3.1.3.1. Đại hội đồng cổ đông
Đại hội đồng cổ đông là cơ quan có thẩm quyền quyết định cao nhất của công ty theo Luật Doanh nghiệp và Điều lệ Công ty. Đại hội đồng cổ đông bao gồm tất cả các cổ đông có quyền bầu, miễn nhiệm và bãi nhiệm thành viên Hội đồng quản trị, Ban Kiểm soát theo các quy định cụ thể trong Điều lệ Công ty.
3.1.3.2. Hội đồng quản trị
Bà Phạm Minh Hương - Chủ tịch Hội đồng quản trị
Ông Vũ Hiền - Phó Chủ tịch Hội đồng quản trị
Ông Nguyễn Hoàng Giang - Thành viên Hội đồng quản trị
Ông Christopher Bertram Brinkerborn Beselin - Thành viên Hội đồng quản trị
Ông Phạm Lê Nhật Quang - Thành viên Hội đồng quản trị
Thực hiện theo Nghị định 71/2017/NĐ-CP ngày 06/06/2017 hướng dẫn về quản trị công ty áp dụng cho công ty đại chúng, Hội đồng quản trị Công ty gồm 05 thành viên nhiệm kỳ giai đoạn 2017 – 2022, trong đó có 01 thành viên HĐQT độc lập. Các thành viên HĐQT đều là những cá nhân có năng lực, trình độ chuyên môn chuyên sâu trong nhiều lĩnh vực như tài chính, chứng khoán, đầu tư và quản lý doanh nghiệp. Hội đồng quản trị Công ty có vai trò chỉ đạo điều hành trong việc định hướng, xây dựng kế hoạch hoạt động kinh doanh với trọng tâm là tái thiết cơ cấu tổ chức theo bốn trục sản phẩm cốt lõi cùng hai kênh của khách hàng nội bộ và khách hàng bên ngoài. Bên cạnh đó, HĐQT còn tham vấn cho Ban Điều hành trong việc đưa ra chiến lược kinh doanh, phương án đầu tư, giải pháp phát triển Công ty nhằm tiếp tục củng cố vững chắc vị thế của VNDIRECT trên TTCK.
Với vai trò giám sát, tham vấn trong các hoạt động quản trị và điều hành công ty, thành viên HĐQT Độc lập không điều hành góp phần cân bằng hài hòa lợi ích của các nhóm cổ đông, của cơ quan Nhà nước và người lao động làm việc tại công
ty, đảm bảo sự phát triển ổn định và bền vững lâu dài. Bên cạnh đó thành viên HĐQT Độc lập không điều hành còn đóng vai trò quan trọng giúp công khai minh bạch, tăng cường hiệu quả hoạt động của bộ máy quản trị Công ty. Các hoạt động chính của thành viên HĐQT Độc lập không điều hành bao gồm:
Tham vấn và hỗ trợ HĐQT các vấn đề liên quan định hướng chiến lược của Công ty.
Tham mưu và đề xuất các vấn đề liên quan đến nhân sự cho HĐQT.
Bảo đảm sự nhất quán của các báo cáo tài chính và phi tài chính, trợ giúp HĐQT rà soát giao dịch với các bên liên quan.
3.1.3.3. Ban kiểm soát
Ban kiểm soát có trách nhiệm và quyền giám sát đối với Hội đồng Quản trị, Tổng Giám đốc trong việc quản lý và điều hành công ty, chịu trách nhiệm trước pháp luật và Đại hội đồng cổ đông về việc thực hiện các nhiệm vụ được giao. Ban kiểm soát của công ty gồm có 3 thành viên.
3.1.3.4. Ban điều hành
Ban Tổng Giám Đốc đã điều hành hệ thống thay đổi cách thức vận hành thông qua chuyển đổi mô hình kinh doanh mới nhưng vẫn đảm bảo các mục tiêu về kinh doanh, không để quá trình chuyển đổi mô hình kinh doanh ảnh hưởng đến việc vận hành, góp phần mang lại lợi ích cho Công ty và toàn thể cổ đông, tiếp tục củng cố vị thế của Công ty trên TTCK.
