6. Kết cấu của khóa luận tốt nghiệp
5.2. Giải pháp đối với việc tuân thủ pháp luật thuế của công ty TNHH
tiếp tục phát huy, tuân thủ nghiêm chỉnh pháp luật thuế và cố gắng cải thiện những vấn đề về thuế còn tồn đọng lại trong những năm vừa qua.
5.2. Giải pháp đối với việc tuân thủ pháp luật thuế của công ty TNHHHOAKOYO HOAKOYO
5.2.1. Nâng cao, hoàn thiện quy trình thực hiện nghĩa vụ thuế
* Đẩy nhanh tiến độ thực hiện và hoàn thiện công tác thuế
Xuất phát từ vấn đề năm 2018 công ty chậm trễ trong việc nộp tờ khai thuế GTGT, một số kỳ tính thuế công ty đã nộp tờ khai sát với thời hạn do đó mang tính rủi ro cao. Chính vì vậy công ty cần đẩy nhanh quá trình thực hiện các vấn đề về thuế qua việc xử lý các hóa đơn, chứng từ, số liệu một cách chủ động và nhanh chóng nhưng vẫn cần đảm bảo sự chính xác. Như vậy, công ty nên có thêm một hoặc hai nhân viên có kiến thức và chuyên môn sâu về thuế, khi đó nhân viên đó sẽ phụ trách chuyên sâu về mảng thuế, hỗ trợ bộ phận kế toán về mảng thuế để giảm bớt gánh nặng công việc cho bộ phận kế toán. Trước kia kế toán sẽ đảm nhận tất cả các công việc vừa làm kế vừa làm thuế thì hiện nay, có thêm nhân viên thuế am hiểu, nắm rõ các luật thuế, cập nhật kịp thời các thông tư và quy định sẽ làm cho quá trình thực hiện công tác diễn ra nhanh chóng và hiệu quả hơn do tính chuyên môn hóa cao đồng thời thời gian xử lý sẽ nhanh chóng hơn. Từ đó giúp đấy nhanh tiến độ khi thực hiện các nghĩa vụ thuế, và giúp nâng cao tính tuân thủ PL thuế của công ty, tạo được uy tín với CQT và các doanh nghiệp cùng ngành.
Ngoài ra, công ty nên chủ động thực hiện lên và tính toán số liệu ngay khi hết quý, rà soát và kiểm tra lại, thực hiện hoàn thiện các công việc liên quan đến thuế trong một đến hai tuần tiếp theo để tránh trường hợp cũ xảy ra. Chẳng hạn tại thời điểm thúc quý I, công ty nên chủ động tính toán và tổng hợp số liệu phục vụ cho việc kê khai và nộp thuế GTGT, trong hai tuần tiếp theo nên rà soát lại và kiểm tra, xem xét lại toàn bộ quá trình tổng hợp hóa đơn, chứng từ và tính toán số liệu để kịp thời phát hiện ra những sai sót, tiến hành sửa chữa để kịp thời gian nộp tờ khai và nộp thuế.
* Nghiên cứu sử dụng dịch vụ tư vấn thuế
Trong giai đoạn 2018-2020, đánh giá chung về mức độ tuân thủ thuế của Công ty TNHH HOAKOYO đạt mức trung bình (loại 2). Qua thực tế cho thấy, nguyên nhân chủ yếu của những vi phạm trong việc thực hiện tuân thủ các nghĩa vụ thuế là do chưa nắm rõ các quy định về thuế, năng lực của công ty còn hạn chế, đặc biệt nguồn lực trong việc kê khai thuế lại chỉ có một người, việc cập nhật các quy định về thuế chưa kịp thời và đầy đủ. Chính từ những nguyên nhân trên dẫn đến hệ quả chi phí đối với việc tuân thủ thì cao trong khi vẫn xảy ra các sai phạm về thuế và doanh nghiệp phải nộp phạt cho các sai phạm này.
Để khắc phục và giải quyết những khó khăn tồn tại này, công ty HOAKOYO nên cân nhắc nghiên cứu và sử dụng các dịch vụ tư vấn thuế như sau:
Dịch vụ hỗ trợ tư vấn thuế công: Đây là một hoạt động hỗ trợ tư vấn thuế cho NNT do CQT cung cấp. Và DN có thể dễ dàng tiếp cận với dịch vụ hỗ trợ tư vấn thuế bằng nhiều cách khác nhau như trực tiếp đến CQT gần nhất để được tư vấn về thuế; truy cập website của Tổng cục thuế và các Cục thuế để tiếp cận với các quy định về thuế khi thay đổi, sửa đổi xong sẽ thường xuyên được cập nhật, hoặc có thể đặt ra các câu hỏi để được CQT giải đáp; Gọi điện qua đường dây nóng của Tổng cục thuế, Cục thuế để được tư vấn về thuế. Việc sử dụng dịch vụ hỗ trợ tư vấn thuế công này không phát sinh chi phí cho doanh nghiệp, sự tư vấn của cán bộ CQT có độ tin cậy cao, do đó HOAKOYO nói riêng và tất cả NNT nói chung có thể giảm thiểu được chi phí tuân thủ thuế khi sử dụng cách này. Tuy nhiên, với số lượng NNT rất lớn nên dịch vụ này thường xảy ra tình trạng quá tải, dẫn đến phải chờ đợi rất mất thời gian.
