3.2.1.1 Nâng cao chất lượng quy trình và phương pháp định giá
Giải pháp nâng cao quy trình định giá.
Quy trình định giá như là xương sống của một tổ chức Thẩm định, vì thế, xây dựng được một quy trình chuẩn chỉ, đầy đủ, dễ hiểu là một việc quan trọng, mang tính quyết định đến chất lượng nghiệp vụ thẩm định. Như đã nhắc đến bên trên, quy định thẩm định giá tại Citics tuy khoa học và dễ hiểu nhưng vẫn còn chưa thực sự hoàn thiện, dẫn đến một vài khuyết điểm trong công tác thẩm định BĐS. Vì vậy để có thể hoàn thiện Tổ chức hoạt động Thẩm định giá, công ty cần hiệu chỉnh các bước trong quy trình,
- Trong bước tiếp nhận hồ sơ, Công ty cần yêu cầu khách hàng hoặc Chuyên viên tín dụng trực tiếp quản lý hồ sơ của khách hàng cung cấp đầy đủ các giấy tờ pháp lý liên quan như là sổ đỏ/sổ hồng (đầy đủ, rõ ràng tất cả các mặt bao gồm các trang trong sổ; trang bổ sung và mặt sau trang bổ sung nếu có), Chứng minh nhân dân/Căn cước công dân (đầy đủ rõ ràng cả hai mặt), giấy phép xây dựng nhà ở (nếu có), và các giấy tờ liên quan khác. Công ty cần đảm bảo có tất cả các thông tin pháp lý trên trước khi tiến hành bước tiếp theo để không mất thời gian của đôi bên. Trong trường hợp khách hàng không cung cấp được đầy đủ giấy tờ pháp lý, Công ty cần mạnh dạn từ chối hồ sơ, chờ tới khi được bổ sung đầy đủ. Tránh trường hợp không thể xuất chứng thư vì lý do thiếu giấy tờ pháp lý, vừa lãng phí thời gian, vừa lãng phí công sức.
- Thêm vào bước “Lập kế hoạch Thẩm định giá” cho phù hợp với quy định. Trong Tiêu chuẩn thẩm định giá BĐS của Bộ tài chính quy định nội dung kế hoạch
bao gồm:
+ Xác định mục tiêu, yêu cầu, phạm vi và nội dung công việc, phương thức, cách thức tiến hành thẩm định giá.
+ Xác định dữ liệu cần thiết cho cuộc thẩm định giá, các tài liệu cần thu thập về thị trường, tài sản thẩm định giá, tài sản so sánh.
+ Xác định và phát triển các nguồn tài liệu, đảm bảo nguồn tài liệu đáng tin cậy và phải được kiểm chứng: Nghiên cứu hồ sơ, tài liệu về tài sản cần thẩm định giá.
+ Xây dựng tiến độ thực hiện, xác định trình tự thu thập và phân tích dữ liệu, thời hạn cho phép của trình tự phải thực hiện.
+ Xác định việc tổ chức thực hiện, phân bổ nguồn lực: Lập phương án phân công thẩm định viên và các cán bộ trợ giúp thực hiện yêu cầu thẩm định giá của khách hàng, đảm bảo việc áp dụng quy trình kiểm soát chất lượng hoạt động thẩm định giá của doanh nghiệp.
+ Xác định nội dung công việc cần thuê chuyên gia tư vấn (nếu có).
- Điều chỉnh thêm chữ ký của Chuyên viên định giá, Kiểm soát viên và Chuyên gia phê duyệt trong Chứng thư thẩm định giá hay Báo cáo Thẩm định giá,
để các thành viên trong khối Thẩm định của công ty nâng cao trách nhiệm trong
công việc cũng như là dễ dàng truy cứu trách nhiệm khi hồ sơ gặp vấn đề
pháp lý,
từ đó nâng cao chất lượng của hồ sơ thẩm định BĐS của công ty.
- Ngoài ra là việc gọi điện hẹn giờ khảo sát với khách hàng bị trùng lặp, rườm rà. Sau khi hồ sơ thẩm định được khởi tạo, bộ phận Admin sẽ gọi điện liên hệ với bên khách hàng để thống nhất thời gian khảo sát TSTĐ. Tuy vậy, người trực tiếp khảo sát tài sản là các Chuyên viên định giá, sau đó sẽ gọi điện lại cho khách một lần nữa để xác nhận lại thời điểm. Công ty nên lược bỏ việc gọi điện cho khách hàng của Admin vì đây là một bước không cần thiết, vì trước khi muốn thống nhất
- Luôn cập nhật các Tiêu chuẩn thẩm định giá của Bộ Tài Chính, trong bối cảnh pháp luật về Thẩm định giá nói chung và Thẩn định giá BĐS nói riêng còn
đang trong quá trình hoàn thiện, các cơ quan nhà nước sẽ thường xuyên ra
các chỉ
thị, thông tư, luật để bổ sung, hoàn thiện hành lang pháp lý hiện tại. Không
chỉ thế,
Công ty có thể tổ chức các buổi gặp mặt, trao đổi kinh nghiệm với các tổ chức
Thẩm định giá nước ngoài để học hỏi họ trong việc tổ chức hoạt động Thẩm định
giá Bất động sản cũng như là cách thức quản trị một công ty Thẩm định giá BĐS.
