2.1.2 .Vai trị của kiểm sốt nội bộ trong doanh nghiệp
2.2. Kiểm soát nội bộ hoạt động sản xuất trong doanh nghiệp sản xuất
2.2.2. Các yếu tố kiểm soát nội bộ đối với hoạt động sản xuất trong các doanh
doanh nghiệp sản xuất
Các bộ phận cấu thành KSNB trong HĐSX có sự đồng nhất với các bộ phận cấu thành KSNB theo COSO 2013:
2.2.2.1. Mơi trường kiểm sốt
Mơi trường kiểm sốt trong hoạt động sản xuất bao gồm các tiêu chuẩn, quy trình và cấu trúc (structure) của HĐSX, cung cấp nền tảng cho việc thực hiện KSNB hoạt động sản xuất. Con người chính là yếu tố trung tâm, quan trọng nhất
trong mơi trường kiểm sốt. Cần xây dựng một mơi trường văn hóa đạo đức cho DN mà trong đó ban quản lý là những người đi đầu thực hiện, thể hiện tính trung thực, giá trị đạo đức để lan tỏa xuống toàn DN. Việc phát triển nguồn nhân lực là vơ cùng quan trọng. Có được nguồn nhân lực có trình độ chun mơn cao, năng động sáng tạo, thích ứng linh hoạt với vị trí cơng việc và có sự gắn bó lâu dài cùng sự phát triển của tổ chức sẽ tạo ra một lợi thế quan trọng trong hoạt động tiêu thụ của DN.
Tuy nhiên mơi trường kiểm sốt tốt chưa thể đảm bảo cho các quá trình kiểm sốt và cả KSNB là tốt. Song mơi trường kiểm sốt khơng thuận lợi sẽ ảnh hưởng lớn đến tính hiệu lực, hiệu quả của KSNB.
Một số nhân tố chính thuộc về mơi trường kiểm sốt
(1) Yêu cầu thực thi tính chính trực và các giá trị đạo đức truyền đạt thông tin: Đây là những yếu tố then chốt ảnh hưởng đến hiệu quả của việc thiết kế, vận hành và giám sát các kiểm sốt; Tính chính trực và hành vi đạo đức là sản phẩm của chuẩn mực về hành vi và đạo đức của đơn vị cũng như việc truyền đạt và thực thi các chuẩn mực này trong thực tế.
(2) Sự độc lập của bộ phận kiểm tra: Sự độc lập tương đối của từng cá nhân, thành viên thực hiện nhiệm vụ kiểm tra, kiểm sốt. Đảm bảo khơng bị các lợi ích khác chi phối để đáp ứng cho mỗi nhiệm vụ cụ thể.
(3) Sự tham gia của Ban quản trị: Ban quản trị có ảnh hưởng đáng kể đến nhận thức về kiểm sốt của đơn vị. Ban quản trị có trách nhiệm quan trọng và trách nhiệm đó được đề cập trong các quy định do Ban quản trị ban hành. Ngoài ra, Ban quản trị cịn có trách nhiệm giám sát việc thiết kế các thủ tục sốt xét tính hiệu quả của KSNB của đơn vị.
(4) Triết lý và phong cách điều hành của Ban Giám đốc: Triết lý và phong cách điều hành của Ban Giám đốc có nhiều đặc điểm:
- Quan điểm và hành động của Ban Giám đốc về việc lập và trình bày BCTC (có thể được thể hiện qua việc lựa chọn các nguyên tắc kế toán một cách thận trọng hoặc ít thận trọng khi có nhiều lựa chọn khác nhau về ngun tắc kế tốn, hoặc sự kín kẽ và thận trọng khi xây dựng các ước tính kế tốn) .
- Cách tiếp cận đối với việc quản lý và chấp nhận rủi ro kinh doanh. - Quan điểm đối với việc xử lý thơng tin, cơng việc kế tốn và nhân sự. (5) Cơ cấu tổ chức: Cơ cấu tổ chức trong đơn vị phản ánh việc phân chia quyền lực, trách nhiệm và nghĩa vụ của mọi người trong tổ chức ấy cũng như mối quan hệ hợp tác, phối hợp, kiểm sốt và chia sẻ thơng tin lẫn nhau giữa những người khác nhau trong cùng một tổ chức. Một cơ cấu tổ chức hợp lý không những giúp cho sự chỉ đạo, điều hành của nhà quản lý được thực hiện thơng suốt mà cịn giúp cho việc kiểm sốt lẫn nhau được duy trì thường xun và chặt chẽ hợn .
