Tận dụng hết khả năng, tác dụng của phần mềm trong việc quản lý nhân sự và KSNB trong DN.
Để tránh lỗi phần mềm, công ty nên chú ý thường xuyên bảo trì và cập nhật hệ thống phần mềm, có thể thay đổi phần mềm nếu cần thiết. Lưu trữ dữ liệu và sao lưu dữ liệu phòng trường hợp phần mềm gặp sự cố, hoặc mất dữ liệu. Thực hiện kiểm soát chặt chẽ các quyền truy cập và thay đổi dữ liệu trong phần mềm.
3.2.4. Hoạt động kiểm soát
• Hoạt động nhập kho
Quá trình kiểm đếm số lượng sản phẩm nên thực hiện ở nơi có camera giám sát và nên có sự quan sát, quản lý của thủ kho.
Bổ sung, ngăn cách, phân khu rõ ràng khu vực hoạt động của nhân viên khi kiểm đếm hàng để tránh gây nhầm lẫn, lộn xộn hàng hóa.
Sắp xếp hàng hóa ngăn nắp để tránh gây hư hỏng.
Khu vực kho cần được giám sát nghiêm ngặt để đảm bảo chất lượng sản phẩm hàng hóa.
• Hoạt động xử lý đơn hàng trực tuyến và xuất hàng
Chia nhỏ nhiệm vụ, trách nhiệm của bộ phận kho sang các phòng ban khác để tránh vi phạm quy tắc bất kiêm nhiệm.
Từ các quy định hạn chế số lượng nhân viên vào kho trong cùng một thời điểm, quy định thời gian vào kho nhập rút hàng của một người trong một lần vào kho, số đơn hàng
mỗi người được rút trong một lần, công ty cần thực hiện nghiêm ngặt hơn việc triển khai
và yêu cầu nhân viên thực hiện nghiêm túc. Cần giám sát chặt chẽ cũng như bổ sung thêm quy định về việc xử phạt đối với trường hợp vi phạm nếu cần thiết.
Khi xuất kho, giao hàng cần phải có chữ ký của người xuất kho, nhân viên giao hàng để
đảm bảo được người chịu trách nhiệm khi mất hàng.
• Hoạt động kiểm kho
Cần có người giám sát việc thực hiện trong cả quá trình, cần tìm ra nguyên nhân gây sai
lệch dữ liệu kho và thực tế để từ đó tìm cách khắc phục, tránh những tình huống có thể gây ra sai lệch tương tự về sau.