Thứ nhất, về môi trường kiểm soát
Môi trường kiểm soát tại Công ty cổ phần Nam Liên ngoài những kết quả đạt được đang còn gặp phải một số hạn chế như sau:
- Về tính chính trực và giá trị đạo đức: Công ty cổ phần Nam Liên chưa thực hiện việc xây dựng mô hình văn hóa DN, chưa tạo được nét đặc trưng riêng có của DN mình.
- Cơ cấu tổ chức trong phần lớn Công ty chưa hợp lý: Về cơ cấu tổ chức vẫn còn nhiều điểm chưa hợp lý: hầu như vai trò của Ban kiểm soát đang còn khá mờ nhạt, chưa thể hiện rõ chức năng, nhiệm vụ của Ban, chưa có tính răng đe cao trong HĐSX, không có nhân viên phụ trách ở một số khâu công việc như bộ phận lập định mức, bộ phận kế toán quản trị.
- Công tác đào tạo chưa được Công ty cổ phần Nam Liên quan tâm đầy đủ làm cho chất lượng của đội ngũ lao động chưa đủ để đáp ứng cho nhu cầu trong thời kỳ hội nhập. Công ty cổ phần Nam Liên chưa thực hiện việc phân tích công việc, điều này cũng làm giảm đi tính hữu hiệu của KSNB.
- Các quy định về cách thức, trách nhiệm, quyền hạn, nghĩa vụ, mối quan hệ hợp tác giữa các phòng ban và nhân viên chưa được nghiên cứu, ban hành và tổ chức thực hiện.
- Chính sách nhân sự trong Công ty CP Nam Liên bộc lộ nhiều bất cập, thể hiện ở hàng loạt vấn đề mà DN đang phải đối mặt như chất lượng lao động không đảm bảo yêu cầu, số lượng công nhân có tay nghề đang bị thiếu hụt, lực lượng lao động thường xuyên biến động. Thực tế này đang gây nhiều khó khăn, khiến Công ty khó đạt được các mục tiêu trong ngắn hạn và dài hạn.
- Vai trò của ban lãnh đạo: Ban lãnh đạo trong Công ty cổ phần Nam Liên còn nhiều hạn chế về năng lực, trình độ.
Thứ hai, đánh giá rủi ro
Về nhận diện rủi ro: Công ty cổ phần Nam Liên có tâm lý chủ quan, chưa coi trọng nhận diện rủi ro trong HĐSX. Vì vậy, DN còn thiếu quan tâm hoặc coi nhẹ việc thiết kế, xây dựng các thủ tục kiểm soát thích hợp nhằm hạn chế rủi ro có thể ảnh hưởng đến mục tiêu của đơn vị. Bộ máy kiểm soát chưa được thiết kế đầy đủ, nên khó đánh giá, giám sát chất lượng hoạt động.
Về đánh giá rủi ro và xác định mức độ ảnh hưởng của rủi ro:
Công cổ phần Nam Liên đánh giá rủi ro chủ yếu là rủi ro trước mắt, rủi ro ngắn hạn; chưa quan tâm đến sự phát triển của DN trong dài hạn. Việc đánh giá rủi ro tại xưởng bao bì của Công ty cổ phần Nam Liên chủ yếu là dựa vào kinh nghiệm mà chưa tham khảo ý kiến của các chuyên gia cũng như sử dụng những phương pháp tích cực khác.
Về công tác xác định mức độ ảnh hưởng của rủi ro chưa được triển khai một cách đầy đủ và khoa học. Ngành sản xuất Bao bì là một trong những ngành có tác động ít nhiều đến môi truờng. Tuy nhiên, Công ty chưa đánh giá được mức độ tác động tới môi trường như thế nào, do đó hệ thống xử lý nước thải của Công ty chưa đạt yêu cầu.
Thứ ba, các hoạt động kiểm soát
Trong HĐSX, chi phí cho xử lý ô nhiễm chiếm tới 10% trong tổng chi phí nên Công ty cổ phần Nam Liên đều tìm mọi cách để cắt giảm chi phí như trực tiếp xả thải ra sông, kênh, rạch; không mua thiết bị xử lý nước thải hay có nhưng đã quá cũ kỹ lạc hậu không đủ tiêu chuẩn. Điều này dẫn đến môi trường xung quanh DN bị ảnh hưởng nghiêm trọng.
Thứ tư, thủ tục kiểm soát mang nặng tính thụ động, phụ thuộc vào khách hàng của DN. Phần lớn các thủ tục kiểm soát thực hiện trong Công ty cổ phần Nam Liên hiện nay là nhằm đáp ứng yêu cầu thông tin từ phía khách hàng mà chưa xuất phát từ yêu cầu quản lý nội tại.
