2.1.2 .Lĩnh vực hoạt động củaCông ty Cổ phần phần mềm Citigo
2.2. Thực trạng quy trình tuyển dụng nhân sự Cơng ty Cổ phần phần mềm Citigo
2.2.4. Quy trình tuyển chọn
Đối với tuyển dụng Mass, cơng ty đã xây dựng quy trình tuyển chọn như sau: a) Tiếp nhận và sàng lọc hồ sơ ứng tuyển:
Sau khi thực hiện quy trình tuyển mộ, bộ phận tuyển dụng sẽ nhận được hồ sơ ứng tuyển của các ứng viên và bắt đầu thực hiện sàng lọc, sơ loại hồ sơ.
ứng viên cung cấp có trung thực hay không. Bằng cách phỏng vấn sơ bộ thông qua cuộc gọi như vậy, chuyên viên tuyển dụng cũng có thể cảm nhận về tính cách, thái độ, phong cách làm việc của ứng viên có phù hợp với môi trường làm việc tại Citigo hay không. Bên cạnh việc khai thác thông tin từ ứng viên, chuyên viên tuyển dụng cũng làm rõ các vấn đề liên quan đến vị trí tuyển dụng mà ứng viên cịn vướng mắc.
Mau trình tự nội dung gọi điện phỏng vấn ứng viên:
QUY TRÌNH GỌI ĐIỆN ỨNG VIÊN Mục tiêu:
- Đánh giá mức độ phù hợp của UV với vị trí tuyển dụng.
Lưu ý:
- Khơng đôi co và tỏ thái độ với UV
- Không cung cấp các thơng tin q chi tiết về vị trí tuyển dụng
Quy trình:
Bước 1: Khai thác các thơng tin cơ bản và giới thiệu: nhằm xác định ứng
viên có đáp ứng được các yêu cầu cơ bản hay không.
❖Giới thiệu về bản thân và mục đích gọi:
Ví dụ:
- Dạ, alo cho a/c hỏi phải *tên ứng viên* đang nghe máy không ạ?
- A/c là *tên người thực hiện cuộc gọi* . gọi cho em từ bộ phận nhân sự của Citigo. A/c có nhận được đơn ứng tuyển của em cho vị trí Chuyên viên Telesale phần mềm KiotViet nên muốn gọi điện trao đổi với em một thông tin xem mình có cơ hội cùng nhau làm việc hay không. Em có tiện nghe mỏy khụng ?
ã Nu khng tin ữ Hn li thời gian gọi lại.
- Em có thể chia sẻ cho a/c là mình đang tìm kiếm điều gì ở một cơng việc mới? Mình đang mong muốn một mức thu nhập và môi trường làm việc như
thế nào?
- Ô! Thực ra mong muốn của em ... Citigo hoàn toàn đáp ứng được thôi ạ.
Điều quan trọng là em có thực sự mong muốn và gắn bó với mơi trường làm
❖ Xác nhận lại đơ tuổi và trình đơ hoc vấn ứng viên:
• Neu ứng viên chưa đạt được yêu cầu ∙÷ từ chối và giữ kết nối qua Zalo.
ã Nu ỏp ng ữ tip tc cuc thoi;
Khai thỏc ni hin ti:
ã Nu xa ữ hi xem họ có ngại việc đi xa hay khơng:
o Nếu có ∙÷ từ chối và giữ kết nối qua Zalo. o Nếu khụng ữ tip tc cc thoi; ã Nu gn ữ tip tục cuộc thoại;
Bước 2: Khai thác các thông tin về kinh nghiệm làm việc của UV: nhằm
khai thác xem ứng viên có đáp ứng được yêu cầu về kinh nghiệm làm việc cũng như kỹ năng có phù hợp với vị trí ứng tuyển hay khơng.
