CHƢƠNG 2 : PHƢƠNG PHÁP NGHIÊN CỨU
4.2 Hoàn thiện cơ cấu tổ chức, đúng ngƣời – đúng việc
Qua kết quả nghiên cứu cho thấy một trong những yếu tố quan trọng thể hiện sự hài lòng của nhân viên là tính chất công việc.
Nếu nhân viên được làm công việc mà họ yêu thích, đúng chuyên môn, năng lực thì chắc chắn họ sẽ dễ hài lòng với công việc hơn so với công việc mà họ không thực sự am hiểu. Công việc đúng chuyên môn, yêu thích cũng sẽ tạo nên sự nhiệt huyết, đam mê sáng tạo trong công việc, nhân viên sẽ dễ dàng trải qua các thủ tục hành chính, quy trình rườm rà để hoàn thành công việc. Đó chính là lý do để lãnh đạo đơn vị phải cân nhắc khi tuyển dụng, sắp xếp các vị trí công việc sao cho phù hợp, hoàn thiện cơ cấu tổ chức gọn nhẹ, đúng người, đúng việc để tạo nên hiệu quả công việc.
Việc hoàn thiện cơ cấu tổ chức, tuyển dụng, bố trí lao động đối với người lao động tại từng vị trí công việc cần đáp ứng một số yêu cầu cơ bản sau:
Một là, việc bố trí sử dụng lao động phải phát huy được năng lực, sở trường chuyên môn, nghiệp vụ, ngành nghề đào tạo của từng cá nhân. Phù hợp với người lao động, kích thích sự hăng say nỗ lực của mỗi người trong công việc được giao.
Hai là, việc bố trí sử dụng lao động vừa phải tạo được sự ổn định công việc một cách tương đối theo hướng chuyên môn hóa nhằm phát huy năng lực sở trường của từng lao động. Mặt khác cần xem xét bổ sung, điều chỉnh công việc hợp lý, phân công bố trí lại, luân chuyển giữa các bộ phận, các khu vực để tránh sự nhàm chán, tăng hứng thú trong việc thực hiện công việc nhằm phát huy hết khả năng, tạo động lực làm việc cao nhất cho từng người lao động thực hiện tốt công việc được giao.
Ba là, khi giao nhiệm vụ, công việc cho người lao động phải gắn liền trách nhiệm với quyền hạn, quyền quyết định để có thể đảm bảo thực hiện tốt công việc được giao. Khi người lao động cảm thấy được tin tưởng giao phó
nhiệm vụ mang tính thách thức, kèm theo những quyền hạn nhất định sẽ tạo ảnh hưởng tích cực đến sự hài lòng trong quá trình thực hiện công việc.
Bốn là, trong tuyển dụng, bố trí, sử dụng lao động cần tạo điều kiện và
cơ hội phát triển công bằng cho tất cả người lao động. Khi người lao động nhìn thấy cơ hội phát triển, thăng tiến trong công việc, họ sẽ thực sự hài lòng với công việc của mình
Xuất phát từ mục tiêu, yêu cầu và thực trạng hiện tại, Đơn vị cần thực hiện tốt một số giải pháp cơ bản sau:
- Rà soát lại chức năng nhiệm vụ của từng đơn vị/bộ phận/phòng ban và chức danh công việc; đánh giá tình hình thực hiện công việc; mức độ hoàn thành so với yêu cầu công việc khả năng thực hiện của người lao động để điều chỉnh và bổ sung phù hợp.
- Sắp xếp bố trí sử dụng lao động vào từng vị trí, chức danh phù hợp với trình độ chuyên môn đào tạo và năng lực sở trường của từng đối tượng lao động. Công việc được giao phù hợp với năng lực sở trường là một trong những nhân tố ảnh hưởng tới động lực làm việc của người lao động. Đối với những chức danh không yêu cầu bằng cấp thì dựa trên các kết quả phân tích công việc để phân công, bố trí lao động; tuy nhiên quy trình phân tích công việc và kết quả phân tích công việc tại trường còn nhiều hạn chế.
Để thực hiện tốt công tác phân tích công việc, tác giả đề xuất cách thức thực hiện như sau:
Thứ nhất: tìm hiểu những thông tin cần thu thập trong phân tích công việc. Để có thể xây dựng được bản mô tả công việc và bản tiêu chuẩn thực hiện công việc được chính xác, cần thu thập một số loại thông tin sau:
Thông tin về các yếu tố của điều kiện làm việc như chế độ tiền lương, khen thưởng, tầm quan trọng của công việc, các yếu tố của
điều kiện vệ sinh lao động, sự cố gắng về thể lực, những rủi ro khó tránh...
