Trong giai đoạn này, dựa trên kế hoạch đã được lập ra trước đó KTV sẽ tiến hành kiểm toán, những phát hiện sẽ được ghi chép đầy đủ trong giấy tờ làm việc (Working paper), đây là cơ sở quan trọng để đưa ra ý kiến sau này. Giai đoạn thực hiện kiểm toán bao gồm những thủ tục sau
2.2.2.1. Đánh giá kiểm soát nội bộ
Hoạt động KSNB của đơn vị cho thấy việc kiểm soát từ cấp trên để đảm bảo việc thực hiện, ghi nhận và phê chuẩn các nghiệp vụ một cách đúng đắn , hợp lý, kịp thời góp phần làm tăng độ tin cậy của thông tin trình bày trên BCTC.
Để đạt xác định được tính hiệu quả và hiệu lực của KSNB để có cơ sở xây dựng các thủ tục kiểm toán đối với khoản mục NPTNB KTV cần sử dụng các phương pháp như phỏng vấn, quan sát, sử dụng bảng hỏi, lưu đồ.. để khảo sát về sự thực hiện các quy chế KSNB. Các nội dung nhằm đánh giá về KSNB có thể bao gồm những vấn đề sau :
• Khảo sát về việc thiết kế quy trình mua hàng - thanh toán của khách hàng
(các bước kiểm soát, người tham gia..) bằng cách sử dụng lưu đồ, phỏng vấn..
• Khảo sát về việc thực hiện (vận hành) các kiểm soát mà đơn vị đã thiết kế gắn
với từng khâu kiểm soát. Cách thức thường được KTV áp dụng là phỏng vấn các bộ phận có liên quan, quan sát trực tiếp, thiết kế bảng hỏi, kiểm tra dấu vết của sự phê chuẩn..
Từ đó thực hiện đánh giá sơ bộ rủi ro kiểm soát, nếu đánh giá hoạt động kiểm soát được thiết kế hữu hiệu và hoạt động hiệu quả thì thực hiện các TNKS để hạn chế TNCB. Ngược lại, nếu việc đánh giá là kém thì không thực hiện TNKS mà mở rộng thử nghiệm cơ bản.
Sau khi thực hiện các TNKS, KTV tiến hành đánh giá lại rủi ro kiểm soát. Nếu trường hợp việc đánh giá thủ tục kiểm soát của đơn vị khách hàng không được thiết kế hoặc thực hiện không hiệu quả thì sẽ không thực hiện các thử nghiệm kiểm soát mà mở rộng các TNCB. Ngược lại, khi các thủ tục kiểm soát được thiết kế hữu hiệu và có khả năng thực hiện hiệu quả, rủi ro kiểm soát ở mức thấp thì sẽ thực hiện các TNKS để hạn chế phạm vi của TNCB.
Học viện Ngân hàng 45 Khóa luận tốt nghiệp
2.2.2.2. Thủ tục phân tích
Sự biến động, thay đổi của các thông tin tài chính thường là mối quan tâm của KTV, giúp KTV có cái nhìn khái quát nhất về tình hình hoạt động kinh doanh cũng như vị thế tài chính của doanh nghiệp. Ngoài ra qua trình phân tích sơ bộ có thể giúp KTV mang tính định hướng trong việc xây dựng các thủ tục kiểm toán cần thiết, đánh giá được các sai sót có thể xảy ra đối với khoản mục NPTNB. Thủ tục này thường bao gồm
• Phân tích xu hướng: So sánh số dư khoản mục NPTNB năm nay so với năm trước của toàn bộ khoản phải trả người bán;
• Phân tích tỷ suất: So sánh số dư NPTNB trong tổng nguồn vốn hoặc giá trị NPTNB trong tổng giá trị hàng mua trong kỳ từ đó phân tích sơ bộ về sự biến động về tỷ suất giữa các năm;
• Phân tích sử dụng hệ số: Tính toán vòng quay nợ phải trả, kỳ trả tiền bình quân..
• Phân tích phi tài chính: Ví dụ như khi thực hiện phân tích đối với khoản mục NPTNB, một phát hiện của KTV đó là sự biến động tăng mạnh số dư NPTNB cuối năm năm so với giá trị đầu năm. Từ đó, KTV nhận định rủi ro liên quan tới cơ sở dẫn liệu về tính hiện hữu của các khoản công nợ. Nhận định này giúp KTV tập trung vào việc làm giảm thiểu rủi ro liên quan tới mục tiêu về tính hiện hữu như việc kiểm tra tài liệu, gửi thư xác nhận.
