*Về nhận diện rủi ro:
Ban kiểm soát nên vận dụng kỹ năng và kiến thức nghiệp vụ của mình để nhận định rủi ro và xác định rủi ro một cách thường xuyên. Đồng thời có thể đưa ra bộ phương pháp nhận diện rủi ro đối với hoạt động sản xuất như:
Phương pháp chung: Xây dựng bảng liệt kê
Xây dựng bảng liệt kê là việc đi tìm câu trả lời cho các câu hỏi đặt ra trong các tình huống nhất định, để từ đó nhà quản trị có những thơng tin nhận dạng và xử lý các đối tượng rủi ro.
Thực chất của phương pháp sử dụng bảng liệt kê là phương pháp phân tích SWOT.
Các phương pháp nhận dạng cụ thể
- Phương pháp phân tích báo cáo tài chính - Phương pháp lưu đồ;
- Phương pháp thanh tra hiện trường
- Phương pháp làm việc với các bộ phận khác của doanh nghiệp - Phương pháp làm việc với các bộ phận khác bên ngồi doanh nghiệp - Phương pháp phân tích hợp đồng
- Phương pháp nghiên cứu số lượng các tổn thất trong quá khứ
*Về đánh giá rủi ro và xác định mức độ thiệt hại của rủi ro đến HĐSX
Trước khi thực hiện các bước của quy trình đánh giá rủi ro; Công ty cần hiểu rủi ro được hiểu là sự kết hợp giữa 2 hoặc 3 yếu tố bên dưới:
- Mức độ nghiêm trọng hay khả năng gây thiệt hại - Khả năng xảy ra hay tần xuất xảy ra
- Tần suất thực hiện công việc thực hiện đánh giá (yếu tố này có xem xét trong q trình đánh giá hoặc khơng)
- Và sự kết hợp như thế nào thì Cơng ty sẽ tìm hiểu theo thứ tự các bước sau; tất cả các bước công việc bên dưới đây được điền vào một biểu mẫu nhận dạng mối nguy và phân tích rủi ro.
Bước 1: Liệt kê tất cả các cơng việc hay hoạt động của doanh nghiệp
- Việc đầu tiên là liệt kê tất cả các công việc theo thứ tự để chuẩn bị cho việc đánh giá, việc liệt kê càng chi tiết thì việc đánh giá càng mang lại hiệu quả, việc liệt kê có thể như sau:
- Theo chức năng quản trị
- Theo địa lý nhà máy, văn phòng
- Theo cơ cấu tổ chức, phòng ban chức năng
- Theo thứ tự thực hiện của các quá trình, quy trình
Bước 2: Xác định nguy cơ và rủi ro có thể xảy ra
Đối với mỗi bước công việc được liệt kê; Cơng ty cần xác định các nguy cơ (mối nguy) có thể gây ra rủi ro. Nguy cơ có thể do người, do máy móc, do quy trình, do tác động bên ngồi hoặc có thể kết hợp các vấn đề trên; sau đó là xác định các rủi ro có thể xảy ra dựa trên các nguy cơ trên.
Bước 3: Mức độ nghiêm trọng hay khả năng gây thiệt hại
Để xác định được mức độ nghiêm trọng; Công ty phải đánh giá dựa vào lịch sử hoạt động của DN, để xem xét việc đó đã xảy ra chưa. Nếu đã xảy ra rồi thì dễ dàng xác định mức độ thiệt hại, nếu chưa xảy ra thì có thể ước chừng, nếu nó xảy ra thì thiệt hại như thế nào và Cơng ty phải phân chia các cấp độ thiệt hại khác nhau để dễ đánh giá, để dễ dàng thì thơng thường sẽ chia thành 5 cấp thiệt hại từ 1 ~ 5, tùy vào từng quy mô của doanh nghiệp mà định nghĩa mức độ thiệt hại khác nhau (ví dụ có doanh nghiệp định nghĩa mức độ thiệt hại cấp độ 5 là thiệt hại một tỉ đồng nhưng doanh nghiệp khác lại định nghĩa cấp độ 5 là 200 triệu đồng).
Bước 4: Xác định khả năng xảy ra
Để xác định khả năng xảy ra, Công ty cũng phải dựa vào lịch sử hoạt động của DN của bạn để xem xét vấn đề đó bao lâu xảy ra một lần, từ đó Cơng ty cũng phân chia ra các cấp độ khác nhau để dễ đánh giá (ví dụ tham khảo bên dưới). Nếu DN mới thành lập chưa có số liệu thì Cơng ty có thể tham khảo ở các Công ty cùng lĩnh vực, cùng ngành hoặc cùng điều kiện môi trường hoạt động.
