Quá trình KSNB trong quy trình hàng tồn kho thường xảy ra rất nhiều rủi ro trong đó có
những rủi ro có thể lường trước và những điều bất ngờ xảy ra. Có nhiều trường hợp rủi ro khác nhau sẽ có những cách xử lý và cơ chế kiểm soát tương ứng. Ví dụ như:
Hàng tồn kho có tỷ trọng lớn, số lượng và chủng loại phong phú, nghiệp vụ phát sinh nhiều, có nhiều loại chứng từ dẫn đến phức tạp trong ghi chép và có thể xảy ra sai sót, các chứng từ không được đánh số liên tục có thể dẫn đến sự trùng lặp.
Ghi nhận hàng tồn kho không có đầy đủ hóa đơn, chứng từ.
Việc xét duyệt yêu cầu mua hàng và đơn đặt hàng không phải do người có thẩm quyền ký dẫn đến đơn đặt hàng không có thực hay số lượng không phù hợp dẫn đến lãng phí và tổn thất cho doanh nghiệp.
Không đánh giá và lựa chọn nhà cung cấp hợp lý, hàng hóa mua về không đạt tiêu chuẩn
gây lãng phí, hay người chịu trách nhiệm mua hàng thông đồng với nhà cung cấp để ăn chặn, hưởng hoa hồng.
Người mua hàng kiêm nhiệm nhận hàng và kiểm tra chất lượng dẫn đến có thể phát sinh
việc cấu kết với nhà cung cấp nhận hàng kém chất lượng hoặc nhận không đủ hàng hóa.
Kho bảo quản không đủ điều kiện về an ninh hay cơ sở vật chất dẫn đến việc mất mát, hư hỏng, giảm giá trị hàng tồn kho.Xuất kho nguyên vật liệu thừa do không đánh giá đúng nhu cầu gây lãng phí, xuất kho không do người không đủ thẩm quyền phê duyệt.
1.2.3: Kiểm soát nội bộ đối với khoản mục Hàng tồn kho
Môi trường kiểm soát
Để xây dựng một môi trường kiểm soát cho việc quản lý hàng tồn kho, nhà quản lý phải
xác định phương châm, triết lý kinh doanh của doanh nghiệp. Sau đó doanh nghiệp chọn
những nhân viên có năng lực trình độ phù hợp với đặc trưng của doanh nghiệp. Nhân viên kho trung thực, hiểu biết về sản phẩm, chăm chỉ cẩn thận. Thủ kho phải nắm chắc nghiệp vụ, có đạo đức, phẩm chất tốt, không có ý đồ gian lận.... Chế độ chính sách phải thiết lập phù hợp để các nhân viên phải gắn bó với doanh nghiệp, tạo dựng văn hóa doanh nghiệp để tạo thành một khối vững chắc. Các doanh nghiệp có những chính sách tuyển chọn nhân viên rất khác nhau phù hợp với từng điều kiện kinh doanh khác nhau, có doanh nghiệp tuyển chọn những nhân viên mới để đào tạo, tìm ra điểm mạnh để phát triển và đặt vào các vị trí phù hợp, có doanh nghiệp lại chọn luôn những nhân viên có nhiều kinh nghiệm làm việc để không tốn chi phí đào tạo.
Quy trình đánh giá rủi ro
Ở chu trình hàng tồn kho, việc nhận diện ra các rủi ro giúp các nhà quản lý sớm phát hiện ra các gian lận liên quan đến thất thoát, hỏng hóc hàng hóa, tài sản và đưa ra các giải pháp khắc phục, ngăn chặn kịp thời. Các nhà quản lý cần liên tục đánh giá rủi ro đối với các hoạt động trong doanh nghiệp nói chung, quản lý hàng tồn kho nói riêng. Thiết lập quy trình đánh giá rủi ro hàng tồn kho, ước tính khả năng xảy ra rủi ro tiềm ẩn trong chu trình hàng tồn kho và đưa ra các giải pháp khắc phục kịp thời.
