Công tác tổ chức quản lý kho dự trữ nguyên vật liệu do bộ phận quản lý kho phụ trách. Dựa trên các đặc điểm của quá trình sản xuất cũng như đặc điểm của các loại nguyên vật liệu phục vụ sản xuất tại công ty , X18 trang bị 2 kho dự trữ nguyên vật liệu đáp ứng được điều kiện sản xuất và yêu cầu bảo quản nguyên vật liệu. Hệ thống kho dự trữ của công ty có 2 kho, thứ nhất là kho dự trữ nguyên vật liệu hơn 600 mét vuông công suất 20.000 tấn, kho thứ 2 để bảo quản hàng tồn kho,công suất
Tên NVL chính Khối lương 1 Quặng sắt 7200 ^2 Than cám 2000 "4 Xít than 1100 ^5 Thạch cao 1000 ^6 Xỉ lò gang ^30 "7 Phụ gia trợ nghiền ^50 1 Phụ gia đá vôi ^60
5000 tấn. Tuy nhiên, vì là một doanh nghiệp có đặc thù sản xuất hàng loạt, nên nhu cầu dự trữ nguyên vất liệu của doanh nghiệp khá lớn vì vậy hệ thống kho chứa hiện tại chua đáp ứng đủ nhu cầu sản xuất của doanh nghiệp. Trên thực tế, vẫn có những truờng hợp nhà máy phải tạm dừng hoạt động do thiếu nguyên liệu, tuy chỉ chậm vài tiếng nhung ảnh huởng rất lớn đến hiệu quả hoạt động sản xuất cũng nhu uy tín của công ty.
Ngoài các nguyên liệu doanh nghiệp tự khai thác hoặc có thể bảo quản ngoài trời ví dự nhu; Đất sét, đá vôi, đất giàu sắt thì các nguyên vật liệu còn lại sẽ đuợc bố trí bảo quản trong kho để đảm bảo chất luợng.
Sơ đồ 4 - Thiết kế kho NVL 42
T T
Tên vật tu Đơn
vị luợng êuKhối cầu
Thời điểm
sử dụng Diễn giải Ghichú
T Phụ gia trợ nghiền Tấn 0-5 15/4/2018
~ 2
Phụ gia lò nung Tấn ^02 15/4/2018
B ảng 8- Lượng dự trữ NVL tháng 12/2018(phòng kế toán kho)
về mặt bảo quản NVL, hầu như các NVL phục vụ quá trình sản xuất tại công ty không yêu cầu quy trình bảo quản quá khắt khe, có thể bảo quản tại nhiệt độ phòng. Tuy nhiên, các loại nguyên nhiên liệu dễ cháy như xăng, dầu, than.. .đòi hỏi cần được bảo quản thật cản thận để trách các tai nạn cháy nổ, gây thiệt hại lớn về người và của. Những quy định về phòng chống cháy nổ và hư hại công ty có một bản nội quy dán ngay cửa vào của mỗi kho nguyên liệu để tất cả nhân viên luôn được nhắc nhớ.
Nhìn chung, công tác tổ chức kho lưu trữ nguyên vật liệu tại công ty cp xi măng X18 đã và đang được thực hiện khá tốt. Các loại nguyên vật liệu được sắp xếp hợp lý, dễ dàng phục vụ quá trình cấp phát, nhập kho và quản lý, kiểm soát; nguyên vật liệu cũng được bảo quản khá tốt, ít có hiện tượng mất mát cũng như hư hỏng nặng. Điều này góp phần tạo thuận lợi cho các hoạt động sản xuất và tiến độ của các dự án trong doanh nghiệp, nâng cao hiệu quả sản xuất kinh doanh.
2.4.5. Tổ chức cấp phát nguyên vật liệu
Việc cấp phát nguyên vật liệu cũng do phòng mua bán mà cụ thể là bộ phận quản lý kho đảm nhiệm. Công ty cp xi măng X18 sử dụng hình thức cấp phát nguyên vật liệu theo nhu cầu để phục vụ sản xuất. Dựa vào định mức sử dụng nguyên vật liệu được các chuyên gia về kĩ thuật cũng như các nhân viên dày dặn kinh nghiệm xây dựng, nguyên vật liệu sẽ được cấp phát theo khối lượng sản xuất định mức.Quy trình cấp phát nguyên vật liệu được thống nhất chung cho tất cả các loại nguyên vật liệu. Nếu muốn sử dụng vượt với định mức được cấp, bộ phận sản xuất phải có giải trình và nộp lên phòng mua bán để chờ phê duyệt.
