- Truyền thông ra ngoài doanh nghiệp: Đối với khách hàng, VietjetAir thực
3.2.5.1. Giám sát thường xuyên
- Trong cơ cấu bộ máy kế toán của Viejet Air, cá nhân thực hiện nhiệm vụ giám sát chuyên biệt là Giám sát tài chính. Nhiệm vụ của Giám sát tài chính là Giám sát kế toán: Chịu trách nhiệm kiểm soát hoạt động tài chính và cố vấn cho Ban Giám đốc về việc lập kế hoạch tài chính, quản lý hệ thống các báo cáo kế toán và tài chính của Công ty, đảm bảo các báo cáo được thực hiện chính xác và đúng thời hạn. Là người phê duyệt Phiếu hạch toán (các tài khoản kế toán sử dụng để hạch toán, giá trị) của nhân viên kế toán trước khi nhân viên thực hiện hạch toán lên hệ thống kế toán.
- Hàng ngày, trưởng các phòng ban thường xuyên kiểm tra hoạt động của bộ phận và kết quả công việc của các cá nhân trong bộ phận bằng cách đối chiếu công việc và mức độ hoàn thành, thời hạn hoàn thành để có những chỉ đạo, điều chỉnh thích hợp, kịp thời. Định kỳ hàng tuần có tổ chức cuộc họp giao ban Phòng giúp Công ty giám sát chặt chẽ hoạt động của nhân viên. Định kỳ hàng tháng, thực hiện họp giao ban và báo cáo của các Khối và BTGĐ về kết quả thực hiện so với kế hoạch, các khó khăn, cơ hội trong thực hiện hoạt động sản xuất kinh doanh để đưa ra các chỉ đạo, giải pháp.
- HĐQT giám sát hoạt động của BTGĐ bằng hình thức đánh giá thực hiện và kế hoạch, tham gia các buổi họp giao ban tháng và quý của BTGĐ để có các chỉ đạo, điều hcỉnh phù hợp
3.2.5.2. Giám sát định kỳ
- Để tăng cường công tác kiểm tra, giám sát, Vietjet Air đã thành lập Ban kiểm toán - kiểm soát nội bộ hoạt động theo các chuẩn mực kiểm toán, đã ban hành quy trình kiểm toán nội bộ:
Cơ cấu Ban Kiểm toán – Kế toán nội bộ: Ban Kiểm toán – kiểm soát nội bộ riêng biệt với 07 thành viên kiểm toán viên có kinh nghiệm thực hiện kiểm tra, đánh giá hoạt động của Công ty. Ban Kiểm toán – Kiểm soát nội bộ của Công ty có cơ chế hoạt động cụ thể quy định tại Điều lệ, có quy trình kiểm toán nội bộ do Công ty ban hành. Ban Kiểm soát – kiểm toán nội bộ hoạt động theo phương pháp kiểm soát
“định hướng rủi ro” thực hiện tại các phòng ban, bộ phận có mức độ rủi ro cao. Báo cáo của Ban Kiểm toán – kiểm soát nội bộ trực tiếp Tổng giám đốc và Giám đốc điều hành là cơ sở để Tổng giám đốc và Giám đốc điều hành đánh giá đưa ra các quyết định.
