Công ty TNHH Sáng Tạo Việt là công ty hoạt động chủ yếu về dịch vụ cung cấp các sản phẩm phụ kiện, trang trí, bảo vệ điện thoại bán hàng qua nền tảng trực tuyến, vậy nên yêu cầu về nhân sự đối với nhân viên công ty cần có nền tảng và hiểu biết cơ bản đối với các dòng điện thoại trên thị trường và các sàn thương mại điện tử.
Đối với đội ngũ nhân viên kho, công ty chủ trương tuyển chọn những người chăm chỉ, tỉ mỉ, kỹ lưỡng vì quản lý hàng tồn kho yêu cầu tính chính xác cao. Công ty cũng thường
xuyên trang bị thêm kỹ năng, nghiệp vụ để họ có khả năng hiểu biết đầy đủ thông tin về
hàng hóa, đặc biệt là thông tin về các sản phẩm bán chạy, có hiểu biết nhất định đối với một số loại sản phẩm để tránh tình trạng lấy nhầm hàng, các thao tác xử lý đơn hàng sao
cho hiệu quả và tiết kiệm thời gian nhất. Đây là điều rất quan trọng trong quy trình quản
hàng tồn kho của DN, cũng như toàn bộ quá trình hoạt động sản xuất kinh doanh của DN.
Công ty cũng chú trọng tuyển chọn đầu vào đối với người quản lý bộ phận kho (thủ kho
và kiểm kho) thường xuyên chú trọng nâng cao trình độ, chất lượng cán bộ làm công tác
quản lý hàng tồn kho.
Đối với toàn bộ nhân viên từ các phòng ban, công ty có quy định chung được phổ biến rõ ràng ngay từ ngày tuyển dụng, chế độ thưởng phạt rõ ràng theo năng suất lao động. Hàng tháng, hàng quý, công ty thường xuyên tổ chức các buổi nói họp mặt giữa trong cùng một bộ phận hoặc các bộ phận với nhau để trao đổi kinh nghiệm, thảo luận và cách
giải quyết những vướng mắc phát sinh từ thực tế. Cũng như công ty sẵn sàng tiếp nhận ý kiến góp ý trực tiếp hoặc gián tiếp (qua thùng thư góp ý) để cải thiện môi trường làm việc cho nhân viên, tăng hiệu quả chất lượng công việc, đáp ứng các yêu cầu hợp lý mà nhân viên mong muốn.
“Tuyển dụng Nhân Viên Kho Vận Thương Mại Điện Tử Shopee, Tiki, Lazada, Sendo tại Hà Nội
Công Ty TNHH Thương Mại Sáng Tạo Việt (Handtown )
Số 9 Ngõ 218 Tây Sơn, Phường Trung Liệt, Quận Đống Đa, HN
Mô tả công việc
- Thực hiện kiểm kê hàng hoá định kỳ
- Lập báo cáo hàng tồn kho
- Quản lý và sắp xếp hàng hoá Trong Kho
- Thực hiện xuất nhập hàng hoá
Yêu cầu kỹ năng
- Sử Dụng Thành Thạo Excel, Ưu Tiên Ứng Viên Đã Từng Sử Dụng Qua Phần Mềm
Quản Lý Bán Hàng Như Nhanh.vn Hoặc Kiot Việt
- Nhanh nhẹn, Cẩn Thận, chịu khó học hỏi
- Kinh nghiệm: tối thiểu 1 năm ở vị trí tương đương
- Trình Độ Trung Cấp Trở Lên
Quyền lợi được hưởng
Thu Nhập 6 - 8Tr (Bao Gồm Thưởng KPIs)
- Bảo hiểm sau 2 tháng làm việc
- Phụ cấp ăn ca: 650.000
- Thưởng tháng lương thứ 13 (làm việc trên 12 tháng)
- Thưởng KPIs Theo Hiệu Quả Công Việc Từ 1 - 3 Triệu
- Xét tăng lương 6 tháng / lần
Thông tin công ty
Công Ty TNHH Thương Mại Sáng Tạo Việt (Handtown )
Ngõ 178 Tây Sơn, Phường Trung Liệt, Quận Đống Đa, HN”
(Trích: Phòng quản lý Tổng hợp)
2.2.2: Quy trình đánh giá rủi ro hàng tồn kho trong DN
Vì việc đánh giá rủi ro là điều rất quan trọng trong việc xây dựng hệ thống KSNB nên việc xây dựng quy trình đánh giá rủi ro, giảm thiểu tác hại của rủi ro rất cần được chú ý, đặc biệt là đối với quản lý hàng tồn kho. Do rủi ro có thể xảy ra từ cả bên trong và ngoài DN, cho nên để đánh giá rủi ro một cách toàn diện, công ty đã xác định và đưa ra phương thức phòng trừ hoặc giảm thiểu rủi ro cho cả hai nguyên nhân chủ quan lẫn khách quan. Quy trình đánh giá rủi ro hàng tồn kho tại công ty TNHH Sáng Tạo Việt như sau:
Quá trình nhập kho Phiếu nhập kho lập trễ dẫn đến không kịp thời phản ánh số lượng hàng tồn kho chính xác trên hệ thống Hàng tồn kho không được cập nhật kịp thời có thể khiến hàng hóa bị đặt hàng, mức tồn kho quá cao có thể khiến công tác bảo quản và quản lý hàng tồn kho không tốt dẫn đến hư hỏng, thất thoát, lãng phí tài sản của công.
