Các chức năng chủ yếu của chu trình hàng tồn kho bao gồm: Chức năng mua hàng, nhận
hàng, lưu kho, xuất kho, sản xuất và vận chuyển hàng đi tiêu thụ. Căn cứ trên các chức năng của chu trình hàng tồn kho, DN có thể xây dựng KSNB đối với hàng tồn kho thông
qua việc thiết lập các bộ phận riêng biệt thực hiện các chức năng cơ bản. Chức năng mua hàng
Để đạt được sự KSNB hữu hiệu đối với các nghiệp vụ mua hàng, đơn vị phải tổ chức một phòng riêng biệt chuyên thực hiện chức năng mua hàng (ví dụ như phòng vật tư, phòng cung ứng). Phòng này có trách nhiệm mua hàng nhưng không có quyền quyết định mua. Nghiệp vụ mua hàng bắt đầu bằng việc bộ phận kho hoặc bộ phận có nhu cầu
về vật tư hàng hoá dịch vụ viết “Phiếu yêu cầu mua hàng”. “Phiếu yêu cầu mua hàng” được dùng để yêu cầu phòng thu mua lập “Đơn đặt mua hàng”. “Phiếu yêu cầu mua hàng” được lập: Có thể do nhân viên coi kho lập. Khi hàng tồn kho đã đạt đến một mức độ ấn định trước. Do các nguyên liệu cần để sản xuất một đơn đặt hàng cá biệt của khách hàng. Được đề ra dựa trên kết quả kiểm kê định kỳ do nhân viên có trách nhiệm thực hiện. Để có được nghiệp vụ mua hàng, các phiếu yêu cầu mua hàng phải được cấp có thẩm quyền phê duyệt về sự hợp lý và tính có thật của nhu cầu mua. Các đơn đặt hàng phải được đánh số thứ tự trước, trong đơn đặt hàng phải nêu rõ số lượng, chủng loại, quy cách phẩm chất hàng hóa hoặc dịch vụ yêu cầu, giá cả và thời điểm giao nhận hàng hoá. Một liên của “Đơn đặt mua hàng” cần được gửi tới phòng kế toán còn một liên cần được chuyển tới bộ phận nhận hàng để làm căn cứ đối chiếu. Ngay cả khi đặt hàng qua điện thoại thì đơn đặt mua hàng chính thức cũng cần phải được chuẩn bị và gửi tới các bộ phận mua hàng. Hàng tồn kho trong DN được xác định khi DN chính thức
chấp nhận hoá đơn bán hàng hoặc cam kết thanh toán. Tất cả các hàng hoá, vật tư mua về đều phải giao cho bộ phận nhận hàng kiểm tra. Bộ phận nhận hàng có trách nhiệm xác định số lượng hàng nhận, kiểm định lại chất lượng hàng xem có phù hợp với yêu cầu trong đơn đặt hàng không và loại bỏ các vật tư hàng hoá bị đổ vỡ hoặc bị lỗi. Bộ phận này sẽ lập Biên bản kiểm nhận vật tư hàng hoá hoặc Báo cáo nhận hàng và chuyển
hàng tới bộ phận kho. Bộ phận nhận hàng phải độc lập với bộ phận mua hàng, bộ phận vận chuyển và bộ phận kho.
Chức năng lưu kho
Tất cả vật tư hàng hóa sẽ được chuyển tới kho và sẽ được kiểm tra về chất lượng, số lượng. Bộ phận kho sẽ làm thủ tục nhập kho, lập phiếu nhập kho và sau đó thông báo cho bộ phận kế toán về số lượng hàng nhận và cho nhập kho. Bộ phận kho sẽ ghi nhận số lượng, chủng loại, quy cách hàng nhập kho vào sổ kho (Thẻ song song, Sổ đối chiếu luân chuyển hoặc Sổ số dư), xác lập quy trình bảo quản để giảm hao hụt và giảm thiểu chi phí lưu kho.
