CHƯƠNG 1 GIỚI THIỆU
4.2. VẬN DỤNG KẾ TOÁN QUẢN TRỊ CHI PHÍ TẠI CÁC DOANH NGHIỆP
4.2.1 Tổ chức bộ máy kế tốn tài chính và kế tốn quản trị theo mơ hình kết
kết hợp.
Trên thực tế , có nhiều quan điểm cho rằng nên thực hiện mơ hình kế tốn tài chính độc lập với kế tốn quản trị để kế tốn quản trị có thể “tự do” xây dựng hệ thống chứng từ, hệ thống tài khoản cũng như hệ thống báo cáo của mình. Điều này khơng sai , nhưng trong bối cảnh hiện nay, doanh nghiệp có quy mơ nhỏ và q nhỏ việc thực hiện mơ hình tách rời là khơng phù hợp sẽ gây ra hiệu ứng “mất nhiều hơn được” trong quá trình giảm thiểu chi phí. Hơn nữa việc sử dụng mơ hình kết hợp kế tốn sẽ tận dụng được thông tin của kế tốn tài chính tốt hơn, ngồi ra nhân sự của kế tốn tài chính có thể tận dụng thời gian làm cơng việc cuả kế tốn quản trị.
Theo tác giả nhận thấy việc kết hợp kế tốn tài chính và kế tốn quản trị nên thực hiện ở bộ phận kế tốn chi phí là hợp lý nhất.
Hình 4. 1 Sơ đồ mơ hình kết hợp giữa kế tốn tài chính và kế tốn quản trị
Với mơ hình kết hợp như trên doanh nghiệp vừa tận dụng được nhân sự, thông tin của kế tốn tài chính vì thực tế thơng tin kế tốn quản trị có được dựa thơng tin vào kế tốn tài chính rất nhiều. Khơng ai có thể nắm rõ thơng tin kế tốn tài chình hơn chính nhân viên kế tốn tài chính. Do vậy, thơng tin sẽ tin cậy và chính xác hơn đồng thời chh lãng phí thời gian khi kế tốn quản trị phải tìm hiểu về kế tốn tài chính khi lập báo cáo.
KẾ TỐN TRƯỞNG NHĨM KẾ TỐN TÀI CHÍNH NHĨM KẾ TỐN CHI PHÍ VÀ KẾ TỐN QUẢN TRỊ
• Tổ chức chứng từ, tài liệu kế tốn quản trị chi phí
Bên cạnh việc tổ chức bộ máy kế toán, việc tổ chức chứng từ, tài liệu kế toán cũng cần có những thay đổi nhất định để thực hiện được mơ hình kế tốn quản trị chi phí mới.
Xuất phát từ sự khác biệt giữa kế tốn tài chính và kế toán quản trị về doanh thu, chi phí nên kế toán quản trị cần hệ thống chứng từ, tài liệu riêng. Chi phí trong kế tốn quản trị chi phí được ghi nhận ở cả chi phí thực tế và chi phí dự tốn. Chi phí thực tế phải căn cứ vào các chứng từ kế tốn tài chính và chi phí dự tốn phải dựa trên những dự báo tin cậy.
Chứng từ để ghi nhận chi phí thực tế phát sinh gồm các chứng từ cơ bản của kế tốn tài chính và các chứng từ, tài liệu bổ sung của kế tốn quản trị. Chi phí dự tốn phải dựa trên các dự báo tin cậy dạng tài liệu, các tài liệu này cũng phải được lưu trữ, quản lý như chứng từ kế toán. Xuất phát từ việc ghi nhận chi phí của kế tốn quản trị thường rộng hơn kế tốn tài chính và có cả những chi phí dự tốn, do đó hệ thống chứng từ của kế tốn quản trị chi phí phải rộng hơn và mang tính mở hơn kế tốn tài chính.
Mỗi doanh nghiệp, phải có quy định cụ thể và chứng từ kế toán quản trị (chứng từ kế tốn tài chính và chứng từ bổ sung của kế toán quản trị), tài liệu kế toán nhằm tạo ra các tiêu chuẩn, bộ nhận dạng và trách nhiệm của những người liên quan đến các nội dung của nghiệp vụ kinh tế mà chứng từ phản ánh. Các quy định này phải phù hợp với đặc điểm kinh doanh, quản lý, tổ chức và trình độ kế tốn của từng doanh nghiệp.