❖ Khai thác cơng ty và vị trí cơng việc làm trước đây của UV:
• Nếu có kinh nghiệm ở các vị trí tương đương chuyên viên TS/ chuyên viên DS/ chuyên viên Tái ký&DVGT/ chuyên viên DVGV ÷ tiếp tục
khai thác các thông tin về lĩnh vực hoạt đông của công ty đó, nguồn khách hàng là tự tìm kiếm hay được cấp sẵn,môi trường làm việc, thời gian làm tại đó, lý do nghỉ việc ...
• Nếu khơng có kinh nghiệm ở các vị trí tương đương ÷ từ chối và giữ
kết nối qua Zalo
❖ Khai thác cách tính lương và thưởng KPI của cơng ty cũ:
(Tại đây cần lắng nghe xem nếu là một ứng viên tiềm năng có kinh nghiệm và kỹ năng cho vị trí sales thì họ nắm rất rõ thơng tin này và trả lời một cách rành mạch)
Bước 3: Khai thác mong muốn của UV về công việc mới:
❖ Khai thác mức thu nhập mong muốn ở thời điểm hiện tại và môi trường làm việc mới:
Ví dụ:
việc thơi.
❖ Cung cấp các thông tin cơ bản về quyền lợi của vị trí ứng tuyển (thu nhập trung bình, văn hóa làm việc của Citigo,■.):
(nên đưa các thông tin về công ty và về công việc làm sao có thể đáp ứng được điều mà UV mong muốn như đã chia sẻ ở trên để nhằm thu hút họ tham gia PV - không nên đưa ra thông tin quá chi tiết)
Bước 4: Mời UV tham gia PV:
Ví dụ:
- Thơng qua những trao đổi vừa rồi, a/c thấy định hướng công việc của em cũng rất phù hợp với vị trí * tên vị trí ứng tuyển* của Citigo, nên a/c muốn mời em đến tham dự buổi phỏng vấn trực tiếp tại công ty. Cơng ty có lịch phỏng vấn vào *lịch PV*. Em có thể tham dự được khơng?
(Cần lắng nghe để cảm nhận xem UV có thật sự muốn làm công vic ny khng)
ã Nu cú ữ kt ni Zalo để hỗ trợ UV cho quá trình chuẩn bị tham gia PV
• Nếu vướng lịch ⅜ xếp lịch PV khác cho UV
ã Nu khng mun tham d ữ gi kt nối qua Zalo
(Ngn: Phịng Tuyển dụng khôi Non-tech miền Bắc - Citigo)
Hằng ngày Citigo đều có mở lịch PV nên thường chuyên viên tuyển dụng sẽ hẹn lịch phỏng vấn sớm nhất (1 ngày sau cuộc điện thoại), như vậy sẽ giúp tăng tiến độ tuyển dụng cũng như tăng khả năng tham dự buổi phỏng vấn của ứng viên.
Sau khi kết thúc cuộc gọi, với trường hợp ứng viên hẹn được lịch phỏng vấn Citigo sẽ gửi email “Thư mời dự phỏng vấn”, chuyên viên tuyển dụng phụ trách ứng viên ấy sẽ kết nối Zalo để có thể hỗ trợ họ trong quá trình chuẩn bị cho buổi phỏng vấn; đồng thời,
Bước Công việc Cụ thể Lưu ý
1
Gọi điện thoại xác nhận tham gia PV
Xuất lịch phỏng vấn hàng ngày -Xuất lịch vào đầu giờ sáng (8h30)
Thực hiện cuộc gọi
2
Tiếp đón ứng viên Chuẩn bị phòng phỏng vấn -Đặt lịch phỏng vấn trên hệ thống Meeting room nội bộ.
- Sắp xếp bàn ghế và chuẩn bị nước
Nhận thông báo ứng viên đến
từ bộ phận lễ tân -Trên Workplace Dan ứng viên vào phòng PV
3 Làm bài test Hướng dẫn ứng viên làm bài UV làm bài trong 5’
4 Phỏng vấn vòng 1 Phỏng vấn với chuyên viên tuyển dụng
- Nếu pass vòng 1, UV được chuyển sang phỏng vấn vòng 2.
dựa trên những tương tác của họ qua Zalo để đánh giá mức độ cầu thị cũng như các kỹ năng
giao tiếp, ứng xử khác.
