nhà quản trị doanh nghiệp thiết lập và tổ chức thực hiện để ngăn ngừa và phát hiện các rủi ro trong quá trình HĐSX kinh doanh nhằm đạt được các mục tiêu đề ra. Có rất nhiều các thủ tục kiểm soát khác nhau được thiết kế và vận hành ở mọi cấp, mọi khâu trong quá trình hoạt động của doanh nghiệp. Qua khảo sát, nghiên cứu thực trạng về thủ tục kiểm soát đang được thực hiện tại xưởng sản xuất của Công ty nhận thấy còn bộc lộ những hạn chế cần được hoàn thiện với những giải pháp chủ yếu sau:
Quán triệt các nguyên tắc kiểm soát cơ bản trong xây dựng quy chế quản lý nội bộ tại xưởng sản xuất của Công ty. Hệ thống quy chế quản lý nội bộ bao gồm các quy chế, quy trình, quy định và các văn bản mang tính bắt buộc chung trong từng đơn vị, trong từng lĩnh vực hoạt động hoặc từng hành vi cụ thể.
Để có thể quản lý, kiểm soát được các mặt hoạt động đa dạng hiện nay thì công ty cần xây dựng các quy chế quản lý nội bộ với những danh mục chủ yếu sau: Nhóm các quy chế tổ chức và hoạt động gồm:
Quy định chế độ làm việc và phân công nhiệm vụ của Ban Giám đốc; Quy chế tổ chức hoạt động của ban kiểm soát;
Quy chế hoạt động của người đại diện vốn;
Quy chế tổ chức và hoạt động của ban quản lý HĐSX;
Quy chế tổ chức và hoạt động của ban điều hành sản xuất, in ấn; Quy chế tổ chức và hoạt động của các phòng ban công ty;... Quy chế mua vật tư, quản lý hàng tồn kho;
Sổ tay kế toán;...
Nhóm các quy chế tổ chức nhân sự gồm:
Quy chế tiền lương;
Quy chế thi đua khen thưởng, kỷ luật lao động; Quy chế tuyển dụng, đào tạo, bổ nhiệm;...
Quy trình lựa chọn ;
Quy trình quản lý sản xuất, in ấn; Quy trình bảo hộ lao động;
Quy trình giám sát, đánh giá đầu tư;
Quy trình quản lý chi phí đầu tư xây dựng; Quy trình mua hàng và thanh toán;
Quy trình sản xuất và dịch vụ sau sản xuất;...
Bản thân mỗi bộ phận trong Công ty cần tiến hành rà soát lại toàn bộ các quy chế quản lý nội bộ hiện hành, đối chiếu với danh mục quy chế cần phải ban hành, đối chiếu với các quy định, chính sách pháp luật của Nhà nước, và yêu cầu quản lý của đơn vị để sửa đổi, bổ sung và ban hành mới các quy chế quản lý nội bộ. Quy chế quản lý nội bộ sau khi sửa đổi, bổ sung, ban hành mới phải được truyền thông, phổ biến đến các cá nhân, bộ phận có liên quan trong đơn vị để biết và thực hiện. KSNB được đánh giá là hữu hiệu nếu có quy chế quản lý tương đối đầy đủ, trong các quy chế đó chứa đựng các nguyên tắc kiểm soát, đặc biệt là các nguyên tắc phân công, phân nhiệm; ủy quyền, phê chuẩn; bất kiêm nhiệm và các quy chế quản lý này được thực thi triệt để. Vì vậy, khi công ty xây dựng, ban hành các quy chế quản lý cần quán triệt đầy đủ các nguyên tắc phân công, phân nhiệm; ủy quyền, phê chuẩn; bất kiêm nhiệm với các giải pháp cụ thể như sau:
Thứ nhất, đối với nguyên tắc phân công, phân nhiệm:
Công việc và trách nhiệm cần được phân chia cho nhiều người trong một bộ phận hay cho nhiều bộ phận trong đơn vị để không một cá nhân hay một bộ phận nào được thực hiện từ khâu đầu đến khâu cuối, từ đó mà tránh được gian lận, sai sót. Trong phân công, phân nhiệm cần tránh cả hai xu hướng quá tập trung hoặc quá phân tán. Quá tập trung dễ dẫn đến lạm quyền, quá phân tán dễ dẫn đến những quyết định trong quản lý không đáp ứng kịp thời hoặc không chuẩn xác, từ đó các cấp có thẩm quyền không nắm được thông tin.