Thông tin về các hoạt động thực tế của nhân viên tiến hành tại nơi làm việc như phương pháp làm việc, các mối quan hệ trong thực hiện công việc, cách thức làm việc, cách thức phối hợp hoạt động với các nhân viên khác…
Thông tin về những phẩm chất mà nhân viên thực hiện công việc cần có như trình độ học vấn, kiến thức, kinh nghiệm, kĩ năng thực hiện công việc, tuổi đời, ngoại hình, sở thích, sức khỏe, quan điểm, tham vọng...
Thông tin về các tiêu chuẩn mẫu trong thực hiện công việc đối với nhân viên, bao gồm cả các quy định về tiêu chuẩn hành vi và tiêu chuẩn kết quả thực hiện công việc.
Thứ hai: xác định nội dung và trình tự thực hiện phân tích công việc, cụ thể
Bước 1: Xác định mục đích của phân tích công việc, từ đó xác định các hình thức thu thập thông tin phân tích công việc hợp lí nhất. Mục đích phân tích công việc chủ yếu tập trung để tuyển dụng, chọn lựa lao động, đào tạo huấn luyện, đánh giá nhân viên, trả lương, khen thưởng cho nhân viên.
Bước 2: Thu thập các thông tin cơ bản có sẵn trên cơ sở của các sơ đồ tổ chức, các văn bản về mục đích, yêu cầu, chức năng quyền hạn của đơn vị và các bộ phận cơ cấu, hoặc sơ đồ quy trình công nghệ và bản mô tả công việc cũ.
Bước 3: Chọn lựa các phần việc đặc trưng, các điểm then chốt để thực hiện phân tích công việc nhằm làm giảm bớt thời gian và tiết kiệm hơn trong thực hiện công tác phân tích.
Bước 4: Áp dụng các phương pháp khác nhau để thu thập thông tin phân tích công việc. Có thể sử dụng phương pháp phỏng vấn, bảng câu hỏi và quan sát.
Bước 5: Kiểm tra, xác minh tính chính xác của thông tin.
Bước 6: Xây dựng bản mô tả công việc và tiêu chuẩn thực hiện công việc. Nội dung chính của bản mô tả công việc, bản yêu cầu đối với người thực hiện và bản tiêu chuẩn thực hiện công việc phải được thể hiện rõ ràng.
Bản mô tả công việc phải có các nội dung chủ yếu sau:
Nhận diện công việc gồm có: tên công việc, mã số của công việc, cấp bậc công việc, nhân viên thực hiện công việc, cán bộ lãnh đạo, giám sát tình hình thực hiện công việc, người thực hiện và người phê duyệt bản mô tả công việc.
Tóm tắt công việc: mô tả tóm tắt thực chất đó là công việc gì.
Các mối quan hệ trong thực hiện công việc: nên ghi rõ mối quan hệ của người thực hiện công việc với những người khác ở trong và ngoài đơn vị.
Chức năng, trách nhiệm trong công việc: nên liệt kê từng chức năng nhiệm vụ chính, sau đó nên giải thích các công việc cụ thể cần thực hiện trong nhiệm vụ, trách nhiệm chính đó.
Quyền hành, của người thực hiện công việc: nên xác định rõ giới hạn hay phạm vi quyền hành trong các quyết định về mặt tài chính và nhân sự.
Các điều kiện làm việc: bao gồm các điều kiện về môi trường, máy móc, trang thiết bị cần phải sử dụng, thời gian làm việc, các điều kiện vệ sinh an toàn lao động và các điều kiện khác.
Bản yêu cầu của công việc đối với người thực hiện: thể hiện rõ trình độ
văn hóa, chuyên môn, trình độ ngoại ngữ và các kĩ năng khác có liên quan đến công việc như tốc kí, đánh máy...; kinh nghiệm công tác; tuổi đời; sức
khỏe; hoàn cảnh gia đình; các đặc điểm cá nhân có liên quan đến thực hiện công việc như tính trung thực, khả năng hòa đồng với mọi người, tham vọng, sở thích, nguyện vọng cá nhân...
Bản tiêu chuẩn thực hiện công việc: là một hệ thống các chỉ tiêu thể hiện các yêu cầu về số lượng và chất lượng của sự hoàn thành các nhiệm vụ qui định trong bản mô tả công việc.
Đơn vị cần phải xây dựng các tiêu chuẩn thực hiện công việc cho từng chức danh công việc một cách cụ thể và qui định trong văn bản.