- Rủi ro tỷ giá: Trong khi Công ty duy trì tài khoản bằng VND, nhiều chi phí
3.2.3.2. Kiểm soát xử lý thông tin
Kiểm soát chung về công nghệ thông tin: Mỗi nhân viên kế toán trong bộ
phận tài chính kế toán được cấp một máy tính cá nhân với có Tên đăng nhập và mật khẩu riêng để truy cập và thực hiện công việc trong phạm vi nhiệm vụ của mình trên hệ thống phần mềm kế toán của Công ty. Chẳng hạn như kế toán Chi phí chỉ được nhập liệu, chỉnh sừa và truy xuất dữ liệu liên quan đến thông tin hóa đơn đầu
vào, hàng nhập kho mà không được tiếp cận đến các phần khác như nhập liệu xuất kho, hóa đơn đầu ra… Giám đốc tài chính, nhân viên giám sát kế toán được quyền truy cập toàn diện để kiểm tra, giám sát của kế toán viên.
Kiểm soát riêng từng ứng dụng: Việc kiểm soát riêng từng hoạt động của
Công ty được thực hiện kết hợp thủ công và tự động. Công ty sử dụng phần mềm kế toán Sun. Các kế toán viên xử lý thủ công khâu nhập liệu đầu vào, kiểm tra xác định tính có thật, tính đầy đủ của thông tin, tính chính xác của nội dung và đúng kỳ, đúng loại của các thông tin trên chứng từ kế toán tại khâu nhập liệu cũng như đối chiếu lại số dư đầu kỳ cuối kỳ, số liệu trên hệ thống sổ sách chi tiết và sổ kế toán tổng hợp trước khi khóa sổ loại sổ thuộc phạm vi công việc được phân công. Hệ thống tự động thực hiện đối chiếu tính chính xác, hợp lý của việc chuyển sổ số liệu trên các sổ kế toán và báo cáo kế toán. Việc áp dụng hình thức kế toán máy sẽ giúp giảm thiểu sai sót và thời gian đối soát trong quá trình thực hiện công tác kế toán. Vì vậy, rủi ro chủ yếu sẽ xảy ra ở khâu lập, luân chuyển chứng từ và tại khâu nhập liệu, KSNB tại các khâu này sẽ đóng vai trò quan trọng trong hoạt động KSNB của doanh nghiệp. Trường hợp xảy ra các sai sót sẽ dẫn đến các rủi ro hệ thống.
Sơ đồ kế toán máy tại doanh nghiệp như sau:
(Nguồn: Khối Tài chính – Kế toán, Vietjet Air)
Ủy quyền và phê duyệt:
Các hoạt động ủy quyền và phê duyệt của Công ty được thực hiện tuân thủ nội dung các văn bản phân công công việc và văn bản ủy quyền. Để thuận tiện cho việc thực hiện giao dịch, tại Vietjet Air, phân cấp quyền phê duyệt mua sắm và phê duyệt thanh toán được HĐQT thông qua tại Quyết định số 47-18/VJC-HĐTV-NQ ngày 12/11/2018 (Chi tiết tại Phụ lục kèm theo). Theo đó, phân cấp quyền phê duyệt mua sắm tại VJC được chia theo các hoạt động mua sắm: Tài sản cố định, trang thiết bị (CAPEX); Cho thuê mua bán máy bay, sửa chữa lớn, chi phí xăng dầu; Chi hoạt động thông thường theo chức năng (OPEX); Chi phí mua hàng hóa bán trên máy bay; Chi cho đại lý hoa hồng theo các mức giá trị khác nhau. Ví dụ chi phí mua hàng hóa trên máy bay:
Bảng 3.9. Thẩm quyền ký kết hợp đồng mua hàng hóa bán trên máy bay tại CTCP hàng không Vietjet
Nội dung Chi tiết điềuGĐ
hành Phó TG Đ GĐ tài chính KTT/ KSTC/ Phó KSTC Trưởng/ Phó Đơn vị Chi phí mua hàng hóa bán trên máy bay
Từ 0-10.000 USD x x
Trên 10.000 USD (hoặc)
x x x
(Nguồn: Khối Tài chính – Kế toán, Vietjet Air)
Kiểm soát chứng từ:
Các nghiệp vụ phát sinh đều có chứng từ kế toán kèm theo như hoá đơn, phiếu yêu cầu, phiếu nhập kho, biên bản kiểm nghiệm…được phê duyệt của nhà quản lý theo thẩm quyền để cung cấp bằng chứng về tính có thật của nghiệp vụ phát sinh và là cơ sở để xem xét các bước xử lý tiếp theo. Tại bộ phận kế toán, sau khi kiểm tra nội dung và hình thức chứng từ hợp lý và hợp lệ, kế toán viên thực hiện ghi sổ, bảo quản và lưu trữ chứng từ theo quy định. Các chứng từ khi được kiểm tra ngay từ đầu sẽ đảm bảo tính hợp lý, hợp lệ giúp ngăn ngừa sai phạm có thể xảy ra.