Nguồn: Tác giả thiết kế
Bước 5: Xác định cấp độ rủi ro
của mức độ nghiêm trọng và khả năng xảy ra) Cơng ty sẽ có thang điểm từ 1 ~25.
Nguồn: Tác giả thiết kế
Từ đó có thể phân chia ra được 4 cập độ khác nhau đó là thấp 1~4 điểm; trung bình 5~8 điểm, cao 10~12 điểm và rất cao là 15~25 điểm.
Bước 6: Thiết lập biện pháp kiểm soát
Sau khi xác định được các cấp độ rủi ro, Công ty phải thực hiện các biện pháp kiểm soát với mức độ ưu tiên dựa trên các cấp độ rủi ro khác nhau, biện pháp kiểm soát có thể là thiết lập quy trình đánh giá rủi ro, hướng dẫn, biểu mẫu, quy định... Thông thường, để tối giản, Cơng ty sẽ ưu tiên kiểm sốt rủi ro cho các hoạt động ở mức độ rủi ro cao và rất cao, cịn đối với các hoạt động có mức độ rủi ro trung bình thì Cơng ty có thể xem xét tùy từng nhu cầu của DN, qua đó Cơng ty có được danh mục tài liệu và các cơng việc cần được thực hiện dựa trên tiêu chí kiểm sốt rủi ro cho các hoạt động của DN.
Nhưng để đảm bảo mang lại lợi ích tối đa cho DN; Tác giả đề xuất Công ty cổ phần Nam Liên cần kết hợp thêm phương pháp đánh giá lợi ích. Tương tự như việc kiểm sốt rủi ro thì mục đích của hệ thống quản lý chất lượng cũng phải mang lại nhiều lợi ích cho DN như: Nâng cao chất lượng, rút ngắn tiến độ, giảm chi phí… thì Cơng ty cũng cần phải thực hiện biện pháp đánh giá lợi ích, để xem các tài liệu sẽ thiết lập ra có mang lại lợi ích xứng đáng khơng và lợi ích ở mức nào thì Cơng ty cần thành lập tài liệu để kiểm soát.
Phương pháp đánh giá lợi ích được thiết lập cũng giống như phương pháp, quy trình đánh giá rủi ro nhưng phương pháp này Công ty chỉ đánh giá dựa trên 2 yếu tố đó là:
- Lợi ích mang lại (kết hợp giữa các lợi ích về chất lượng, tiến độ và chi phí) - Tần suất lặp lại (bao lâu thực hiện công việc này 1 lần).
Tương tự như đánh giá rủi ro, Công ty sẽ lập ra được ma trận lợi ích, các cấp độ của lợi ích và sau đó là kết hợp giữa cấp độ rủi ro và lợi ích, Cơng ty sẽ thấy được các công việc nào thực sự cần thiết lập tài liệu để kiểm sốt. Có như vậy hệ thống tài liệu doanh nghiệp mới được thiết lập trên cơ sở khoa học và tinh gọn nhất.
Nguồn: Tác giả thiết kế
Bước 7: Chỉ định người thực hiện và theo dõi đánh giá
Sau khi hoàn thành các bước đánh giá trên, bảng đánh giá này sẽ được cấp quản lý cao nhất xem xét và phê duyệt, đồng thời chỉ định người thực hiện các biện pháp kiểm soát cũng như theo dõi đánh giá hiệu quả của công tác này.
Với phương pháp này sẽ giúp doanh nghiệp kiểm soát được các rủi ro của tất cả các hoạt động; đồng thời cũng giúp tối giản hóa hệ thống tài liệu và nâng cao hiệu quả nhờ sự kết hợp với đánh giá lợi ích.
4.3.3. Giải pháp hồn thiện hoạt động kiểm sốt
nhà quản trị doanh nghiệp thiết lập và tổ chức thực hiện để ngăn ngừa và phát hiện các rủi ro trong quá trình HĐSX kinh doanh nhằm đạt được các mục tiêu đề ra. Có rất nhiều các thủ tục kiểm sốt khác nhau được thiết kế và vận hành ở mọi cấp, mọi khâu trong quá trình hoạt động của doanh nghiệp. Qua khảo sát, nghiên cứu thực trạng về thủ tục kiểm soát đang được thực hiện tại xưởng sản xuất của Công ty nhận thấy cịn bộc lộ những hạn chế cần được hồn thiện với những giải pháp chủ yếu sau:
Quán triệt các nguyên tắc kiểm soát cơ bản trong xây dựng quy chế quản lý nội bộ tại xưởng sản xuất của Công ty. Hệ thống quy chế quản lý nội bộ bao gồm các quy chế, quy trình, quy định và các văn bản mang tính bắt buộc chung trong từng đơn vị, trong từng lĩnh vực hoạt động hoặc từng hành vi cụ thể.
