Tuy là DN nhỏ với nhân lực còn hạn chế, tuy nhiên, do quản lý hàng tồn kho là công việc trọng yếu, chính vì vậy, mọi bộ phận trong DN đều có quan hệ mật thiết tới hoạt động kiểm soát hàng tồn kho và bộ phận kho.
Bộ phận kho:
Bộ phận quan trọng nhất trong cơ cấu hoạt động của DN.
Đứng đầu bộ phận kho là thủ kho, chịu trách nhiệm quản lý toàn bộ số lượng hàng hóa xuất nhập kho mỗi ngày và số hàng hóa còn lại trong kho, cũng như chịu trách nhiệm cho việc sắp xếp, bảo quản. Tổng hợp số lượng nhập/ xuất từng ngày và báo cáo cho bộ phận quản lý.
Dưới thủ kho là kiểm kho, chịu trách nhiệm xác nhận số lượng hàng hóa thực tế nhập mỗi ngày cũng như xuất ra số lượng hàng theo phiếu bán hàng tiếp nhận từ bộ phận bán
hàng.
Nhân viên kho: xếp hàng hóa tới vị trí đã quy định trong kho sau khi hàng hóa đã được kiểm và nhập số lượng vào vị trí (được làm/tạo bởi thủ kho) và rút hàng theo phiếu bán hàng được giao rồi đưa lại cho kiểm kho kiểm tra.
Nhân viên đóng gói: tiếp nhận đơn bán hàng và hàng hóa sau khi kiểm từ người kiểm kho, xác nhận số lượng được giao khớp với số lượng đúng trên đơn hàng rồi tiến hành đóng gói.
Bộ phận bán hàng:
Ghép đơn hàng từ các trang thương mại rồi bàn giao cho bộ phận kho.
Kiểm tra đơn hàng trên hệ thống quản lý của công ty xem mặt hàng và sản phẩm đã chính xác với đơn bán hàng từ trang thương mại điện tử hay chưa.
Xác nhận số lượng đơn đã đóng gói nhận lại so với số lượng đơn đã bàn giao trong ngày.
Trực tiếp quản lý hoạt động của bộ phận kho.
Trực tiếp quản lý việc mua nguyên vật liệu, hàng hóa và tạo thông báo khi hàng về trên hệ thống quản lý.