Các nội dung kiểm tra trên chứng từ: Kiểm tra tính rõ ràng, trung thực đầy
đủ các chỉ tiêu trên chứng từ kế toán; Kiểm tra tính hợp pháp của nghiệp vụ phát sinh đã ghi trên chứng từ kế toán, đối chiếu thông tin trên chứng từ kế toán với các tài liệu liên quan; Kiểm tra tính chính xác của số liệu, thông tin trên chứng từ kế toán.
Đánh số trước, liên tục và Biểu mẫu chứng từ: Do Công ty sử dụng phần
mềm kế toán nên các chứng từ được lập trên máy vi tính (Phiếu yêu cầu mua hàng, Phiếu thu, phiếu chi…) được lập theo đúng biểu mẫu quy định (trong đó các trường thông tin quan trọng được yêu cầu bắt buộc khai báo để hoàn thành), tuân thủ số thứ tự và ngày tháng liên tiếp. Tuy nhiên, tại form mẫu một số loại chứng từ như phiếu yêu cầu thanh toán chưa thể hiện số hiệu, còn xảy ra tình trạng viết tắt, viết chưa chính xác nội dung, loại hàng hóa tại nội dung chứng từ. Một số biểu mẫu chứng từ mua hàng – thanh toán tại Vietjet Air tại Phụ lục 2 kèm theo.
Nghiệp vụ kinh tế phát sinhTiếp nhận hoặc lập chứng từ Kiểm tra chứng từ và ký duyệt
Lưu trữ và bảo quản chứng từGhi sổ kế toán tổng hợp và chi tiếtPhân loại và sắp xếp chứng từ Đối với các chứng từ đầu vào vẫn có tình trạng một số chứng từ chưa đầy đủ thông tin hoặc thông tin chưa chính xác về địa chỉ, số thuế giá trị gia tăng không đúng mức thuế suất hoặc sai nguyên tắc làm tròn…các hóa đơn giấy được tập hợp muộn gây khó khăn trong quá trình lưu trữ.
Kiểm tra trạng thái ghi sổ chứng từ: Đối với các chứng từ điện tử, sau khi
hiển thị danh sách các chứng từ chưa ghi sổ, kế toán kiểm tra các chứng từ chi tiết. Với chứng từ hợp lý chưa ghi sổ thì thực hiện ghi sổ. Đối với các chứng từ bản giấy, sau khi ghi sổ thực hiện đánh dấu và lưu trữ tạm thời chứng từ theo thời gian trước khi lưu trữ lâu dài.
