Trong những giao dịch kinh tế , công ty phải xây dựng đuợc quan hệ tốt với các nhà cung cấp vật tu , tạo mối quan hệ hai bên cùng có lợi . Việc xây dựng quan hệ và các nhà cung ứng rất có lợi cho công ty, chẳng hạn nhu việc đuợc huởng nhiều uu đãi hơn , mua đuợc NVL với giá rẻ hơn , có thêm nhiều uu thế đặc biệt trong những điều kiện tinh tế không ổn định . Với các nhà cung ứng công ty đã làm việc nhiều năm cần luôn duy trì mối quan hệ hai bên cùng có lợi, thắt chặt mối quan hệ này. Tuy nhiên, công ty cũng cần không ngừng tìm kiếm các nhà cung cấp có khả năng đáp ứng yêu cầu vật tu tốt hơn, đồng thời công ty cũng nên tìm cho mình ít nhất hai nhà cung ứng để tránh những biến động từ bên ngoài ảnh huởng tới công tác sản xuất của công ty.
Khi thu mua , nhân viên lập đơn hàng phải chịu trách nhiệm chính liên quan tới đơn hàng. Công việc cần đuợc phân công rõ ràng để mọi nguời cùng có ý thức trách nhiệm cao với công việc mình đảm nhận . Trên cơ sở ký kết hợp đồng với nhà cung ứng, nguời ký kết phải là nguời am hiểu về pháp luật , có kiến thức chuyên môn và kinh nghiệm thực tế vững vàng . Nghiêm túc thực hiện các điều khoản hợp đồng và theo dõi đốc thúc đối tác thực hiện hợp đồng . Cần thực hiện kế hoạch sản xuất một cách chính xác, để kế hoạch đuợc tiến hành một cách nhịp nhàng, không để xảy ra những sai khiến cho NVL bị thiếu hụt làm gián đoạn sản xuất . . Trong quá trình thu mua,khi tiếp nhận NVL về kho, cần quy định trách nhiệm rõ ràng với cán bộ trực tiếp tiếp nhận đơn hàng. Nếu xảy ra vấn đề gì nhu thiếu hụt, sai quy cách, không đúng chủng loại thì có thể truy ra trách nhiệm thuộc về ai? Nhằm tránh tình trạng đùn đẩy đổ lỗi .Vật tu khi mới đuợc nhập kho cần đuợc bảo quản nghiêm
túc ngay , tránh để thất thoát , đặt sai vị trí khu vực . Khi mua NVL của các công ty bên ngoài , công ty không nên thanh toán hết tiền , mà chỉ nên thanh toán toàn bộ sau khi hàng hóa đã đuợc chuyển đầy đủ , an toàn vào kho . Nhu vậy , sẽ giúp công ty chiếm dụng vốn của công ty khác trong một thời gian .
Ngoài ra, khi tìm hiểu thị truờng, nếu công ty nhận thấy nhu cầu vật loại NVL tăng, mà công ty lại có khả năng nhập đuợc một số luợng lớn thì công ty có thể kiếm thêm doanh thu từ việc cung cấp dịch vụ vật tu bằng cách nhập với khối luợng lớn , một phần để phục vụ công tác sản xuất , một phần để bán đi phục vụ hoạt động thuơng mại thu lợi nhuận.
3.2.4 Tăng cường công tác quản lý kho
Vật liệu đuợc thu mua về không đuợc dùng ngay cho quá trình sản xuất phải qua khâu bảo quản , dự trữ . Mặc dù công tác tổ chức kho của công ty đã đuợc thực hiện tuơng đối tốt , tuy nhiên em xin đua ra một số giải pháp giúp hoàn thiện công tác quản lý kho hơn :
- Công ty nên rút ngắn kỳ kiểm kê, có thể quy định định kỳ 3 tháng một lần để có thể theo dõi NVL chặt chẽ hơn , tránh tình trạng NVL để lâu ngày làm giảm chất luợng , làm ảnh huởng tới chất luợng đầu ra .
Công ty nên phân rõ trách nhiệm kho, phân rõ trách nhiệm của các cán bộ kho trong kho để ai làm việc thiếu trách nhiệm để xảy ra mất mát , hỏng NVL tại của ai thì nguời đó phải chịu trách nhiệm , đây cũng là một cách để nâng cao tinh thần công việc với từng cá nhân . Nhà máy nên mua thêm trang bị trong kho nhằm bảo quản NVL tốt hơn . Cần có thêm các kệ hàng , kệ hàng không nên để sát mặt đất , nhu vậy bảo quản NVL đuợc tốt hơn , vừa tiết kiệm chi phí bốc xếp và nâng cao tinh thần của nhân viên . Định kỳ sửa chữa , tu sửa nhà kho để bảo quản NVL đuợc tốt hơn diện tích trong kho cần đuợc sử dụng hợp lý và tiết kiệm , tránh để lộn xộn , lãng phí diện tích lại gặp khó khăn trong công tác quản lý .