3.1.3.5. Các tiểu ban trực thuộc Hội đồng quản trị
Trách nhiệm và nhiệm vụ của các Tiểu ban thuộc Hội đồng quản trị được quy định cụ thể trong Điều lệ, Quy chế quản trị Công ty. Bên cạnh hoạt động chung của HĐQT, các Tiểu ban cũng được tổ chức và hoạt động chặt chẽ, chuyên sâu nhằm tối ưu hóa nguồn lực theo từng lĩnh vực như sau:
Ban kiểm toán nội bộ (Ban kiểm soát tuân thủ): Đánh giá độc lập đối với việc tuân thủ các chính sách pháp luật, Điều lệ, các quyết định của ĐHĐCĐ, các quyết định/quy chế của HĐQT. Kiểm tra đánh giá việc tuân thủ của hoạt
động kinh doanh đối với các chính sách, quy chế và quy trình nội bộ của công ty. Kiểm tra và đánh giá việc thực hiện các quy định pháp luật. Kiểm soát các phương pháp đảm bảo an toàn tài sản. Kiểm tra và đánh giá sự đầy đủ, tính hiệu quả và hiệu lực của hệ thống kiểm soát nội bộ thuộc Ban Tổng Giám đốc, góp ý kiến thiết lập các chính sách và quy trình nội bộ. Kiểm tra, đánh giá quy trình xác định và đo lường các rủi ro kinh doanh. Kiểm tra định kì và thường xuyên đánh giá hiệu quả các hoạt động. Xem xét việc tuân thủ các cam kết có trong hợp đồng. Kiểm tra, điều tra các vi phạm trong nội bộ công ty. Thực hiện các công việc khác liên quan đến kiểm soát tuân thủ, kiểm toán nội bộ công ty (bao gồm cả công ty con) theo quy định của pháp luật, Điều lệ và quy chế do HĐQT ban hành.
Bộ phận Quản trị rủi ro: Quy định những chính sách và chiến lược quản trị rủi ro, các tiêu chuẩn đo lường rủi ro, mức độ rủi ro của toàn Công ty và của từng bộ phận trong Công ty. Đánh giá độc lập việc tuân thủ các chính sách, quy trình đánh giá rủi ro đã được thiết lập trong Công ty.
Hội đồng nhân sự: Đề xuất và tham mưu cho Hội đồng quản trị về các vấn đề liên quan đến hoạt động quản trị nhân sự của Công ty. Phê duyệt các chế độ chính sách nhân sự, cơ chế lương thưởng, phúc lợi dành cho cán bộ nhân viên của Công ty. Thay mặt HĐQT quyết định việc tuyển dụng, bổ nhiệm, miễn nhiệm, kỷ luật các cán bộ quản lý thuộc thẩm quyền của HĐQT và hoặc của Chủ tịch HĐQT. Thực hiện các quyền hạn và nhiệm vụ khác theo quy định tại Điều lệ và Nghị quyết/Quy chế do HĐQT ban hành.
Hội đồng đầu tư: Tham mưu cho Hội đồng quản trị về các vấn đề liên quan đến hoạt động đầu tư của Công ty. Quyết định phân bổ tài sản đầu tư của Công ty trong phạm vi thẩm quyền. Phê duyệt danh mục chứng khoán đầu tư ngắn hạn và/hoặc dài hạn của Công ty. Quản lý, ban hành chính sách và phê duyệt các khoản đầu tư tự doanh của Công ty. Thực hiện các quyền hạn và nhiệm vụ khác theo quy định tại Điều lệ và Nghị quyết/Quy chế do HĐQT ban hành.
3.1.3.6. Khối môi giới
Khối kinh doanh môi giới là bộ phận hoạt động cốt lõi của VNDIRECT và hoạt động với trách nhiệm là trung tâm lợi nhuận của Công ty. VNDIRECT đã tập trung xây dựng và phát triển hệ thống công nghệ giúp Công ty có thể mở rộng mạng lưới khách hàng rộng khắp nhờ dịch vụ trực tuyến và call center dựa trên định hướng trở thành công ty chứng khoán bán lẻ. Hiện nay, khối được chia thành 5 bộ phận:
Phòng dịch vụ: Bộ phận cung cấp nghiệp vụ giao dịch cơ bản, phục vụ bất kì nhu cầu giao dịch của nhà đầu tư độc lập, có kinh nghiệm và chỉ sử dụng dịch vụ giao dịch của công ty chứng khoán.