Cụ thể về quá trình cấp phát nguyên vật liệu tại công ty cp xi măng X18 nhu sau: Khi xuất hiện nhu cầu sử dụng nguyên vật liệu, bộ phận sản xuất viết và gửi “Phiếu yêu cầu xuất vật tu”
CÔNG TY CP Xi Măng X18 CỘNG HÒA XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM Ngọc Luơng, Yên Thủy, Hòa Bình Độc lập - Tự do - Hạnh phúc
PHIẾU ĐỀ NGHỊ CẤP VẬT Tư Nguời đề nghị cấp : Nguyễn Quốc Hung
STT
Tên ĐVT Số lượng Đơn
giá Thànhtiền Yêu cầu Thực nhập 1 Phụ gia trợ nghiền Tấn 0,5 0,5 5 2,5 2 Phụ gia lò nung Tấn 0,2 0,1 7,5 0,75 Cộng 3,25
Hòa Bình, ngày 5 tháng 4 năm 2018
Nguời Đề Nghị
(ĐãKí)
Một phiếu yêu cầu cấp vật tu phải có đầy đủ chữ ký của truởng ban các bộ phận có quyền hạn và của ban giám đốc xét duyệt đến bộ phận quản lý kho . Truởng ban các bộ phận và giám đốc có trách nhiệm kiểm tra tính thiết yếu và sự phù hợp của nhu cầu, tránh truờng hợp xin cấp phát nguyên vật liệu một cách bừa bãi, gây lãng phí, tốn kém.
44
Khi nhận được phiếu yêu cầu xuất vật tư này, quản lý kho sẽ kiểm tra các thông tin và chữ ký của những người có thẩm quyền, nếu các thông tin là chính xác và đầy đủ thì quản lý kho quyết định xuất nguyên vật liệu như được yêu cầu, đồng thời nhập số liệu xuất kho vào hệ thống lưu trữ thông tin kèm “Phiếu xuất kho nguyên vật liệu”
PHIẾU XUẤT KHO Số:1140590
- Họ và tên người nhận hàng: Vũ Trọng Ngọc Bộ phận: Sản xuất - Xuất tại kho : B1
quy trình và thủ tục tiến hành và chấp hành nghiêm chỉnh, không có hiện tượng xin cấp phát bừa bãi, lãng phí, không có sự kiểm soát của cấp trên.
Quy trình xét duyệt việc cấp phát nguyên vật liệu:
r---X Bộ phận sản xuất kết hợp với bộ phận hoạch
định xác định nhu cầu và gửi yêu cầu cấp NVL
Gửi hóa đơn xuất NVL về phòng tài chính kế toán
-
Quy trình 1- xét duyệt cấp phát NVL
2.4.4. Quản lý sử dụng nguyên vật liệu trong quá trình sản xuất
Sau khi các loại nguyên vật liệu được xuất cho các bộ phận có nhu cầu, việc lưu trữ và bảo quản nguyên vật liệu trong suốt quá trình sản xuất, sử dụng là trách nhiệm của tất cả các bộ phận sử dụng nguyên vật liệu đó. Các bộ phận có vai trò phối hợp quản lý và sử dụng nguyên vật liệu trong quá trình sản xuất gồm: Bộ phận quản lý kho - nhiệm vụ hướng dẫn bảo quản nguyên vật liệu đúng cách, bộ phận sản xuất trực tiếp thực hiện bảo quản , sử dụng nguyên vật liệu.Trong đó, trưởng các bộ phận sản xuất sẽ trực tiếp giám sát nhân viên thực hiện quá trình bảo quản và sử dụng nguyên vật liệu đúng cách và tạo hiệu quả tốt nhất để tránh các tình trạng lãng phí khi sử dụng nguyên vật liệu hay tiêu dùng vượt định mức.
Tất cả lao động tại công ty CP xi măng X18 đều được hướng dẫn cụ thể các
quy định về bảo quản , sử dụng nguyên vật liệu và được xây dựng ý thức tự giác
bảo quản chính nguyên vật liệu, vật tư , công cụ dụng cụ thuộc phạm vi sử dụng của - Tổng số tiền (viết bằng chữ): ba mươi triệu hai trăm năm mươi nghìn đồng.