- Nên học tập và áp dụng các thành tựu khoa học kĩ thuật để sắp xếp kho một cách khoa học và hợp lý nhất.
- Thuờng xuyên nắm đuợc tình hình tồn kho , xác định các loại vật liệu tồn kho quá lâu để có các biện pháp giải quyết . Nếu loại vật liệu ấy còn tốt , nhung công ty không sử dụng nữa cần báo cáo lên cấp trên để thanh lý hay gải quyết số
NVL đó . Nếu loại vật tư đó bị hư hỏng ít nhiều và công ty vẫn đang sử dụng , cần đánh giá lại giá trị để sử dụng cho các sản phẩm hợp lý .
3.2.5 Hoàn thiện công tác kiểm kê , kiểm tra đánh giá sử dụng NVL
Để đảm bảo tính chính xác của thông tin kế toán , Doanh nghiệp nên tiến hành kiểm kê thường xuyên . Cụ thể công ty nên tiến hành kiểm kê NVL 3 tháng 1 lần . Đồng thời khi kiểm kê doanh nghiệp cũng cần nên đánh giá lại giá trị NVL so với giá thị trường cũng như đánh giá lại chất lượng của NVL để có những biện pháp xử lý kịp thời .
Việc kiểm tra tình hình sử dụng không chỉ được tiến hành sau khi quá trình sản xuất kết thúc , mà trong quá trình sản xuất , công ty cũng nên thường xuyên kiểm tra tình hình sử dụng NVL , có thể là kiểm tra chọn mẫu , kiểm tra bất chợt để phát hiện ra các sai phạm , kịp thời có các biện pháp khắc phục . Quá trình kiểm kê phải đảm bảo thực hiện các yêu cầu sau : vật liệu phải được sử dụng đúng mục đích , lượng NVL sử có đúng với định mức đặt ra , nếu có sai lệch lên cần điều chỉnh lại , vật tư cung cấp cho quá trình sản xuất có thích hợp về quy cách , phẩm chất và cán bộ công ty cần kiểm tra không chỉ trên giấy tờ sổ sách , mà cần kiểm tra cả trên thực tế sử dụng . Ban giám đốc phải giám sát thường xuyên việc sử dụng NVL trong sản xuất như đã thông báo trước đó, từng cán bộ CNV phải thấy việc thực hiện mức là trách nhiệm của mình trong sự phát triển chung của công ty
3.2.6 Ket hợp hình thức cấp phát theo kế hoạch và cấp phát theo nhu cầu
Nhằm hoàn thiện công tác cấp phát nguyên vật liệu Việc áp dụng hình thức cấp phát theo nhu cầu của các bộ phận là khá phù hợp và hiệu quả đối với lĩnh vực kinh doanh và hình thức quản lý sản xuất của công ty CP X18 tuy nhiên nó vẫn có những hạn chế nhất định về việc yêu cầu quản lý lượng giấy tờ lớn , số lần cấp phát nguyên vật liệu nhiều gây tốn kém cả thời gian của người quản lý và người yêu cầu cấp phát . Để hạn chế những hạn chế này ở một mức nhất định , công ty nên áp dụng thêm hình thức cấp phát theo kế hoạch theo đợt ở định mức nhất định . Phương pháp này nên áp dụng đối với những loại nguyên vật liệu chính , sử dụng nhiều trong quá trình sản xuất
và được xây dựng định mức tiêu dùng , hoạch định nhu cầu sử dụng một các rõ ràng: Đất sét, than, quặng sắt, thạch cao...
Việc áp dụng hình thức cấp phát nguyên vật liệu theo kế hoạch này phù hợp với những loại nguyên vật liệu cấp phát với số lượng lớn do vậy nhà quản lý cần lên danh sách các loại nguyên vật liệu chính phù hợp và có kế hoạch cấp phát cụ thể . Sự kết hợp giữa 2 hình thức cấp phát nguyên vật liệu có thể sẽ góp phần giảm thiểu lượng giấy tờ cần quản lý cũng như số lần thực hiện yêu cầu - cấp phát nguyên vật liệu , giúp tăng hiệu quả của sản xuất kinh doanh nói chung .