2.2.2.3. Kiểm tra chi tiết nghiệp vụ và số dư tài khoản
❖ Lập bảng số dư chi tiết của các khoản nợ phải trả người bán
KTV cần làm việc với bộ phận kế toán và thu thập sổ hoặc bảng tổng hợp chi tiết NPTNB, đối chiếu số dư khoản mục NPTNB với sổ cái và tìm hiểu rõ bản chất các khoản phải trả có số dư lớn.
❖ Đối chiếu với thông báo nợ của nhà cung cấp
Thu thập bảng tổng hợp chi tiết các khoản NPTNB theo từng đối tượng;
Đối chiếu số dư TK 331 chi tiết theo từng đối tượng với biên bản đối chiếu công nợ của nhà cung cấp tại ngày khóa sổ và tìm hiểu nguyên nhân nếu có chênh lệch.
Học viện Ngân hàng 46 Khóa luận tốt nghiệp
❖ Gửi thư xác nhận
• Lập và gửi TXN số dư nợ phải trả cho các đối tượng cần xác nhận nợ. Lập
bảng tổng hợp theo dõi TXN và đối chiếu số xác nhận với số liệu trên sổ chi tiết (hoặc trên Bảng tổng hợp đã lập) , xác định nguyên nhân chênh lệch (nếu có);
• Đối với những thư không nhận được hồi đáp thì gửi TXN lần 2;
• Trường hợp không trả lời lần 2, KTV thực hiện các thủ tục thay thế như:
kiểm tra cá khoản thanh toán phát sinh sau ngày kết thúc năm hoặc kiểm tra chứng minh tính hiện hữu của nghiệp vụ mua hàng (hợp đồng, hóa đơn, phiếu giao hàng, phiếu nhập kho..) trong năm về việc hình thành số dư.
❖ Kiểm tra chi tiết chọn mẫu phát sinh phải trả NCC
KTV lựa chọn một số khoản nợ phải trả trên số dư chi tiết cuối năm kiểm tra chứng từ gốc, tài liệu có liên quan như đơn đặt hàng, hóa đơn, phiếu nhập kho..
❖ Xem xét các sự kiện phát sinh sau ngày khóa sổ
Chọn mẫu các nghiệp vụ mua hàng, thanh toán phát sinh từ thời điểm kết thúc kỳ kế toán tới thời điểm thực hiện kiểm toán sau đó đối chiếu với bộ chứng từ liên quan nhằm kiểm tra tính đúng kì và để đánh giá mức độ ảnh hưởng tới khả năng thanh toán nợ cuối năm.
❖ Kiểm tra đánh giá các khoản phải trả người bán có gốc ngoại tệ
Đánh giá tất cả các khoản mục có số dư gốc ngoại tệ tại thời điểm lập BCTC : - Quy đổi các khoản tiền tệ có gốc ngoại tệ sang đơn vị tiền tệ kế toán, cần chú ý sử dụng tỷ giá tại ngân hàng thương mại thường xuyên giao dịch ;
- So sánh, đối chiếu đang được trình bày trên sổ sách của khách hàng ; - Tìm hiểu nguyên nhân chênh lệch (nếu có).
❖ Kiểm tra các khoản trả trước cho nhà cung cấp
Kiểm tra đối với khoản tiền trả trước cho NCC, đối chiếu với số liệu trình bày trên sổ cái, kiểm tra các hóa đơn chứng từ liên quan, xem xét lý do trả trước nhằm đánh giá tính hợp lý của các số dư trả trước cho NCC lớn và xem xét mức độ hoàn thành tại ngày kết thúc kỳ kế toán, xem xét tuổi nợ và các điều khoản thanh toán..
Mọi công việc và kết quả trên phải được KTV ghi chép một cách đầy đủ vào giấy tờ làm việc và được soát xét bởi người có thẩm quyền và bổ sung các thủ tục kiểm soát khác nếu cần thiết.
Học viện Ngân hàng 47 Khóa luận tốt nghiệp
❖ Kiểm tra việc trình bày và thuyết minh BCTC
KTV cần đánh giá và phân loại lại công nợ ngắn hạn và dài hạn, đảm bảo các khoản nợ phải trả người bán phải được phân loại chính xác và trình bày hợp lý trên BCTC.