Lưu chuyển chứng từ: Chứng từ sau khi lập xong, căn cứ nghiệp vụ phát
sinh, chứng từ được luân chuyển đến bộ phận liên quan thực hiện việc xét duyệt và kiểm soát. Quy trình luân chuyển khái quát của chứng từ tại Vietjet Air như sau:
Hình 3.4. Sơ đồ luân chuyển chứng từ tại Công ty cổ phần hàng không Vietjet
(Nguồn: Khối Tài chính – Kế toán, Vietjet Air)
Ví dụ, tại Quy trình quản lý phân hệ mua hàng – phân hệ kho trên hệ thống phần mềm Sun của Vietjet Air, chứng từ mua hàng được luân chuyển giữa nhiều bộ phận tại công ty, các bộ phận và các cá nhân trong từng bộ phận thực hiện các nghiệp vụ trong quy trình mua hàng đồng thời kiểm tra, phê duyệt, giám sát lẫn nhau: bộ phận chức năng yêu cầu mua hàng chịu trách nhiệm đề xuất và kiểm tra hàng hóa tài sản được nhận; bộ phận mua hàng thực hiện các thủ tục mua hàng, cấp lãnh đạo thực hiện kiểm tra phê duyệt, đối với các hợp đồng lớn cần có sự phê duyệt của giám đốc tài chính và giám đốc điều hành, bộ phận kho và bộ phận tài chính kế toán tiếp nhận một liên của chứng từ để theo dõi, kiểm tra và thực hiện nghiệp vụ về kho, thanh toán, hạch toán kế toán. Bộ phận quản lý chất lượng sẽ thực hiện kiểm tra rà soát tại thời điểm nhận hàng, lập báo cáo gửi Phòng Đầu tư mua sắm để quyết
định việc nhận/trả hàng và đánh giá nhà cung cấp.
Quá trình luân chuyển chứng từ của hoạt động mua hàng được minh họa bằng lưu đồ tài liệu như sau:
Hình 3.5. Lưu đồ tài liệu quy trình mua hàng tại CTCP hàng không Vietjet
Tại khâu xét duyệt mua hàng, phòng mua hàng kiểm soát nội dung đề nghị
mua hàng của đơn vị yêu cầu trên cơ sở kiểm tra mặt hàng, số lượng, giá, kiểm tra số lượng hàng tồn kho của mặt hàng đó theo danh sách hàng tồn kho.
Việc lựa chọn đơn vị cung cấp thông qua báo giá được nhân viên mua hàng thực hiện và được trưởng phòng đầu tư mua sắm kiểm tra trình giám đốc điều hành để ký duyệt.
Hợp đồng kinh tế được nhân viên mua hàng lập hoặc kiểm tra hợp đồng do nhà cung cấp soạn thảo trước khi trình Trưởng phòng mua hàng kiểm tra, nhân viên pháp lý, Giám đốc tài chính duyệt trước khi đệ trình cho Giám đốc điều hành phê duyệt. Thẩm quyền cấp phê duyệt và ký kết hợp đồng được thực hiện theo phân quyền phê chuẩn hợp đồng của Công ty.
Ví dụ thực tế về hoạt động mua hàng bán trên máy bay của Vietjet Air từ Nhà cung cấp Masan (Bộ chứng từ bao gồm Hợp đồng nguyên tắc, Phiếu đặt mua hàng, Đơn đặt hàng, Biên bản giao nhận, Phiếu nhập kho, hóa đơn, đề nghị thanh toán, Biên lai chuyển tiền và Phiếu hạch toán):
Hình 3.6. Hợp đồng, Phiếu đặt hàng, Đơn đặt hàng thực tế của Vietjet Air ((Nguồn: Khối Tài chính – Kế toán, Vietjet Air)
Bộ phận kho tiếp nhận Phiếu yêu cầu mua hàng, Đơn đặt hàng làm cơ sở đối chiếu khi nhận hàng. Phòng kế toán: tiếp nhận Bảng báo giá, Phiếu yêu cầu mua hàng, Đơn đặt hàng và Hợp đồng làm căn cứ để đối chiếu, kiểm tra khi ghi nhận nghiệp vụ và thanh toán tiền cho nhà cung cấp.
