3.1.1.1. Căn cứ tiếp nhận hồ sơ ban đầu
Để phục vụ cho việc kiểm soát thanh toán vốn đầu tư của KBNN, các Chủ đầu tư, Ban QLDA phải mở tài khoản thanh toán vốn đầu tư tại KBNN.Sau khi được phân bổ kế hoạch vốn năm cho từng dự án, Chủ đầu tư sẽ gửi hồ sơ ban đầu và chỉ gửi một lần cho cả quá trình thực hiện dự án (trừ trường hợp có bổ sung, điều chỉnh), của dự án cho bộ phận kiểm soát thanh toán vốn đầu tư của KBNN.
Hồ sơ ban đầu thuộc giai đoạn thực hiện đầu tư gồm: Dự án đầu tư xây dựng công trình (hoặc báo cáo kinh tế kỹ thuật đối với dự án chỉ lập báo cáo kinh tế kỹ thuật) và quyết định đầu tư của cấp có thẩm quyền, các quyết định điều chỉnh dự án (nếu có); Văn bản phê duyệt kết quả lựa chọn nhà thầu theo quy định của Luật đấu thầu; Hợp đồng kinh tế giữa CĐT và nhà thầu và các tài liệu kèm theo quy định tại Nghị định số 48/2010/NĐ- CP ngày 07/5/2010 của Chính phủ về Hợp đồng trong hoạt động xây dựng. Đối với hợp đồng liên danh các nhà thầu, CĐT phải gửi đến KBNN thoả thuận liên danh; dự toán và quyết định phê duyệt dự toán của cấp có thẩm quyền đối với từng công việc, gói thầu áp dụng hình thức chỉ định thầu hoặc tự thực hiện và các công việc thực hiện không thông qua hợp đồng; Đối với truờng hợp tự thực hiện còn gửi KBNN các tài liệu: Văn bản của cấp có thẩm quyền cho phép tự thực hiện dự án (trường hợp chưa có
trong quyết định đầu tư của cấp có thẩm quyền); văn bản giao việc hoặc hợp đồng nội bộ.
3.1.1.2. Quy trình tiếp nhận và kiểm soát hồ sơ đầu
Sau khi tiếp nhận hồ sơ, tài liệu các cán bộ kiểm soát thực hiện kiểm tra sự đầy đủ, tính hợp lệ, hợp pháp của hồ sơ, sự lôgíc về thời gian giữa các hồ sơ, tài liệu. Trường hợp phải lựa chọn nhà thầu theo quy định của Luật Đấu thầu, cán bộ kiểm soát phải kiểm tra, đối chiếu giữa hợp đồng với Quyết định phê duyệt kết quả lựa chọn nhà thầu của cấp có thẩm quyền đảm bảo tính phù hợp, logic về thời gian, về hình thức hợp đồng (trọn gói, theo đơn giá cố định, đơn giá điều chỉnh, đơn giá kết hợp), giá trị hợp đồng, tên nhà thầu được lựa chọn.
3.1.1.3. Kết quả thực hiện việc kiểm soát hồ sơ ban đầu
Qua biểu đồ 3.1. trên cho thấy, lượng hồ sơ đến giao dịch qua Kho bạc Nhà nước Sốp Cộp chưa đủ điều kiện còn khá lớn so với tổng số hồ sơ giao dịch. Lỗi thường gặp là số hồ sơ không đầy đủ với các lỗi thường mắc phải như thiếu quyết định phê duyệt; thiếu quyết định phê duyệt kết quả đấu thầu của Chủ đầu tư. Nhiều hồ sơ bị sai thủ tục pháp lý như quyết định phê duyệt dự án và điều chỉnh dự án vượt cấp, phê duyệt dự toán trước khi phê duyệt dự án đầu tư, hợp đồng ký trước khi phê duyệt kết quả đấu thầu... và còn nhiều nguyên nhân dẫn đến sai sót khác như: số liệu không đồng bộ giữa các hồ sơ liên quan; hồ sơ nghiệm thu làm không đúng mẫu biểu quy định; lỗi số học; không logic về thời gian, sai số tiền bằng số - bằng chữ.
