Việc mua sắm nguyên vật liệu có một nhóm gồm hai nhân viên đảm nhận, gọi là phòng mua - bán một bộ phận thuộc phòng tài chính. Sau khi nhận đuợc kế hoạch mua sắm nguyên vật liệu, phòng mua bán sẽ gửi đơn hàng đến nhà cung cấp, hoặc những nguyên vật liệu tự sản xuất đuợc sẽ lên kế hoạch sản xuất.
Truớc tiên với nguyên vật liệu không tự sản xuất đuợc mà phải mua ngoài ví dụ nhu: than, thạch cao, dầu..., công ty có một danh sách các nhà cung cấp đuợc sắp xếp uu tiên theo thứ tự:
- Nhà cung cấp có giá tốt nhất
- Nhà cung cấp có chất luợng tốt nhất
- Nhà cung cấp gần nhất, thuận tiện việc mua bán nhất
Thuờng công ty sẽ lựa chọn công ty có thể đảm bảo cả 3 yếu tố nêu trên, tuy nhiên sẽ có những thời điểm mà một yếu tố sẽ trở nên quan trọng nhất. Ví dụ nhu tháng 9/2012 do dự án cải tạo đuờng quốc lộ 12B, việc vận chuyển nguyên vật liệu trở nên khó khăn và gây sự khan hiếm nguồn nguyên vật liệu do nhà cung cấp có giá tốt khó có thể tiếp cận địa bàn, mặt khác nhu cầu xi măng của thị truờng thời điểm này vẫn rất cao, do đó, công ty đã lựa chọn một nhà cung cấp ở gần hơn với mức giá cao hơn.
Quy trình đặt hàng chung sẽ đuợc thực hiện nhu sau:
bộ phận mua bán Nhận kế hoạch mua sắm Xin xác nhận của gửi đơn hàng tới∖ ∖
NVL ỵ cấp trên ỵ NCC được lựa
/ / chọn
Một đơn đặt hàng của công ty có đầy đủ các thông tin sau: Số hiệu của đơn vị, nguời nhận, địa điểm giao hàng, tên, mã mặt hàng, số luợng, đơn giá, thành tiền, ngày giao hàng, cách thức thanh toán. Mẫu đơn đặt hàng (nguồn phòng mua bán công ty CP xi măng X18) :
39
CỘNG HÒA XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM Độc lập - Tự do - Hạnh phúc
ĐƠN ĐẶT HÀNG Số: 1137
Kính gửi: Công ty Cổ Phần Xi Măng X18
Công ty Cổ Phần Xi Măng X18 có nhu cầu đặt hàng tại quý công ty theo mẫu yêu cầu.
STT Tên vật tư Đvt Số lượng tên nhà cung cấp 1 Đá sản xuất Tấ
n
493.411,74 5
Doanh nghiệp TN Thuý Đằng Công ty TNHH Nam Sơn 2 Đá ba Zan Tấ
n 3019.031,5 Công Ty TNHH MTV khoáng sản Vôi Việt 3 Đất sét loại
2
Tấ n
56.250,450 Công Ty TNHH MTV khoáng sản Vôi Việt 4 Đất sét loại 3 Tấ n 10.764,6 70
Công Ty TNHH MTV khoáng sản Vôi Việt
5
Đất sét loại 1
( 78 - 88%) Tấn 202.019,2 Công Ty TNHH MTV khoáng sản Vôi Việt 6
Than sản
xuất Tấ
n
63.587,2
10 Cty TNHH Thương Mại DHP
Công Ty TNHH MTV khoáng sản Vôi Việt 7 Thạch cao Tấ
n 9019.086,1 Công Ty TNHH MTV khoáng sản Vôi Việt Tổng cộng:
Thời gian giao hàng:8h sáng ngày 19/8/2018
Địa điểm giao hàng: Kho NVL của công ty tại xã Ngọc Luơng,huyện Yên Thủy, tỉnh Hòa Bình
Phuơng thức thanh toán: - chuyển khoản
- Thanh toán truớc 50% giá trị hợp đồng, 50% còn lại thanh toán sau khi giao hàng.
Yên Thủy, ngày 2 tháng 8 năm 2018 Giám đốc công ty
(Đã kí)
*Đối với nguyên vật liệu công ty có thể tự sản xuất gồm: đá vôi, đất sét..
Nguyên liệu này đều sẵn có trong các mỏ trên địa bàn, công ty có sẵn hệ thống máy móc nhu máy xúc, máy ủi, băng truyền và xe tải để khai thác và vận chuyển về kho. Khi xây dựng đuợc kế hạch tiêu thụ của những nguyên vật liệu này, bộ phận hoạch định nhu cầu sẽ thông báo lại với các mỏ để có kế hoạch khai thác phù hợp.
8 Đất sét loại 4 ( Fe = 35) Tấ n 6.498,8
20 Công Ty TNHH MTV khoáng sản Vôi Việt 9 Xỉ pi rít Tấ
n 903.836,5 Công Ty TNHH MTV khoáng sản Vôi Việt 1
0
Phụ gia trợ
nghiền K
g 123.595,000 Công Ty TNHH MTV khoáng sản Vôi Việt 1 1 Xỉ lò cao Tấ n 2.204,9 60
Công Ty TNHH MTV khoáng sản Vôi Việt 1
2 Cát M3 10,000 Công Ty TNHH MTV khoáng sản Vôi Việt 1
3 Xỉ đóng gạch Tấn 35,240 Công Ty TNHH MTV khoáng sản Vôi Việt Tổng cộng: 800.331,63
B ảng 7- số lượng NVL chính đã mua trong năm 2018(phòng tài chính kế toán)