Công ty cổ phần Nam Liên đã có cách thức kiểm soát hệ thống chứng từ kế toán như sau: HĐSX có KSNB chứng từ sản xuất, thể hiện:
+ Hàng năm, bộ phận kế hoạch kỹ thuật căn cứ vào nhiệm vụ kế hoạch sản xuất của Tổng giám đốc giao cho bộ phận sản xuất, lập bảng dự trù vật tư cho từng khối lượng sản xuất, trong đó có cả định mức NVL tiêu hao cho một đơn vị sản phẩm, đây chính là căn cứ để NVL được thu mua, dự trữ ở mức hợp lý và sử dụng tiết kiệm, đúng mức tránh gây lãng phí vật tư.
+ Để vật tư được xuất kho sử dụng, thì phải thông qua quy trình kiểm tra, xét duyệt chặt chẽ và quy trình luân chuyển chứng từ hợp lý: từ bộ phận có yêu cầu lên phòng vật tư, xin giám đốc xét duyệt, chuyển sang kế toán in chứng từ, hạch toán và trả lại phòng vật tư để thực hiện xuất kho, trên phiếu xuất kho có xác nhận của người nhận.
+ Công tác kiểm kê, đánh giá vật tư được tiến hành định kỳ và có chất lượng. Công việc này nâng cao ý thức trách nhiệm quản lý và sử dụng vật tư của các phòng ban liên quan như: bộ phận nhận vật tư, bộ phận sử dụng vật tư, bộ phận bảo quản vật tư...Kết quả kiểm kê được phản ánh riêng trên các bảng: biên bản kiểm kê vật tư, biên bản kiểm kê vật tư phân bổ hết giá trị.
Thông tin và truyền thông là điều kiện không thể thiếu cho việc thiết lập, duy trì và nâng cao năng lực kiểm soát rủi ro hoạt động của công ty thông qua việc hình thành các báo cáo để cung cấp thông tin về tình hình dư nợ, phân loại nợ...bao gồm cả nội bộ và bên ngoài.
Nam Liên không ngừng cải thiện và áp dụng công nghệ hiện đại và đã giải quyết được hai vấn đề cốt lõi tồn tại trong một thời gian dài là: giảm tỷ lệ nợ quá hạn và tình trạng thiếu hụt vốn. Nhà quản lý được cung cấp đầy đủ và kịp thời thông tin bên trong và bên ngoài nhằm phục vụ cho việc thiết lập mục tiêu và ra quyết.
Thông tin và truyền thông là điều kiện không thể thiếu cho việc thiết lập, duy trì và nâng cao năng lực kiểm soát rủi ro hoạt động tiêu thụ hàng hóa của DN thông qua việc hình thành các báo cáo để cung cấp thông tin về tình hình sản xuất, khai thác và chế biến, tiêu thụ, hàng tồn kho...bao gồm cả nội bộ và bên ngoài. Kết quả khảo sát tại Công ty CP Nam Liên được thể hiện qua bảng sau:
Bảng 3.8: Bảng tổng hợp kết quả khảo sát về thông tin và truyền thông
Câu hỏi Trả lời
Thông tin và truyền thông Có Không
1 Những thông tin cần thiết có được truyền đạt đến từng
cá nhân, bộ phận liên quan một cách kịp thời? 92% 8% 2 Những cá nhân, tập thể có thành tích có được thông báo
rộng rãi trong cơ quan không? 84% 16%
3 Nhân viên bộ phận sản xuất có báo cáo ngay lập tức các
sự cố xảy ra cho nhà quản lý không? 64% 36%
4
Các nhân viên sản xuất có được khuyến khích báo cáo những điều nghi ngờ không hợp lý cho ban giám đốc, cán bộ quản lý không?
78% 22%
5
Nhà quản lý có được cung cấp đầy đủ và kịp thời các thông tin bên trong và bên ngoài nhằm phục vụ cho việc thiết lập mục tiêu, phân tích hoạt động và ra quyết định không?
96% 4%
6
Hệ thống trao đổi thông tin giữa các cấp được thực hiện đi từ cấp điều hành cao nhất đến cấp quản lý cơ sở đến nhân viên?
80% 20%
7 Tồn tại kênh thông tin hiệu quả giữa các cấp trực tiếp và
nhân viên, giữa cấp quản lý cao hơn và nhân viên không? 92% 8% 8 Các thông tin bên ngoài có được cập nhật kịp thời không? 82% 18%
Nguồn: Tổng hợp từ điều tra do tác giả thực hiện
Qua kết quả khảo sát và phỏng vấn quan bảng 3.7 cho thấy thông tin và tryền thông cả bên trong và bên ngoài Công ty cổ phần Nam Liên đều khá tốt.
Công ty cổ phần Nam Liên không ngừng cải thiện và áp dụng công nghệ hiện đại và đã giải quyết được hai vấn đề cốt lõi tồn tại trong một thời gian dài là: giảm sản phẩm hỏng và sản phẩm kém chất lượng. Nhà quản lý được cung cấp đầy đủ và kịp thời thông tin bên trong và bên ngoài nhằm phục vụ cho việc thiết lập mục tiêu và ra quyết định (86% phiếu trả lời cho thấy những thông tin cần thiết có được truyền đạt đến từng cá nhân, bộ phận liên quan một cách kịp thời, 84% trả lời hệ thống thông tin trong Công ty cổ phần Nam Liên có giúp ích cho nhà quản lý nhận diện và đối phó với rủi ro).