Cơ cấu tổ chức được xây dựng hợp lý trong đơn vị sẽ tạo mơi trường kiểm sốt tốt và đảm bảo hoạt động xuyên suốt từ trên xuống dưới trong việc ban hành các quyết định. Sự phù hợp của cơ cấu tổ chức phụ thuộc một phần vào quy mô và đặc điểm hoạt động của đơn vị.
(6) Phân công quyền hạn và trách nhiệm: Cách thức phân công quyền hạn và trách nhiệm đối với các hoạt động; cách thức thiết lập trình tự hệ thống báo cáo và sự phân chia quyền hạn và trách nhiệm giữa các cấp.
(7) Các chính sách và thơng lệ về nhân sự: Các chính sách và thơng lệ liên quan đến các hoạt động tuyển dụng, định hướng, đào tạo, đánh giá, hướng dẫn, thăng tiến nhân viên, lương, thưởng và các biện pháp khắc phục sai sót.
2.2.2.2.Đánh giá và quản lý rủi ro
Bước 1: Nhận dạng rủi ro: Đối với bất kỳ DN dù quy mơ to hay nhỏ, loại hình, vị trí nào cũng có thể rủi ro ghé thăm. Do đó, người KSNB cần xác định được các rủi ro có thể xảy đến với HĐSX của DN.
Bước 2: Đánh giá khả năng xảy ra và mức độ thiệt hại: Đánh giá khả năng xảy ra là quá trình đánh giá một quy trình động nhằm nhận diện và đo lường các rủi
ro có thể xảy ra với mức độ thiệt hại như thế nào? Ảnh hưởng như thế nào đến hoạt động sản xuất của doanh nghiệp, hình thành nền tảng cho việc quyết định các rủi ro nên được quản lý như thế nào.
Bước 3: Biện pháp đối phó: Từ kết quả nghiên cứu cho thấy, đánh giá khả năng xảy ra rủi ro có tác động mạnh và cùng chiều với hiệu quả HĐSX của DN. Do vậy, các DNSX cần tăng cường đánh giá và kiểm soát rủi ro, cần chủ động trong việc nhận diện rủi ro, xây dựng quy trình đánh giá và phân tích các rủi ro đó. Từ đó thiết kế hoạt động kiểm sốt để giảm thiểu tác hại của rủi ro đến HĐSX. Nhà quản lý cân nhắc những thay đổi có thể xảy ra của mơi trường bên ngồi cũng như bên trong tổ chức; những thay đổi này có thể cản trở khả năng đạt được các mục tiêu…
Một số rủi ro xảy ra tương ứng với hoạt động sản xuất của doanh nghiệp sản xuất, bao gồm:
Rủi ro trong quá trình sản xuất:
Thứ nhất, Các DNSX đa phần sản xuất mà chưa xác định được nhu cầu thị trường về số lượng và chất lượng sản phẩm. Sản lượng lớn cùng chủng loại làm tăng tính cạnh tranh trực tiếp giữa các DNSX với nhau; chất lượng khơng đồng đều khiến cho người mua khơng có thiện cảm tốt với sản phẩm.
Thứ hai, rủi ro xuất phát từ chính ngun liệu tạo ra sản phẩm khơng đảm bảo, khơng rõ xuất xứ, tạo ra những sản phẩm kém chất lượng, ảnh hưởng đến uy tín của doanh nghiệp.
Tỷ lệ DNSX gặp rủi ro khi áp dụng mẫu mã sản phẩm mới vào sản xuất khơng nhiều. Số ít, DNSX rủi ro do nguyên liệu giả, công nghệ lạc hậu gây ra. Khi gặp phải rủi ro này hầu như các DNSX mất sản lượng sản xuất, làm mất uy tín với đối tượng, làm giảm số lượng sản phẩm ở kỳ tiếp theo.
2.2.2.3. Hệ thống thông tin và truyền thông
Thông tin liên quan đến việc tạo lập một hệ thống thông tin hữu hiệu trong toàn DN, phục vụ việc thực hiện các mục tiêu kiểm sốt. Thơng tin kế toán và phi
kế toán cần được thực hiện xuyên suốt theo chiều từ trên xuống và từ dưới lên, giúp cho mọi nhân viên đều nhận được những thông tin cần thiết, hiểu rõ thông điệp từ nhà quản lý cấp cao. Chất lượng hệ thống thơng tin kế tốn chỉ đạt được khi các nội dung sau được đảm bảo:
- Bộ phận kế tốn thường xun cập nhật các thơng tin quan trọng cho ban lãnh đạo và những người có thẩm quyền.