cấp, kiểm đếm, so sánh với Phiếu yêu cầu mua hàng, Đơn đặt hàng được nhận từ nhân viên mua hàng trước đó nhằm đảm bảo rằng số hàng thực nhận có đúng với số lượng được ghi trong bảng theo dõi, để báo cáo số lượng thừa thiếu lên phòng đầu tư mua sắm. Nhân viên nhận hàng sẽ tiến hành lập phiếu nhập kho gồm 3 liên một liên lưu tại kho, một liên gửi tới phòng mua hàng, một liên gửi tới nhân viên kế toán kho nhằm lập các bút toán thích hợp. Phiếu nhập kho được kiểm tra rà soát bởi Thủ kho và phải có đầy đủ chữ ký hợp lệ của cả nhân viên nhận hàng và thủ kho.
Hình 3.7. Biên bản giao nhận và Phiếu nhập kho thực tế của Vietjet Air
(Nguồn: Khối Tài chính – Kế toán, Vietjet Air)
Khi nhận được hóa đơn từ nhà cung cấp, nhân viên nhận hàng phải đối soát giữa hóa đơn với Đơn đặt hàng và Phiếu nhập kho về giá, số lượng và tổng giá trị. Nếu thông tin khớp, nhân viên nhận hàng sẽ lập Phiếu đề nghị thanh toán gửi kèm cùng hóa đơn, Phiếu nhập kho đến phòng mua hàng để kiểm tra.
Hình 3.8. Hóa đơn GTGT đầu vào của Vietjet Air
(Nguồn: Khối Tài chính – Kế toán, Vietjet Air)
Hàng hóa sẽ được Phòng quản lý chất lượng khi nhận hàng tại kho, lập báo cáo kiểm tra chất lượng hàng hóa và gửi lên phòng đầu tư mua sắm nhằm đánh giá
nhà cung cấp và là thông tin cho các quyết định chọn nhà cung cấp sau này. Hoạt động kiểm tra chất lượng do nhân viên kiểm tra chất lượng tại kho kiểm tra và trình trưởng phòng quản lý chất lượng phê duyệt trước khi chuyển về phòng đầu tư mua sắm.
Nhập kho và ghi sổ, sau khi đã nhận hàng, kiểm tra chất lượng, số lượng
hàng đạt tiêu chuẩn được thủ kho phải tiến hành nhập kho hàng hóa. Khi nhập kho, Thủ kho và Kế toán kho cần căn cứ vào các chứng từ chủ yếu sau đây để ghi sổ:
Thủ kho: Bảng theo dõi Phiếu yêu cầu mua hàng, Hóa đơn, Đơn đặt hàng, phiếu nhập kho và báo cáo kiểm tra chất lượng.