Hoạt động kiểm soát của Ban Kiểm toán – Kế toán nội bộ: Công ty đã xây dựng được Quy trình kiểm toán nội bộ, với các bước thực hiện như sau:
Bước 1: Chuẩn bị kiểm toán/ Pre-Audit
Giám đốc KSKTNB nội bộ có trách nhiệm tổ chức cuộc họp giữa các kiểm toán viên để trao đổi và hoàn tất kế hoạch kiểm toán chi tiết dựa trên kế hoạch kiểm toán năm đã được Lãnh đạo Công ty phê duyệt. Sau đó, Giám đốc Kiểm toán Nội bộ gửi thông báo kiểm toán đến Trưởng Bộ phận được kiểm toán. Thông báo kiểm toán bao gồm các nội dung: thời gian, phạm vi nội dung kiểm toán, danh sách kiểm toán viên, các nội dung công việc cần chuẩn bị hoặc hỗ trợ (nếu có) và chi tiết lịch kiểm toán;
Bước 2: Giai đoạn kiểm toán/ Audit Stage - Họp khai mạc/ Opening Meeting
- Thực hiện kiểm toán/ Conduct audit
Sau khi hoàn thành cuộc họp khai mạc, kiểm toán viên sẽ bắt đầu thực hiện kiểm tra dựa trên các thủ tục và danh mục công việc theo Tài liệu hướng dẫn kiểm toán. Một vài phương pháp được sử dụng để thực hiện việc kiểm toán:
Quan sát/ Observation Chọn mẫu/ Sampling Phỏng vấn/ Interviews
Kiểm toán hệ thống/ System Audit
- Họp nội bộ nhóm kiểm toán/ Auditors Meeting
Sau khi hoàn thành việc kiểm tra, một cuộc họp sẽ được tổ chức giữa các kiểm toán viên để thảo luận về những phát hiện trong quá trình kiểm toán và hoàn tất các kết luận.
Các điểm không phù hợp sẽ được trình bày trong Dự thảo Báo cáo kiểm toán và được gửi tới Đối tượng kiểm toán để thu thập thông tin về nguyên nhân cũng như
hành động khắc phục đối với từng vấn đề được nêu.
Các nguyên nhân gây ra các điểm không phù hợp sẽ được phân loại và trình bày trong Dự thảo Báo cáo kiểm toán. Viejet Air sử dụng Phân loại nguyên nhân gốc theo Hiệp hội vận tải hàng không quốc tế (IATA Root Cause Classification) bao gồm 81 nguyên nhân gây ra các điểm không phù hợp: do ảnh hưởng của tổ chức, hoạt động kiểm soát không hiệu lực, các tiền đề của các hành động không phù hợp, các hành động không phù hợp.
- Họp bế mạc/ Exit Meeting
Sau cuộc họp, tất cả các bên sẽ cùng ký để hoàn tất Báo cáo kiểm toán
Bước 3. Báo cáo kết quả kiểm soát: Mẫu báo cáo kết quả kiểm toán nội bộ của Vietjet Air:
Hình 3.12. Báo cáo kiểm tra của Kiểm soát nội bộ
(Nguồn: Khối Tài chính – Kế toán, Vietjet Air)
- Tuân thủ quy định của pháp luật, hàng năm Công ty thuê các đơn vị kiểm toán độc lập có uy tín thực hiện rà soát, kiểm tra và phát hành báo cáo tài chính đã được kiểm toán cho các cổ đông, đối tác, cơ quan nhà nước và các bên liên quan.
Mẫu báo cáo kiểm toán độc lập của KPMG thực hiện báo cáo tài chính riêng lẻ năm 2019 của Vietjet Air:
Hình 3.13. Báo cáo kiểm toán độc lập
KẾT LUẬN CHƯƠNG 3
Tại Chương 3, tác giả đã vận dụng các kiến thức về KSNB theo quan điểm COSO được khái quát hóa tại Chương 2 để đi sâu phân tích tình hình KSNB tại Công ty cổ phần hàng không Vietjet.
Tác giả đã nêu tổng quan về ngành nghề kinh doanh, quy mô, đặc điểm hoạt động, cơ cấu tổ chức và kết quả kinh doanh của Vietjet Air trong vài năm vừa qua, là cơ sở nền tảng ảnh hưởng trực tiếp đến việc thiết lập, thực hiện KSNB của doanh nghiệp.
Luận văn đi sâu vào phân tích thực trạng KSNB tại Vietjet Air bao gồm 5 yếu tố cấu thành là môi trường kiểm soát, đánh giá rủi ro, hoạt động kiểm soát, thông tin và truyền thông, giám sát, là cơ sở để đưa ra các đánh giá xác đáng và kiến nghị các giải pháp thiết thực hoàn thiện KSNB tại Vietjet Air.
CHƯƠNG 4