Phòng dịch vụ quản lý tài khoản riêng: Bộ phận phục vụ cho nhà đầu tư có nhu cầu sử dụng chuyên viên giao dịch riêng.
Phòng dịch vụ đặc biệt: Bộ phận được thiết kế đặ biệt để phục vụ các nhà đầu tư sử dụng các dịch vụ tài chính phức tạp và có nhu cầu giao dịch giá trị lớn.
Phòng dịch vụ khách hàng: Hỗ trợ phòng kinh doanh và phòng quản lý tài khoản riêng, chăm sóc khách hàng, cập nhật thông tin các dịch vụ mới, kiểm soát chất lượng dịch vụ của các bộ phận và hỗ trợ tìm kiếm khách hàng mới cho Công ty.
Phòng phát triển kinh doanh: Bộ phận có trách nhiệm đánh giá thị trường, mở rộng mạng lưới chi nhánh và phòng giao dịch.
3.1.3.7. Khối công nghệ
Khối công nghệ chịu trách nhiệm xây dựng và quản lý hạ tầng hệ thống, hệ thống BO, hệ thống giao dịch online, hệ thống cổng thông tin, hệ thống phục vụ môi giới giao dịch, CRM. Khối công nghệ đồng thời tham gia công tác nghiên cứu và phát triển sản phẩm mới.
3.1.3.8. Khối phân tích
Tham gia xây dựng mô hình chấm điểm rủi ro danh mục cổ phiếu tại VNDIRECT.
Xây dựng quan hệ doanh nghiệp và cơ sở dữ liệu phân tích của VNDIRECT.
Xây dựng và phát triển các sản phẩm dịch vụ của Khối phân tích cho Khối môi giới, khách hàng cá nhân và khách hàng chiến lược của VNDIRECT.
Phối hợp với các bộ phận kinh doanh để xây dựng kênh phân phối sản phẩm của bộ phận phân tích đảm bảo minh bạch và công bằng.
Hỗ trợ thực hiện hoạt động đưa khách hàng đi thăm, tìm hiểu và phỏng vấn lãnh đạo doanh nghiệp.
Hỗ trợ tổ chức thực hiện thẩm định các khoản đầu tư theo yêu cầu của Ban điều hành.
Hỗ trợ Trung tâm Đào tạo phát triển tri thức đầu tư chứng khoán cho cán bộ nhân viên VNDIRECT.
Tham mưu cho ban Giám đốc đề xuất, định hướng các chiến lược phù hợp và xây dựng các sản phẩm mới cho khách hàng.
3.1.3.9. Khối tài chính doanh nghiệp
Khối tài chính doanh nghiệp có nhiệm vụ xây dựng quan hệ với các doanh nghiệp và các định chế tài chính nhằm cung cấp dịch vụ tư vấn về hoạt động tài chính, điều hành quản trị và tư vấn quan hệ nhà đầu tư cho các doanh nghiệp.
Các dịch vụ tư vấn tài chính bao gồm:
Tư vấn niêm yết chứng khoán, tư vấn phát hành chứng khoán.
Tư vấn bảo lãnh phát hành chứng khoán.
Tư vấn cách thức huy động vốn theo các hình thức khác.
Tư vấn giao dịch mua bán và sáp nhập doanh nghiệp.
Tư vấn cổ phần hóa doanh nghiệp.
Các dịch vụ tư vấn điều hành quản trị bao gồm:
Tư vấn tái cấu trúc doanh nghiệp.
Tư vấn phương pháp quản trị công ty.
Tư vấn quan hệ nhà đầu tư.
Tư vấn công bố thông tin cho các công ty đại chúng và niêm yết.
3.1.3.10. Hỗ trợ
Marketing
Quản lý nhận diện thương hiệu của doanh nghiệp.
Đề xuất hoạch định chiến lược và ngân sách hoạt động hỗ trợ sales và marketing.
Tham gia tổ chức triển khai các hoạt động truyền thông nội bộ theo định hướng của công ty phạm vi toàn quốc.
Kiểm duyệt các nội dung, hình ảnh của hoạt động truyền thông nội bộ.