- Hệ thống thông tin truyền thông của DN đảm bảo cho nhân viên ở mọi cấp độ đều có thể hiểu và nắm rõ các nội quy, chuẩn mực của tổ chức; đảm bảo thơng tin được cung cấp kịp thời, chính xác đến các cấp có thẩm quyền theo quy định.
- DN thiết lập các kênh thơng tin nóng, cho phép nhân viên báo cáo về các hành vi, sự kiện bất thường có khả năng gây thiệt hại cho DN.
- DN lắp đặt hệ thống bảo vệ số liệu phịng ngừa sự truy cập, tiếp cận của những người khơng có thẩm quyền.
- DN xây dựng các chương trình, kế hoạch phịng chống thiên tai, hiểm họa hoặc kế hoạch ứng cứu sự cố mất thông tin số liệu.
- Kiểm soát chứng từ:
(1) – Biểu mẫu chứng từ đầy đủ, rõ ràng; (2) – Đánh số trước liên tục;
(3) – Lập kịp thời;
(4) – Lưu chuyển chuyển chứng từ khoa học; (5) – Bảo quản và lưu chữ chứng từ.
- Kiểm soát sổ sách: (1) – Thiết kế sổ sách;
(2) – Ghi chép kịp thời, chính xác; (3) – Bảo quản và lưu chữ.
KSNB địi hỏi phải có các kênh thơng tin hiệu quả, đảm bảo truyền tải đúng đối tượng. Kênh thông tin theo chiều từ dưới lên đảm bảo thông tin được báo cáo tới Ban lãnh đạo và Tổng giám đốc để họ nhận biết được các rủi ro kinh doanh và kết quả hoạt động của DN. Kênh thông tin theo chiều từ trên xuống đảm bảo các mục tiêu, chiến lược, kỳ vọng và thủ tục/chính sách của DN được truyền đến các cấp quản lý thấp hơn và nhân sự liên quan đạt được mục tiêu chung của tổ chức. Cuối cùng thông tin liên lạc giữa các phịng ban, bộ phận chia sẽ thơng tin và phối hợp hoạt động hiệu quả. KSNB hiệu quả cần có các kênh liên lạc hiệu quả để đảm bảo tất cả nhân viên của doanh nghiệp hiểu thấu đáo và tuân thủ theo các chính sách, thủ tục có liên quan đến nhiệm vụ và trách nhiệm của họ và các thông tin liên lạc khác đến đúng được nhân viên cần biết.
2.2.2.4. Các hoạt động kiểm soát
Các hoạt động kiểm soát cho HĐSX là các hành động được thiết lập bởi các chính sách và thủ tục để đảm bảo những chỉ dẫn của nhà quản lý trong việc giảm thiểu rủi ro trong HĐSX để đạt được các mục tiêu. Các hoạt động kiểm soát nên là một phần không thể tách rời trong các tác nghiệp hàng ngày của một DNSX. Một KSNB có hiệu quả cần có cơ cấu kiểm sốt đúng đắn với các hoạt động kiểm soát được xác định ở tất cả các cấp của tổ chức và tại rất nhiều giai đoạn của quá trình hoạt động, bao gồm cả môi trường công nghệ.
Các thủ tục kiểm sốt là những chính sách, quy định thủ tục về kỹ thuật nghiệp vụ giúp cho việc thực hiện các chỉ đạo của nhà quản lý. Nó đảm bảo các hoạt động cần thiết để quản lý các rủi ro có thể phát sinh trong q trình thực hiện các mục tiêu của doanh nghiệp. Chẳng hạn:
- Kiểm soát vật chất: Phải hạn chế được việc tiếp cận tài sản bằng cách sử dụng các thiết bị bảo vệ, hạn chế người tiếp cận và bảo vệ thông tin. Kiểm kê đúng giá trị của tài sản, xác định được quyền đối với tài sản đó.
Các thủ tục kiểm sốt được thiết kế phù hợp với từng loại nghiệp vụ và với đặc điểm của đơn vị nên rất khác nhau gữa các đơn vị và các nghiệp vụ. Các hoạt động kiểm soát được xây dựng theo 3 nguyên tắc chỉ đạo chung sau đây:
Thứ nhất: Về nguyên tắc phân công, phân nhiệm
Trong một tổ chức có nhiều người tham gia thì các cơng việc cần phải được phân công cho tất cả mọi người, khơng để trình trạng một số người làm quá nhiều việc trong khi một số khác lại khơng có người làm. Theo nguyên tắc này, trách nhiệm và công việc cần được phân loại cụ thể cho nhiều bộ phận và cho nhiều người trong bộ phận. Việc phân công phân nhiệm rõ ràng tạo sự chun mơn hóa trong cơng việc, sai sót ít xảy ra và khi xảy ra thường dễ phát hiện. Mục đích của ngun tắc này là khơng để cho cá nhân hay bộ phận nào có thể kiểm sốt được mọi mặt của nghiệp vụ. Khi đó, cơng việc của người này được kiểm sốt tự động bởi công việc của một nhân viên khác. Phân công công việc làm giảm rủi ro xảy ra gian lận và sai sót, đồng thời tạo điều kiện nâng cao chun mơn của nhân viên.