Đồng thời, đối với tất cả các thông tin ứng tuyển nhận được, chuyên viên tuyển dụng sẽ cập nhập lên hệ thống HRM - hệ thống quản lý nhân sự của Citigo. Việc cập nhật thông tin của tồn bộ ứng viên sẽ giúp phịng tuyển dụng sắp xếp, theo dõi lịch phỏng vấn cho ứng viên, cũng như hỗ trợ họ trong việc thực hiện thống kê lập báo cáo vào cuối kỳ.
b) Phỏng vấn trực tiếp:
- Nếu trượt vòng 1, UV được mời ra về
5 Phỏng vấn vòng 2
Phỏng vấn với trưởng phòng phụ trách (SM)
(Ngn: Phịng Tun dụng khơi Non-tech miên Băc - Citigo)
* Gọi xác nhận tham dự pv:
Đầu giờ làm việc, các chuyên viên tuyển dụng thực hiện xuất lịch phỏng vấn hàng ngày. Dựa trên danh sách đó, họ gọi điện cho các ứng viên có lịch phỏng vấn trong ngày, để nhắc họ lại thời gian và địa điểm phỏng vấn cũng như hỗ trợ họ xếp lịch PV mới nếu họ gặp trục trặc không tới tham dự được buổi phỏng vấn (bị ốm, gặp tai nạn, vướng lịch đột xuất khác,...). Đối với các ứng viên hủy lịch PV khi thực hiện cuộc gọi thì chun viên tuyển dụng có thể khai thác ln lý do hủy lịch - thơng tin này giúp tìm ra ngun nhân thường dẫn đến việc UV hủy lịch PV. Từ đó, phịng tuyển dụng có thể đưa ra các giải pháp nhằm giảm tỷ lệ hủy lịch PV xuống.
* Tiếp đón ứng viên:
Sau cuộc gọi phỏng vấn ở trên, ứng viên theo chỉ dẫn của “Thư mời dự tuyển” gửi qua email, đến công ty và được tiếp đón tại quầy lễ tân. Khi đó, cán bộ của bộ phận lễ tân sẽ hướng dẫn ứng viên đến ngồi tại khu vực chờ và đồng thời báo lại với chuyên viên tuyển
dụng thông qua mạng nội bộ (Workplace). Khi nhận được thông tin, chuyên viên tuyển dụng sẽ chuẩn bị phòng phỏng vấn và đưa ứng viên vào phịng phỏng vấn. Trong q trình chỉ dẫn ứng viên di chuyển đến phịng phỏng vấn, thì cán bộ tiếp đón thực hiện cuộc hội thoại nhỏ với ứng viên nhằm đánh giá sơ bộ con người và kỹ năng ứng xử của ứng viên. Nội dung cuộc hội thoại có thể hỏi về quãng đường đến phỏng vấn có gặp sự cố gì khơng; ứng viên đã lập tài khoản dùng thử sản phẩm KiotViet chưa và có cảm nhận như thế nào;.
Đây là lần đầu tiên ứng viên được tiếp xúc trực tiếp mơi trường doanh nghiệp. Bởi vậy, việc tiếp đón ứng viên được Citigo chú trọng, chuẩn bị chu đáo để tạo ra được sự chuyên nghiệp trong phong cách làm việc, đồng thời cũng tạo một bầu khơng khí thân thiện,
Tiêu chí Mức độ yêu cầu Kỹ năng tư vấn/ thuyết phục DS =TS > Tái ký&DVGT > DVGV Kỹ năng thu hút người nghe (qua ĐT) TS > Tái ký&DVGT > DVGV > DS Khả năng chịu áp lực DS > TS >>Tái ký&DVGT > DVGV
* Làm bài test:
Tại phòng phỏng vấn, chuyên viên tuyển dụng sẽ hướng dẫn ứng viên làm bài Test trắc nghiệm tính cách, thời gian làm bài Test là trong vịng 5 phút. Sau khi ứng viên hồn thành, bài test được đính kèm cùng bản in CV của ứng viên. Khi đi phỏng vấn, cán bộ Tuyển dụng sẽ mang theo để tiện cho quá trình đánh giá.