Hòa Bình, Ngày 10 tháng 4 năm 2018
Người lập phiếu Người nhận hàng Thủ kho Kế toán trưởng Giám đốc
(Ký, họ tên) (Ký, họ tên) (Ký, họ tê ) ( (Ký, họ tê ) (Ký, họ tê )
Như vậy, công ty CP xi măng X18 áp dụng hình thức cấp phát nguyên vật liệu theo nhu cầu của từng bộ phận sản xuất ở từng thời điểm, giai đoạn. Công tác cấp phát được thực hiện nghiêm túc từ các cán bộ quản lý tới các công nhân lao động, hầu hết những người thực hiện cấp phát và những người làm việc với bộ phận cấp phát nguyên vật liệu (đối tượng có nhu cầu xin nguyên vật liệu) đều nắm được
Gửi yêu cầu qua bộ phận tài chính kế toán để cân đối nguồn nguyên vật liệu trên thực tế
Gửi lên ban giám đốc xét duyệt
Định mức sử dụng nguyên vật liệu được áp dụng chặt chẽ trong quá trình sản xuất để tránh hiện tượng sử dụng nguyên vật liệu vượt định mức, lãng phí. Điều này
ST T
Tên ĐVT
Số luợng Đơngiá Thành tiền Theo chứng từ Thự
c nhập
1 Xỉ than Tấn 20 20 150
Cộng 150
đã tạo nên nét văn hóa lao động chung cho toàn tập thể lao động ở công ty CP xi măng X18, nâng cao hiệu quả sử dụng của nguyên vật liệu, tăng hiệu quả sản xuất, tiết kiệm chi phí đầu vào cho quá trình sản xuất, qua đó tăng hiệu quả hoạt động sản xuất của toàn doanh nghiệp.
2.4.6. Thu hồi nguyên vật liệu sau sản xuất
Do đặc điểm là sản xuất hàng loạt nên công ty CP xi măng X18 rất hiếm khi có các nguyên vật liệu du thừa. Tuy nhiên đôi khi cũng có một số nguyên nhân dẫn đến du thừa ví dụ nhu: máy móc bị hỏng hóc, công nhân phụ trách một bộ phận quan trọng nào đó nghỉ đột xuất và không có nguồn lực thay thế... những truờng hợp nhu vậy, nguyên vật liệu sẽ đuợc tập hợp lại chuyển tới kho, sau đó theo quy trình nhập lại kho để chuyển lại luu trữ trong kho. Bộ phận quản lý kho có trách nhiệm tiếp nhận nguyên vật liệu thừa, kiểm tra số luợng, chất luợng, mã nguyên vật liệu và nhập lại kho. Sau khi kiểm tra xong, bộ phận quản lý sẽ luu lại kết quả bằng phiếu nhập kho.
PHIẾU NHẬP KHO Số: 1568 - Họ và tên nguời giao: Hồ Hồng Ngọc
- Chức vụ: Truởng bộ phận quản lý kho
- Tổng số tiền (viết bằng chữ): Một trăm năm muơi triệu đồng
Nguời lập Nguời giao hàng Thủ kho phiếu (Ký, họ tên) (Ký, họ (Ký, họ tên) tên) Ngày 6 tháng 8 .năm2018 Kế toán truởng (Ký, họ tê ) 47
Công tác thu hồi NVL ở công ty CP xi măng X18 được thực hiện đơn giản, tuy nhiên vẫn đáp ứng được nhu cầu quản lý nguyên vật liệu của công
ty.
2.4.7. Quyết toán nguyên vất liệu đã sử dụng và quản lý lượng nguyên vất liệu tồn kho
Công tác quyết toán nguyên vật liệu đã sử dụng được tiến hành 6 tháng 1 lần. Thêm vào đó, cuối mỗi tháng, bộ phận quản lý kho sẽ tổng hợp, báo cáo tình trạng xuất - nhập kho nguyên vật liệu, quyết toán lượng nguyên vật liệu đã sử dụng. Công tác quyết toán được tiến hành dựa trên việc thống kê lượng nguyên vật liệu đã sử dụng so với nhu cầu sử dụng nguyên vật liệu đã cấp phát, từ đó đưa ra được kết quả quyết toán cuối cùng.
Cách quản lý này sẽ giúp cho việc kiểm soát chủng loại , số lượng , tình trạng nguyên vật liệu được tiếp cận dễ hơn vì được đánh giá dựa trên trực quan mà không cần sử dụng đến trợ giúp của các phần mềm quản lý . Tuy nhiên, phương pháp này sẽ khiến gia tăng lượng giây giờ cần quản lý, tốn rất nhiều công sức và lại dễ dẫn đến nhầm lẫn. Mặt khác, khi có sai sót thì việc sửa chữa là rất mất thời gian.