Thứ hai: Nguyên tắc bất kiêm nhiệm
Nguyên tắc này quy định sự cách ly thích hợp về trách nhiệm trong các nghiệp vụ có liên quan nhằm ngăn ngừa các sai phạm (nhất là sai phạm cố ý) và hành vi lạm dụng quyền hạn.
Thứ ba: Nguyên tắc ủy quyền và phê chuẩn
Để thỏa mãn các mục tiêu kiểm sốt thì tất cả các nghiệp vụ kinh tế phải được phê chuẩn đúng đắn. Trong một tổ chức, nếu ai cũng làm mọi việc thì sẽ xảy ra hỗn loạn, phức tạp. Phê chuẩn là biểu hiện cụ thể của việc quyết định và giải quyết một công việc trong phạm vi nhất định. Sự phê chuẩn được thực hiện qua 2 loại:
- Phê chuẩn chung: Được thực hiện thơng qua việc xây dựng các chính sách chung về những mặt hoạt động cụ thể cho các cán bộ cấp dưới tuân thủ.
- Phê chuẩn cụ thể: Được thực hiện cho từng nghiệp vụ kinh tế riêng biệt. Phê chuẩn cụ thể được áp dụng đối với những nghiệp vụ có số tiền lớn hoặc quan trọng, những nghiệp vụ không thường xuyên xảy ra.
2.2.2.5. Công tác giám sát
Giám sát kiểm soát là hoạt động đánh giá hiệu lực của KSNB trong từng giai đoạn. Quy trình này bao gồm việc đánh giá tính hiệu quả của các kiểm sốt một
cách kịp thời và tiến hành các biện pháp khắc phục cần thiết. Ban Giám đốc thực hiện việc giám sát các kiểm sốt thơng qua các hoạt động liên tục, các đánh giá riêng biệt hoặc kết hợp cả hai. Các hoạt động giám sát liên tục thường gắn liền với các hoạt động lặp đi lặp lại của một đơn vị và bao gồm các hoạt động quản lý và giám sát thường xuyên.
Các hoạt động giám sát có thể bao gồm việc sử dụng thơng tin có được qua trao đổi với các đối tượng ngồi đơn vị mà những thơng tin đó có thể cho thấy các vấn đề hoặc các khu vực cần được cải thiện. Khách hàng thường xác minh các thơng tin trong hóa đơn thơng qua việc thanh tốn hóa đơn hoặc khiếu nại về số tiền phải trả. Ngồi ra, các cơ quan quản lý cũng có thể thơng tin cho đơn vị về các vấn đề có thể ảnh hưởng tới hoạt động của KSNB, ví dụ như, các thơng tin liên quan đến cuộc kiểm tra của cơ quan quản lý DN. Đồng thời, khi thực hiện hoạt động giám sát, Ban Giám đốc cũng có thể xem xét các trao đổi thơng tin từ kiểm tốn viên độc lập liên quan đến KSNB.
KẾT LUẬN CHƯƠNG 2
Thông qua chương 2, tác giả đã khái quát những lý luận chung về kiểm soát nội bộ hoạt động sản xuất trong doanh nghiệp sản xuất. Trong đó luận văn đưa ra những đặc điểm tổng quan về KSNB trong doanh nghiệp. Đi sâu vào lý luận kiểm soát nội bộ hoạt động sản xuất trong doanh nghiệp sản xuất, đặc điểm hoạt động sản xuất bao bì ảnh hưởng đến KSNB, các yếu tố KSNB đối với hoạt động sản xuất trong các DNXS.
CHƯƠNG 3
THỰC TRẠNG KIỂM SỐT NỘI BỘ HOẠT ĐỘNG SẢN XUẤT TẠI CƠNG TY CỔ PHẦN NAM LIÊN
3.1.Đặc điểm hoạt động kinh doanh của Công ty cổ phần Nam Liên ảnh hưởng đến kiểm soát nội bộ