Chức năng xuất kho vật tư, hàng hoá
Bộ phận kho phải chịu trách nhiệm về số hàng hóa mà mình quản lý. Do vậy, trong bất cứ trường hợp nào thì bộ phận kho đều đòi hỏi phải có Phiếu yêu cầu sử dụng vật tư
hàng hoá đã được phê duyệt từ các đơn vị sử dụng. Phiếu yêu cầu này thường được lập thành ba liên. Đơn vị có yêu cầu sẽ giữ một liên, một liên sẽ giao cho bộ phận kho làm căn cứ xuất kho và hạch toán, liên còn lại sẽ chuyển cho Phòng Kế toán để ghi sổ kế toán. Để hạn chế việc viết phiếu yêu cầu sử dụng vật tư hàng hoá cho những mục đích không rõ ràng, đơn vị phải đặt ra quy định kiểm soát các Phiếu yêu cầu. Phiếu yêu cầu phải được lập căn cứ vào đơn đặt hàng sản xuất hoặc đơn đặt hàng của khách hàng.
Chức năng sản xuất
Việc sản xuất cần phải được kiểm soát chặt chẽ bằng kế hoạch và lịch trình sản xuất. Kế
hoạch và lịch trình sản xuất được xây dựng dựa vào ước tính về nhu cầu đối với sản phẩm của đơn vị cũng như dựa vào tình hình thực tế hàng tồn kho hiện có. Kế hoạch và lịch trình sản xuất được xây dựng nhằm tránh tình trạng ứ đọng hàng hoá hoặc thiếu hàng hoá tiêu thụ đồng thời giúp đơn vị đảm bảo các yếu tố đầu vào như nguyên vật liệu
và nhân công. Trách nhiệm đối với vật tư trong giai đoạn sản xuất thuộc về những người
giám sát sản xuất (đốc công, quản lý phân xưởng). Do vậy, kể từ khi nguyên vật liệu được chuyển tới phân xưởng cho tới khi các sản phẩm được hoàn thành và được chuyển
vào kho thành phẩm thì người giám sát sản xuất được phân công theo dõi phải có trách nhiệm kiểm soát và nắm chắc tất cả các tình hình và quá trình sản xuất. Trong quá trình này, các chứng từ sổ sách được sử dụng chủ yếu để ghi chép và theo dõi bao gồm: Phiếu
yêu cầu sử dụng vật tư, Phiếu xuất kho, Bảng chấm công, Các bảng kê, Bảng phân bổ... và hệ thống sổ sách kế toán chi phí. Sản phẩm sau khi kết thúc quá trình sản xuất luôn được qua khâu kiểm định chất lượng trước khi cho nhập kho thành phẩm hoặc chuyển đi tiêu thụ. Hoạt động kiểm soát này là phổ biến nhằm phát hiện ra những sản phẩm hỏng, lỗi hay không đạt được các thông số kỹ thuật theo yêu cầu. Việc kiểm định chất lượng sản phẩm giúp DN không rơi vào tình trạng giá trị hàng tồn kho cao hơn so với giá trị thực của nó do một số hàng tồn kho hỏng, lỗi không sử dụng được. Lưu kho thành
phẩm Sản phẩm hoàn thành trong khâu sản xuất được kiểm định xong sẽ cho nhập kho để lưu trữ chờ bán. Quá trình kiểm soát thành phẩm thường được xem như một phần của
chu trình bán hàng và thu tiền. Xuất kho thành phẩm đi tiêu thụ Bất cứ việc xuất kho thành phẩm nào chỉ được thực hiện khi đã nhận được sự phê chuẩn. Thông thường sự phê chuẩn hoặc căn cứ để xuất kho thành phẩm ở đây thường là Đơn đặt hàng của khách
phải lập Phiếu xuất kho. Bộ phận vận chuyển sẽ lập Phiếu vận chuyển hàng hoá có đánh
số thứ tự từ trước. Phiếu vận chuyển hàng sẽ được lập thành 3 liên: Liên thứ nhất được lưu tại bộ phận tiếp vận để làm chứng từ minh chứng cho việc vận chuyển. Liên thứ hai sẽ được gửi đến bộ phận tiêu thụ kèm theo Đơn đặt hàng của khách hàng để làm căn cứ ghi Hoá đơn cho khách hàng. Liên thứ ba sẽ được đính kèm bên ngoài bao kiện của hàng
hoá trong quá trình vận chuyển. Hoạt động kiểm soát này sẽ giúp cho khách hàng kiểm tra được số lượng và chủng loại hàng hoá so với Đơn đặt hàng. Trong trường hợp hàng hoá được vận chuyển thuê bởi một công ty tiếp vận thì Phiếu vận chuyển sẽ được lập thêm một liên thứ tư, liên này sẽ được giao cho bên cung cấp dịch vụ vận chuyển để làm
căn cứ tính cước phí.