Thứ hai, đối với nguyên tắc ủy quyền, phê chuẩn:
Nhà quản lý trong công ty không thể và cũng không nên trực tiếp quyết định mọi vấn đề mà nên có sự phân công nhiệm vụ trong từng cấp quản lý, đảm bảo cho HĐSX đạt hiệu quả, đồng thời nhà quản lý có thể tổng quan kiểm soát được mọi hoạt động trong đơn vị. Nguyên tắc này cần được công ty quán triệt trong từng loại nghiệp vụ kinh tế. Ví dụ với nghiệp vụ mua vật tư thì ai là người phê duyệt, ai là người được ủy quyền phê duyệt nhu cầu và kế hoạch mua vật tư, và trách nhiệm của người phê duyệt như nào khi xảy ra các gian lận, sai sót cần được quy định cụ thể, rõ ràng.
Thứ ba, đối với nguyên tắc bất kiêm nhiệm:
Công ty phải quy định sự cách ly thích hợp về nhiệm vụ và trách nhiệm của từng vị trí công tác nhằm ngăn ngừa cả sai phạm cả cố ý và vô ý, tránh được các hành vi lạm dụng quyền hạn đồng thời cũng là một biện pháp kiểm soát quan trọng. Ba sự cách ly quan trọng nhất cần được tôn trọng: Cách ly quyền phê chuẩn nghiệp vụ với việc thực hiện nghiệp vụ kinh tế; Cách ly việc bảo quản tài sản với ghi sổ kế toán; Cách ly chức năng thực hiện nghiệp vụ với kiểm soát nghiệp vụ. Trong thời gian tới công ty cần rà soát lại sự kiêm nhiệm của các nhà quản lý cấp cao để có sự phân công lại một cách hợp lý hơn. Bên cạnh đó, Công ty cần gia tăng tỷ lệ phù hợp thành viên độc lập trong HĐQT nhằm nâng cao năng lực hoạch định và kiểm soát của cấp quản trị này.
Hoàn thiện thủ tục kiểm soát chi phí sản xuất:
Thứ nhất, hoàn thiện thủ tục kiểm soát phí NLV trực tiếp trong sản xuất, in ấn bao bì. Trong trường hợp công ty đóng vai trò là đơn vị sản xuất, in ấn bao bì kể cả cho các bao bì, HĐSX do chính công ty làm chủ đầu tư hoặc được ủy quyền làm chủ đầu tư, hoặc nhận thầu cho các đối tác khác bên ngoài thì việc kiểm soát phí NLV trực tiếp đóng vai trò quan trọng trong việc đảm bảo tiến độ, chất lượng bao bì và hiệu quả HĐSX của DN.
Đối với khâu bảo quản, dự trữ vật tư: Công ty cần có sự quan tâm đúng mức tới công tác bảo quản và dự trữ vật tư. Bên cạnh việc áp dụng các mô hình tồn kho để xác định lượng vật tư dự trữ tối ưu thì Công ty cần xây dựng định mức hao hụt vật tư trong quá trình lưu kho. Kho của Công ty in ấn bao bì là mặt bằng ngay tại các công trường sản xuất, in ấn, thường ở ngoài trời, có tính chất tạm thời nên chất lượng vật tư chịu ảnh hưởng tác động của các yếu tố thời tiết tự nhiên, và dễ mất mát, thất thoát vì vậy công tác bảo vệ, kiểm kê, kiểm soát phải được thực hiện nghiêm ngặt đúng quy trình. Công ty cần xây dựng chế tài xử lý nghiêm các vi phạm nếu cán bộ có trách nhiệm quản lý vật tư để xảy ra mất mát, hư hỏng vật tư do những nguyên nhân chủ quan. Các vật tư chính xuất dùng trong ngày không sử dụng hết cần được nhập lại kho. Thời gian giữa các lần kiểm kê kho cần được rút ngắn, nên cuối mỗi tháng thay vì định kỳ 6 tháng một lần như DN hiện nay. Đối với khâu xuất vật tư sử dụng: Thủ tục xuất vật tư sử dụng sản xuất, in ấn tại xưởng bao bì của Công ty được thực hiện như sau: Các tổ sản xuất, in ấn lập Phiếu yêu cầu vật tư chuyển cho đội trưởng đội in ấn bao bì hoặc chỉ huy trưởng công trường phê duyệt; thủ kho căn cứ vào phiếu yêu cầu vật tư đã được duyệt lập phiếu xuất kho, làm thủ tục xuất kho, và ghi vào thẻ kho. Ở khâu này, các đội in ấn bao bì cần xây dựng kế hoạch sử dụng NVL cho từng ngày, từng tổ sản xuất, in ấn để đảm bảo xuất vật tư phù hợp với nhu cầu sử dụng thực tế. Cuối ngày vật tư sử dụng không hết cần thực hiện kiểm đếm, nhập lại kho. Hàng tháng kế toán đội in ấn bao bì phải lập các bảng kê tổng hợp vật liệu xuất dùng theo từng bao bì, đơn hàng và tiến hành kiểm tra, đối chiếu với dự toán đã được phê duyệt, đồng thời có trách nhiệm chuyển các hóa đơn, chứng từ mua, xuất sử dụng vật tư, chi lương và các chi phí khác tới phòng tài chính kế toán công ty để thực hiện kiểm soát và ghi Sổ kế toán. Sau khi đơn hàng, bao bì được nghiệm thu quyết toán, kế toán và các bộ phận có liên quan cần thực hiện đầy đủ và nghiêm túc công tác kiểm kê xác định số NVL còn tồn lại để nhập kho hoặc bán thu hồi phế liệu và thực hiện ghi giảm giá thành đơn hàng hoặc bao bì.