- Các thủ tục kiểm soát chưa được quan tâm thiết kế đầy đủ: Trong Công ty cổ phần Nam Liên quy mô nhỏ và vừa đã và đang xuất hiện nhiều “lỗ hổng” trong kiểm soát có thể tạo rủi ro, gây ra thiệt hại cho DN bất cứ lúc nào. Những rủi ro dễ nhận thấy nhất trong kiểm soát tài sản, trong thanh toán với khách hàng, trong kiểm soát quá trình mua hàng…
- Các nguyên tắc thiết kế thủ tục kiểm soát chưa được áp dụng hợp lý: Những nguyên tắc cơ bản này bao gồm phân công, phân nhiệm, bất kiêm nhiệm, ủy quyền và phê chuẩn. Phần lớn Công ty chưa xây dựng quy chế tài chính chặt chẽ, vì vậy việc áp dụng các nguyên tắc này trong kiểm soát tài chính chỉ thể hiện mờ nhạt ở những văn bản chung như điều lệ hoạt động của công ty.
Các quy trình KSNB mà Công ty cổ phần Nam Liên đang áp dụng đều còn khá chung chung. Trình độ cán bộ, nhân viên trong Công ty cổ phần Nam Liên khá “khập khiễng”, phần lớn chưa có ý thức chấp hành những quy định của cấp lãnh đạo đề ra trong các quy trình kiểm soát. Ban lãnh đạo lại thường đưa ra các hình thức xử lý nhẹ trong trường hợp vi phạm nên không đủ sức răn đe nhân viên thực hiện theo đúng quy trình kiểm soát đã được duyệt.
Về kiểm soát chi phí sản xuất: hiện nay phần lớn Công ty cổ phần Nam Liên mới thực hiện kiểm soát chi phí sản xuất theo hướng phục vụ kế toán tài chính mà chưa có sự quan tâm đến phục vụ cho kế toán quản trị.
Về kiểm soát ứng dụng công nghệ thông tin tại xưởng bao bì của Công ty cổ phần Nam Liên: còn nhiều hạn chế về trình độ sử dụng và ứng dụng công nghệ thông tin.
Thứ năm, hệ thống thông tin và truyền thông
Tốc độ phát triển và ứng dụng công nghệ thông tin tại Công ty còn chậm, chưa đáp ứng được yêu cầu của công cuộc đổi mới toàn diện hoạt động Công ty trong tiến trình hội nhập với khu vực và thế giới. Sự phát triển công nghệ thông tin của không đồng đều, điều này đang cản trở việc ứng dụng các bài toán nghiệp vụ mang tính toàn Ngành, gây khó khăn cho việc hợp tác khai thác các dịch vụ Công ty và dẫn đến tình trạng đôi khi phải kết hợp giữa xử lý thủ công và tự động. Cơ sở viễn thông quốc gia đã được nâng cấp cải thiện nhiều nhưng cũng chưa đáp ứng được yêu cầu ứng dụng công nghệ thông tin trong hoạt động Công ty.
Trong hệ thống thông tin các nhà quản lý chủ yếu chỉ mới quan tâm đến hệ thống thông tin do kế toán cung cấp. Kênh truyền thông phản hồi từ cấp dưới lên cấp trên còn chưa thông suốt.
Hệ thống thông tin kế toán mà cụ thể là hệ thống chứng từ, tài khoản, sổ sách và báo cáo kế toán chưa được áp dụng đầy đủ và phù hợp để phục vụ cho nhu cầu quản lý DN. Việc tổ chức mối liên hệ giữa phân hệ thông tin kế toán với các phân hệ thông tin khác từ cung ứng, sản xuất, tiêu thụ, nhân sự… còn nhiều bất cập dẫn đến sự không nhất quán về thông tin cung cấp từ các bộ phận chức năng khác nhau phục vụ cho quản lý.
Thứ sáu, giám sát kiểm soát
Hoạt động giám sát tại xưởng bao bì của Công ty cổ phần Nam Liên chưa được thực thi đầy đủ do hệ thống các chính sách và thủ tục kiểm soát khi ban hành còn thiếu, chưa đồng bộ.
Nguyên nhân:
Nguyên nhân khách quan:
Theo thống kê của Hiệp hội Bao bì Việt Nam, hiện trong nước có khoảng 200 công ty tham gia HĐSX kinh doanh Bao bì, trong đó chủ yếu là các công ty nhỏ và
vừa. Số lượng công ty lớn cùng việc phân tán khiến gia tăng áp lực cạnh tranh trong ngành. Ngành Bao bì là ngành phân tán nên không có công ty nào đủ khả năng chi phối các công ty còn lại.
