2.1.1. Quá trình hình thành và phát triển của công ty
CTCP dược phẩm UPI hoạt động dựa trên lĩnh vực kinh doanh thương mại dược phẩm. Tính đến thời điểm hiện nay, Công ty đã đi vào hoạt động được 15 năm. Từ những ngày đầu thành lập, Công ty đã gặp phải không ít khó khăn, tuy nhiên cùng với sự nỗ lực và chính sách quản lý tốt của ban lãnh đạo Công ty và các cán bộ công nhân viên. Vì vậy cho đến nay, Công ty là một trong những doanh nghiệp đi đầu trong lĩnh vực kinh doanh dược phẩm và có vị thế nhất định trong ngành cung ứng dược phẩm chất lượng cao tại Việt Nam. Cụ thể quá trình hoạt động và phát triển của Công ty được tóm lược như sau:
- Tên đầy đủ: CÔNG TY CỔ PHẦN DƯỢC PHẨM UPI
- Tên nước ngoài: UPI PHARMACEUTIICALJOINTSTOCKCOMPANY
- Tên công ty viết tắt: UPI., JSC - Vốn điều lệ: 2.000.000.000 VNĐ
- Giấy phép đăng ký kinh doanh số: 0101727560
- Địa chỉ trụ sở chính: B16 Khu nhà 181 Nguyễn Lương Bằng, Phường Quang Trung, Quận Đống Đa, Thành phố Hà Nội, Việt Nam
- Điện thoại: 5333333 - Email: info@upi.vn - Fax: 5334020
- Website: www.upi.vn
- Đại diện pháp luật: Trần Tuấn Anh
Công ty cổ phần dược phẩm UPI thành lập ngày 20/07/2005 theo giấy phép đăng ký kinh doanh số 0101727560 - Sở Kế Hoạch và Đầu Tư Thành phố Hà Nội. Quy mô ban đầu của công ty là một văn phòng nhỏ, với số vốn ban đầu là 2.000.000.000 VNĐ, dù với số vốn ban đầu khiêm tốn, tuy nhiên doanh nghiệp đã
SV: Hoàng Thị Hương 3
1
Khóa luận tốt nghiệp Học Viện Ngân Hàng
bất chấp khó khăn, quyết tâm thực hiện vì mục tiêu khẳng định uy tín và mang đến sản phẩm chất lượng đến người tiêu dùng.
Trong suốt quá trình HĐKD, Công ty đã đối mặt với không ít khó khăn và trở ngại.Vì vậy, Công ty đã xây dựng chiến lược kinh doanh riêng của mình, cụ thể Công ty đặc biệt chú trọng đến công tác Marketing, với các công tác xây dựng mối quan hệ tốt đẹp với khách hàng, tập trung quảng bá và đưa sản phẩm đến người tiêu dùng. Từ đó, tạo tiền đề cho sự phát triển vững chắc sau này, nhất là trong điều kiện thị trường mới. Bên cạnh đó, không thể không nói đến các chính sách ưu tiên và đào tạo nguồn lực chất lượng cao phục vụ cho sự thay đổi không ngừng của thị trường kinh tế ngày càng khốc liệt từ những năm đầu bắt đầu HĐKD.
2.1.2. Chức năng, nhiệm vụ kinh doanh
Hoạt động chủ yếu của CTCP dược phẩm UPI là:
- Kinh doanh dược phẩm (sản xuất, buôn bán dược phẩm); - Bán buôn, bán lẻ thực phẩm dinh dưỡng, mỹ phẩm; - Bán buôn, bán lẻ thiết bị, dụng cụ y tế;
- Đại lý mua, đại lý bán, ký gửi hàng hóa;
2.1.3. Cơ cấu tổ chức HĐKD của công ty
Công ty cổ phẩn dược phẩm được UPI có bộ máy quản lý được tổ chức theo kiểu trực tuyến chức năng, bao gồm: Ban lãnh đạo và các phòng ban trực thuộc quản lý Công ty. Nhìn chung, mô hình tổ chức quản lý Công ty tương đối đơn giản nhằm phục vụ cho kinh doanh sản phẩm được nhanh chóng, kịp thời và đạt hiệu quả cao.