Do vậy, để giảm thiểu khối lượng công việc cho bộ phận hỗ trợ tư vấn thuế của CQT, hiện nay dịch vụ đại lý thuế đang ngày càng phát triển, đáp ứng nhu cầu của DN, mang lại nhiều lợi ích thiết thực:
- Hiện nay mô hình đại lý thuế khá là phổ biến trong cộng đồng NNT, công ty HOAKOYO nên xem xét, nghiên cứu sử dụng dịch vụ mà các đại lý thuế cung cấp để có thể yên tâm tiến hành, tập trung vào hoạt động sản xuất kinh doanh của mình. Khi sử dụng dịch vụ đại lý thuế, việc thực hiện các nghĩa vụ thuế và các hoạt động liên quan đến CQT thì đại lý thuế sẽ là cầu nối giúp DN thực hiện một cách chính xác và đầy đủ thông qua cách làm việc bài bản và chuyên nghiệp.
- Ngoài ra, khi công ty sử dụng dịch vụ của đại lý thuế thì các chi phí liên quan đến việc sử dụng dịch vụ sẽ được hạch toán vào chi phí hợp lý khi thực hiện tính thuế TNDN. Bên cạnh đó, những chi phí công ty chi cho việc cập nhật, tìm hiểu những kiến thức về thủ tục thuế và các chi phí chi cho việc làm thủ tục sẽ được giảm thiếu đáng kể. Bên cạnh đó, công ty HOAKOYO sẽ tránh được những khoản bị phạt đối với những sai sót không cố ý do thiếu hiểu biết hoặc do việc chậm trễ gây ra như việc nộp châm tờ khai năm 2018. Như vậy, sử dụng dịch vụ Đại lý thuế sẽ giúp HOAKOYO giảm thiểu một cách tối đa chi phí liên quan đến thủ tục thuế cũng như giảm thiểu tối đa các sai phạm về thuế, giúp cho việc tuân thủ thuế tại công ty được thực hiện hoàn chỉnh.
* Sử dụng hóa đơn điện tử
Vì thời điểm hiện tại công ty vẫn còn sử dụng hóa đơn giấy, chưa chuyển đối sang hóa đơn điện tử nên việc lưu trữ và xử lý hóa đơn vẫn còn nhiều bất cập và rủi ro. Do đó, công ty nên chuyển sang hình thức sử dụng hóa đơn điện tử để đảm bảo tính chính xác, nhanh chóng và tiết kiệm thời gian, chi phí.
Hóa đơn điện tử là loại hóa đơn được Bộ Tài chính ban hành và được áp dụng đối với tất cả những NNT nói chung. Chính vì vậy, thay vì sử dụng hóa đơn giấy, HOAKOYO có thể sử dụng hóa đơn điện tử để giúp dễ dàng quản lý và lưu trữ thông tin một cách tiện lợi hơn. Những lợi ích mà hóa đơn điện tử mang lại như:
- Giúp tiết kiệm các khoản chi phí như:
+ In ấn và phát hành hóa đơn đến khách hàng: công ty TNHH HOAKOYO vẫn còn sử dụng hóa đơn giấy, việc này khiến cho công ty phải tốn kém một khoản chi phí không nhỏ cho việc in ấn và chi phí chuyển hóa đơn đến cho khách hàng, thay vì việc chuyển hóa đơn đến tận tay khách hàng theo phương thức truyền thống là gửi qua đường bưu điện hay là qua các dịch vụ chuyển phát, công ty có thể gửi hóa đơn đến khách hàng ngay lập tức chỉ qua mạng internet. Do vậy, khi sử dụng hóa đơn điện tử sẽ giúp HOAKOYO tiết kiệm được khoản chi phí này.
+ Lưu trữ hoá đơn: công ty HOAKOYO phải chi ra các khoản để thực hiện bảo quản và lưu trữ hóa đơn một cẩn thận để tránh thất lạc, mục nát, hỏng do hóa đơn HOAKOYO sử dụng là hóa đơn giấy. Trường hợp này gây ra sự tốn kém về cả thời gian và tiền bạc đối với công ty.
- Dễ dàng quản lý và sử dụng:
Thay vì việc kế toán phải mất một thời gian dài tìm kiếm, đối chiếu và sắp xếp từng hóa đơn giấy thì với hóa đơn điện tử các kế toán tại công ty sẽ tốn ít thời gian hơn trong việc quản lý và sử dụng, khiến cho các công việc được xử ly một cách nhanh chóng.
Sử dụng hóa đơn điện tử giúp việc lưu trữ được thực hiện một cách dễ dàng và thuận tiện, vì hầu hết các dữ liệu đã được ghi chép trên phần mềm điện tử nên khó có thể xảy ra tình trạng mất mát, hư hỏng, thất lạc hoá đơn như hóa đơn giấy.
Đối với hóa đơn giấy, kế toán của công ty TNHH HOAKOYO luôn phải đếm và kiểm tra số lượng hóa đơn sử dụng và hóa đơn xóa bỏ hay bị mất, hủy trong kỳ và phải lập báo cáo về tình hình sử dụng hóa đơn để trình lên CQT. Song với hóa đơn điện tử, việc thực hiện đếm và cập nhật sẽ được hệ thống điện tử tính toán và tự điền luôn, do vậy kế toán sẽ không phải mất thời gian nhiều cho việc lên báo cáo tình hình sử dụng hóa đơn nữa. Và việc sử dụng hóa đơn điện tử cũng khiến cho việc quyết toán thuế diễn ra dễ dàng.
Với những lợi ích mà hóa đơn điện tử mang lại, công ty nên tìm hiểu và cân nhắc thực hiện việc sử dụng hóa đơn điện tử thay cho hóa đơn giấy như hiện tại.