Theo trình tự của kế tốn quản trị chi phí thì các nhóm chi phí cần phải xây dựng hệ thống chứng từ cho kế toán quản trị gồm:
- Chi phí ngun vật liệu trực tiếp: Với nhóm chi phí này, khi phát sinh các nghiệp vụ nhập xuất kho nguyên vật liệu cần phải lập các chứng từ bổ sung như xuất cho bộ phận nào, tổ đội sản xuất nào, số lượng và giá trị, thông tin về tình trạng nguyên vật liệu... trong nội dung các chứng từ này, cần bổ xung các chỉ tiêu phục vụ cho cơng tác lập dự tốn chi phí của doanh nghiệp
như định mức nguyên vật liệu đó cho mỗi sản phẩm là bao nhiêu, tỷ lệ hao hụt cho phép bao nhiêu phần trăm.
- Chi phí nhân cơng: Cần phải xây dựng bộ chứng từ bao gồm các thơng tin như vị trí làm việc, bộ phận làm việc, sản phẩm tham gia sản xuất... những thơng tin có thể bổ xung như định mức theo ca, theo sản phẩm cho từng phiếu chấm công để làm căn cứ xác lập dự tốn nhân cơng về sau.
- Chi phí sản xuất chung: Chi phí này có đặc điểm là tham gia vào quá trình sản xuất nhiều loại sản phẩm nên cần phải phân bổ. Vì lẽ đó, cần phải lập chứng từ theo dõi chi tiết chi phí đến mức bộ phận, phịng ban, tổ sản xuất... nhằm tăng độ chính xác khi tiến hành phân bổ chi phí.
- Chi phí bán hàng: Đây là dạng chi phí phát sinh chủ yếu Bên ngồi doanh nghiệp, với những chi phí này cần phải lập chứng từ theo dõi các phát sinh theo bộ phận, theo thời gian, theo khu vực và đặc biệt là theo chủng loại sản phẩm để làm căn cứ tính tốn hiệu quả của từng chiến lược bán hàng của doanh nghiệp.
- Chi phí quản lý doanh nghiệp: Đây là nhóm chi phí khó xác định tiêu chí để xác định mức độ ảnh hưởng. Do vậy, khi xây dựng hệ thống chứng từ cho nhóm chi phí này, kế tốn chỉ cần xây dựng chi tiết theo các yếu tố chi phí để làm căn cứ phân bổ về sau.
• Tổ chức đào tạo và phát triển nhân sự:
Nếu có hệ thống cơng cụ tốt, phương pháp tính hồn hảo nhưng nhận thức của người thực hiện khơng có thì chắc chắn hiệu quả sẽ khơng đạt được, đơi khi cịn gây lãng phí do khơng biết tận dụng tối đa khả năng của hệ thống cung cấp. Vì vậy, để phát huy được tối đa khả năng cung cấp thông tin của kế tốn quản trị chi phí, doanh nghiệp cần phải có kế hoạch cụ thể về nhân sự thực hiện kế tốn quản trị trên hai khía cạnh sau: Về khía cạnh tuyển dụng: Cần sớm tuyển dụng bổ sung cán bộ kế toán được đào tạo chuyên sâu về kế toán quản trị, đây là lực lượng nhân sự có nhận thức và hiểu được vai trị của thơng tin kế toán quản trị chi phí nên rất thuận lợi trong việc kết hợp với
những nhân sự vốn có kinh nghiệm của doanh nghiệp về kế toán. Về khía cạnh nhận thức: Cần phải có những chính sách cụ thể trong việc khuyến khích triển khai kế tốn quản trị chi phí thơng qua việc đưa ra những yêu cầu cụ thể để kế tốn cung cấp, có như vậy mới thúc đẩy sự phát triển của kế tốn quản trị chi phí trong doanh nghiệp. Bởi vì người lao động khi thấy thơng tin của mình cung cấp có giá trị sử dụng và được quan tâm chắc chắn tư duy về kế toán quản trị sẽ thay đổi theo.
• Tổ chức tài khoản kế toán, sổ kế toán
Với quan điểm kết hợp kế toán tài chính và kế tốn quản trị, hệ thống sổ kế toán và hệ thống tài khoản kế toán của kế tốn quản trị chi phí cũng phải có sự kết hợp với hệ thống sổ, hệ thống tài khoản kế tốn của kế tốn tài chính. Tuy nhiên, do việc ghi nhận chi phí của kế tốn quản trị thường rộng hơn kế tốn tài chính và việc phân loại chi phí của kế toán quản trị cũng đa dạng hơn nên kế toán quản trị cần nhiều sổ kế toán hơn và nhiều tài khoản kế toán chi tiết hoặc tài khoản bổ sung so với hệ thống sổ, hệ thống tài khoản kế tốn của kế tốn tài chính.