Bắt đầu từ năm 2015 , công ty cp xi măng X18 đã ứng dụng các ứng dụng của khoa học công nghệ vào việc quản lý nguyên vật liệu. Phần mềm MRP giúp thống nhất cơ sở dữ liệu của toàn công ty, giúp cho công tác quản trị nguyên vật liệu có thể được quản lý bởi tất cả các nhân viên, các bộ phận.Quá trình nhập kho được nhập kết quả liên tục và nhanh chóng vào phần mềm từ đó có trường quản lý thông tin tình trạng nguyên vật liệu nhập kho. Số liệu về xuất kho hàng ngày cũng được cập nhật liên tục vào hệ thông tạo ra trường thông tin về tình trạng xuất kho nguyên vật liệu. Cuối mỗi tháng hoặc mỗi quý, việc quản lý thống kê số liệu về nguyên vật liệu đã sử dụng được thực hiện bằng cách lọc thông tin về tình trạng nguyên vật liệu đã nhập lại sau sản xuất và nguyên vật liệu xuất ra sử dụng. Việc so sánh 2 loại thông tin này sẽ đưa số liệu về lượng nguyên vật liệu đã đem sử dụng , từ đó công tác quyết toán nguyên vật liệu được tiến hành thuận lợi hơn
2.5. Đánh giá thực trạng công tác quản trị nguyên vật liệu
2.5.1 Ưu điểm
* Công tác xây dựng định mức nguyên vật liệu
Công tác xây dựng định mức là một trong những việc thành công nhất mà công ty X18 đã làm được. Đội ngũ nhân viên kĩ thuật cũng như phòng mua bán đã kết hợp rất hiệu quả để tạo ra một định mức phù hợp với điều kiện thực tế và điều kiện của doanh nghiệp. Nhờ vào định mức được xây dựng khoa học, toàn bộ công việc quản trị nguyên vật liệu được thực hiện nhịp nhàng hơn và hiệu quả hơn rất nhiều.
*Công tác xác định nhu cầu và xây dựng kế hoạch nguyên vật liệu
Việc xác định nhu cầu sử dụng các loại NVL được xác định bằng cách lấy định mức sử dụng nguyên vật liệu nhân với công suất sản xuất, cách tính này đơn giản nhưng vẫn đảm bảo được nhu cầu nguyên vật liệu của công ty để phục vụ sản xuất.Thêm vào đó, việc xây dựng kế hoạch nguyên vật liệu dựa trên kết quả của xây dựng định mức và hoạch định nhu cầu nguyên vật liệu cũng từ đó được thực hiện phù hợp , chính xác hơn.
*Công tác tổ chức mua sắm, tiếp nhận nguyên vật liệu
Về cơ bản, công tác tổ chức mua sắm, tiếp nhận nguyên vật liệu tại công ty được thực hiện đúng quy trình , quy định . Bộ phận quản lý kho đã thực hiện đúng vai trò của mình trong việc tham gia tiếp nhận nguyên vật liệu, tổ chức kho chứa để bảo quản nguyên vật liệu nên không có những sai sót gây hậu quả nghiêm trọng nào .
* Quản lý kho dự trữ nguyên vật liệu
Công tác quản lý kho được thực hiện đúng các quy định đề ra . Việc bố trí không gian chứa nguyên vật liệu , tổ chức sắp xếp danh mục các loại nguyên được thực hiện khoa học góp phần giúp cho công tác quản lý , xuất - nhập nguyên vật liệu được diễn ra thuận lợi . Hầu hết các loại nguyên vật liệu được sắp xếp, bảo quản đúng hướng dẫn, đảm bảo chất lượng cho sản xuất .
* Tổ chức cấp phát nguyên vật liệu
Việc cấp phát nguyên vật liệu được thực hiện đảm bảo quy trình cũng như các thủ tục Các nhân viên , cán bộ có liên quan đến công tác cấp phát
nguyên vật liệu đều nắm rõ quy trình cũng nhu quyền hạn , vai trò , trách nhiệm của mình . Việc cấp phát diễn ra thuận lợi , giảm thiểu hiện tuợng để xuất nhu cầu vuợt mức thực tế cần ; tăng cuờng kiểm soát của quản lý , đáp ứng nhu cầu sản xuất một cách nhanh chóng , kịp thời .
*Tổ chức kiểm soát trong quá trình sử dụng nguyên vật liệu
Công tác quản lý nguyên vật liệu trong quá trình sử dụng đuợc các cán bộ từng bộ phận thực hiện nghiêm chỉnh . Các quy định về sử dụng đúng định mức , tiết kiệm , tận dụng và bảo quản NVL đuợc phổ biến cụ thể tới từng nhân viên lao động . Về cơ bản tình trạnh sử dụng , bảo quản nguyên vật liệu trong quá trình sản xuất đều đuợc quản lý và kiểm soát .
*Tổ chức thu hồi nguyên vật liệu
Với đặc điểm là sản xuất hàng loạt nên phần nguyên vật liệu thừa cần thu hồi rất ít, tuy nhiên khi có nhu cầu thu hồi phát sinh, các thao tác cũng đuợc thực hiện rất nhanh chứ không hề bị thụ động. Đây là một điểm rất đáng khen của đội ngũ quản lý nguyên vật liệu tại công ty CP X18
*Công tác quyết toán nguyên vật liệu sau sử dụng
Công tác quyết toán nguyên vật liệu sau khi sử dụng đuợc tiến hành hàng tháng và hàng quý . Việc ứng dụng phần mềm chuyên nghiệp để quản lý