Sau khi xác định được định mức tiêu thụ nguyên vật liệu và hoạch định được nhu cầu sử dụng nguyên vật liệu của doanh nghiệp, bước tiếp theo cần làm sẽ là xây dựng kế hoạch về nguyên vật liệu.Công tác này bao gồm: xây dựng kế hoạch dự trữ NVL, xây dựng kế hoạch mua sắm NVL.
*Kế hoạch dự trữ nguyên vật liệu
Để xác định được một lượng nguyên vật liệu cần được dự trữ thì phải dựa vào mức tạo ra sản phẩm trong tương lai của Doanh Nghiệp, và để tránh sự biến động của vật liệu. Do đó việc dự trữ nguyên vật liệu của Doanh Nghiệp, cũng như các Doanh Nghiệp khác là rất cần thiết!
- Đại lượng dự trữ vật tư cho sản suất phụ thuộc vào rất nhiều nhân tố khác nhau. Các nhân tố ảnh hưởng đại lượng dự trữ vật tư cho sản xuất Doanh Nghiệp là:
+ Lượng vật tư tiêu dùng bình quân trong một ngày số lượng này phụ thuộc vào quy mô sản xuất mức chuyên môn hoá của Doanh Nghiệp và phụ thuộc vào mức tiêu hao cho một đơn vị sản phẩm.
+ Tình hình của Doanh Nghiệp có bán và thu được tiền bán hàng hay không.
+ Trọng tải và tốc độ của các phương tiện vận chuyển. + Thuộc tính tự nhiên của vật tư
Khi phân tích tình hình dự trữ vật tư cần phân biệt rõ các loại dự trữ, có ba loại dự trữ:
- Lượng dự trữ thường xuyên:
Dự trữ thường xuyên là lượng dự trữ nhằm đảm bảo quá trình sản xuất diễn ra liên tục trong các điều kiện cung ứng bình thường.
Lượng dự trữ thường xuyên mỗi loại tính theo công thức: DTTX = TCƯ x ĐMTH
Trong đó:
DT: Lượng dự trữ thường xuyên
Tcr: Thời gian (ngày) cung ứng trong các điều kiện bình thường ĐMTH: Định mức sử dụng (tiêu thụ cho một ngày)
-Lượng dự trữ bảo hiểm
Lượng dự trữ bảo hiểm là lượng dự trữ nhằm đảm bảo quá trình sản xuất tiến hành liên tục trong điều kiện cung ứng không bình thường.
Để xác định mức dự trữ bảo hiểm có thể dựa vào các cơ sở sau: Mức thiệt hại vật chất do nguyên vật liệu gây ra.
Các số liệu thống kê về số lần, lượng nguyên vật liệu cũng như số ngày mà người cung cấp không cung ứng đúng hạn.
Các dự báo về biến động trong tương lai.
Lượng dự trữ bảo hiểm mỗi loại có thể được xác định theo công thức đơn giản sau:
DTBH = TSL x ĐMTH Trong đó:
DTBH: Lượng nguyên vật liệu dự trữ thương xuyên. TSL: Thời gian cung ứng sai lệch so với sự kiện ĐMTH: Định mức cho một ngày
Thời gian cung ứng sai lệch so với dự kiến được xác định bằng phương pháp thống kê kinh nghiệm và sắc xuất sảy ra trong thực tiễn.
- Lượng dự trữ tối thiểu cần thiết
Để hoạt động được tiến hành bình thường trong mọi điều kiện Doanh Nghiệp phải tính toán, lượng nguyên vật liệu dự trữ tối thiểu cần thiết bằng tổng của lượng dự trữ thường xuyên và dự trữ bảo hiểm.
DTTTCT = DTTX + DTBH
Trong đó: Lượng dự trữ tối thiểu cần thiết.
Ngoài ra Doanh Nghiệp hoạt động theo mùa sẽ phải xác định thêm lượng dự trữ theo mùa.
-Xác định lượng nguyên vật liệu cần mua.
Căn cứ vào kế hoạc sản xuất của tháng, quý và trên cơ sở nhu cầu vật tư được phòng kế hoạch sản xuất kinh doanh tìm kiếm cung cấp thích hợp để đảm bảo nguyên vật liệu đúng chất lượng, đủ về số lượng, hợp lý về giá cả.
