thời phát hiện và chỉnh đốn, xử lý nếu phát hiện hành vi, hoạt động bất thường trong DN, bổ sung và chỉnh sửa những quy định còn thiếu trong quá trình DN hoạt động. Công ty chưa thành lập phòng ban riêng về KSNB, công ty tự thực hiện những cuộc kiểm tra định kì hoặc đột xuất.
Các nhân viên có ý thức tự giác và kiểm tra lẫn nhau, chấp hành các chính sách mà công
ty đã đưa ra. Ban quản lí thường xuyên kiểm tra, giám sát nhân viên đồng thời lấy ý kiến
của các nhân viên để xem các hoạt động kiểm soát được thực hiện và có hiệu quả hay chưa. Sau khi giám sát, người quản lý sẽ xử lý hoặc báo cáo, trình bày lại với Ban giám đốc.
Công ty đã cung cấp đầy đủ các công cụ bảo vệ như két giữ tiền, kho lưu trữ an toàn, cửa có khoá và máy camera. Những công cụ này ngăn ngừa các hoạt động và giao dịch không được phép và nên được sử dụng mọi lúc và nơi có thể.
2.3 Đánh giá thực trạng chu trình kiểm soát nội bộ chu trình hàng tồn kho công ty TNHH Sáng Tạo Việt
2.3.1 Ưu điểm của KSNB trong DN
Hoạt động KSNB luôn được ban lãnh đạo công ty TNHH Sáng Tạo Việt chú trọng phát triển và xây dựng. Đây là yếu tố quan trọng khiến việc thực công tác quản lý hàng tồn kho khá tốt, từ đó tăng hiệu quả KD, mang lại cho DN lợi nhuận cao, mức phát triển tăng đều qua từng năm.
Môi trường kiểm soát
Ngay từ đầu, ban lãnh đạo đã nhận thức được tầm quan trọng và sự cần thiết của việc xây dựng KSNB hàng tồn kho vững chắc. Chính vì thế, các quy định, chính sách cụ thể đã được ban hành bằng văn bản được xây dựng và triển khai, phổ biến đến toàn bộ các phòng ban trong DN. Các nhà quản trị luôn tuân thủ nghiêm ngặt các quy định và làm gương cho toàn bộ nhân viên trong công ty, tạo ra môi trường làm việc chuyên nghiệp cho công ty.
Công ty cũng tạo một cơ cấu tổ chức với các phòng ban tương đối phù hợp, có sự phân chia hoạt động và chức năng cụ thể giữa mỗi bộ phận và từng nhân viên, giảm thiểu được sự trùng lặp trong quá trình kiểm soát.
Các quy định liên quan đến quản lý hàng tồn kho được xây dựng theo quy tắc bất kiêm nhiệm và định hướng hạn chế rủi ro:
Các quy định trong việc xây dựng cơ cấu quản lý hàng tồn kho được xây dựng dựa trên nguyên tắc bất kiêm nhiệm, chia đều, tách nhỏ nhiệm vụ cho từng bộ phận. Các quy định trong việc quản lý hàng tồn kho hướng đến việc giảm thiểu và tránh rủi ro hết sức có thể nhất. Do việc quản lý hàng tồn kho không thể tách rời với hoạt động kinh doanh thường ngày của công ty, chính vì thế, để kiểm soát hàng tồn kho hiệu quả yêu cầu trách
nhiệm của toàn thể các bộ phận. Trong công tác quản lý và phân chia cơ cấu, trách nhiệm
của các phòng ban có thể thấy, các phòng ban trong công ty chỉ thực hiện một nhiệm vụ liên quan đến hàng tồn kho chứ không phải bộ phận kho thực hiện tất cả, bộ phận kho chỉ nhận trách nhiệm xuất hàng và nhập hàng theo số lượng thực tế dựa trên đơn hàng. Ngay trong bộ phận kho, trách nhiệm cũng được phân tách thành nhiều phần nhỏ, người
kiểm soát, ghi nhận và quản lý số lượng hàng tồn kho, người kiểm tra trực tiếp hàng hóa
và người nhập rút sản phẩm là khác nhau.
Đối với chính sách tuyển dụng nhân sự: DN đưa ra những các yêu cầu cụ thể trong công
tác tuyển dụng nhân sự. Công tác tuyển dụng nhân sự luôn đáp ứng được nhu cầu cần thiết của DN đồng thời đáp ứng được điều kiện và quyền lợi của người lao động, quan tâm đến quyền lợi của người lao động, có chính sách và chế độ đãi ngộ hợp lý, tạo môi trường làm việc năng động, vui vẻ.
Quy trình đánh giá rủi ro
Ban Giám đốc đã nhận ra rằng việc xác định, đánh giá và đưa ra các giải pháp để giải quyết rủi ro là vô cùng cần thiết. DN đã xây dựng các mục tiêu từ tổng quát tới chi tiết và cụ thể theo quy trình thực hiện và vạch ra những rủi ro có thể xảy ra theo từng mục tiêu đồng thời đưa ra các phương án ngăn ngừa giảm thiểu rủi ro. Những rủi ro đưa ra đã từng xảy ra trước đây, theo kinh nghiệm của người quản lý và theo ý kiến của nhân viên trong công ty trong quá trình làm việc. Cuối cùng, ban lãnh đạo đưa ra các giải pháp và thủ tục kiểm soát để ngăn ngừa rủi ro.
Các hoạt động của DN diễn ra liền mạch, có hệ thống, trôi chảy bởi công ty biết ứng dụng các phần mềm hỗ trợ vào trong công tác quản lý. Việc DN sử dụng phần mềm Dingtalk cho việc quản lý nhân sự, kết nối, liên lạc, thông báo cho toàn thể nhân viên công ty khiến việc quản lý nhân sự trong công ty được đồng bộ và dễ dàng kiểm soát. Đặc biệt đối với hàng tồn kho, công ty sử dụng trình quản lý là hệ thống nhanh.vn, một hệ thống chuyên nghiệp hỗ trợ cho việc quản lý kho khiến cho việc kiểm soát hàng tồn kho bớt phức tạp, KSNB hàng tồn kho của DN chuyên nghiệp và làm cho hoạt động kinh doanh trong DN vận hành suôn sẻ.
Giám sát kiểm soát
Công ty đã thực hiện cả giám sát thường xuyên và giám sát định kỳ. Các nhân viên có ý thức kiểm tra, giám sát chéo lẫn nhau trong quá trình làm việc, quản lý thực hiện giám
sát liên tục, thường xuyên và báo cáo giám sát cụ thể cho ban giám đốc. Do đó, để hạn chế những sai sót hoặc không tuân thủ của nhân viên, đồng thời khiến cho việc kiểm soát hàng tồn kho được sát sao hơn, giảm thiểu rủi ro do sai sót trong quá trình quản lý hàng tồn kho như thiếu hụt hàng hóa,... cũng khiến cho việc xử lý các sai sót trong quá trình vận hành được kịp thời xử lý.