2.1.3.1. Tổ chức bộ máy quản lý
Đối với bộ máy quản lý của CTCP dược phẩm UPI, mỗi bộ phận đều được chuyên môn hóa, có trách nhiệm và quyền hạn nhất định đối các vấn đề mang tính quyết định của Công ty. Bên cạnh đó, cơ cấu tổ chức quản lý có mối liên kết chặt chẽ với nhau nhằm đảm bảo công tác hỗ trợ, thích nghi, đối phó với những biến động của thị trường.
Đối tượng Sơ đồ tiến trình Mô tả Phòng kinh doanh, Kế toán • ' Lập kế hoạch mua hàng 4.2.1 Giám đốc 4V2
Phòng kinh doanh Giám đốc Duyệt 423
Phòng kinh doanh kế toán S____________________ t Lựa chọn nhà cung ứng Ký hợp đồng mua hàng »______________ - Thực hiện hợp đồng, lưu hợp đồng - 4.2.4
Khóa luận tốt nghiệp Học Viện Ngân Hàng
Cơ cấu tổ chức của Công ty:
*Hội đồng quản trị: Hội đồng quản trị có 3 thảnh viên và có thể bầu lại với nhiệm kỳ không hạn chế. Chủ tịch hội đồng quản trị do hội đồng quản trị bầu ra.
*Ban giám đốc: Ban giám đốc của CTCP dược phẩm UPI có 1 thành viên ông Trần Tuấn Anh. Giám đốc là người đại diện theo pháp luật của công ty.
Các phòng ban gồm:
*Ph∂ng kinh doanh:
Nhiệm vụ chủ yếu của phòng kinh doanh của Công ty là trực tiếp thực hiện các kế hoạch kinh doanh do cấp trên đề ra. Thực hiện các công tác tạo mối quan hệ và hậu mãi đối với NCC và và khách hàng. Ngoài ra, bộ phận còn trực tiếp quản lý toàn bộ kênh phân phối và các hệ thống đại lý trên toàn quốc. Bên cạnh đó, bộ phận lên kế hoạch và chiến lược kinh doanh từ đó đề xuất lên phòng ban Giám đốc.
* Phdng kế toán:
Ghi nhận lại các nghiệp vụ phát sinh trong kỳ, lên BCTC ngắn hạn và dài hạn, lập kế hoạch quyết toán, trả lương cho người lao động.
* Xưởng sản xuất bao gồm các phòng sau đây:
Phòng kiểm tra chất lượng: Bộ phận trực tiếp phụ trách công tác giám sát các hoạt động kiểm tra chất lượng đầu vào và đầu ra. Thực hiện công tác cập nhật thường
xuyên các quy định và yêu cầu mới nhất từ Nhà Nước về chất lượng dược phẩm.
SV: Hoàng Thị Hương 3
3
Lớp: K19CLC - TCA
Khóa luận tốt nghiệp Học Viện Ngân Hàng
* Chính sách đối với người lao động:
Chinh sách lương thưởng: Công ty luôn đặt nguồn nhân lực ở vị trí hàng đầu. Vì vậy, để tạo môi trường cạnh tranh lành mạnh, Công ty luôn cố gắng thay đổi để tạo điều kiện tốt nhất cho nhân viên của mình.
2.1.4. Đặc điểm hoạt động sản xuất kinh doanh của công ty- Thị trường đầu vào: Mua ngoài và nhập khẩu - Thị trường đầu vào: Mua ngoài và nhập khẩu
- Thị trường đầu ra: Thị trường trong nước
Quy trình kiểm soát quá trình mua hàng
Bước 1: Lập kế hoạch mua hàng
- Đối với các mặt hàng đang kinh doanh: phòng kinh doanh căn cứ vào doanh số bán trung bình hàng tháng, lượng tồn kho, các kế hoạch thúc đẩy bán hàng (quảng cáo, khuyến mại,..) làm đề nghị mua hàng trình Giám đốc duyệt.
