Như phần trên đã trình bày, kế toán quản trị chi phí là một bộ phận của hệ thống kế toán nhằm cung cấp cho các nhà quản lý thông tin về chi phí để giúp họ thực hiện các chức năng quản trị doanh nghiệp. Các chức năng cơ bản của quản trị doanh nghiệp là lập kế hoạch, tổ chức thực hiện kế hoạch, kiểm tra - đánh giá việc thực hiện kế hoạch và ra quyết định. Hoạt động quản lý là một quá trình khép kín từ khâu lập kế hoạch, tổ chức thực hiện kế hoạch, đến kiểm tra và đánh giá việc thực hiện kế hoạch. Ra quyết định không phải là một chức năng độc lập của quản lý mà nó là một phần không thể tách rời của các chức năng lập kế hoạch, tổ chức thực hiện kế hoạch và kiểm tra - đánh giá việc thực hiện kế hoạch, trong mỗi chức năng đó đều đòi hỏi nhà quản lý phải đưa ra các quyết định
Chức năng hoạch định: Hoạch định là quá trình xác định các mục tiêu của doanh nghiệp và đề ra các giải pháp để thực hiện các mục tiêu đó. Hoạch định được thể hiện ra thành kế hoạch. Kế hoạch gắn liền với việc lựa chọn và tiến hành các chương trình hoạt động trong tương lai của doanh nghiệp. Kế hoạch cũng lựa chọn phương pháp tiếp cận hợp lý các mục tiêu định trước, vì thế có thể nói kế hoạch là việc xác định mục tiêu và cách thức để đạt được mục tiêu như là bắc một nhịp cầu từ trạng thái hiện tại của doanh nghiệp tới chỗ mà doanh nghiệp muốn có trong tương lai.
Chức năng tổ chức thực hiện: Tổ chức có nghĩa là quá trình sắp xếp và bố trí các công việc, giao quyền hạn và phân phối các nguồn lực của doanh nghiệp sao cho chúng đóng góp một cách tích cực và có hiệu quả vào mục tiêu chung của doanh nghiệp. Đây là chức năng liên kết giữa con người với con người trong doanh nghiệp, mối quan hệ giữa con người và nguồn lực để
thực hiện kế hoạch của doanh nghiệp với hiệu quả cao nhất. Chức năng này được hoạch định cụ thể bằng việc bố trí những công việc của thành viên, quyền hạn và trách nhiệm của từng thành viên.
Trong việc điều hành, nhà quản trị giám sát hoạt động hàng ngày và giữ cho doanh nghiệp hoạt động liên tục. Đây chính là giám sát công việc của từng thành viên, giải quyết những mâu thuẫn phát sinh trong sự liên kết các thành viên theo quyền hạn và trách nhiệm. Chức năng kiểm tra: Kiểm tra là quá trình so sánh giữa mục tiêu của kế hoạch với kết quả thực tế đã đạt được trong từng khoảng thời gian bảo đảm cho họat động thực tế phù hợp với kế hoạch đã đề ra hoặc tìm ra các giải pháp thay thế điều chỉnh hoạt động của doanh nghiệp trong trường hợp hoạt động thực tế xa rời kế hoạch. Đây là hoạt động đảm bảo cho doanh nghiệp đi đúng mục tiêu, biểu hiện của chức năng này là việc nghiên cứu báo cáo kế toán, các báo cáo khác,so sánh báo cáo về hoạt động thực tế với kế hoạch để kịp thời điều chỉnh. Trong quá trình thực hiện chức năng kiểm tra, nhà quản trị luôn tiếp xúc và ghi nhận luồng thông tin phản hồi từ thực tiễn và kịp thời chuyển hoá chúng thành thông tin kế hoạch, tương lai.
Chức năng ra quyết định: Đây là chức năng lựa chọn những giải pháp, phương tối ưu. Ra quyết định không phải là một chức năng độc lập mà nó luôn gắn liền với các chức năng khác, trong quá trình lập kế hoạch, tổ chức, điều hành hoặc kiểm tra luôn tồn tại chức năng ra quyết định.
Hình 2. 1 Sơ đồ Các chức năng của quản trị (Nguồn: Bộ môn Quản trị nhân sự và Chiến lược Kinh doanh - Trường Đại học Kinh tế TP Hồ Chí Minh (2006), Quản trị học)
Chức năng ra quyết định : yêu cầu các nhà quản lý cần lựa chọn một giải pháp hợp lý nhất trong số các phương đưa ra. Với chức năng lập kế hoạch các nhà quản lý cần xây dựng các mục tiêu chiến lược cho doanh nghiệp và vạch ra các bước cụ thể để thực hiện các mục tiêu đó. Với chức năng tổ chức, điều hành nhà quản lý cần quyết định cách sử dụng hợp lý nhất các nguồn lực của doanh nghiệp, với chức năng kiểm tra và đánh giá, các nhà quản lý cần so sánh báo cáo thực hiện với các số liệu kế hoạch để bảo đảm cho các bộ phận trong doanh nghiệp thực hiện đúng các mục tiêu đã định hay đánh giá tình hình để hỗ trợ chức năng ra quyết định. Để thực hiện tốt các chức năng quản trị doanh nghiệp, nhà quản trị cần nhiều thông tin khác nhau kể cả thông tin trong doanh nghiệp cũng như thông tin ngoài doanh nghiệp, trong đó thông tin của kế toán về tình hình tài sản, nguồn vốn, doanh thu, chi phí,... có vai trò đặc biệt quan trọng. Kế toán quản trị chi phí cung cấp cho nhà quản trị các thông tin kinh tế mang tính lượng hóa về tình hình hoạt động, thông tin về định mức và dự toán chi phí, thông tin về chi phí thực hiện, phân
LẬP KẾ HOẠCH
TỔ CHỨC THỰC HIỆN KIỂM TRA, ĐÁNH GIÁ
tích chi phí để ra quyết định của doanh nghiệp với thông tin về quá khứ, hiện tại cũng như những dự toán trong tương lai và được phân tích chuyên sâu theo nhu cầu của nhà quản trị. Vì thế, thông tin kế toán quản trị cung cấp, đặc biệt là thông tin về chi phí luôn cần thiết và hữu ích cho nhà quản trị với tất cả các chức năng từ lập kế hoạch, quyết định, tổ chức thực hiện, kiểm tra.