Hoạt động kiểm soát
Việc xuất nhập và bảo quản hàng tồn kho là hoạt động diễn ra thường xuyên, liên tục ảnh hưởng lớn đến doanh nghiệp nên các hoạt động kiểm soát phải được xây dựng và thực hiện nghiêm ngặt để không xảy ra sai sót, thất thoát tài sản. Các hoạt động kiểm
soát phải tùy thuộc vào đặc điểm hoạt động kinh doanh của doanh nghiệp để xây dựng một cách phù hợp. Đối với kiểm soát xuất nhập kho, lưu kho: Hàng hóa xuất kho lưu kho phải được ghi chép, quản lý đầy đủ, tránh thất thoát hàng hóa, hàng khống. Kiểm tra phiếu xuất kho với hàng hóa thực, cộng sổ sau đó đối chiếu với lượng hàng còn lại. Đối chiếu chứng từ với sổ kho,...
Hệ thống thông tin và trao đổi thông tin
Dữ liệu dù là ghi chép thủ công hay trên máy tính, đều phải rõ ràng, trung thực hợp lý. Cách thức trao đổi thông tin giữa các nhà quản lý, hay với nhân viên, với các tổ chức, doanh nghiệp bên ngoài phải được cụ thể hóa dễ hiểu.
Giám sát kiểm soát
Giám sát thường xuyên: Mục tiêu của hoạt động giám sát là để KSNB diễn ra hiệu quả. Các chốt kiểm soát kiểm soát cần được thiết lập theo dõi quy trình hàng tồn kho.Việc tổ chức giám sát phụ thuộc vào đánh giá của nhà quản lý về hàng tồn kho của DN mình. Hàng ngày, các nhà quản lý quan sát đánh giá hành vi của nhân viên, lắp camera theo dõi.
Giám sát định kỳ: Định kỳ hàng tuần, tháng, quý, năm các nhà quản lý có thể mời kiểm toán độc lập hoặc giao nhiệm vụ cho kiểm toán nội bộ (nếu có) hoặc những người đủ năng lực trình độ xem xét và đánh giá hiệu quả của KSNB chu trình hàng tồn kho và phát hiện ra các hạn chế để tìm cách hoàn thiện hơn.
Ket luận chương 1
KSNB là một quy trình thiết yếu và quan trọng bậc nhất trong một DN, có vai trò quản lý bao quát và là một công cụ hữu ích giúp nhà điều hành doanh nghiệp quản lý công ty một cách có hiệu quả. Trong đó, việc xây dựng quản lý KSNB cho hàng tồn kho trong doanh nghiệp đặc biệt quan trọng bởi hàng tồn kho ảnh hưởng tới mọi hoạt động kinh doanh của DN
CHƯƠNG 2: Tổng quan về DN và thực trạng quy trình KSNB hàng tôn kho của DN
2.1 Tổng quan về Công Ty TNHH Thương Mại Sáng Tạo Việt 2.1.1 Quá trình hình thành và phát triển
Công ty TNHH Thương Mại Sáng Tạo Việt là DN Tư nhân thành lập ngày 22/05/2015 (VIET CREATIVE TRADING COMPANY LIMITED), được cấp phép kinh doanh và hoạt động bởi Chi cục Thuế Quận Đống Đa. Địa chỉ trụ sở tại Số 41, ngách 1, ngõ 178 Thái Hà, Phường Trung Liệt, Quận Đống đa, Hà Nội.
2.1.2 Đặc điểm tổ chức sản xuất kinh doanh của doanh nghiệp
Đặc điểm mặt hàng kinh doanh và thị trường tiêu thụ
Công ty TNHH Thương Mại Sáng Tạo Việt kinh doanh các mặt hàng phụ kiện điện thoại và in ấn phụ kiện phục vụ cho việc bảo vệ và trang trí các sản phẩm điện thoại. Hiện công ty thực hiện phân phối sản phẩm trên các trang thương mại điện tử như: Lazada, Sendo, Shopee, Tiki.. .là chủ yếu. Nguồn cung cấp hàng hóa cho công ty từ trong và ngoài nước. Ngoài ra, công ty còn tổ chức in ấn, thiết kế các sản phẩm ốp lưng điện thoại, giá đỡ điện thoại theo nhu cầu của khách hàng. Thị trường tiêu thụ rộ8ng khắp ba miền qua hệ thống bán hàng trực tuyến trên các trang thương mại điện tử. Đặc điểm tổ chức mạng lưới tiêu thụ
Hiện nay, Công ty có văn phòng chính đặt tại ngõ 178 Thái Hà, quận Đống Đa, thành phố Hà Nội thực hiện công tác quản lý và kinh doanh bán buôn, bán lẻ trực tiếp tại văn phòng và trực tuyến.