- Đối với các mặt hàng chưa kinh doanh: căn cứ vào nhu cầu thị trường, phòng
kinh doanh tiến hành điều tra thị trường về các nhóm sản phẩm sau đó làm đề nghị trình giám đốc xét duyệt. Nội dung đề nghị mua ghi rõ sản phẩm, tiêu chuẩn kỹ thuật, số lượng dự định mua, giá mua, thành tiền.
Khóa luận tốt nghiệp Học Viện Ngân Hàng Bước 3: Lựa chọn nhà cung cấp/ ký hợp đồng mua hàng
- Đối với hàng chưa phân phối: doanh nghiệp căn cứ theo nội dung duyệt của Giám đốc, phòng kinh doanh tiến hành thông báo tới các nơi cung cấp hàng, nhận báo giá, đề nghị cung cấp 1 đơn vị hay cơ số hàng mẫu, các tiêu chí kỹ thuật, đi kèm như thời gian giao hàng, phương thức giao hàng, công nợ, thanh toán, trách nhiệm các bên khi sảy ra tranh chấp. Lựa chọn nhà cung cấp sau đó tiến hành ký hợp đồng mua hàng theo mẫu “ Hợp đồng mua hàng”
Bước 4: Thực hiện hợp đồng, lưu hợp đồng
Quy trình kiểm nhận hàng
Sơ đồ tiến trình được miêu tả như sau:
Hàng hóa khi nhập kho phải được kiểm nhận bởi HĐKN của công ty. Khi chưa được kiểm nhận, hàng được để vào khu biệt trữ.
HỘI ĐỒNG KIỂM NHẬN (HĐKN) bao gồm:
- DS quản lý chuyên môn công ty - Nhân viên kiểm soát chất lượng - Kế toán
SV: Hoàng Thị Hương 3
5
Khóa luận tốt nghiệp Học Viện Ngân Hàng
- Thủ kho
- Nhân viên giao nhận
Khi có thành viên của HĐKN đi công tác hoặc nghỉ thì ít nhất đủ 3 thành viên của HĐKN. Thành viên không thể thiếu là thủ kho, nhân viên KSCL.
HÀNG HÓA NHẬP KHO bao gồm:
- Hàng công ty ký hợp đồng mua - Hàng trả lại
- Hàng thu hồi
Bước 1: Kiểm tra chứng từ
- Các chứng từ bao gồm hóa đơn, phiếu kiểm nghiệm, biên bản bàn giao theo dõi điều kiện bảo quản quá trình vận chuyển, v.v..
- Các chứng từ phải thể hiện đủ các nội dung: tên sản phẩm, thành phần hoạt chất, hàm lượng nồng độ, số lượng, số đăng ký (visa), SKS, NSX, HSD, nơi sản xuất, nước sản xuất.
Bước 2: Dỡ hàng Bước 3: Kiểm nhận
Nguyên tắc:
- Tất cả hàng hóa trước khi vào kho đều phải kiểm tra
- Hàng về trước kiểm trước, kiểm tới đâu mở tới đó, những kiện hàng chưa kiểm phải giữ nguyên niêm phong và bao bì gốc.
- HDKN tiến hành kiểm tra bằng cảm quan về bao bì nhãn mác, các thông tin trên hộp lẻ: tên sản phẩm, thành phần hoạt chất, hàm lượng, nồng độ, số đăng ký (visa), số lot, nơi SX, nước SX, NSX, HSD, tình trạng bao bì, nhãn mác, màu sắc v.v... ghi kết luận và ký vào "Biên bản kiểm nhận hàng"
- Tỷ lệ mở kiểm 5% đối với hàng còn niêm phong, nguyên kiện. 100% với hàng không con niêm, hàng lẻ
Quy trình kiểm tra số lượng và chất lượng sản phẩm theo hợp đồng:
*Đổi với hàng mua: kiếm số lượng và chất lượng theo hợp đồng
+ Đạt: hàng hoá cung cấp đúng số lượng, chất luợng như trong chứng từ cho nhập kho, chuyển qua 4.2.5
Khóa luận tốt nghiệp Học Viện Ngân Hàng
+ Sai sót về số lượng: nếu NCC đồng ý bù hàng cho đủ số lượng thì công ty đồng ý nhận hàng (hàng thiếu có thể chuyển sau đến kho): chuyển qua 4.2.5. Nếu NCC đề nghị sẽ kiểm lại hoặc xem xét lại thì bảo quản khu biệt trữ.
