a. Thay đổi quy trình tuyển dụng
Hiện tại công ty đang áp dụng quy trình tuyển dụng gồm có 7 bước và tuân thủ đúng theo quy trình đó. Trong 7 bước này có một số bước chưa được hợp lý, còn tồn tại những nhược điểm khiến cho kết quả tuyển dụng chưa thực sự tối ưu nhất. Nhằm mục đích giúp cho quy trình tuyển dụng được hoàn hiện hơn, tôi xin phép được đề xuất một quy trình tuyển dụng mới mà theo tôi đánh giá là phù hợp với đặc điểm của công ty:
Quy trình tuyển dụng mới do tôi đề xuất cũng có 7 bước nhưng thêm bước “ Kiểm tra sức khỏe” và bỏ đi bước “ Hòa nhập nhân viên mới”. Đồng thời đối với mỗi giai đoạn của quá trình tuyển dụng tôi cũng đề xuất ý kiến để giúp quy trình tuyển dụng được hoàn thiện hơn:
trí cần tuyển, yêu cầu trưởng các phòng ban lập đủ 3 bản bao gồm : Bản tiêu chuẩn công việc, mô tả công việc và yêu cầu công việc. 3 bản này sau đó sẽ được chuyển sang phòng HC-NS để tổng hợp lại. Điều này sẽ giúp cho việc thông báo tuyển
dụng được cụ thể hơn và là tiêu chuẩn để cho việc sàng lọc hồ sơ và tuyển chọn
nhân viên chính xác hơn
Sơ đồ 3. 1: Đề xuất quy trình tuyển dụng mới cho công ty may Tùng Chi Bước 1: Xác định nhu cầu cần tuyển dụng
-Việc xác định nhu cầu tuyển dụng dựa trên các căn cứ sau: + Trưởng các phòng ban trong công ty đề xuất tuyển dụng + Do đề xuất của trưởng phòng HC-NS, Giám Đốc
+ Ke hoạch mở rộng kinh doanh, sản xuất
+ Dựa theo việc đánh giá xu hướng biến động kinh doanh của ngành may và nắm bắt được sự thay đổi của cơ cấu nhân sự trong tương lai để xác định được cầu về nhân sự cho công ty trong những năm tiếp theo
-Xác định cụ thể, rõ ràng nhu cầu nhân lực
Vào đầu của mỗi giai đoạn kinh doanh, phòng HC-NS cần yêu cầu các trưởng phòng ban đánh giá lại tình hình nhân viên của phòng ban mình, xác định nhu cầu về lao động cả về số lượng và chất lượng trong thời gian tới. Đối với mỗi vị
1. Chức danh : Nhân viên kế toán 2. Phòng : Kế toán
3. Quản lý trực tiếp : Trưởng phòng kế toán CÁC NHIỆM VỤ CHÍNH
-Kiểm tra, đối chiếu số liệu giữa các đơn vị nội bộ, dữ liệu chi tiết và tổng hợp
-Hạch toán thu nhập, chi phí, khấu hao
-Theo dõi và quản ly các khoản công nợ của các khối văn phòng công ty
-Lập các báo cáo tài chính theo quy, 6 tháng, 1 năm và báo cáo giải trình
-Thống kê, tổng hợp số liệu kế toán khi có yêu cầu
-Giải trình, cung cấp hồ sơ, số liệu kế toán cho cơ quan thuế -Lưu trữ các dữ liệu kế toán
-Đảm bảo yêu cầu về bảo mật thông tin tài chính công ty YÊU CẦU CÔNG VIỆC
-Tốt nghiệp Đại Học, Cao Đẳng chính quy chuyên ngành kế toán -Có ít nhất 1 năm kinh nghiệm làm việc tại vị trí kế toán
-Cẩn thận, trung thực
-Nắm vững, am hiểu các quy định của nhà nước về thuế và các chuẩn mực kế toán Việt Nam
Bước 2: Lên kế hoạch tuyển dụng
Các cán bộ của phòng HC-NS cần đưa ra được kế hoạch cụ thể cho từng giai đoạn. Bản kế hoạch tuyển dụng sẽ bao gồm các nội dung chủ yếu sau:
-Xác định số lượng cần tuyển và yêu cầu tuyển -Xác định thời gian tuyển dụng
-Xác nguồn và phương pháp tuyển -Xác định địa điểm tuyển
Ngoài ra công ty cũng cần tính toán tỉ lệ sàng lọc phù hợp cho từng giai đoạn tuyển dụng,đảm bảo thu được số ứng viên cần thiết.
