a. Các công việc cụ thể
Công ty TNHH Sáng Tạo Việt kinh doanh các sản phẩm điện tử trực tuyến trên các trang
thương mại điện tử, vậy nên khi có khách hàng đặt hàng qua một kênh thương mại điện tử bất kỳ, hệ thống nhanh.vn sẽ tự động đồng bộ và tạo ra một đơn hàng trên hệ thống. Bộ phận bán hàng in và ghép đơn hàng của khách trên trang thương mại điện tử với đơn
nhanh.vn, sau đó bàn giao đơn cho bộ phận kho.
Bộ phận kho xác nhận số lượng đơn hàng đã nhận từ bộ phận bán hàng, rút hàng theo vị
trí, số lượng trên đơn (trên đơn nhanh.vn có hiện rõ tên sản phẩm, mã vạch, vị trí, số lượng sản phẩm khách hàng đặt), quét mã vạch sản phẩm để rút hàng trên hệ thống sau đó đưa cho kiểm kho kiểm tra.
Đơn hàng sau khi được kiểm tra đúng sản phẩm và số lượng sẽ được đóng gói. Đơn hàng trên trang thương mại điện tử sẽ dán ngoài bọc hàng, được bộ phận kho quét mã
vận đơn để xác nhận đã đóng gói và giao cho hãng vận chuyển. Đơn nhanh.vn được giữ lại và lưu trữ bởi thủ kho.
Hình 2.5: Quá trình xuất kho của DN
b. Các hoạt động kiểm soát được tiến hành tại chu trình
Khi phát sinh đơn hàng, nhân viên kho cần lấy hàng ở nhiều vị trí khác nhau để đem đi đóng đơn online. Nếu không có cách lấy hàng khoa học, nhân viên sẽ bị mất thời gian và công sức di chuyển giữa các vị trí để hàng.
- Khi cần lấy hàng, nhân viên đến vị trí đã hiện sẵn trên đơn nhanh.vn mà bộ phận bán hàng giao cho, quét mã vạch của sản phẩm để rút hàng, nhấn lưu để ghi nhận thao tác lấy sản phẩm khỏi vị trí, phần mềm sẽ tự động cập nhật thao tác này. Đối với việc lấy hàng số lượng lớn, có thể rút ra file excel trước rồi cập nhật lên hệ thống sau.
Sau khi lấy hàng, đơn hàng sẽ được kiểm kho kiểm tra lại nhằm đảm bảo nhân viên lấy đúng số lượng và chủng loại cho khách, đồng thời tránh tình trạng gian lận trong việc