- Thị trường đầu ra: Thị trường trong nước
Quy trình kiểm soát quá trình mua hàng
Bước 1: Lập kế hoạch mua hàng
- Đối với các mặt hàng đang kinh doanh: phòng kinh doanh căn cứ vào doanh số bán trung bình hàng tháng, lượng tồn kho, các kế hoạch thúc đẩy bán hàng (quảng cáo, khuyến mại,..) làm đề nghị mua hàng trình Giám đốc duyệt.
- Đối với các mặt hàng chưa kinh doanh: căn cứ vào nhu cầu thị trường, phòng
kinh doanh tiến hành điều tra thị trường về các nhóm sản phẩm sau đó làm đề nghị trình giám đốc xét duyệt. Nội dung đề nghị mua ghi rõ sản phẩm, tiêu chuẩn kỹ thuật, số lượng dự định mua, giá mua, thành tiền.
Khóa luận tốt nghiệp Học Viện Ngân Hàng Bước 3: Lựa chọn nhà cung cấp/ ký hợp đồng mua hàng
- Đối với hàng chưa phân phối: doanh nghiệp căn cứ theo nội dung duyệt của Giám đốc, phòng kinh doanh tiến hành thông báo tới các nơi cung cấp hàng, nhận báo giá, đề nghị cung cấp 1 đơn vị hay cơ số hàng mẫu, các tiêu chí kỹ thuật, đi kèm như thời gian giao hàng, phương thức giao hàng, công nợ, thanh toán, trách nhiệm các bên khi sảy ra tranh chấp. Lựa chọn nhà cung cấp sau đó tiến hành ký hợp đồng mua hàng theo mẫu “ Hợp đồng mua hàng”
Bước 4: Thực hiện hợp đồng, lưu hợp đồng
Quy trình kiểm nhận hàng
Sơ đồ tiến trình được miêu tả như sau:
Hàng hóa khi nhập kho phải được kiểm nhận bởi HĐKN của công ty. Khi chưa được kiểm nhận, hàng được để vào khu biệt trữ.
HỘI ĐỒNG KIỂM NHẬN (HĐKN) bao gồm:
- DS quản lý chuyên môn công ty - Nhân viên kiểm soát chất lượng - Kế toán
SV: Hoàng Thị Hương 3
5
Khóa luận tốt nghiệp Học Viện Ngân Hàng
- Thủ kho
- Nhân viên giao nhận
Khi có thành viên của HĐKN đi công tác hoặc nghỉ thì ít nhất đủ 3 thành viên của HĐKN. Thành viên không thể thiếu là thủ kho, nhân viên KSCL.
HÀNG HÓA NHẬP KHO bao gồm:
- Hàng công ty ký hợp đồng mua - Hàng trả lại
- Hàng thu hồi
Bước 1: Kiểm tra chứng từ
- Các chứng từ bao gồm hóa đơn, phiếu kiểm nghiệm, biên bản bàn giao theo dõi điều kiện bảo quản quá trình vận chuyển, v.v..
- Các chứng từ phải thể hiện đủ các nội dung: tên sản phẩm, thành phần hoạt chất, hàm lượng nồng độ, số lượng, số đăng ký (visa), SKS, NSX, HSD, nơi sản xuất, nước sản xuất.
Bước 2: Dỡ hàng Bước 3: Kiểm nhận
Nguyên tắc:
- Tất cả hàng hóa trước khi vào kho đều phải kiểm tra
- Hàng về trước kiểm trước, kiểm tới đâu mở tới đó, những kiện hàng chưa kiểm phải giữ nguyên niêm phong và bao bì gốc.
- HDKN tiến hành kiểm tra bằng cảm quan về bao bì nhãn mác, các thông tin trên hộp lẻ: tên sản phẩm, thành phần hoạt chất, hàm lượng, nồng độ, số đăng ký (visa), số lot, nơi SX, nước SX, NSX, HSD, tình trạng bao bì, nhãn mác, màu sắc v.v... ghi kết luận và ký vào "Biên bản kiểm nhận hàng"
- Tỷ lệ mở kiểm 5% đối với hàng còn niêm phong, nguyên kiện. 100% với hàng không con niêm, hàng lẻ
Quy trình kiểm tra số lượng và chất lượng sản phẩm theo hợp đồng:
*Đổi với hàng mua: kiếm số lượng và chất lượng theo hợp đồng
+ Đạt: hàng hoá cung cấp đúng số lượng, chất luợng như trong chứng từ cho nhập kho, chuyển qua 4.2.5
Khóa luận tốt nghiệp Học Viện Ngân Hàng
+ Sai sót về số lượng: nếu NCC đồng ý bù hàng cho đủ số lượng thì công ty đồng ý nhận hàng (hàng thiếu có thể chuyển sau đến kho): chuyển qua 4.2.5. Nếu NCC đề nghị sẽ kiểm lại hoặc xem xét lại thì bảo quản khu biệt trữ.
+ Nghi ngờ về chất lượng: cần kiểm tra lại, lập biên bản ghi rõ tên sản phẩm, SKS, số lượng, lý do biệt trữ, ký xác nhận với bên giao hàng và xếp hàng vào khu biệt trữ chờ xử lý.
+ Không đạt yêu cầu: nếu thấy chất lượng cảm quan không dạt yêu cầu thì trả lại NCC: lập biên bản, ghi rõ lý do trả lại hàng theo biểu mẫu BM-SOP-007-02.
*Đối với hàng trả về: doanh nghiệp tiến hành Quy trình tiếp nhận, bảo quản và xử lý hàng trả về
*Đổi với hàng thu hồi:doanh nghiệp tiến hành "Quy trình thu hồi sản phẩm"
Bước 4: Biệt trữ chờ xử lý
- Hàng khi được đưa vào khu biệt trữ, HĐKN trong thời gian ngắn nhất thông báo với phòng kinh doanh, NCC để xác nhận thông tin sai lệch, nếu cần thiết phải kiểm nghiệm lại chất lượng sản phẩm thì yêu cầu NCC tiến hành kiểm nghiệm.
- Trong khi chờ kết quả kiểm nghiệm thì để hàng ở khu biệt trữ chờ xử lý, dán nhãn hàng biệt trữ chờ xứ lý. Sau khi có kết quả kiểm nghiệm, nếu chất lượng đảm bảo thì chuyển 4.2.5. Nếu chất lượng không đạt thì trả lại NCC.
Bước 5: Nhập hàng vào kho Bước 6: Kết thúc:
- Thủ kho kiểm tra đối chiếu lại hàng, ký hóa đơn, lưu chứng từ, cập nhật số liệu vào thẻ kho, chuyển phòng hành chính - kế toán 01 bộ hoá đơn, chứng từ, phiếu nhập kho để theo dõi.