Hình 2.1: Sơ đồ tổ chức của doanh nghiệp
Cơ cấu tổ chức của công ty bao gồm 6 thành phần, đứng đầu là Giám đốc, với quy mô hoạt động nhỏ, công ty chỉ có 26 nhân viên. Nhiệm vụ của từng bộ phận được phân chia
rõ ràng.
Ban giám đốc: Quyết định chiến lược phát triển và kế hoạch kinh doanh hằng năm của công ty. Điều hành hoạt động kinh doanh hàng ngày của công ty, tuyển dụng nhân sự, tổ chức kế hoạch kinh doanh, ban hành quy chế quản lý nội bộ của công ty,...
Bộ phận kế toán: Tổ chức quản lý hệ thống sổ sách và chứng từ kế toán theo chế độ hiện
hành, theo dõi công việc thu nợ gốc và lãi, hạch toán các nghiệp vụ phát sinh, trực tiếp giao dịch với khách hàng, tạo và tổng hợp phiếu xuất nhập hàng của đơn vị Thủ quỹ: kiểm soát toàn bộ hoạt động thu chi phát sinh trong
DN như kiểm tra phiếu Thu, phiếu Chi, ký xác nhận, giao các liên, tạm ứng và lưu trữ, quản lý toàn bộ giấy tờ liên quan đến quá trình này.
Bộ phận bán hàng: Có nhiệm vụ tiếp xúc trực tiếp với khách, tư vấn giúp khách hàng lựa
chọn được những sản phẩm - dịch vụ phù hợp. Giải đáp các thắc mắc về sản phẩm dịch vụ, thuyết phục khách mua hàng giúp tăng doanh thu cho công ty, chịu trách nhiệm tạo phiếu bán hàng khi có đơn hàng phát sinh, kiểm tra số lượng và loại hàng hóa trên phiếu
bán hàng tại hệ thống quản lý khớp với số lượng thực tế khách đặt
Bộ phận kho: Chịu trách nhiệm lưu kho, bảo quản nguyên vật liệu; nhập kho/xuất kho trước khi giao/nhận hàng hóa trong kho, đóng gói hàng hóa, kiểm kê hàng xuất nhập kho mỗi ngày, báo cáo tổng số lượng nhập xuất thực tế mỗi ngày
2.2 Thực trạng quy trình Kiểm soát nội bộ hàng tồn kho của doanh nghiệp 2.2.1: Môi trường kiểm soát hàng tồn kho trong doanh nghiệp
Môi trường kiểm soát là nền tảng bắt nguồn cho việc xây dựng KSNB. Chất lượng KSNB được quyết định bởi một phần vô cùng lớn từ việc tạo ra môi trường kiểm soát. Môi trường kiểm soát hàng tồn kho tại công ty TNHH Sáng Tạo Việt được xây dựng như sau:
2.2.1.1 Quan điểm, cách thức điều hành của lãnh đạo, công tác kế hoạch:
Theo Giám Đốc Nguyễn Đức Trình, quản lý hàng tồn kho hiệu quả là mấu chốt để hoạt động kinh doanh của DN được diễn ra suôn sẻ, đặc biệt là đối với một DN với doanh thu chủ yếu từ việc bán phụ kiện điện thoại (vốn là loại mặt hàng đa dạng, dễ thất thoát,
khó kiểm soát) việc thiết lập một hệ thống quản lý hàng tồn kho là vô cùng quan trọng. Từ việc nhận thức tầm quan trọng của việc kiểm soát hàng tồn kho trong DN, để cho việc vận hành DN luôn diễn ra suôn sẻ và hiệu quả, ban lãnh đạo công ty luôn có không
ngừng có những chính sách cải thiện việc quản lý hàng tồn kho trong DN, bộ phận kho cũng là bộ phận chủ chốt và được chú ý nhất, với nhân lực đông đảo nhất so với toàn thể DN. Việc tiến hành kiểm tra và thay đổi cơ cấu liên tục cho thấy sự sát sao trong công tác quản lý. Cũng chính vì thế, công tác kiểm soát hàng tồn kho trong doanh nghiệp
được thực hiện tương đối hiệu quả