhận hóa đơn. Tài khoản này có thể có số dư cuối tháng và sẽ kết chuyển khi có hóa đơn. Bước kết chuyển sang công nợ nhà cung cấp (Invoice matching) này sẽ do kế toán công nợ thực hiện.
Dr Inventory Cr 999YB001 999N0001 Tài khoản tạm- Chênh lệch hóa đơn với PO
Tài khoản này ghi nhận phát sinh tăng/giảm giữa PO và hóa đơn ( Discount, other fee, surcharge…). TK này phải được kế toán công nợ kết chuyển vào cuối tháng để đưa TK về 0
Dr 999N0001
Cr Supplier
Dr Supplier
Cr 999N0001
Nhập kho khác
cho nghiệp vụ Nhập kho khác, tài khoản này phải được nhân viên kế toán kho kết chuyển bằng 0 vào cuối mỗi tháng
Cr 999YB002
999YB003
Tài khoản tạm - Nhập kho khác IT
seri
Tài khoản tạm ghi nhận giá trị cho nghiệp vụ Nhập kho khác cho các mặt hàng IT quản lý theo số seri, tài khoản này phải được nhân viên kế toán kho kết chuyển bằng 0 vào cuối mỗi tháng
Dr Inventory
Cr 999YB003
33810000 TS thừa chờ giải quyết
Tài khoản tạm ghi nhận giá trị cho nghiệp vụ Nhập kho thừa hàng kiểm kê, tài khoản này phải được kết chuyển khi có quyết định của CFO/MD
Dr Inventory
999YB004 Tài khoản tạm - Xuất kho khác
Tài khoản tạm ghi nhận giá trị cho nghiệp vụ Xuất kho khác, tài khoản này phải được kế toán kho kết chuyển bằng 0 vào cuối mỗi tháng
Dr 999YB004
Cr Inventory
999YB005 Xuất kho chờ tạo mã phân bổ
Tài khoản tạm ghi nhận giá trị cho nghiệp vụ Xuất kho chờ phân bổ, tài khoản này phải được kế toán kho kết chuyển bằng 0 vào cuối mỗi tháng
Dr 999YB005
Cr Inventory
999YP001
Xuất hàng trên máy bay chờ phân
bổ
Tài khoản tạm ghi nhận giá trị cho nghiệp vụ Xuất hàng trên máy bay, tài khoản này phải được kế toán kho kết chuyển bằng 0 vào cuối mỗi tháng.
Dr 999YP001
Cr Inventory
13810000 TS thiếu chờ giải quyết
Tài khoản tạm ghi nhận giá trị cho nghiệp vụ xuất kho do chênh lệch thiếu hàng kiểm kê, tài khoản này phải được kết chuyển khi có quyết định của CFO/MD
Dr 13810000
Cr Inventory
999YB006 Thuế nhập khẩu tạm
Tài khoản tạm ghi nhận thuế nhập khẩu tạm, tài khoản này phải được kế toán công nợ kết chuyển bằng 0 vào cuối mỗi tháng.
Dr 999YB001
Dr 999YB006
Cr Inventory Dr/Cr 63213000
(Nguồn: Khối Tài chính – Kế toán, Vietjet Air)
Hệ thống sổ sách kế toán
tư số 200/2014/TT-BTC ngày 22/12/2014 của Bộ Tài chính. Sổ sách kế toán của Công ty bao gồm các sổ kế toán tổng hợp và sổ kế toán chi tiết theo các tài khoản phát sinh tương ứng như sổ quỹ tiền mặt, sổ tiền gửi ngân hàng, sổ tài sản cố định, sổ chi tiết thanh toán với người mua… Các loại sổ sách kế toán của Công ty được phần mềm kế toán tập hợp tự động. Định kỳ, kế toán viên theo phân quyền thực hiện rà soát, kiểm tra, đối chiếu lại toàn bộ các bút toán định khoản, hạch toán kế toán và khóa sổ, in, ký đóng dấu và lưu trữ theo qui định.
Bút toán hạch toán khi nhập/ xuất kho:
a) Nhập kho từ đơn hàng PO: Nợ INVENTORY_ACC/ Có 999YB001 b) Khi nhận hóa đơn từ nhà cung cấp: Nợ 999YB001/ Có SUPP_ACC c) Nhập thừa sau khiểm kê: Nợ INVENTORY_ACC/ Có 33810000 d) Nhập khác: Nợ INVENTORY_ACC/ Có 999YB002
e) Nhập trả các thiết bị IT: Nợ INVENTORY_ACC/ Có 999YB003 f) Xuất kiểm kho thiếu: Nợ 13810000/ Có INVENTORY_ACC g) Xuất khác: Nợ 999YB0004/ Có INVENTORY_ACC
h) Xuất kết chuyển tài sản và phân bổ: Nợ 999YB0005/ Có INVENTORY_ACC
i) Xuất các thiết bị IT: Nợ 999YB0005/ Có INVENTORY_ACC
j) Xuất hàng bán trên máy bay: Nợ 999YP0001/ Có
INVENTORY_ACC
Kế toán sẽ căn cứ báo cáo bán hàng ngày, tổng hợp doanh thu bán và phân bổ chi phí giá vốn hàng bán và hạch toán như sau:
- Nợ: 63203100: COS_Beverage - Nợ: 63202100: COS_HotMeal - Nợ: 63201100: COS_Merchandise - Nợ: 63202100: COS_HotMealHN - Nợ: 62211900: Attendant - Nợ: 62781600: Cancel - Nợ: 64170500: Other - Có: 999YP001
Báo cáo
Báo cáo tài chính: Công ty thực hiện theo Chuẩn mực kế toán Việt Nam và quy định tại Thông tư số 200/2014/TT-BTC ngày 22/12/2014 của Bộ Tài chính về chế độ kế toán doanh nghiệp. Báo cáo tài chính của Công ty bao gồm Bảng cân đối kế toán, Báo cáo kết quả kinh doanh, Báo cáo lưu chuyển tiền tệ và Thuyết minh báo cáo tài chính. Nội dung, các chỉ tiêu trên báo cáo tài chính của Vietjet Air bám sát biểu mẫu Báo cáo hướng dẫn tại 2 Thông tư nêu trên của Bộ Tài chính. Công ty thực hiện lập Báo cáo tài chính giữa niên độ (quý, bán niên) và Báo cáo tài chính năm, Báo cáo tài chính năm phải được kiểm toán độc lập theo quy định về kiểm toán độc lập đối với công ty đại chúng.
Báo cáo quản trị của doanh nghiệp được lập hàng quý, hàng năm. Báo cáo quản trị của doanh nghiệp do các Bộ phận báo cáo BTGĐ, báo cáo hoạt động của BTGĐ, báo cáo của HĐQT, báo cáo của BKS. Thông tin tại các báo cáo quản trị giúp các cấp quản lý và nhân viên nhận được các thông tin về tình hình tài chính, tình hình hoạt động, kiểm soát rủi ro, vai trò doanh nghiệp xã hội của đơn vị, đánh giá mức độ hoàn thành các mục tiêu và kế hoạch trong thời gian tới, giúp các nhà quản lý điều chỉnh, có biện pháp đạt được các mục tiêu, nhân viên xác định được mức độ hoàn thành công việc và các công việc cần thực hiện trong thời gian tới. Các báo cáo thường niên, báo cáo giải trình về thay đổi cơ cấu vốn, các biến động về doanh thu chi phí lợi nhuận theo quy định tại Luật Chứng khoán giúp minh bạch thông tin tại doanh nghiệp đối với các đối tượng bên ngoài.