Bảng 3.1. Đã thể hiện khối lượng công việc có xu hướng tăng lên được thể hiện qua tổng số hồ sơ qua KBNN, tổng số hồ sơ tăng từ 276 lên 303 hồ sơ trong giai đoạn từ năm 2017-2019. Tuy nhiên, ta thấy tổng số
hồ sơ mắc lỗi có xu hướng giảm, bình quân tỷ lệ mắc lỗi giảm gần 6% trong giai đoạn 2017-2019. Để có được kết quả này là do sự nỗ lực của cán bộ, công chức KBNN Sốp Cộp, thường xuyên trau dồi kiến thức, nghiệp vụ để tư vấn hỗ trợ các đơn vị ngày càng tốt hơn được các Chủ đầu tư đánh giá cao.
Bảng 3.1. Kết quả kiểm soát hồ sơ ban đầu tại Kho bạc Nhà nước Sốp Cộp
Chỉ tiêu Tổng số hồ sơ giao dịch
Số hồ sơ không đủ điều kiện
Tỷ lệ (%) Tổng số Trong đó Không đầy đủ Sai pháp lý Không đồng bộ Nguyên nhân khác Năm 2017 276 83 52 11 14 6 30,07 Năm 2018 292 81 61 10 6 4 27,73 Năm 2019 303 73 55 8 7 3 24,09
Nguồn: Kho bạc Nhà nước Sốp Cộp (2017, 2018, 2019)
Biểu đồ 3.1. Số hồ sơ không đủ điều kiện qua các năm 2017-2019
Năm 2017 Năm 2018 Năm 2019
Không đầy đủ 52 61 55 Sai pháp lý 11 10 8 Không đồng bộ 14 6 7 Nguyên nhân khác 6 4 3 0 10 20 30 40 50 60 70 Số h ồ sơ
3.1.1.4. Nguyên nhân sảy ra lỗi trong hồ sơ ban đầu
Công tác tuyên truyền Luật NSNN và các văn bản hướng dẫn liên quan về đầu tư công đến các cơ quan đơn vị chưa được phỏ biến, chưa đạt được mục tiêu đề ra. Do vậy nhận thức về quản lý đầu tư công cũng như các văn bản liên quan của các cán bộ làm công tác tài chính còn hạn chế, dẫn đến trong quá trình sử dụng NSNN kém hiệu quả, thậm chí còn thực hiện sai chế độ.
Chủ đầu tư còn chưa chấp hành tốt cơ chế chính sách, chế độ của Nhà nước về quản lý vốn trong đầu tư XDCB. Đồng thời chưa phát huy được vai trò, trách nhiệm của mình trong quá trình quản lý dự án từ khâu chuẩn bị đầu tư, thựchiện đầu tư và thanh quyết toán. Một số ít cán bộ công chức trong Ban quản lý dự án ĐTXD vẫn còn tư tưởng vận dụng tùy tiện, sử dụng vốn đầu tư sai mục đích, thiếu trách nhiệm trong quản lý sử dụng vốn đầu tư
Đội ngũ cán bộ làm công tác quản lý đầu tư còn thiếu về số lượng, yếu về chất lượng đặc biệt là ở cơ quan Tài chính và Ban quản lý dự án ĐTXD chưa đủ đáp ứng yêu cầu đặt ra hiện nay.
Bảng 3.2. Đánh giá của các bên liên quan về kiểm soát hồ sơ chi đầu tư xây dựng cơ bản huyện Sốp Cộp
TT Chỉ tiêu Số ý kiến Tỷ lệ (%)
1. Quy trình kiểm soát hồ sơ
- Đảm bảo 16 80
- Chưa đảm bảo 4 20
2. Thời gian tiếp nhận và trả lời
- Nhanh 7 35
- Bình thường 8 40
3. Hướng dẫn của cán bộ về hồ sơ
- Nhiệt tình 14 70
- Bình thường 4 20
- Chưa nhiệt tình 2 10
Nguồn: Tổng hợp từ số liệu điều tra (2019)
Qua bảng 3.2. ta thấy quy trình kiểm soát hồ sơ chi đầu tư XDCB tại Sốp Cộp cơ bản đã đảm bảo với 80% ý kiến, tuy nhiên 20% thấy như vậy là chưa đảm bảo. Thời gian tiếp nhận và trả lời vẫn còn 25% đánh giá là chậm, và có 40% ý kiến đánh giá ở mức trung bình.
Đánh giá về tiêu chí hướng dẫn của cán bộ về hồ sơ cơ bản là đáp ứng yêu cầu, tuy nhiên cũng còn 10% ý kiến đánh giá là chưa nhiệt tình, có 20% ý kiến đánh giá ở mức bình thường và có 70% ý kiến đánh giá ở mức nhiệt tình.