3.2.7 Sử dụng tiết kiệm , hiệu quả NVL
Việc sử dụng NVL hợp lý và tiết kiệm đóng vai trò vô cùng quan trọng . Nó đảm bảo sử dụng NVL đúng mục đích , đúng số lượng , chất lượng , hạn chế những lãng phí quá mức , từ đó làm giảm chi phí NVL , góp phần nâng cao hiệu quả sử dụng vốn lưu động và vốn kinh doanh nói chung . Phát động phong trào tiết kiệm tới từng khâu , từng cán bộ CNV , tăng cường hơn nữa các biện pháp để giáo giục ý thức tiết kiệm NVL như tổ chức các buổi thảo luận , có các biện pháp khuyến khích về vật chất và tinh thần phù hợp:
- Sử dụng triệt để nguồn nguyên liệu có sẵn .
- Sử dụng lại phế liệu, phế phẩm nhiều hơn nữa nhưng vẫn đảm bảo chất lượng sản phẩm được sản xuất ra ,tận dụng NVL sẽ làm giảm định mức tiêu dùng nguyên vật liệu, hạ giá thành sản phẩm, đem lại nguồn thu cho doanh nghiệp.
3.2.8 Sử dụng quản lý nguyên vật liệu bằng kỹ thuật phân tích ABC
Kỹ thuật phân tích ABC có tác dụng xác định mức độ quan trọng, giá trị của các hàng hóa trong kho, bao gồm phần lớn của nguyên vật liệu dự trữ. Qua đó, dự báo, chuẩn bị nguồn lực và quản lý hàng tồn kho hiệu quả hơn dựa trên cơ sở phân loại các nhóm hàng hóa.
Được xây dựng trên cơ sở nguyên tắc Pareto - 20% hàng hóa mang lại 80% doanh thu, hay có thể nói: nếu bạn kiểm soát tốt 20% hàng hóa thì sẽ kiểm soát được 80% của hệ thống.
Dựa theo nguyên tác này, Hàng hóa được chia thành 3 loại:
Nhóm A: Là những hàng hóa có giá trị cao nhất, chiếm từ 70 — 80% so với tổng giá trị hàng hoá dự trữ trong kho. Đặc tính của nhóm hàng này:
• Cần sự chọn lọc nhà cung cấp lớn
• Thời gian đặt hàng và số lượng đặt chính xác
• Đặt hàng liên tục
Nhóm B: Là hàng hoá dự trữ có giá trị hàng năm ở mức trung bình. Hàng hóa nhóm B là hàng trung gian, Chiếm 15% doanh thu bán hàng của doanh nghiệp
Nhóm C: Là hàng có giá trị thấp, chiếm 5 giá trị hàng hóa dự trữ. Nhóm hàng này đòi hỏi:
Vậy trong việc quản trị nguyên vật liệu công ty CP xi măng X18 nên sắp xếp các loại nguyên vật liệu theo nhóm nào?
Thứ nhất, ở nhóm A công ty nên dự trữ than và thạch cao. Xét thấy 2 nguyên liệu này có giá trị lớn trong kho NVL của công ty. Mặt khác,có ảnh huởng rất lớn đến chất luợng của sản phẩm và hoạt động sản xuất vì vậy, đòi hỏi cần chọn lọc nhà cung cấp một cách kĩ càng.Thêm vào đó, than đá và thạch cao bảo quản đòi hỏi kĩ thuật cao làm sao để tránh việc than đá bị mất nhiệt luợng và thạch cao bị biến đổi.
Thứ hai, ở nhóm B công ty nên dự trữ xỉ Pi rít, xỉ lò cao, xỉ đóng gạch. Giá trị chiếm 12% tổng giá trị kho hàng vẫn cần chọn nhà cung cấp nhung cần dự trữ số luợng vừa phải để đảm bảo chất luợng NVL.
Các nguyên vật liệu còn lại nhu : đất sét, đá sản xuất, đá Bazan sẽ là nhóm C, vì giá trị không cao, có thể dự trữ với số luợng lớn mà không làm thay đổi chất luợng của NVL.