Bước 3: Thông báo tuyển dụng
Các phương thức thông báo tuyển dụng hiện tại vẫn chưa thực sự tốt, đạt được hiệu quả là để cho tất cả những người muốn ứng tuyển biết đến. Để cho thông báo của công ty có thể đến được với ứng viên nhanh chóng thì công ty nên áp dụng các biện pháp thông báo sau :
-Dán thông báo tại bảng tin trước cổng công ty
-Dán thông báo, phát tờ rơi tại các khu dân cư đông đúc, nơi nhiều người qua lại
-Phát tờ rơi
-Thông báo tuyển dụng trên loa phát thanh của các xã, phường, thị trấn - Nhờ các trường dạy nghề, cơ sở đào tạo thông báo cho học viên
- Thông báo trên các phương tiện thông tin đại chúng - Đăng tin lên các website tìm việc làm
-Ngoài tuyển nhân viên chính thức thì công ty cũng nên tuyển cả thực tập sinh
Để giúp tiết kiệm chi phí, tránh lãng phí thời gian và tiền bạc thì đối với mỗi vị trí cần tuyển, công ty nên áp dụng những phương thức tuyển dụng khác nhau.Khi cần tuyển dụng vị trí chuyên viên kĩ thuật công ty không nên sử dụng biện pháp phát tờ rơi mà nên đăng tin tuyển dụng lên các website tìm việc làm, thông báo đến cơ sở đào tạo.Còn với công nhân sản xuất thì nên sử dụng các phương phát như dán thông báo, phát tờ rơi.
Bước 4: Tiếp nhận và xử lí hồ sơ
Trong quá trình xử lí hồ sơ vẫn còn tình trạng đánh giá theo cảm tính, dựa vào mối quan hệ cá nhân để lựa chọn ứng viên. Để khắc phụ tình trạng này phòng HC-NS cần xây dựng một tiêu chuẩn đánh giá chặt chẽ để sàng lọc hồ sơ. Các cán bộ tham gia vào quá trình sàng lọc hồ sơ cần xem xét kĩ lưỡng để loại bỏ ngay những hồ sơ không đáp ứng yêu cầu, tránh sai sót bỏ lỡ những hồ sơ tiềm năng. Tuyệt đối không được dựa vào tình cảm, mối quan hệ cá nhân để chọn lựa ứng viên để tránh tuyển những người không có năng lực gây lãng phí cho công ty.