Giải pháp nâng cao chất lượng các phương pháp định giá
Hiện tại phần lớn các phương pháp định giá được áp dụng chủ yếu tại Công ty là Phương pháp so sánh và Phương pháp chi phí,
- Trong Phương pháp so sánh,
+ Việc điều chỉnh các yếu tố sai khác của TSTĐ và TSSS là một bước quan trọng trong quy trình định giá, các Thẩm định viên sẽ dựa vào đó xác định được đơn giá chỉ dẫn của từng TSSS, sau đó, đơn giá thẩm định sẽ được tính toán dựa trên các đơn giá chỉ dẫn. Vậy nên có thể nói việc điều chỉnh tỷ lệ sai khác là bước quyết định để xác định được giá trị của TSTĐ. Tuy nhiên Công ty Cổ phần Citics chưa có một quy định cụ thể hướng dẫn về việc điều chỉnh này, tuy là đã có thuật toán để đưa ra một tỷ lệ điều chỉnh nhưng phần lớn còn mang tính chủ quan rất nhiều. Công ty có thể thiết lập một quy tắc điều chỉnh dành cho các Chuyên viên thẩm định, dựa trên các nguyên tắc đó, các điều chỉnh tỷ lệ sẽ có quy củ hơn, mang tính khách quan hơn.
+ Ngoài ra các Chuyên viên định giá có thể tìm nhiều hơn 3 TSSS để có cái nhìn tổng quan hơn về khu vực thẩm định. Ngoài ra, khi tìm hiểu các thông tin so sánh, TĐV cần hỏi kỹ hơn về thông tin môi giới hoặc chủ nhà thường không công khai như là: lỗi phong thủy, vấn đề quy hoạch... để từ đó có căn cứ để điều chỉnh
so với công trình được công nhận pháp lý để tạo ra sự công bằng hơn trong việc tính giá trị công trình.
+ Ngoài ra, Công ty có thể cân nhắc những chi phí khác trong việc xây dựng nhà ở và tài sản khác gắn liền với đất như: chi phí nhân công, chi phí nguyên vật liệu,... để tính vào giá trị của một ngôi nhà.
- Bên cạnh hai phương pháp trên, công ty cần nghiên cứu để đang dạng hóa các phương pháp thẩm định, bởi vì các BĐS luôn có tính độc nhất, các BĐS thường
sẽ khác nhau nên việc áp dụng cùng một phương pháp thẩm định đôi khi sẽ không
phù hợp, đặc biệt là các BĐS đặc biệt như: trường học, chùa, đất thương mại dịch
vụ,... thì việc thực hiện phương pháp so sánh hoặc chi phí là bất hợp lý. Công
ty có
thể thực hiện phương pháp thu nhập hoặc phương pháp thặng dư trong các tình
huống đặc biệt, bên cạnh hai phương pháp định giá thông thường.
3.2.1.2 Nâng cao chất lượng nhân sự
Nhân sự luôn đóng vai trò rất quan trọng trong sự phát triên của công ty, một nguồn lao động chất lượng sẽ mang đến một công ty chất lượng về mọi mặt. Với ngành nghề kinh doanh chính là Thẩm định giá, bên cạnh các phòng ban khác, Công ty cần chú trọng đặc biệt tới nguồn nhân lực khối nghiệp vụ Thẩm định
- Công ty có thể nâng cao chất lượng đào tạo đội ngũ nhân viên với các khóa đào tạo trong tương lai, Công ty có thể sắp xếp các khóa học đào tạo nghiệp
vụ vào
sáng thứ 7 hàng tuần. Nội dung các khóa học tập trung chủ yếu vào các
nghiệp vụ
định giá, phổ biến các quy trình Thẩm định giá, quy định của công ty; truyền tải
kinh nghiệm của lãnh đạo tới các nhân viên; hướng dẫn thao tác trên phần mềm
thiểu việc thực hiện sai hồ sơ, công tác thẩm định BĐS được thực hiện tuần tự, khoa học, tăng uy tín của Công ty tới khách hàng và đối tác.