Để có thể quản lý, kiểm sốt được các mặt hoạt động đa dạng hiện nay thì cơng ty cần xây dựng các quy chế quản lý nội bộ với những danh mục chủ yếu sau: Nhóm các quy chế tổ chức và hoạt động gồm:
Quy định chế độ làm việc và phân công nhiệm vụ của Ban Giám đốc; Quy chế tổ chức hoạt động của ban kiểm soát;
Quy chế hoạt động của người đại diện vốn;
Quy chế tổ chức và hoạt động của ban quản lý HĐSX;
Quy chế tổ chức và hoạt động của ban điều hành sản xuất, in ấn; Quy chế tổ chức và hoạt động của các phịng ban cơng ty;... Quy chế mua vật tư, quản lý hàng tồn kho;
Sổ tay kế tốn;...
Nhóm các quy chế tổ chức nhân sự gồm:
Quy chế tiền lương;
Quy chế thi đua khen thưởng, kỷ luật lao động; Quy chế tuyển dụng, đào tạo, bổ nhiệm;...
Quy trình lựa chọn ;
Quy trình quản lý sản xuất, in ấn; Quy trình bảo hộ lao động;
Quy trình giám sát, đánh giá đầu tư;
Quy trình quản lý chi phí đầu tư xây dựng; Quy trình mua hàng và thanh tốn;
Quy trình sản xuất và dịch vụ sau sản xuất;...
Bản thân mỗi bộ phận trong Công ty cần tiến hành rà sốt lại tồn bộ các quy chế quản lý nội bộ hiện hành, đối chiếu với danh mục quy chế cần phải ban hành, đối chiếu với các quy định, chính sách pháp luật của Nhà nước, và yêu cầu quản lý của đơn vị để sửa đổi, bổ sung và ban hành mới các quy chế quản lý nội bộ. Quy chế quản lý nội bộ sau khi sửa đổi, bổ sung, ban hành mới phải được truyền thông, phổ biến đến các cá nhân, bộ phận có liên quan trong đơn vị để biết và thực hiện. KSNB được đánh giá là hữu hiệu nếu có quy chế quản lý tương đối đầy đủ, trong các quy chế đó chứa đựng các ngun tắc kiểm sốt, đặc biệt là các nguyên tắc phân công, phân nhiệm; ủy quyền, phê chuẩn; bất kiêm nhiệm và các quy chế quản lý này được thực thi triệt để. Vì vậy, khi công ty xây dựng, ban hành các quy chế quản lý cần quán triệt đầy đủ các nguyên tắc phân công, phân nhiệm; ủy quyền, phê chuẩn; bất kiêm nhiệm với các giải pháp cụ thể như sau:
Thứ nhất, đối với nguyên tắc phân công, phân nhiệm:
Công việc và trách nhiệm cần được phân chia cho nhiều người trong một bộ phận hay cho nhiều bộ phận trong đơn vị để không một cá nhân hay một bộ phận nào được thực hiện từ khâu đầu đến khâu cuối, từ đó mà tránh được gian lận, sai sót. Trong phân cơng, phân nhiệm cần tránh cả hai xu hướng quá tập trung hoặc quá phân tán. Quá tập trung dễ dẫn đến lạm quyền, quá phân tán dễ dẫn đến những quyết định trong quản lý không đáp ứng kịp thời hoặc khơng chuẩn xác, từ đó các cấp có thẩm quyền khơng nắm được thơng tin.
Thứ hai, đối với nguyên tắc ủy quyền, phê chuẩn:
Nhà quản lý trong công ty không thể và cũng không nên trực tiếp quyết định mọi vấn đề mà nên có sự phân cơng nhiệm vụ trong từng cấp quản lý, đảm bảo cho HĐSX đạt hiệu quả, đồng thời nhà quản lý có thể tổng quan kiểm sốt được mọi hoạt động trong đơn vị. Nguyên tắc này cần được công ty quán triệt trong từng loại nghiệp vụ kinh tế. Ví dụ với nghiệp vụ mua vật tư thì ai là người phê duyệt, ai là người được ủy quyền phê duyệt nhu cầu và kế hoạch mua vật tư, và trách nhiệm của người phê duyệt như nào khi xảy ra các gian lận, sai sót cần được quy định cụ thể, rõ ràng.