4.2.2 Phân loại chi phí phục vụ cho kế tốn quản trị
Phân loại chi phí là khâu quan trọng trong cơng tác kế tốn chi phí, góp phần quyết định sự phù hợp của thơng tin của kế tốn quản trị. Để phát huy được vai trị của dự tốn, kế tốn chi phí thực hiện, phân tích chi phí, một điều kiện tiên quyết là chi phí phải được sắp xếp và phân loại phù hợp. Chính vì vậy, Bên cạnh cách phân loại chi phí theo nội dung và theo chức năng giống như kế tốn tài chính, để có thể vận hành được hệ thống kế tốn quản trị chi phí, các doanh nghiệp chế biến, sx gỗ cần phân loại chi phí theo các phương pháp đặc thù của kế tốn quản trị.
Phân loại chi phí theo mối quan hệ với mức độ hoạt động: Mức độ hoạt động của các doanh nghiệp quy mô vừa và nhỏ thường được giới hạn Bằng khối lượng hàng hóa tiêu thụ. Do đó, biến phí thường được xác định trên sự thay đổi của lượng hàng hố tiêu thụ. Mặc dù vậy, tính biến đổi hay cố định
của các khoản chi phí cũng phụ thuộc vào nhiều nhân tố khác. Các khoản chi phí cụ thể trong doanh nghiệp chế biến gỗ có thể sắp xếp thành chi phí biến đổi, chi phí cố định và chi phí hỗn hợp như biểu 4.1 sau:
Bảng 4. 1 Báo cáo phân loại chi phí theo mức độ hoạt động
Yếu tố chi phí Biến phí Định phí Chi phí hỗn
hợp I. Bộ phận sản xuất sản phẩm 1.Chi phí NVL trực tiếp x Nguyên vật liệu chính x Nguyên vật liệu phụ x Nhiên liệu x
2.Chi phí nhân cơng trực tiếp x
3.chi phí sản xuất chung x
Chi phí nhân viên phân xưởng x
Chi phí vật liệu x
Chi phí khấu hao TSCĐ x
Chi phí cơng cụ dụng cụ x
Chi phí Bằng tiền khác x
II.Bộ phận bán hàng
Chi phí nhân viên bán hàng x
Chi phí cơng cụ dụng cụ x
Chi phí khấu hao TSCĐ x
Chi phí vận chuyển x
Chi phí điện nước cửa hàng x
Chi phí điên thoại, VPP x
Chi phí bán hàng khác x
nghiệp
Chi phí nhân viên quản lý x
Chi phí vật liệu quản lý x
Chi phí in ấn, VPP x
Chi phí cơng cụ dụng cụ quản lý x
Chi phí khấu hao thiết bị văn phòng
x
Thuế, phí, lệ phí x
Chi phí thiết kế tạo mấu sp mới x
Chi phí điện thoại, fax x
Chi phí bảo hiểm x
Chi phí tiếp khách x
Chi phí tuyển dụng , đào tạo x
Chi phí thuê đất x
Chi phí xăng dầu sửa chữa ơ tơ con x
Chi phí Bằng tiền khác x
4.2.3 Xây dựng định mức và dự tốn chi phí
a. Xây dựng định mức chi phí sản xuất
Trong hoạt động sản xuất kinh doanh của các doanh nghiệp gỗ, việc xây dựng định mức bao gồm hai dạng đó là hình thức kỹ thuật ( công bố những thông số: lượng, phẩm chất, quy cách) và định mức chi phí. Định mức kỹ thuật đưa ra các yêu cầu về loại cũng như các yếu tố cáu thành cần thiết để tạo ra sản phẩm, trong khi định mức chi phí căn cứ vào dữ liệu định mức kỹ thuật cung cấp để xây dựng mức hao phí cụ thể của từng đơn vị đầu vào tham gia tạo ra sản phẩm. Do đó, định mức kỹ thuật chính là cơ sở không thể thiếu để xây dựng định mức chi phí và định mức chi phí là căn cứ để kiểm xốt chi phí trong q trình sản xuất sản phẩm.