Bước 5: Phỏng vấn
Ở bước nà công ty thực hiện tương đối hiệu quả. Với mỗi công việc cần tuyển công ty lại áp dụng một cách phỏng vấn và thi tuyển khác nhau. Hoạt động này có tác dụng phân loại khá tốt, đồng thời giúp công ty tiết kiệm được nhiều chi phí và thời gian. Công ty nên tiếp tục sử dụng cách thức tuyển dụng này cho những lần tiếp theo
Bước 6: Kiểm tra sức khỏe
Đây là bước tôi đề xuất nên thêm vào trong quy trình tuyển dụng. Mặc dù đây là một hoạt động rất quan trọng nhưng lại bị công ty bỏ qua. Với quy trình tuyển dụng hiện tại, công ty chỉ dựa vào giấy khám sức khỏe trong hồ sơ của ứng viên, tuy nhiên loại giấy tờ này ứng viên có thể mua được và hoàn toàn không phản ánh chính xác tính trạng sức khỏe của ứng viên. Vì vậy để đảm bảo cho việc tuyển dụng hiệu quả, tuyển được những ứng viên có đủ sức khỏe để hoàn thành công việc, công ty cần tổ chức khám sức khỏe cho họ trước khi tuyển dụng. Mặc dù hoạt động này có thể gây tốn kém chi phí cho công ty nhưng về lâu dài nó sẽ tạo nên hiệu quả cho quá trình tuyển dụng và ổn định cho số lượng nhân sự
Bước 7: Thử việc và ra quyết định tuyển dụng
Cùng với bước phỏng vấn, kiểm tra thì bước thử việc của công ty được diễn ra khá tốt. Tuy nhiên để có thể giúp quá trình tuyển dụng được hoàn thiện hơn, tôi xin phép được đề xuất một số đóng góp sau:
-Khi nhân viên mới bắt đầu vào làm tại công ty, trưởng bộ phận cần đưa cho họ bản Mô tả công việc cụ thể để họ có thể nhanh chóng nắm bắt được chính xác công việc mình cần phải làm. Điều này sẽ họ đỡ cảm thấy bỡ ngỡ và lúng túng khi
Khả năng hoàn thành Quyết định tuyển chọn
mới đầu nhận công việc. Đây là bản mô tả công việc được lập cụ thể chi tiết và gần như là một bản hướng dẫn công việc.Bản mô tả công việc này sẽ đi kèm với bản yêu cầu công việc và người hướng dẫn. Người hướng dẫn sẽ giúp đỡ nhân viên mới nhanh chóng nắm bắt công việc hơn.
-Trưởng các bộ phận cần luôn theo sát tiến trình thử việc, sắp xếp những nhân viên có kinh nghiệm, năng lực để chỉ bảo cho nhân viên. Những người được giao nhiệm vụ chỉ bảo cho nhân viên mới là những người có năng lực, kinh nghiệm lâu năm, nhiệt tình và thân thiện để có thể giúp nhân viên mới nhanh chóng hòa nhập với mọi người và cả công việc. Điều này giúp cho nhân viên mới có tinh thần làm việc, không bị lo lắng, chán nản và nhanh chóng bắt kịp công việc.
- Xây dựng được các tiêu chí cụ thể để đánh giá quá trình thử việc: Sau khi bước thử việc kết thức,trưởng bộ phận cần lập một bản đánh giá chi tiết cụ thể quá trình thử việc của người lao động. Việc đánh giá cần phải dựa trên các tiêu chuẩn cụ thể, rõ ràng. Nội dung các tiêu chuẩn cần đánh giá bao gồm: hiệu quả công việc, tác phong làm việc, mối quan hệ với mọi người xung quanh, khả năng có thể đáp ứng nhu cầu công việc,... Các tiêu chí này cần rõ ràng và có thể lượng hóa.
Sau khi kết thúc quá trình thử việc,các nhân viên cũng cần phải tự đánh giá lại lại quá trình thử việc của bản thân mình xem có thực sư phù hợp với công ty hay không. Nếu ứng viên đạt yêu cầu và có mong muốn làm việc lâu dài với công ty thì sẽ kí hợp đồng lao động chính thức.
b. Nhân viên tuyển dụng không ngừng học hỏi và hoàn thiện kỹ năng
Nhân viên tuyển dụng là người trực tiếp tham gia vào quá trình tuyển dụng của công ty. Bên cạnh việc có thể hiểu và đánh giá được người khác thì họ cũng cần phải hiểu chính bản thân mình. Nhà tuyển dụng cần phải làm chủ được suy nghĩ cá nhân, loại bỏ những cảm tính, đánh giá chủ quan của bản thân, tránh việc sai sót có thể làm mất đi những ứng viên tiềm năng của doanh nghiệp. Ngoài ra, các cán bộ tuyển dụng cũng cần cải thiện giao tiếp của bản thân, giao tiếp đóng vai trò vô cùng quan trọng. Nếu giao tiếp tốt, nhà tuyển dụng có thể khai thác hết được những thông tin cá nhân của ứng viên. Ngoài ra nó còn giúp xây dựng được ấn tượng tốt, tạo sự thân thiện, cởi mở giữa ứng viên và nhà tuyển dụng giúp ứng viên tự tin bộc lộ hết kĩ năng của bản thân. Nhờ đó mà nhà tuyển dụng có thể tuyển được những người phù hợp cho công ty. Đối với nhà tuyển dụng, kỹ năng mềm là một yếu tố vô cùng quan trọng không những trong cuộc sống mà còn cả trong công việc. Các cán bộ tuyển dụng cần phải luôn học hỏi và tích lũy những kỹ năng mềm cần thiết qua cuộc sống hằng ngày, qua sách báo hoặc cả những khóa học,...