Thứ ba, đối với nguyên tắc bất kiêm nhiệm:
Cơng ty phải quy định sự cách ly thích hợp về nhiệm vụ và trách nhiệm của từng vị trí cơng tác nhằm ngăn ngừa cả sai phạm cả cố ý và vô ý, tránh được các hành vi lạm dụng quyền hạn đồng thời cũng là một biện pháp kiểm soát quan trọng. Ba sự cách ly quan trọng nhất cần được tôn trọng: Cách ly quyền phê chuẩn nghiệp vụ với việc thực hiện nghiệp vụ kinh tế; Cách ly việc bảo quản tài sản với ghi sổ kế toán; Cách ly chức năng thực hiện nghiệp vụ với kiểm soát nghiệp vụ. Trong thời gian tới cơng ty cần rà sốt lại sự kiêm nhiệm của các nhà quản lý cấp cao để có sự phân cơng lại một cách hợp lý hơn. Bên cạnh đó, Cơng ty cần gia tăng tỷ lệ phù hợp thành viên độc lập trong HĐQT nhằm nâng cao năng lực hoạch định và kiểm soát của cấp quản trị này.
Hồn thiện thủ tục kiểm sốt chi phí sản xuất:
Thứ nhất, hoàn thiện thủ tục kiểm sốt phí NLV trực tiếp trong sản xuất, in ấn bao bì. Trong trường hợp cơng ty đóng vai trị là đơn vị sản xuất, in ấn bao bì kể cả cho các bao bì, HĐSX do chính cơng ty làm chủ đầu tư hoặc được ủy quyền làm chủ đầu tư, hoặc nhận thầu cho các đối tác khác bên ngồi thì việc kiểm sốt phí NLV trực tiếp đóng vai trị quan trọng trong việc đảm bảo tiến độ, chất lượng bao bì và hiệu quả HĐSX của DN.
Đối với khâu bảo quản, dự trữ vật tư: Cơng ty cần có sự quan tâm đúng mức tới công tác bảo quản và dự trữ vật tư. Bên cạnh việc áp dụng các mơ hình tồn kho để xác định lượng vật tư dự trữ tối ưu thì Cơng ty cần xây dựng định mức hao hụt vật tư trong q trình lưu kho. Kho của Cơng ty in ấn bao bì là mặt bằng ngay tại các công trường sản xuất, in ấn, thường ở ngồi trời, có tính chất tạm thời nên chất lượng vật tư chịu ảnh hưởng tác động của các yếu tố thời tiết tự nhiên, và dễ mất mát, thất thốt vì vậy cơng tác bảo vệ, kiểm kê, kiểm soát phải được thực hiện nghiêm ngặt đúng quy trình. Cơng ty cần xây dựng chế tài xử lý nghiêm các vi phạm nếu cán bộ có trách nhiệm quản lý vật tư để xảy ra mất mát, hư hỏng vật tư do những nguyên nhân chủ quan. Các vật tư chính xuất dùng trong ngày khơng sử dụng hết cần được nhập lại kho. Thời gian giữa các lần kiểm kê kho cần được rút ngắn, nên cuối mỗi tháng thay vì định kỳ 6 tháng một lần như DN hiện nay. Đối với khâu xuất vật tư sử dụng: Thủ tục xuất vật tư sử dụng sản xuất, in ấn tại xưởng bao bì của Cơng ty được thực hiện như sau: Các tổ sản xuất, in ấn lập Phiếu yêu cầu vật tư chuyển cho đội trưởng đội in ấn bao bì hoặc chỉ huy trưởng cơng trường phê duyệt; thủ kho căn cứ vào phiếu yêu cầu vật tư đã được duyệt lập phiếu xuất kho, làm thủ tục xuất kho, và ghi vào thẻ kho. Ở khâu này, các đội in ấn bao bì cần xây dựng kế hoạch sử dụng NVL cho từng ngày, từng tổ sản xuất, in ấn để đảm bảo xuất vật tư phù hợp với nhu cầu sử dụng thực tế. Cuối ngày vật tư sử dụng không hết cần thực hiện kiểm đếm, nhập lại kho. Hàng tháng kế tốn đội in ấn bao bì phải lập các bảng kê tổng hợp vật liệu xuất dùng theo từng bao bì, đơn hàng và tiến hành kiểm tra, đối chiếu với dự tốn đã được phê duyệt, đồng thời có trách nhiệm chuyển các hóa đơn, chứng từ mua, xuất sử dụng vật tư, chi lương và các chi phí khác tới phịng tài chính kế tốn cơng ty để thực hiện kiểm soát và ghi Sổ kế toán. Sau khi đơn