+ Nghi ngờ về chất lượng: cần kiểm tra lại, lập biên bản ghi rõ tên sản phẩm, SKS, số lượng, lý do biệt trữ, ký xác nhận với bên giao hàng và xếp hàng vào khu biệt trữ chờ xử lý.
+ Không đạt yêu cầu: nếu thấy chất lượng cảm quan không dạt yêu cầu thì trả lại NCC: lập biên bản, ghi rõ lý do trả lại hàng theo biểu mẫu BM-SOP-007-02.
*Đối với hàng trả về: doanh nghiệp tiến hành Quy trình tiếp nhận, bảo quản và xử lý hàng trả về
*Đổi với hàng thu hồi:doanh nghiệp tiến hành "Quy trình thu hồi sản phẩm"
Bước 4: Biệt trữ chờ xử lý
- Hàng khi được đưa vào khu biệt trữ, HĐKN trong thời gian ngắn nhất thông báo với phòng kinh doanh, NCC để xác nhận thông tin sai lệch, nếu cần thiết phải kiểm nghiệm lại chất lượng sản phẩm thì yêu cầu NCC tiến hành kiểm nghiệm.
- Trong khi chờ kết quả kiểm nghiệm thì để hàng ở khu biệt trữ chờ xử lý, dán nhãn hàng biệt trữ chờ xứ lý. Sau khi có kết quả kiểm nghiệm, nếu chất lượng đảm bảo thì chuyển 4.2.5. Nếu chất lượng không đạt thì trả lại NCC.
Bước 5: Nhập hàng vào kho Bước 6: Kết thúc:
- Thủ kho kiểm tra đối chiếu lại hàng, ký hóa đơn, lưu chứng từ, cập nhật số liệu vào thẻ kho, chuyển phòng hành chính - kế toán 01 bộ hoá đơn, chứng từ, phiếu nhập kho để theo dõi.
2.1.5. Tình hình tài chính chủ yếu của công ty
2.1.5.1. Kết quả HĐKD của Công ty trong một số năm trở lại đây.
Để đánh giá thực trạng hoạt động của Công ty, ta đi đánh giá khái quát kết quả HĐKD của Công ty, bởi đây là chỉ tiêu tổng hợp nhất thể hiện rõ hiệu quả sử dụng nguồn vốn nói chung và vốn lưu động (VLĐ) nói riêng.
Kết quả HĐKD của Công ty trong ba năm 2017, 2018, 2019 được trình bày ở Bảng 2.1 dưới đây:
SV: Hoàng Thị Hương 3
7
STT
Chỉ tiêu Đơn vị
tính
Năm 2019 Năm 2018 Năm 2017
Chênh lệch
Số tuyệt đối Tỷ lệ (%)
1 Doanh thu thuần từ HĐKD VNĐ 118,674,250,037 98,121,878,65
6 106,775,645,21 5 20,552,371,381 -8,653,766,559 20. 9 -8.1 2 Giá vốn hàng bán VNĐ 102,146,889,089 85,375,148,310 91,800,945,301 16,771,740,779 -6,425,796,991 619. -7.0 3 Lợi nhuận thần từ HĐKD VNĐ 1,321,858,691 307,272,388 1,073,860,022 1,014,586,303 - 766,587,634 330. 2 -71.4 4 Tỷ suất GVHB/DTT bán hàng = (3)/(2) % 86.1 87 85.9 -0.9 1.1 - 1.1 1.2
5 Lợi nhuận trước thuế VNĐ 1,322,089,287 470,585,659 1,072,314,725 851,503,628 -
601,729,066
180.
9 -56.1
6 Lợi nhuận sau thuế VNĐ 1,057,671,430 245,083,949 858,183,156 812,587,481 -
613,099,207
331.