Citigo xây dựng bài test này nhằm sử dụng để đánh giá tình cách của ứng viên, từ đó để xem xét mức độ phù hợp của ứng viên đó với vị trí cơng việc và mơi trường làm việc của cơng ty. Ví dụ đối với các vị trí của khối sales thì các ứng viên tiềm năng là những người có tính cách nhiệt tình, chủ động, chịu được áp lực tốt,...
* Phỏng vấn vòng 1 — với cán bơ khối nhân sự:
Vịng phỏng vấn 1 thường diễn ra trong khoảng 15-30 phút, và do chuyên viên tuyển dụng thực hiện. Mục đích chủ yếu của vịng này là để chun viên tuyển dụng có thể tìm hiểu các thơng tin cơ bản của ứng viên; đánh giá những tố chất, kinh nghiệm của ứng viên có phù hợp với vị trí cần tuyển. Đồng thời, chuyên viên tuyển dụng sẽ trao đổi rõ ràng về quy cách làm việc, chế độ lương thưởng, lộ trình đào tạo và các hợp đồng lao động.
về bản chất thì cả 4 vị trí chuyên viên TS, chuyên viên DS, chuyên viên Tái ký&DVGT; chuyên viên DVGV đều mang tính chất là sales. Ở một salesman, Citigo muốn
họ kỹ năng giao tiếp - đàm phán tốt; có sự nhạy bén, linh hoạt cùng tính cách năng nổ, nhiệt
huyết;... Tuy đều các vị trí đều là sales nhưng với từng vị trí cụ thể lại có những đặc trưng riêng cũng như mức độ yêu cầu với các kỹ năng là khác nhau. Vì vậy, sau khi có được những thơng tin ban đầu của ứng viên để đánh giá xem họ có những tố chất/kỹ năng cơ bản
của một người làm sales hay khơng thì chun viên tuyển dụng cần xác định ứng viên ấy thực sự phù hợp với vị trí nào. Dưới đây là sắp xếp mức độ yêu cầu theo các tiêu chí đánh
Bảng 2.9: So sánh mức độ yêu cầu của các vị trí Chuyên viên Telesale; Chuyên viên Kinh doanh thị trường; Chuyên viên Tái ký&DVGT;
(Ngn: Phịng Tuyên dụng khôi Non-tech miên Băc - Citigo) Ví dụ:
- Một ứng viên có kỹ năng tư vấn/thuyết phục tốt, có giọng nói hay, có khả năng chịu áp lực công việc tốt, mức thu nhập mong muốn ở khoảng 12-15 triệu
đồng/tháng và
có mong muốn vừa được làm việc tại văn phịng vừa được đi thị trường để tránh
nhàm chán
thì phù hợp với vị trí Chuyên viên Telesale (TS).
- Một ứng viên có kinh nghiệm dày dặn trong việc khai thác thị trường, kỹ năng tư vấn/thuyết phục thành thục, khơng thích sự gị bó của mơi trường làm việc văn
phịng, mong
muốn mức thu nhập cao (trung bình 15-17 triệu đồng/tháng) và quen làm việc ở
những mơi
trường có áp lực lớn thì sẽ phù hợp với vị trí Chuyên viên kinh doanh thị trường (DS).
