CHƯƠNG 1 GIỚI THIỆU
4.2. VẬN DỤNG KẾ TOÁN QUẢN TRỊ CHI PHÍ TẠI CÁC DOANH NGHIỆP
4.2.1 Tổ chức bộ máy kế toán tài chính và kế toán quản trị theo mô hình kết
kết hợp.
Trên thực tế , có nhiều quan điểm cho rằng nên thực hiện mô hình kế toán tài chính độc lập với kế toán quản trị để kế toán quản trị có thể “tự do” xây dựng hệ thống chứng từ, hệ thống tài khoản cũng như hệ thống báo cáo của mình. Điều này không sai , nhưng trong bối cảnh hiện nay, doanh nghiệp có quy mô nhỏ và quá nhỏ việc thực hiện mô hình tách rời là không phù hợp sẽ gây ra hiệu ứng “mất nhiều hơn được” trong quá trình giảm thiểu chi phí. Hơn nữa việc sử dụng mô hình kết hợp kế toán sẽ tận dụng được thông tin của kế toán tài chính tốt hơn, ngoài ra nhân sự của kế toán tài chính có thể tận dụng thời gian làm công việc cuả kế toán quản trị.
Theo tác giả nhận thấy việc kết hợp kế toán tài chính và kế toán quản trị nên thực hiện ở bộ phận kế toán chi phí là hợp lý nhất.
Hình 4. 1 Sơ đồ mô hình kết hợp giữa kế toán tài chính và kế toán quản trị
Với mô hình kết hợp như trên doanh nghiệp vừa tận dụng được nhân sự, thông tin của kế toán tài chính vì thực tế thông tin kế toán quản trị có được dựa thông tin vào kế toán tài chính rất nhiều. Không ai có thể nắm rõ thông tin kế toán tài chình hơn chính nhân viên kế toán tài chính. Do vậy, thông tin sẽ tin cậy và chính xác hơn đồng thời chh lãng phí thời gian khi kế toán quản trị phải tìm hiểu về kế toán tài chính khi lập báo cáo.
KẾ TOÁN TRƯỞNG NHÓM KẾ TOÁN TÀI CHÍNH NHÓM KẾ TOÁN CHI PHÍ VÀ KẾ TOÁN QUẢN TRỊ
• Tổ chứcchứngtừ,tàiliệukếtoánquản trịchiphí
Bên cạnh việc tổ chức bộ máy kế toán, việc tổ chức chứng từ, tài liệu kế toán cũng cần có những thay đổi nhất định để thực hiện được mô hình kế toán quản trị chi phí mới.
Xuất phát từ sự khác biệt giữa kế toán tài chính và kế toán quản trị về doanh thu, chi phí nên kế toán quản trị cần hệ thống chứng từ, tài liệu riêng. Chi phí trong kế toán quản trị chi phí được ghi nhận ở cả chi phí thực tế và chi phí dự toán. Chi phí thực tế phải căn cứ vào các chứng từ kế toán tài chính và chi phí dự toán phải dựa trên những dự báo tin cậy.
Chứng từ để ghi nhận chi phí thực tế phát sinh gồm các chứng từ cơ bản của kế toán tài chính và các chứng từ, tài liệu bổ sung của kế toán quản trị. Chi phí dự toán phải dựa trên các dự báo tin cậy dạng tài liệu, các tài liệu này cũng phải được lưu trữ, quản lý như chứng từ kế toán. Xuất phát từ việc ghi nhận chi phí của kế toán quản trị thường rộng hơn kế toán tài chính và có cả những chi phí dự toán, do đó hệ thống chứng từ của kế toán quản trị chi phí phải rộng hơn và mang tính mở hơn kế toán tài chính.
Mỗi doanh nghiệp, phải có quy định cụ thể và chứng từ kế toán quản trị (chứng từ kế toán tài chính và chứng từ bổ sung của kế toán quản trị), tài liệu kế toán nhằm tạo ra các tiêu chuẩn, bộ nhận dạng và trách nhiệm của những người liên quan đến các nội dung của nghiệp vụ kinh tế mà chứng từ phản ánh. Các quy định này phải phù hợp với đặc điểm kinh doanh, quản lý, tổ chức và trình độ kế toán của từng doanh nghiệp.