3.2.9 Tăng cường trao đổi thông tin giữa các bộ phận liên quan
Giữa cấp quản lý và nhân viên nhằm hoàn thiện công tác quản lý nguyên vật liệu đang sử dụng hoạt động quản lý nguyên vật liệu đang sử dụng cần đuợc phối hợp giữa cả truởng các bộ phận sản xuất,bộ phận dự án và bộ phận quản lý kho, Nhiệm vụ quản lý, giám sát , kiểm soát việc bảo quản nguyên vật liệu trong quá trình sản xuất , sử dụng nguyên vật liệu đúng định mức , tiết kiệm và tận dụng nguyên vật liệu thuộc về truởng bộ phận sản xuất . Để hiệu quả quản lý sử dụng nguyên vật liệu trong quá trình sản xuất thực sự cao cần có sự kết hợp với bộ phận quản lý kho . Bộ phận quản lý kho nên tổ chức kiểm tra nguyên vật liệu đang đuợc bảo quản trực tiếp tại xuởng sản xuất theo những định kỳ nhất định . Các cuộc kiểm tra này sẽ giúp phát hiện kịp thời những sai sót trong quá trình bảo quản , luu trữ và có cách khắc phục kịp thời , tránh đuợc sự cố xảy ra làm trì hoãn quá trình sản xuất . Bên cạnh đó , bộ phận quản lý kho cần có sự tu vấn , hỗ trợ bộ phận sản xuất về cách luu trữ , bảo quản nguyên vật liệu trong suốt quá trình sử dụng . Bộ phận sản xuất cũng kết hợp với bộ phận thiết kế để đảm bảo nguyên vật liệu đuợc sử dụng đúng với định mức đã thiết kế và đảm bảo nhu cầu đã hoạch
định , bất cứ sự thay đổi nào trong tiến trình sản xuất đều cần đuợc thông báo tới các bộ phận liên quan một cách kịp thời để có sự điều chỉnh phù hợp .
Tăng cuờng trao đổi thông tin giữa các cấp quản lý với các nhân viên nhân điều hòa luồng thông tin trong doanh nghiệp giúp giữa quản lý và nhân viên đuợc thống nhất các quan điểm , quyết định . Cấp trên kịp thời truyền đạt những chuông trình mới , cấy duới nhanh chóng nhận thông tin và phản hồi lại những đóng góp, phản biệt , từ đó xây dựng đuợc kế hoạch hành động hợp lý kịp thời.
3.2.10 Khích lệ sự sáng tạo trong quản lý một cách phù hợp để giúpgiảm thiểu lượng tồn kho nguyên vật liệu giảm thiểu lượng tồn kho nguyên vật liệu
Giảm thiểu luợng tồn kho trong sản xuất kinh doanh là một bài toán đặt ra cho tất cả các nhà quản trị tồn kho nói chung và tồn kho nguyên vật liệu nói riêng chiếm tỷ trọng khá lớn trong chi phí , chính vì vậy , việc giảm thiểu tồn kho càng đuợc thực hiện tốt sẽ càng tiết kiệm đuợc chi phí cho doanh nghiệp , đẩy nhanh tốc độ chu kỳ sản xuất và thu hồi vốn . Đối với công ty xi măng X18 cũng vậy , xi măng là một sản phẩm có tính đặc thù trong việc bảo quản và thời gian bảo quản cũng nhu thời gian sử dụng quá lâu sẽ gây ảnh huởng đến chất luợng của xi măng, chính vì thế mà những nguyên vật liệu bị tồn đọng quá lâu khó có thể bán đuợc - đây là một trong các nguyên nhân chính dẫn tới luợng lên kho nguyên vật liệu tại công ty CP X18 vẫn còn cao ( tổng giá trị NVL tồn kho cộng đồn cho đến cuối 2018 là 5. 650.000.000 VND chiếm khoảng 4, 31 % tổng doanh thu từ bán hàng và cung cấp dịch vụ năm 2018 ) .
Để nâng cao hiệu quả quản lý tồn kho nguyên vật liệu hôn nữa , cần có những biện pháp khích lệ , động viên sự sáng tạo , những đề xuất , ý tuởng mới mẻ của cả các quản lý và các nhân viên trong công ty . Tuy nhiên , sự sáng tạo này không phải tự nhiên mà có hay xuất phát từ những căn cứ không rõ ràng mà nó phải có nguồn gốc từ chính các vấn đề này sinh từ hoạt động của doanh nghiệp . Do vậy , để nhân viên có thể đóng góp ý kiến của mình cũng nhu tìm ra những giải pháp sáng tạo phù hợp bộ phận quản lý cần có chính sách khuyến khích , động viên đồng thời tạo điều kiện cho cán bộ
nhân viên được nắm bắt tình hình tồn kho nguyên vật liệu , ý thức được tầm quan trọng của việc giảm tồn kho nguyên vật liệu , đào tạo những kiến thức cơ bản về quản lý tồn kho cho họ . Có như vậy các cán bộ và nhân viên mới có đủ cơ sở kiến thức cũng như có động lực để sáng tạo và thể hiện sự sáng tạo của mình . Việc săn sàng lắng nghe , tiếp thu những đóng góp xây dựng của họ là động lực lớn để nhân viên sáng tạo hơn nữa , tuy nhiên cần có sự chọn lọc những ý tưởng một cách chặt chẽ tránh áp dụng bừa bãi gây phản