Cập nhật quản lý thông tin giới thiệu công ty, giới thiệu chung phòng ban, cơ cấu sản phẩm dịch vụ.
Quản trị nguồn nhân lực
Xây dựng, cập nhật các nội quy lao động, quy chế, cơ chế lương thưởng, các chế độ phúc lợi, tuyển dụng, đánh giá định kỳ,…
Lập kế hoạch headcount và xây dựng kế hoạch tuyển dụng hàng năm.
Trung tâm dịch vụ quan hệ lao động, nhận phản hồi, tâm sự, mong muốn, các mục tiêu làm việc của nhân sự.
Thực hiện các chế độ chi trả lương, phúc lợi của người lao động.
Quản lý dữ liệu: Quản lý, lưu trữ và cập nhật dữ liệu, hồ sơ người lao động.
Xây dựng, bảo vệ, truyền thông, giữ gìn văn hóa và các giá trị cốt lõi của công ty.
Đào tạo
Tham gia xây dựng, tổ chức bộ máy, chức năng nhiệm vụ các bộ phận, khung năng lực cốt lõi của tổ chức.
Khảo sát nhu cầu đào tạo toàn hệ thống, hỗ trợ làm việc với các bộ phận để xác định nhu cầu và lập kế hoạch ngân sách đào tạo hàng năm.
Quản lý và lưu trữ hồ sơ tài liệu về công tác đào tạo.
Xây dựng các quy định văn phòng, quản lý lưu trữ hồ sơ pháp lý, quản lý công cụ dụng cụ, thiết bị văn phòng, in ấn tài liệu sử dụng cho hoạt động nội bộ và dịch vụ khách hàng. Kiểm soát chi phí, lập báo cáo định kỳ và quản lý sử dụng các tài nguyên chung của văn phòng. Vận chuyển thư tín, hàng hóa nội bộ các văn phòng, các chi nhánh và ra ngoài. Trang trí văn phòng theo các sự kiện nội bộ, Lễ, Tết. Quản lý đội ngũ tạp vụ. Quan hệ với các cơ quan chủ quản, đơn vị quản lý tòa nhà.
Kiểm soát ra/vào, hệ thống an ninh của tòa nhà. Quản lý đội bảo vệ. Tổ chức các công tác về PCCC. Quản lý tài sản, thiết bị luân chuyển ra/vào tòa nhà. Đối ngoại cơ quan chức năng, công an khu vực, trật tự vỉa hè, giao thông công chính,…
Công tác lễ tân và đón tiếp khách nội bộ và khách hàng của Công ty tại văn phòng, các sự kiện ngoại giao công ty với các cơ quan hữu quan, công tác hỗ trợ người đi công tác. Trực tổng đài điện thoại, điều phối xe công ty, quản lý/đặt phòng họp. Thực hiện công tác thư ký cho Ban lãnh đạo Công ty. Dịch vụ hậu cần sự kiện nội bộ.
Tổ chức quy trình mua sắm, thực hiện mua sắm, quản lý kho và bảo dưỡng định kỳ. Quản lý tài sản. Thiết lập và duy trì mối quan hệ với các nhà cung cấp.
Lập kế hoạch định kỳ, thực hiện, giám sát chi phí, bảo trì, bảo dưỡng, sửa chữa nhỏ.
Pháp chế
Soạn thảo, quản lý, kiểm soát pháp lý các mẫu hợp đồng, thỏa thuận, tài liệu liên quan cho các hoạt động kinh doanh của công ty.
Nghiên cứu, cập nhật các vấn đề, vụ việc pháp lý và quy định pháp luật liên quan để đưa ra ý kiến tham mưu/tư vấn cho ban lãnh đạo và các bộ phận.
Xây dựng và quản lý giám sát hệ thống văn bản ủy quyền, bổ nhiệm, miễn nhiệm nhân sự quản lý công ty.
văn bản và nghị quyết của HĐQT.
Quản lý, lưu trữ các hợp đồng, hồ sơ pháp lý, các quy chế/quy trình/quy định chung của công ty (sau khi được Ban pháp chế thẩm định và văn bản được ban hành).
Triển khai, thực hiện các thủ tục pháp lý tại các cơ quan liên quan để xác lập, duy trì, điều chỉnh các quyền, giấy phép cho hoạt động của công ty.