6 -71.4
Khóa luận tốt nghiệp Học Viện Ngân Hàng
STT Chỉ tiêu 2019 2018 Chênh lệch
VNĐ VNĐ Số tiền Tỷ lệ (%)
1 Nợ dài hạn 6,700,000,000 6,700,000,000 0
Khóa luận tốt nghiệp Học Viện Ngân Hàng
Qua bảng 2.1, Ta có nhận xét về các chỉ tiêu trên báo cáo KQKD giai đoạn 2017 - 2019 như sau:
Doanh thu bán hàng và cung cấp dịch vụ:
DTT của công ty có xu hướng tăng trong suốt ba năm HĐKD. Những năm gần đây, thị trường thuốc trong nước bị cạnh tranh khốc liệt trước những các sản phẩm thuốc thay thế khác và doanh nghiệp nước ngoài. Tuy nhiên, doanh nghiệp đã phát huy năng lực quản lý và uy tín đạt được trong suốt 15 năm qua để đẩy mạnh hệ thống tiêu thụ sản phẩm. Qua bảng 2.1, ta thấy trong 3 năm, chỉ có duy nhất năm 2018 công ty phát sinh khoản giảm trừ doanh thu là 698,840,896 VNĐ. Năm 2018, khoản giảm trừ doanh thu này phát sinh do sơ xuất trong quá trình kiểm tra chất lượng sản phẩm.
Giá vốn hàng bán
GVHB của doanh nghiệp bao gồm các chi phí để đưa sản phẩm đến trạng thái sẵn sàng sử dụng, do vậy GVHB là khoản chiếm tỷ lệ chi phí lớn nhất của doanh nghiệp và là yếu tố tác động trực tiếp đến lợi nhuận của doanh nghiệp. Tương đương với sự tăng lên của doanh thu, GVHB cũng tăng qua các năm tài chính, phù hợp với nguyên tắc kế toán.
LNST thu nhập doanh nghiệp
LNST của doanh nghiệp khá thấp. Đặc biệt vào năm 2018, doanh nghiệp đã chịu một khoản thuế lớn, do doanh nghiệp bị truy thu thuế dẫn đến LNST giảm mạnh. Tình hình đã được cải thiện vào năm 2019, khi LNST tăng so với hai năm trước đó.
2.2. THỰC TRẠNG QUẢN LÝ VÀ SỬ DỤNG VLĐ CỦA CTCP DƯỢCPHẨM UPI. PHẨM UPI.
2.2.1. Nhu cầu VLĐ
CTCP dược phẩm UPI là một công ty hoạt động trong lĩnh vực kinh doanh thương mại, nên để HĐKD có hiệu quả đòi hỏi Công ty phải luôn có một nguồn vốn kinh doanh tương đối lớn và ổn định, đặc biệt là nguồn VLĐ. Do vậy, việc lựa chọn nguồn tài trợ cho nhu cầu này cần được cân nhắc kỹ lưỡng, phải đưa ra những quyết định phù hợp với đặc điểm sử dụng VLĐ của công ty. Nếu việc tài trợ VLĐ bị gián đoạn hay thiếu hụt sẽ làm gián đoạn quá trình kinh doanh, mất uy tín, thậm chí sẽ
Khóa luận tốt nghiệp Học Viện Ngân Hàng
Vì vậy, trước khi đánh giá hiệu quả HĐKD của doanh nghiệp, ta hãy xác định xem nhu cầu thực tế về VLĐ thường xuyên cần thiết của Công ty cần phải huy động trong năm 2018 là bao nhiêu để từ đó có cơ sở nhận định: liệu nguồn VLĐ mà Công ty huy động trong năm 2019 vừa qua có đáp ứng được nhu cầu đó hay không. Điều này có ý nghĩa quan trọng trong việc đảm bảo sự ổn định trong HĐKD của Công ty trong năm 2019.
Theo BCĐKT của công ty năm 2017, 2018 có thể xác định được các chỉ tiêu VLĐ của doanh nghiệp như sau:
Để xác định nhu cầu VLĐ thường xuyên năm 2019, ta dùng phương pháp sau: - Xác định tỷ lệ nhu cầu VLĐ so với DTT:
+ Tỷ lệ HTK so với DTT: 33,641,150,486 98,121,878,656 X 100% = 34.29% + Tỷ lệ các KPT so với DTT: 33,964,405,780 98,121,878,656* 100% = 34.61%