phân nhiệm, ủy quyền và phê chuẩn trong thiết kế và vận hành các thủ tục kiểm soát. Thiết kế và vận hành các thủ thục kiểm soát đối với tài sản trong sản xuất gia công, kiểm soát NVL được giao nhận từ phía khách hàng, áp dụng tốt nguyên tắc phân công, phân nhiệm nhằm xác định rõ trách nhiệm của các bộ phận trong DN.
- Đánh giá và lựa chọn nhà cung cấp bởi mua sắm thể hiện mối quan hệ của DN với nhà cung cấp, đồng thời tiềm ẩn nhiều gian lận, sai sót. Để giảm thiểu rủi ro, cần thiết kế thủ tục đánh giá và lựa chọn nhà cung cấp phù hợp với đặc điểm của DN.
Thứ tư, cần hoàn thiện thủ tục kiểm soát đối với các hoạt động cơ bản. Quá trình sản xuất kinh doanh và các nguồn lực đảm bảo việc thực hiện quá trình kinh doanh phải luôn được nhà quản lý trong Công ty CP Nam Liên quan tâm, coi trọng kiểm tra, kiểm soát cụ thể: thiết kế và vận hành các thủ tục kiểm soát đối với tài sản trong sản xuất gia công, mua hàng; thiết kế và vận hành thủ tục trong kiểm soát chi phí sản xuất; vận hành thủ tục kiểm soát chi phí thiệt hại trong sản xuất do sản phẩm không phù hợp; vận hành thủ tục kiểm soát trong thanh toán với khách hàng…
4.3.4.Giải pháp hoàn thiện hệ thống thông tin
Thứ nhất, phải hoàn thiện hệ thống thông tin kế toán. Hệ thống thông tin kế toán trong Công ty cổ phần Nam Liên cần được hoàn thiện đồng bộ từ tổ chức vận dụng chứng từ, tài khoản sổ sách và báo cáo tài chính.
Thứ hai,Tăng cường kiểm soát thông tin:
Công ty cần phải thường xuyên tự kiểm tra, đánh giá về hệ thống kiểm tra, KSNB. Tổng giám đốc cần ban hành văn bản quy định người điều hành các bộ phận, đơn vị nghiệp vụ, các cá nhân có lên quan phải thường xuyên xem xét, đánh giá về tính hiệu lực và hiệu quả của KSNB; mọi khiếm khuyết phải được báo cáo một cách kịp thời với cấp quản lý trực tiếp tránh gây tổn thất hoặc nguy cơ rủi ro cần báo ngay cho giám đốc, ban kiểm soát.
Tổng giám đốc công ty ban hành văn bản quy định tất cả các cá nhân, các bộ phận ở mọi cấp của Công ty phải thường xuyên liên tục kiểm tra và tự kiểm tra việc
thực hiện các quy định, quy trình nội bộ có liên quan, đồng thời có văn bản hướng dẫn thực hiện công tác kiểm tra.
Thứ ba, Tiếp thị và truyền thông của các Công ty luôn cần bắt đầu từ việc xác định đúng đối tượng khách hàng mục tiêu. Hiểu rõ đối tượng khách hàng mục tiêu của mình là ai, đang làm ngành nghề gì, cụ thể bao nhiêu tuổi hay có mức thu nhập và chi tiêu ra sao sẽ giúp các Công ty phân khúc sản phẩm và truyền thông hiệu quả hơn đến khách hàng.
Việc am hiểu từng đối tượng khách hàng dựa trên đa chiều thông tin vẫn giữ tầm quan trọng tiên quyết trong việc tạo ra những sản phẩm hoặc dịch vụ phù hợp cho từng nhóm đối tượng và các chiến lược tiếp thị và truyền thông. Nếu tiếp cận đúng đối tượng, chi phí đầu tư cho các chương trình tiếp thị truyền thông sẽ mang lại hiệu quả cao hơn.