Kế toán kho: Kiểm tra tính hợp lệ của các chứng từ như Hợp đồng, Phiếu nhập kho đã có đầy đủ các chữ ký của người có thẩm quyền hoặc của các bên giao, bên nhận chưa, đối chiếu các thông tin trên Phiếu nhập kho với Phiếu yêu cầu mua hàng, Đơn đặt hàng, Hợp đồng, Phiếu nhập kho…có đầy đủ và giống nhau về số Hóa đơn, số Hợp đồng, số tờ khai hải quan, số lượng hàng hóa, đơn giá,… hay không. Tính toán lại các số liệu trên chứng từ kế toán để kiểm tra sự chính xác về mặt tính toán số liệu. Nếu các khoản mục đối chiếu đã trùng khớp và hợp lệ, kế toán kho sẽ tiến hành truy cập vào hệ thống để nhập liệu ghi nhận số lượng hàng hóa. Các dữ liệu cần thiết được nhập là: “mã nhà cung cấp”, “mã hàng hóa”, “số lượng hàng hóa”, “số hóa đơn”, “ngày lập hóa đơn”, “số series”. Các chứng từ liên quan sau khi đã nhập liệu vào máy tính sẽ được kế toán kho đánh dấu đã nhập liệu, sau đó sẽ được lưu riêng khỏi chứng từ chưa được nhập liệu vào hệ thống. Đối với trường hợp hàng hóa chưa có trong danh sách mã hàng hóa thì kế toán kho liên hệ trưởng phòng đầu tư mua sắm để tạo thêm danh mục mã mới vào danh sách, đồng thời được cập nhật vào hệ thống phần mềm bởi nhân viên kỹ thuật. Sau khi kế toán kho đã nhập đầy đủ dữ liệu vào hệ thống, dữ liệu sẽ được cập nhật tự động và kết chuyển vào các sổ và báo cáo kế toán. Định kỳ, kế toán kho sẽ đối chiếu số dư cuối kỳ của TK 152 với số dư trên Bảng tổng hợp cân đối do kế toán tổng hợp lập, nếu có chênh lệch thì kế toán kho cần kiểm tra lại xem việc nhập liệu ban đầu có chính xác không hoặc do việc định khoản sai sót để sửa chữa kịp thời.
(Phiếu đặt mua hàng, Hóa đơn, Phiếu nhập kho, Phiếu đề nghị thanh toán) từ nhân viên mua hàng và tiến hành kiểm tra: Phiếu nhập kho do thủ kho lập cần phải có đầy đủ chữ ký của người giao hàng và chữ ký của người nhận hàng (chứng thực hàng đã được nhận) để thanh toán đúng theo số hàng thực nhận. Phiếu đặt mua hàng cần phải có chữ ký và đóng dấu của Giám đốc điều hành, Giám đốc tài chính và người lập phiếu là nhân viên mua hàng để chứng minh việc mua hàng là có thật. Phiếu yêu cầu thanh toán cần đầy đủ thông tin về tên hàng, số lượng, đơn giá, chữ ký của người lập để làm căn cứ đối chiếu với Phiếu đặt mua hàng và Phiếu nhập kho. Hóa đơn cần phải có chữ ký xác nhận của thủ kho là đã nhận hàng ghi ở mặt sau hóa đơn. Sau khi đã tiến hành kiểm tra thông tin trên chứng từ, nếu thông tin đã chính xác thì kế toán công nợ tiến hành thanh toán cho nhà cung cấp trong thời hạn quy định. Hàng tháng, kế toán công nợ sẽ lập các báo cáo Sổ tổng hợp phải trả người bán, Sổ chi tiết phải trả người bán, Sổ tổng hợp phải trả người bán theo từng đối tượng, Sổ cái TK 331. Mỗi nhà cung cấp sẽ có mã nhà cung cấp riêng và mở sổ chi tiết theo dõi với các thông tin liên quan như: tên công ty, địa chỉ, số điện thoại, số fax, mã số thuế… Hệ thống sẽ tự động chạy và cập nhật vào sổ chi tiết người bán và bảng kê các khoản phải trả người bán… Cuối mỗi tháng, kế toán công nợ sẽ đối chiếu giữa sổ chi tiết người bán với Sổ cái do kế toán tổng hợp lập thông qua bảng tổng hợp cân đối số phát sinh.
Hình 3.9. Đề nghị thanh toán và biên lai chuyển tiền thực tế của Vietjet Air
(Nguồn: Khối Tài chính – Kế toán, Vietjet Air)
theo quy định của pháp luật, thực hiện lưu bản giấy và scan lưu điện tử. Hàng tháng, các chứng từ liên quan đến tiền mặt, tiền gửi ngân hàng... được tập hợp, đóng thành file, ghi rõ theo tháng, năm, sắp xếp theo thứ tự ghi trên chứng từ thuận tiện cho công tác tra cứu số liệu.