Bên cạnh đó, giá NVL đầu vào phụ thuộc khá nhiều vào biến động giá thế giới và chiếm 80% trong cơ cấu chi phí sản xuất, điều này khiến biên lợi nhuận của công ty dễ bị tác động khi có thay đổi yếu tố đầu vào. Để đảm bảo mức sinh lời, nhiệm vụ đặt ra cho các công ty Bao bì là duy trì và gia tăng thị phần đầu ra, điều này tăng áp lực cạnh tranh trong ngành.
Ngoài ra, mức độ khác biệt giữa các sản phẩm Bao bì trong nước không cao, khách hàng có thể dễ dàng chuyển đổi nhà cung ứng mà không phải chịu nhiều chi phí do các sản phẩm bao bì của các công ty có độ phủ rộng khắp cả nước.
Ngành bao bì vẫn tăng trưởng tuy nhiên gia tốc tăng trưởng đang chậm lại, số lượng công ty sản xuất bao bì lớn, điều này khiến mức độ cạnh tranh trong mảng bao bì ngày càng gia tăng.
Đặc biệt, những công ty có đầu tư vốn vào sản xuất bao bì ngày một nhiều, với dây chuyền máy móc hiện đại, hệ thống quản lý tốt cũng đặt ra nguy cơ mất thị phần đối với những công ty nội địa trong tương lai. Xuất khẩu các sản phẩm Bao bì của Việt Nam chủ yếu đến từ những công ty FDI (chiếm 60% về giá trị xuất khẩu), điều này cũng cho thấy khả năng xuất khẩu của các công ty nội địa còn thấp, vì thế thị trường tiêu thụ trong nước sẽ chứng kiến sự cạnh tranh ngày một cao.
Một trong những nguyên nhân khách quan dẫn đến sự hạn chế trong phát triển công nghệ thông tin Công ty là ngành bao bì cũng nằm trong phạm vi ảnh hưởng của bối cảnh chung về tình hình ứng dụng và phát triển công nghệ thông tin của Việt Nam hiện nay trong điều kiện mức thu nhập của xã hội còn thấp và đội ngũ kỹ sư trình độ đại học ngành công nghệ thông tin được đào tạo chính quy chưa đáp ứng đủ nhu cầu phát triển của xã hội. Một số nguyên nhân chủ yếu xuất phát từ bản thân ngành bao bì là một số Công ty nhỏ chưa đủ năng lực tài chính để đầu tư cho việc hiện đại hoá công nghệ thông tin của chính mình; chế độ đãi ngộ đối với đội ngũ cán bộ công nghệ thông tin Công ty chưa cạnh tranh được với một số ngành, lĩnh vực khác nên còn thiếu và yếu về nguồn
nhân lực.
Nguyên nhân chủ quan:
Thứ nhất, Bộ phận kiểm soát chưa thực hiện đầy đủ các chức năng của mình. Một số lãnh đạo của Công ty chưa thực sự quan tâm đến công tác kiểm tra, kiểm soát. Thông qua việc chưa nghiêm túc xem xét, chỉnh sửa các kiến nghị kiểm tra việc khắc phục các sai sót về thực hiện cơ chế, quy chế, xử lý kỷ luật cán bộ có sai phạm không đến nơi đến chốn, thực hiện qua loa đại khái, có nơi có lúc lãnh đạo bảo vệ cán bộ một cách thiếu khách quan như bao che cho cán bộ sai sót trong một số vụ việc, còn có biểu hiện đề phòng đối với phòng kiểm soát nội bộ. Do đó, việc kiểm tra kiểm soát chưa được thừa nhận đúng đắn
Ban giám đốc của Công ty chưa thực sự là đại diện chủ sở hữu, vai trò thực sự trong Công ty thuộc về Hội đồng quản trị; Ban kiểm soát, thì hoạt động chưa hiệu quả...
Phòng ban chưa tổ chức KSNB hoàn chỉnh, các thành viên của Công ty kiêm nhiệm công việc kiểm soát phòng ban này nên một năm chỉ một vài lần xuống kiểm tra nên việc kiểm soát thường xuyên, toàn diện các hoạt động của phòng ban chưa được đảm bảo
Thứ hai, chưa tập trung vào vấn đề cần giải quyết là xây dựng bộ máy tổ chức, nhân sự để kiểm soát các hoạt động: Tài chính-Kế toán, Pháp chế và Kinh tế- Kế hoạch,...
Chưa có sự đồng bộ, nhất quán giữa các bộ phận trong việc cung cấp số liệu cho kế toán để tiến hành việc tập hợp, phân tích chi phí và kiểm soát phí kịp thời.
Công ty còn lỏng lẻo trong công tác kiểm tra nội bộ: Kiểm tra nội bộ chưa nhanh chóng, kịp thời ngay khi vừa phát sinh vấn đề và người kiểm tra viên còn chưa sâu sát tới từng hoạt động của Công ty. Thậm chí, công việc kiểm tra nội bộ hầu như chỉ tồn tại trên hình thức.