Theo trình tự của kế toán quản trị chi phí thì các nhóm chi phí cần phải xây dựng hệ thống chứng từ cho kế toán quản trị gồm:
- Chi phí nguyên vật liệu trực tiếp: Với nhóm chi phí này, khi phát sinh các nghiệp vụ nhập xuất kho nguyên vật liệu cần phải lập các chứng từ bổ sung như xuất cho bộ phận nào, tổ đội sản xuất nào, số lượng và giá trị, thông tin về tình trạng nguyên vật liệu... trong nội dung các chứng từ này, cần bổ xung các chỉ tiêu phục vụ cho công tác lập dự toán chi phí của doanh nghiệp
như định mức nguyên vật liệu đó cho mỗi sản phẩm là bao nhiêu, tỷ lệ hao hụt cho phép bao nhiêu phần trăm.
- Chi phí nhân công: Cần phải xây dựng bộ chứng từ bao gồm các thông tin như vị trí làm việc, bộ phận làm việc, sản phẩm tham gia sản xuất... những thông tin có thể bổ xung như định mức theo ca, theo sản phẩm cho từng phiếu chấm công để làm căn cứ xác lập dự toán nhân công về sau.
- Chi phí sản xuất chung: Chi phí này có đặc điểm là tham gia vào quá trình sản xuất nhiều loại sản phẩm nên cần phải phân bổ. Vì lẽ đó, cần phải lập chứng từ theo dõi chi tiết chi phí đến mức bộ phận, phòng ban, tổ sản xuất... nhằm tăng độ chính xác khi tiến hành phân bổ chi phí.
- Chi phí bán hàng: Đây là dạng chi phí phát sinh chủ yếu Bên ngoài doanh nghiệp, với những chi phí này cần phải lập chứng từ theo dõi các phát sinh theo bộ phận, theo thời gian, theo khu vực và đặc biệt là theo chủng loại sản phẩm để làm căn cứ tính toán hiệu quả của từng chiến lược bán hàng của doanh nghiệp.
- Chi phí quản lý doanh nghiệp: Đây là nhóm chi phí khó xác định tiêu chí để xác định mức độ ảnh hưởng. Do vậy, khi xây dựng hệ thống chứng từ cho nhóm chi phí này, kế toán chỉ cần xây dựng chi tiết theo các yếu tố chi phí để làm căn cứ phân bổ về sau.
• Tổ chức đào tạo và phát triển nhân sự:
Nếu có hệ thống công cụ tốt, phương pháp tính hoàn hảo nhưng nhận thức của người thực hiện không có thì chắc chắn hiệu quả sẽ không đạt được, đôi khi còn gây lãng phí do không biết tận dụng tối đa khả năng của hệ thống cung cấp. Vì vậy, để phát huy được tối đa khả năng cung cấp thông tin của kế toán quản trị chi phí, doanh nghiệp cần phải có kế hoạch cụ thể về nhân sự thực hiện kế toán quản trị trên hai khía cạnh sau: Về khía cạnh tuyển dụng: Cần sớm tuyển dụng bổ sung cán bộ kế toán được đào tạo chuyên sâu về kế toán quản trị, đây là lực lượng nhân sự có nhận thức và hiểu được vai trò của thông tin kế toán quản trị chi phí nên rất thuận lợi trong việc kết hợp với
những nhân sự vốn có kinh nghiệm của doanh nghiệp về kế toán. Về khía cạnh nhận thức: Cần phải có những chính sách cụ thể trong việc khuyến khích triển khai kế toán quản trị chi phí thông qua việc đưa ra những yêu cầu cụ thể để kế toán cung cấp, có như vậy mới thúc đẩy sự phát triển của kế toán quản trị chi phí trong doanh nghiệp. Bởi vì người lao động khi thấy thông tin của mình cung cấp có giá trị sử dụng và được quan tâm chắc chắn tư duy về kế toán quản trị sẽ thay đổi theo.
• Tổ chứctàikhoảnkếtoán,sổkếtoán
Với quan điểm kết hợp kế toán tài chính và kế toán quản trị, hệ thống sổ kế toán và hệ thống tài khoản kế toán của kế toán quản trị chi phí cũng phải có sự kết hợp với hệ thống sổ, hệ thống tài khoản kế toán của kế toán tài chính. Tuy nhiên, do việc ghi nhận chi phí của kế toán quản trị thường rộng hơn kế toán tài chính và việc phân loại chi phí của kế toán quản trị cũng đa dạng hơn nên kế toán quản trị cần nhiều sổ kế toán hơn và nhiều tài khoản kế toán chi tiết hoặc tài khoản bổ sung so với hệ thống sổ, hệ thống tài khoản kế toán của kế toán tài chính.