Có quy định cụ thể về thời điểm lập phiếu nhập kho, phiếu xuất kho phải được đánh số thứ tự
Đối với trường hợp hàng hóa khi nhận được từ nhà cung cấp bị thiếu hụt, hỏng
hóc công ty đã xử lý, yêu cầu bồi thường hoặc giao lại hàng hóa bằng các
điều khoản được trong hợp đồng với nhà cung cấp. Quá trình nhập hàng xảy ra sai sót như đếm thiếu, phân loại,dán tem mã vạch sản phẩm nhầm Lượng hàng tồn kho sẽ được cập nhật sai so với thực tế, dẫn đến khó khăn trong việc kiểm tra,
Khi nhập hàng cần được thực hiện kĩ lưỡng bởi nhiều người khác nhau. Có thể cho hai nhân viên đếm cùng một lô hàng để so sánh kết quả.
rà soát lại sau này. Việc phân loại nhầm sản phẩm cũng có thể khiến nhân
viên kho lấy
nhầm sản phẩm để gửi cho khách hàng, gây thiệt hại và mất uy tín của công ty
Quá trình Hàng tồn kho Gây thiệt hại Quy định trách nhiệm về việc bảo quản
bảo quản, bị hỏng hóc kinh tế cho hàng tồn kho cho nhân viên để tránh
lưu trữ công ty, nếu
hàng tồn kho bị hỏng diện rộng với số lượng lớn thì tổn thất với công ty là vô cùng lớn tình trạng hàng tồn kho bị hư hỏng, đồng thời chú trọng hơn trong công tác
bảo quản hàng tồn kho.
Đối với trường hợp kho hàng gặp hỏa hoạn, cháy nổ, ẩm mốc thì công ty đã phòng tránh bằng cách:
Lắp bình cứu hỏa, thiết bị báo cháy cũng như quạt thông gió, thiết bị điều hòa nhiệt độ và chất hút ẩm trong kho. Thường xuyên kiểm tra hàng hóa, vệ sinh kho định kì chống chuột bọ và đảm
bảo nhà kho luôn được khô ráo, Tuân thủ các quy định phòng cháy chữa
cháy nghiêm túc, kiểm tra định kì các thiết bị phòng cháy chữa cháy trong kho
cố phát sinh như: hạn chế đặt các thiết bị dễ cháy nổ trong kho, hạn chế sạc điện, sạc pin trong khu vực nhà kho, đặt
các sản phẩm dễ bắt nhiệt, điện ở nơi an toàn, tránh xa công tắc, ổ cắm. Cấm hút thuốc trong nhà kho
Hàng tồn kho bị mất mát, thâm hụt, lãng phí
Gây thiệt hại kinh tế cho công ty
Để tránh rủi ro từ việc thất thoát, mất cắp, lãng phí, công ty đã đưa ra chính sách:
Đưa ra quy định hạn chế số lượng nhân
viên vào kho trong cùng một thời điểm,
quy định thời gian vào kho nhập rút hàng của một người trong một lần vào kho, số đơn hàng mỗi người được rút trong một lần.
Không để người lạ tùy ý vào kho hàng khi chưa có sự cho phép, kể cả nhân viên trong công ty.
Đặt hàng tồn kho ở nơi dễ nhìn thấy, sắp xếp hàng hóa gọn gàng, ngăn nắp. Lắp đặt camera giám sát bao quát toàn bộ khu vực trong và lân cận kho, không
để có góc khuất trong nhà kho mà camera không quay được
Đặt camera tại khu vực gói hàng, khu vực nhận hàng và bàn giao hàng hóa cho đơn vị vận chuyển.
Ngoài ra giám đốc công ty cũng khuyến
đối với hàng tồn kho trong quá trình làm việc, cũng như đưa ra mức phạt nếu
phát hiện thất thoát, làm hỏng hóc hàng
hóa trong ca làm của mình để nhân viên
có trách nhiệm trong việc bảo quản tài sản, hàng hóa công ty.