Việc thực hiện xây dựng định mức kỹ thuật hiện tại các doanh nghiệp gỗ
Tương đối tốt cho nên việc xây dựng đinh mức chi phí sản xuất được căn cứ vào các yếu tố :
+ Xây dựng định mức chi phí nghuyên vật liệu trực tiếp: Định mức chi phí nguyên vật liệu trực tiếp được thực hiện dựa trên cơ sở định mức kỹ thuật về số lượng nguyên vật liệu tiêu hao và định mức giá. Từ đó xác định chi phí nguyên vật liệu tiêu hao và được thực hiện như sau
Bảng 4. 2 Định mức nguyên vật liệu trực tiếp
(sản phẩm:tủ đứng)
(Đvt:1000đ)
STT Hạng mục ĐVT Đơn giá Thành tiền
1 Gỗ hồng đào mᵋ
2 Sơn dầu l
3 Dầu bóng l
4 Keo
5 Tay cầm ( có thể theo yêu cầu của khách hàng)
cái
6 Khóa ( theo yêu cầu
khách hàng)
cái
Tổng cộng
(Nguồn: tác giả tham khảo)
+ Xây dựng định mức chi phí nhân cơng trực tiếp: Để xác định được định mức chi phí nhân cơng trực tiếp , cần căn cứ vào định mức kỹ thuật về hao phí lao động cho 1 sản phẩm tiến hành xây dựng định mức nhân công. Trong đó định mức giá cho 1 đơn vị thời gian lao động trực tiếp bao gồm lương cơ bản, các khoản trích theo lương. Định mức này được tính theo giờ lao động trực tiếp
Bảng 4. 3 Bảng định mức chi phí nhân cơng trực tiếp
lượng 1 Đứng máy Giờ 2 Bào Giờ 3 Chà nhám Giờ 4 Sơn Giờ 5 Lắp ráp Giờ 6 Tổng cộng (Nguồn :tác giả )
+ Xây dựng định mức chi phí sản xuất chung: Định mức chi phí SXC bao gồm định mức biến phí và định mức định phí. Định mức biến phí SXC được xây đựng theo định mức giá và định mưc lượng. Định mức giá phản ánh biến phí của đơn giá chi phí sxc phân bổ. Định mức thời gian phản ánh số giờ hoạt động được chọn làm căn cứ phân bổ chi phí sxc cho 1 đơn vị sản phẩm.
Cơng thức phân bổ biến phí sxc được thực hiện như sau: Hệ số phân bổ biến phí sản xuất chung = Tổng biến phí sxc ước tính
Tổng tiêu thức phân bổ chi phí sxc
Định mức biến phí SXC = Mức độ hoạt động Bình quân 1 sản phẩm x Hệ số phân bổ biến phí SXC
Từ số liệu đã tính tốn lập bảng tổng hợp định mức chi phí sản suất sản phẩm như sau:
STT Yếu tố chi phí Định mức lượng Định mức giá (đồng) Định mức chi phí (đồng) 1 Chi phí NVLTT 2 Chi phí NCTT 3 Biến phí SXC 4 Định phí SXC Tổng chi phí (Nguồn: tác giả) Xây dựng dự tốn chi phí
Lập dự tốn chi phí là một kế hoạch chi tiết đượ lập cho một kỳ hoạt động trong tương lai biểu hiện dưới hình thức định lượng , chỉ ra việc huy động các nguồn lực và việc sử dụng chúng trong thời kỳ đó. Dự tốn là một cơng cụ của nhà quản lý được sử dụng trong việc lập kế hoạch, kiểm soát và đánh giá hoạt động.
Lập dự toán là khâu khá quan trọng trong quá trình sản xuất kinh doanh của các doanh nghiệp chế biến sản xuất gỗ, nên việc dự tốn chính xác sẽ giúp doanh nghiệp giảm được rất nhiều chi phí:
+ Giúp kiểm tra và giám sát được các khoản chi phí cho từng tổ sản xuất, cụ thể sau khi sản xuất sản phẩm có thể căn cứ vào dự tốn để đối chiếu đánh giá hiệu quả quản trị chi phí.
+ Dự báo những khó khăn trong q trình sản xuất, quản lý chặt chẽ trh thất thốt chi phí trong q trình sản xuất sản phẩm.
+ Căn cứ vào dự tốn nhà quản lý có kế hoạch huy động nguồn lực phù hợp.
Hiện nay việc lập dự tốn chi phí trong doanh nghiệp chế biến gỗ cịn gặp nhiều khó khăn vì doanh nghiệp chế biến sản xuất đồ gỗ nhiều mặt hàng, chủng loại khác nhau. Việc lập dự tốn khơng đơn thuần là theo năm sản xuất , theo quý mà theo từng đợt đơn hàng, vì vậy doanh nghiệp cũng có thể lập ra
dự tốn chi phí linh hoạt cho từng loại sản phẩm ở các mức hoạt động khác nhau.
Bảng 4. 5 Dự tốn chi phí tổ sản xuất……(tủ,bàn,ghế….).
Chỉ tiêu Biến phí
đơn vị
Dự tốn linh hoạt
5 cái 10 cái 20 cái
1 biến phí sản xuất (đồng) a.CPNVL TT (đồng) b.CPNC TT (đồng) c.Biến phí SXC (đồng) 2.Định phí SXC (đồng) 3.Tổng chi phí sản xuất
Như vậy việc lập dự tốn chi phí , nhà quản trị có thể kiểm sốt được chi phí thực tế phát sinh tại các mức hoạt động khác nhau từ đó đề ra các mức giá bán sản phẩm trong điều kiện khác nhau về mức sản lượng khác nhau. Cũng qua dự toán linh hoạt, nhà quản trị có thể so sánh và lựa chọn mức độ sản xuất phù hợp với nguồn lực của doanh nghiệp.