- Thêm vào đó, Công ty cần quy định chế độ thưởng phạt để kiểm soát chất lượng của từng hồ sơ. So với các Chuyên viên định giá có tỷ lệ lỗi sai ít,
không phải
giải trình với phía ngân hàng và hoàn thành trong thời gian quy định, Công ty
có thể
tiến hành khen thưởng “Nhân viên của tháng” để khích lệ tinh thần làm việc của
từng nhân viên, tạo ra động lực làm việc cho mọi người. Ngược lại, đối với các
Nhân viên để xảy ra nhiều lỗi, tùy thuộc vào độ nghiêm trọng của lỗi, công ty cần
tiến hành phạt để răn đe và để làm gương cho các nhân viên khác.
- Đạo đức là tiêu chuẩn đầu tiên của một Chuyên viên định giá, trong ngành Thẩm định, rất dễ bắt gặp các trường hợp khách hàng có những hành vi tiêu
cực để
có một cái giá “tốt” cho tài sản của họ, chính vì thế, các Chuyên viên định giá
cần là
những người chính trực để tỉnh táo trong các trường hợp như vậy. Ngoài ra,
Công ty
cần có chế độ để xứ lý các vụ như vậy, để cho các nhân viên trong công ty “Không
cần, không dám, không thể” nhận phong bì từ khách.
- Công ty cần quán triệt từ khâu tuyển dụng, ưu tiên những ứng viên được đào tạo về thẩm định hoặc đã có kinh nghiệm trong ngành thẩm định để tránh mất thời
gian đào tạo nghiệp vụ. Để có thể làm được điều này, công ty cần có chế độ
đãi ngộ
hấp dẫn, môi trường làm việc năng động, chuyên nghiệp để thu hút và giữ chân
3.2.1.3. Hoàn thiên hê thống phần mềm công ty
Phần mềm hệ thống là niềm tự hào của Citics, hệ thống đã và đang giúp công ty thu hút được rất nhiều đối tác ngân hàng trên cả nước, thêm vào đó, hệ thống giúp rút gọn thời gian thực hiện hồ sơ và giảm thiểu các lỗi thao tác so với các thực hiện truyền thống trên phần mềm tin học văn phòng. Tuy nhiên, hệ thống này còn tồn tại các thiếu sót và sau đây là một số giải pháp tác giả gợi ý để góp phần hoàn thiện phần mềm hệ thống của công ty hơn:
- Tuy hiện tại hệ thống có thể áp dụng cho nhiều loại BĐS như là: nhà đất, căn hộ chung cư... tuy nhiên những tài sản ít thông dụng như là nhà tập thể cũ thì các
Chuyên viên định giá không thể thực hiện qua hệ thống, mà phải thực hiện
trên file
Excel. Công ty cần bổ sung thêm các loại Bất động sản đó để việc quản lý hồ sơ
được liền mạch và chuyên nghiệp hơn. Ngoài ra, công ty cũng cần bổ sung
các loại
tài sản đặc biệt như trường học, sàn thương mại, BĐS kinh doanh để chuẩn bị cho
các dự án trong tương lai
- Công ty cần tăng cưởng khắc phục các lỗi trong hệ thống để giảm thiểu những trường hợp bị treo hay mất dữ liệu, vì điều này sẽ ảnh hưởng trực tiếp tới
thời gian thực hiện hồ sơ của các CVĐG. Những lỗi như khi mất mạng, hệ
thống sẽ
bị mất thông tin, hoặc kho dữ liệu Citics Data Warehouse thỉnh thoảng xảy ra việc
mất tin đã tạo, không thể lưu thông tin,..., đều là những lỗi còn tồn tại trên hệ thống. Ngoài ra, công ty cần tăng cường các ứng dụng bảo mật phần mềm, phòng
chống việc phần mềm hệ thống bị xâm nhập bởi các đối tượng bên ngoài
bằng việc
thêm lệnh “Từ chối hồ sơ” từ phía CVĐG và quy định số lượng lượt từ chối trong hạn mức của từng tháng thì sẽ khiến công tác tổ chức định giá trở nên thuận tiện và chuyên nghiệp hơn.
- Công ty cần giản lược một số bước trên hệ thống để việc thao tác tránh rườm rà, phức tạp.