c. Việc đánh giá ứng viên cần phải công bằng, khách quan
Trong thực tế, các cán bộ tuyển dụng vẫn ưu tiên cho người quen của bản thân hoặc những người khác cho công ty. Điều này gây nên sự thiếu công bằng và thiệt thòi cho những ứng viên khác. Bên cạnh đó cũng khiến cho công ty mất đi những nhân viên tốt, về lâu dài nó sẽ gây nên những hậu quả xấu khiến cho việc kinh doanh của công ty đi xuống. Ngoài ra, các nhân viên tuyển dụng cũng không được dựa và quê quán, hoàn cảnh gia đình hay tôn giáo để đánh giá ứng viên. Để đạt được hiệu quả tuyển dụng tốt nhất, các cán bộ tuyển dụng cần phải đánh giá một cách minh bạch và công bằng nhất.
d. Cần đánh giá hiệu quả của hoạt động tuyển dụng
Sau khi kết thúc quá trình tuyển dụng, phòng HC-NS cần đánh giá lại hiệu quả của cả quá trình và sau đó gửi lên cho GĐ. Kết quả của việc tuyển dụng có thể nằm trong 4 khả năng sau :
công việc của ứng viên Tuyển dụng Loại bỏ
Tốt (1) Chính xác (2) Sai lầm ( do đánh
giá quá thấp) Không tốt (4)Sai lầm ( do đánh giá
quá cao )
Khi ứng viên rơi vào trường hợp ô số (1) hoặc (3) thì nhà tuyển dụng đã đưa ra được quyết định đúng đắn. Ứng viên được tuyển có đủ năng lực để hoàn thành công việc và quyết định không nhận những ứng viên không có năng lực để hoàn thành công việc.
Trong trường hợp ô số 2, nhà tuyển dụng đã đánh giá thấp năng lực của ứng viên, hoặc có thể do một yếu tố nào đó tác động khiến cho nhà tuyển dụng không hài lòng và ra quyết định không nhận ứng viên đó
Ngược lại, khi ứng viên rơi vào trường hợp số 4 là nhà tuyển dụng đã đánh giá ứng viên cao hơn so với năng lực thực tế. Sau khi được tuyển dụng, ứng viên bộc lộ khả năng làm việc yếu kém. Quyết định của nhà tuyển dụng bị sai lầm có thể do một số các yếu tố như ứng viên đã tạo được thiện cảm tốt cho nhà tuyển dụng trong quá trình tuyển dụng hoặc là ứng viên đã khéo léo che đậy những khuyết điểm của mình.
Trong quá trình đánh giá hiệu quả của hoạt động tuyển dụng, người đánh giá cần thu thập những thông tin sau:
- Chi phí tuyển dụng: Đánh giá xem chi phí của việc tuyển dụng có đúng theo kế hoạch không.
- Hiệu quả thu hút ứng viên thông qua số lượng và chất lượng hồ sơ nộp vào - Hệ số giữa số nhận viên được tuyển so với nhu cầu tuyển dụng của công ty - Các lí do ứng viên trúng tuyển nhưng không đồng ý tiếp nhận công việc - Năng lực thực hiện công việc của các nhân viên mới
Việc đánh giá sau tuyển dụng sẽ giúp cho công ty nhận ra những mặt đã làm và chưa làm được. Qua đó đưa ra những giải pháp để giúp quá trình tuyển dụng trong tương lai được hiệu quả hơn