- Một ứng viên kỹ năng tư vấn/thuyết phục chưa thực sự tốt nhưng có tố chất (có thể đào tạo để nâng cao thêm), giọng nói hay, biết lắng nghe, khơng có phương tiện
đi lại
Ở đây, chuyên viên Tuyển dụng sẽ khéo léo lựa chọn và sử dụng các câu hỏi cho từng
trường hợp cụ thể, đảm bảo vừa khai thác được đầy đủ thông tin, lại vừa tạo ra cơ hội để ứng viên thể hiện những thế mạnh của mình.
Sau khi xác định được vị trí cơng việc phù hợp với ứng viên, nếu đó là vị trí chun viên TS và DS thì cán bộ phỏng vấn cần đánh giá tính cách và phong cách làm việc của ứng viên đó phù hợp với SM nào, để sắp xếp cán bộ SM phỏng vấn vòng 2 và phòng ban làm việc trong tương lai.
Những ƯV được đánh giá là phù hợp, họ sẽ tiếp tục được chuyên viên tuyển dụng sắp
xếp PV vịng 2; cịn với ứng viên chưa tiềm năng, thì sẽ được mời ra về.
* Phỏng vấn vịng 2 — với trưởng bơ phân:
Vòng phỏng vấn 2 được tiền hành ngay sau khi ứng viên kết thúc phỏng vấn với chuyên viên tuyển dụng, diễn ra trong khoảng 20-30 phút và do các SM tiến hành. Việc sắp xếp lịch phỏng vấn như vậy là vì Citigo muốn thu gọn quy trình tuyển chọn, cũng như tiết kiệm thời gian và công sức đi lại của ứng viên.
Trong vòng phỏng vấn này, các SM sẽ tập trung trao đổi về các vấn đề liên quan đến chuyên môn như thực tế cơng việc, các tình huống thực tế thường gặp. Để đánh giá được năng lực của ứng viên, SM thường sử dụng các mẫu câu hỏi tình huống, câu hỏi hành vi, câu hỏi đuổi,...
Kết thúc buổi phỏng vấn, chuyên viên tuyển dụng sẽ tiễn ứng viên ra về và hẹn thông
báo kết quả lại sau 2 -3 ngày làm việc thông qua email và điện thoại. c) Đánh giá và ra quyết định tuyển chọn:
Sau buổi phỏng vấn, phòng tuyển dụng sẽ gửi mail yêu cầu phản hồi đánh giá phỏng vấn SM phụ trách buổi phỏng vấn đó và trưởng phịng Tuyển dụng khối Non-tech miền Bắc. Dựa vào quá trình phỏng vấn, cán bộ tham gia trực tiếp phỏng vấn cần đưa ra nhận xét theo các tiêu chí: điểm mạnh, điểm yếu và đưa ra quyết định tuyển dụng. Còn trưởng phòng Tuyển dụng khối Non-tech miền Bắc chỉ cần đưa ra quyết định tuyển dụng.
2018 2019
Nhu
cầu Thựctế
Tỷ lệ
thực hiện Nhucầu Thực tế
Tỷ lệ thực hiện
Khối Tech 415 358 86.27 415 415 100.00
d) Thông báo trúng tuyển:
Đối với ứng viên “trượt” phỏng vấn, phòng tuyển dụng sẽ gửi "Thư cảm ơn và thông báo kết quả tuyển dụng" thông qua email. Thông qua bức thư, Citigo muốn gửi lời cảm ơn đối với sự quan tâm của ứng viên đối với cơng ty, từ đó vừa giúp để lại ấn tượng tốt về sự chun nghiệp của cơng ty, nâng cao hình ảnh của cơng ty trong mắt ứng viên, lại vừa giúp xây dựng được mối quan hệ lâu dài sau này với các ứng viên.
Đối với ứng viên “đạt” phỏng vấn, phịng tuyển dụng sẽ thơng báo kết quả phỏng vấn
cách gọi điện thoại trực tiếp cho ứng viên và đồng thời gửi email “Thư mời nhận việc”.