+ Ví dụ như một hồ sơ hiện tại đang ở bước “Phê duyệt” nhưng phát hiện ra lỗi hoặc Khách hàng chưa cung cấp đủ thông tin pháp lý, thì hồ sơ đó rẽ được khởi động lại, quay về bước đầu tiên của một hồ sơ, là bước của Admin, sau đó Admin sẽ gửi tới Điều phối viên để Điều phối viên gửi cho Chuyên viên thẩm định đang quản lý hồ sơ đó. Điều này rất rườm rà và tốn thời gian, thay vào đó, công ty có thể thiết lập lệnh “Trả lại hồ sơ” tới thẳng Chuyên viên hoặc Kiểm soát viên, những người trực tiếp quản lý Hồ sơ thẩm định bị lỗi để tiến hành bổ sung/sửa chữa, sẽ tiết kiệm thời gian hơn và hợp lý hơn rất nhiều.
+ Khi làm hồ sơ Thẩm định, CVĐG muốn nhập thông tin pháp lý của tài sản như là Sổ hồng/Sổ đỏ sẽ cần phải cắt ảnh chụp sổ sau đó phải Resize bằng ứng dụng Pain hoặc hoặc bằng các công cụ khác để điều chỉnh kích cỡ của sổ, rồi đặt tên các trang của sổ theo thứ tự A1, A2, A3, A4,... phải làm đầy đủ các bước trên thì sổ đỏ mới có thể được đưa lên chứng thư theo đúng thứ tự các trang của sổ. Đây là một bước rườm rà và phức tạp, thể hiện sự “chưa thông minh” của phần mềm hệ thống. Thay vào đó, công ty có thể thiết lập lại phần này để giảm bớt các bước thừa để thu gọn thời gian thực hiện hồ sơ của các CVĐG.
- Vấn đề quy hoạch là một đề rất rủi ro trong công tác định giá, tuy nhiên, điều này chưa được quan tâm đúng mức tại Citics. Công ty hiện đang phát triển
bản đồ
số có tên là C-map, bao gồm thông tin các ranh thửa của các tài sản, tuy nhiên công
ty có thể tích hợp bản đồ quy hoạch với bản đồ C-map để phòng tránh rủi ro cho
khách hàng và công ty. Trước khi các CVĐG đi khảo sát, cần kiểm tra vấn đề quy
+ Một là tăng thời gian thực hiện một hồ sơ Thẩm định, như đã nói ở phần trên, với 3 tiếng kể từ lúc hồ sơ được khởi tạo là bất hợp lý. Công ty có thể thay đổi tăng thời gian thực hiện lên 8 hoặc 10 tiếng làm việc để Chuyên viên có thời gian đi khảo sát TSTĐ và tìm kiếm thông tin TSSS.
+ Hai là cài đặt lại thời gian bắt đầu của một hồ sơ. Trong trường hợp công ty không muốn tăng thời gian, giữ nguyên 3 tiếng giờ làm việc, thì Hồ sơ nên được chạy thời gian kể từ khi CVĐG đã khảo sát hoàn tất TSTĐ và đã tìm được đầy đủ TSSS và bắt đầu nhập thông tin lên hệ thống của công ty.
+ Công ty có thể nghiên cứu việc thiết lập thời gian hồ sơ bằng khoảng cách của TS và văn phòng công ty, khoảng cách càng xa sẽ càng có nhiều thời gian để thực hiện hơn, tạo tính công bằng cho các bộ hồ sơ khác nhau.
+ Đặc biệt, việc xảy ra những trường hợp ngoài ý muốn đến từ phía khách hàng như là thay đổi giờ hẹn, bị hủy hồ sơ hay là không thể khảo sát TSTD,... thì thời gian nên được khởi động lại để công bằng hơn cho các chuyên viên.
- Đối với phần mềm dữ liệu Citics Data Warehouse, Citics nên thu thập thông tin một các chính xác và cụ thể hơn thay vì chỉ thu thập qua điện thoại. Việc
đi khảo
sát thực tế tuy tốn thời gian nhưng sẽ giúp chất lượng của các thông tin được kiểm
chứng, đảm bảo hơn, vì vậy muốn xây dựng một hệ thống dữ liệu vững chắc, Citics
cần đầu tư nhiều nhân lực hơn, những nhân viên có khả năng, kinh nghiệm trong
khối Data để có thế thu thập được các thông tin và kiểm chứng các thông tin. - Với ứng dụng Citics Valuation dành cho Khách hàng có nhu cầu thẩm định,
Công ty cần nghiên cứu việc hỗ trợ với tất cả các dòng máy điện thoại cũng như
đơn giản hóa việc tạo lập tài khoản sử dụng như là bỏ qua việc liên hệ với bộ phận
Kinh doanh, để người dùng trực tiếp đăng kí trên ứng dụng. Điều này sẽ giúp