1.3.4Xây dựng kế hoạch mua sắm nguyên vật liệu
xây dựng Ke hoạch mua sắm nguyên vật liệu là phải có sự thống nhất giữa các phòng ban với nhau, khi mỗi chu kì sản xuất ra sản phẩm thì phải bắt đầu từ đâu, phải mua sắm những loại vật liệu nào để cho vừa đủ với nó, để từ đó lên kế hoạch mua sắm. Và việc mua sắm cần giao cho một đội chuyên trách nhiệm về mua sắm hoặc một nguời trong phòng ban mua sắm tuỳ theo mô hình cũng nhu cách sắp xếp phòng ban của Doanh Nghiệp.
Phải xây dựng một kế hoạch chặt chẽ, cần tìm kiếm thị hiếu của thị truờng từ đó đua ra việc xây dựng mua sắm.
Có một số mô hình đặt mua cơ bản ví dụ nhu : Mô hình EOQ ( mô hình đặt hàng kinh tế cơ bản), mô hình POQ, mô hình DQM ( mô hình khấu trừ theo số luợng)
Mô hình đặt hàng kinh tế cơ bản dựa trên các giả định là: nhu cầu gần nhu cố định và không thay đổi, thời gian từ khi đặt hàng đến khi nhận và không đổi và đuợc xác định truớc, không cho phép có hiện tuợng thiếu hàng, chi phí đặt hàng là cố định, không liên quan đến số luợng đặt hàng và chính sách chiết khấu, hạng mục sản phẩm chỉ là chủng loại đơn nhất, không chứa nhiều mặt hàng. Những giả thiết này khi áp dụng trong thực tế sẽ gây nên các hạn chế rất lớn, nguyên nhân do điều kiện trong thực tế sẽ khác và có thể thay đổi phụ thuộc vào rất nhiều yếu tố tác động, do vậy cần phải có sự điều chỉnh khi sử dụng phuơng pháp đặt hàng này.
Mô hình sản luợng đặt hàng theo sản xuất POQ ( Production Order Quantity Model ) Là mô hình dự trữ đuợc ứng dụng khi luợng hàng đuợc đua đến liên tục hoặc khi sản phẩm vừa đuợc tiến hành sản xuất vừa tiến hành sử dụng hoặc bán ra . Trong mô hình EOQ chúng ta đã giả định toàn bộ luợng hàng của một đơn hàng đuợc nhận ngay trong một chuyến hàng . Tuy nhiên có những truờng hợp doanh nghiệp sẽ nhận hàng dần dần trong một thời gian nhất định . Trong truờng hợp này nguời ta phải tìm kiếm một mô hình đặt hàng khác với EOQ . Mô hình POQ thích hợp cho hoạt động sản xuất kinh doanh của nguời đặt hàng nên nó đuợc gọi là mô hình
sản lượng đặt hàng theo sản xuất . Mô hình này sẽ được áp dụng trong trường hợp lượng hàng được đưa đến một cách liên tục , hàng được tích lũy dân cho đến khi lượng đặt hàng được tập kết hết . Mô hình này cũng được áp dụng trong trường hợp doanh nghiệp vừa sản xuất vừa bản hoặc doanh nghiệp tự sản xuất lấy vật tư để dùng . Trong những trường hợp như thế này , chúng ta phải quan tâm đến mức sản xuất hàng ngày của nhà sản xuất hoặc mức cung ứng của nhà cung ứng . Trong mô hình này về cơ bản các gia thuyết khác giống như mô hình EOQ . Điểm khác biệt đó là hàng được đưa đến làm nhiều lần và nhu cầu sử dụng hàng ngày phải nhỏ , hơn mức cung ứng để tránh hiện tượng thiếu hụt .
Mô hình khấu trừ theo số lượng (DQM) là mô hình có tính đến sự thay đổi của giá cả phụ thuộc vào khối lượng trong mỗi lần đặt hàng. Việc khấu trừ theo số lượng thực chất là giảm giá hàng hóa khi khách hàng mua loại hàng nào đó với số lượng lớn. Khi đặt hàng có tính đến những yếu tố về giá sẽ giúp cho việc hạch toán sát với số liệu thực tế hơn, qua đó tạo tiền đề để thực hiện tốt các khâu khác.