Hàng tồn kho bị thiếu hụt không đủ cung cấp ra bên ngoài, hoặc để tồn quá lâu Chậm tiến độ kinh doanh
gây thiệt hại về kinh tế, lợi nhuận
cho
Công ty, tăng chi phí trong quá trình hoạt động
Kiểm kê hàng tồn kho và xác định hạn mức tồn kho hợp lý.
Đối với hàng tồn kho để quá lâu, vượt mức cần thiết:
Xác định lại mức tồn kho tối ưu trong điều kiện cho phép.
Báo cáo với phòng quản lý khi hàng hóa tồn kho vượt quá hoặc thấp hơn mức an toàn để ban lãnh đạo có phương
pháp xử lý.
Dựa trên xu hướng tiêu dùng và nhu cầu của khách hàng để thay đổi số lượng nhập hàng hóa mỗi lần.
Quá trình
xuất kho Xuất kho không đúng số lượng Lãng phí, xuất kho thừa có thể bị nhân viên kho chiếm đoạt để sự dụng
Xuất kho dựa trên phiếu bán hàng hoặc
yêu cầu
uy tín của công ty, tăng chi phí cho việc xử lý lại đơn hàng
Bảng 2.3: Đánh giá rủi ro trong DN
2.2.3: Thông tin và truyền thông hàng tồn kho trong doanh nghiệp
Công ty TNHH Sáng Tạo Việt đã quản lý hàng tồn kho bằng cách đưa toàn bộ dữ liệu về hàng hóa, số lượng nhập xuất mỗi ngày của từng loại sản phẩm, vị trí và số lượng mỗi loại sản phẩm tại vị trí, số lượng, tình trạng đơn hàng cũng như các số liệu có liên quan khác (giá thành, chiết khấu sản phẩm...) lên phần mềm quản lý, tất cả đều được thiết lập và kiểm soát trên trang quản lý Nhanh.vn (là một website phục vụ cho việc quản lý hoạt động kinh doanh của các DN). Tất cả dữ liệu về thông tin, số lượng hàng hóa đều được cập nhật tức thời trên trang, giúp cho việc tìm kiếm và quản lý thông tin đạt hiệu quả cao.
Đối với việc thống kê số lượng nhập rút thực tế ở bộ phận kho, công ty sử dụng trình duyệt google drive (cho DN) để tổng hợp cũng như cập nhật liên tục những biến động liên tục số lượng hàng xuất nhập kho trên thực tế. Thủ kho có thể dễ dàng theo dõi, tổng hợp số lượng hàng hóa thực tế qua trình duyệt này.
DN sử dụng phần mềm Dingtalk cho việc quản lý nhân sự, kết nối, liên lạc, thông báo cho toàn thể nhân viên công ty. Mọi thông báo, quyết định, quy định, tin tức, thảo luận đều được chuyển tải trên phần mềm Dingtalk. Mỗi nhân viên của công ty đều được cung cấp một tài khoản cá nhân để truy cập vào phần mềm, trong phần mềm cũng chia rõ ràng cơ cấu của các bộ phận, mỗi nhân viên được phân vào đúng vị trí của từng người, mỗi bộ phận có nhóm thảo luận riêng và nhân viên mỗi bộ phận chỉ biết được thông tin trong nhóm thảo luận của bộ phận mình. Các hoạt động diễn ra trong ngày của nhân viên như việc chấm công, ghi nhận đơn hàng, liên hệ giữa các bộ phận trong doanh nghiệp, đều được thực hiện qua Dingtalk. Việc xin nghỉ phép, xin tăng ca làm thêm giờ, xin tạm ứng và giải quyết các vấn đề liên quan cũng được giải quyết bằng phần mềm mà không cần thiết phải trực tiếp gặp mặt giám đốc để xin phê duyệt. Ngoài các trang thương mại điện tử, công ty có thiết kế website riêng cho DN để khách hàng dễ tiếp cận và kiểm tra thông tin. Các sản phẩm trên website đều được cập nhật liên tục dựa theo cập nhật của trang quản lý nhanh.vn. Việc sử dụng website riêng cũng giúp DN quản lý thông tin về khách hàng của mình cũng như nhu cầu của khách hàng để có thể đáp ứng và thỏa mãn khách hàng một cách tốt nhất.
2.2.4: Hoạt động kiểm soát hàng tồn kho trong doanh nghiệp
Theo quy định của công ty, hàng tồn kho sẽ được nhập và xuất theo đầy đủ xác khâu sau: