danh công việc
Để đảm bảo việc phân công nhiệm vụ cho từng cá nhân trong tổ chức đảm bảo thực hiện đúng nguyên tắc “đúng ngƣời, đúng việc”, mỗi tổ chức đều phải xác định đƣợc vị trí việc làm và những yêu cầu của vị trí việc làm đó để có đƣa ra căn cứ lựa chọn ngƣời có đủ năng lực thực hiện công việc. Tại chí cục thuế quận Thanh Xuân, trong giai đoạn hiện nay, đang đẩy mạnh các hoạt động cải cách, hiện đại hóa, đơn giản hóa, thống nhất, tự động hóa các hoạt động liên quan đến nghiệp vụ thuế nhằm tạo thuận lợi hơn nữa cho hoạt động sản xuất kinh doanh của doanh nghiệp, hộ kinh doanh và ngƣời dân trên địa bàn quận theo hƣớng giảm bớt thời gian và chi phí cho đối tƣợng nộp thuế…. Chính vì vậy mà chi cục thuế quận Thanh Xuân cần điều chỉnh và tổ chức lại công việc của cơ quan thuế trên cơ sở đổi mới phƣơng pháp quản lý nguồn nhân lực mà cụ thể ở đây là hoạt động xác định chuẩn xác và thực chất vị trí việc làm tại đơn vị. Việc triển khai các nội dung này đã đƣợc nêu cụ thể trong chiến lƣợc phát triển ngành thuế đến năm 2020 và kế hoạch cải cách, phát triển hiện đại hóa thuế giai đoạn 2015-2020. Cụ thể hơn, Chi cục cần xây dựng tiêu chuẩn công chức đối với từng vị trí công việc, bảo đảm tính chuyên nghiệp để có căn cứ đánh giá, phân loại và bồi dƣỡng CBCC
Từ đây, chi cục thuế quận Thanh Xuân cần xác định cụ thể và chính xác vị trí việc làm, mô tả công việc và xây dựng khung năng lực đƣợc áp dụng cho tất cả các vị trí việc làm trong phạm vi toàn bộ chi cục thuế quận theo nguyên tắc; (i) Vị trí việc làm phải đƣợc xác định và điều chỉnh phù hợp với chức
78
năng, nhiệm vụ và cơ cấu tổ chức của cục đã đƣợc cấp trên phê duyệt, đảm bảo tính khoa học, khách quan, công khai, minh bạch, phù hợp thực tiễn và gắn với yêu cầu về tổ chức lao động trong công sở; (ii) Vị trí việc làm, xây dựng bản mô tả công việc phải căn cứ vào chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn, tính chất, đặc điểm, nhu cầu, quy mô công việc cũng nhƣ đối tƣợng phục vụ và thực trạng bố trí, luân chuyển, sử dụng cán bộ, công chức của đơn vị.
Đối với xác định chính xác và cụ thể vị trí việc làm, Chi cục thuế quận là đơn vị trực tiếp sử dụng CBCC cần:
(i) Thống kê công việc cơ bản mà đơn vị phải thực hiện nhằm thực thi chức năng, nhiệm vụ của mình, từ đó làm cơ sở nền tảng cho các bƣớc tiếp theo.
(ii) Phân loại, phân nhóm công việc: Sau khi định danh các vị tri việc làm cơ bản của tổ chức phải tiến hành hoạt động phân loại và phân nhóm công việc để từ đó có đủ căn cứ xác định phƣơng pháp, cách thức thu thập, tổng hợp và phân tích thông tin một cách phù hợp đối với từng công việc và từng nhóm công việc.
Phân loại công việc: Căn cứ vào các công việc và số lƣợng công việc phải hoàn thành để phân loại công việc theo từng lĩnh vực chuyên môn ngành, nghề (ví dụ nhƣ Giám sát quản lý, kê khai thuế, kiểm tra thuế, thanh tra thuế, chống gian luận thuế, …)
Phân nhóm công việc: Sau khi thực hiện phân loại công việc theo từng lĩnh vực chuyên môn thì thực hiện việc phân nhóm công việc nhƣ sau: Phân nhóm công việc lãnh đạo, quản lý và tham mƣu, thực thi, thừa hành; phân nhóm công việc có đặc điểm chung về mức độ phức tạp và ticnhs chất của nhiệm vụ đƣợc phân công; phân nhóm công việc lãnh đạo, quản lý gắn với chức trách, thẩm quyền của cấp trƣởng và cấp phó theo từng cấp tổ chức.
(iii) Xác định danh mục vị trí việc làm của cơ quan thuế cần dựa trên các vị trí việc làm đã đƣợc định danh và phân theo từng loại, từng nhóm. Danh
79
mục vị trí việc làm của ngành thuế đƣợc Tổng cục trƣởng Tổng cục thuế phê duyệt, đƣợc rà soát, điều chỉnh, cập nhập hàng năm.
Đối với việc xây dựng bản mô tả công việc, chi cục thuế quận Thanh Xuân là đơn vị trực tiếp sử dụng CBCC cần liệt kê các thông tin về vị trí việc làm, tóm tắt nội dung, công việc của từng vị trí việc làm, mô tả các nhiệm vụ chính của vị trí việc làm. Việc xây dựng bản mô tả công việc đƣợc thông qua các bƣớc thực hiện nhƣ sau:
(i) Xác định khung bản mô tả công việc: Mỗi vị trí việc làm đều có một bản mô tả công việc với đầy đủ các thông tin chung, các nhiệm vụ chính của công việc, trong đó các nhiệm vụ chính có thể đƣợc liệt kê theo thứ tự quan trọng hoặc có thể đƣợc phân chia theo từng lĩnh vực…Bên cạnh đó là bản mô tả cho một nhóm vị trí việc làm đƣợc áp dụng cho các vị trí việc làm có các nhiệm vụ tƣơng tự nhau. Đối với loại bản mô tả này, các nhiệm vụ của tất cả các vị trí làm trong nhóm sẽ đƣợc liệt kê, mỗi vị trí việc làm khác nhau sẽ có những lựa chọn nhiệm vụ khác nhau. Sử dụng bản mô tả công việc theo mẫu này có thể giúp giảm bớt sự trùng lặp trong việc mô tả các nhiệm vụ của các công việc, dễ dàng trong việc theo dõi và cập nhật các bản mô tả công việc. Bên cạnh đó chi cục thuế quận Thanh Xuân cũng có thể mô tả mô tả công việc theo mức độ khó của công việc vì cùng một vị trí công việc, nhƣng các nhiệm vụ của công việc đó đƣợc chia theo độ phức tạp tƣơng ứng với các ngạch công chức, viên chức nhƣ: nhân viên, cán sự, chuyên viên, chuyên viên chính… Ngoài việc mô tả nội dung công việc cụ thể phải làm để thực hiện nhiệm vụ đƣợc giao, còn phải mô tả rõ tần suất thực hiện, khối lƣợng, kết quả thực hiện trong một thời gian nhất định, từ đó mới có cơ sở định biên cho một vị trí việc làm.
(ii) Thực hiện điều tra, khảo sát, thu thập, thống kê một số thông tin chung, các thông tin về nhiệm vụ thực tế (đề xuất bổ sung, sửa đổi, điều chỉnh); Các thông tin hiện tại và đề xuất các yêu cầu cần phải có để đáp ứng yêu cầu nhiệm vụ của vị trí việc làm về trình độ đào tạo, kiến thức chuyên môn nghiệp vụ, hành vi và thái độ cần có trong công việc, kinh nghiệm làm việc,
80
các kỹ năng làm việc của các công chức đang đảm nhiệm vị trí việc làm và thông tin xác nhận của cán bộ lãnh đạo trực tiếp. Các thông tin thu thập cần tập trung vào:
+ Thông tin về các nhiệm vụ, trách nhiệm cần thực hiện, cách thức thực hiện chúng nhƣ thế nào, mức độ quan trọng và mức độ thƣờng xuyên của chúng.
+ Thông tin về các yếu tố của điều kiện làm việc nhƣ: thông tin về thời gian làm việc, thông tin về số lƣợng, chất lƣợng của các loại phƣơng tiện, trang thiết bị, công cụ nguyên vật liệu… công chức cần sử dụng trong quá trình thực hiện công việc thành công.
+ Thông tin về các yêu cầu của công việc đối với ngƣời thực hiện nhƣ: trình độ đào tạo, kiến thức chuyên môn nghiệp vụ, kỹ năng xử lý công việc, thái độ hành vi cần có để thực hiện công việc thành công, kinh nghiệm làm việc, báo cáo ai, giám sát ai, phối hợp với ai/ bộ phận nào khi tác nghiệp công việc… và các yêu cầu khác cần thiết cho thực hiện công việc.
Bên cạnh đó là việc lựa chọn phƣơng pháp thu thập thông tin: Căn cứ đặc thù các loại công việc của ngành thuế, có thể sử dụng các phƣơng pháp thu thập thông tin nhƣ: Sử dụng câu hỏi, phỏng vấn, quan sát nơi làm việc, sử dụng nhật ký ngày làm việc, ghi chép các sự kiện quan trọng, hội thảo chuyên gia.
(iii) Dựa vào kết quả thu thập thông tin nêu trên, thực hiện việc tổng hợp, phân tích một số thông tin chung, các thông tin về nhiệm vụ của các công chức đảm nhiệm vị trí việc làm.
(iv) Xây dựng bản mô tả công việc vị trí việc làm trên cơ sở phân tích, chọn lựa các thông tin phù hợp từ bản tổng hợp, phân tích thông tin ở trên.
Đối với việc xây dựng khung năng lực: Chi cục thuế quận Thanh Xuân cần xác định khung năng lực của vị trí việc làm là rất quan trọng trong quá trình quản trị và phát triển nguồn nhân lực. Khung năng lực bao gồm những yêu cầu về năng lực cá nhân nhƣ: trình độ học vấn, trình độ chuyên môn nghiệp vụ, kinh nghiệm công tác, kỹ năng giải quyết công việc và các phẩm chất cá nhân thích hợp nhất cho công việc. Việc xây dựng khung năng lực
81
đƣợc thực hiện qua những bƣớc sau: (i) Xác định khung năng lực vị trí việc làm tích hợp các thông tin trong bản mô tả công việc và các thông tin yêu cầu đối với ngƣời thực hiện công việc nhƣ: kiến thức văn hóa, chuyên môn, trình độ ngoại ngữ, tin học và các kỹ năng về chuyên môn nghiệp vụ, các kỹ năng làm việc với phƣơng tiện, trang thiết bị khác, kinh nghiệm làm việc, điều kiện môi trƣờng làm việc, các thuộc tính phẩm chất cá nhân và các yêu cầu khác cần thiết cho thực hiện công việc; (ii) Dựa trên kết quả điều tra khảo sát, tổng hợp, phân tích các thông tin về trình độ đào tạo, kiến thức chuyên môn nghiệp vụ, kinh nghiệm làm việc, các kỹ năng cần có của công chức đƣợc giao đảm nhiệm vị trí việc làm; (iii) Xây dựng khung năng lực cho từng vị trí việc làm dựa trên bản tổng hợp, phân tích thông tin nêu trên.
Khi cục thuế quận Thanh Xuân tạo ra đƣợc sự thống nhất giữa vị trí việc làm, mô tả công việc, và xây dựng khung năng lực của các vị trí cụ thể sẽ giúp cục thuế quận có cơ sở quan trọng trong việc kiện toàn, tổ chức, biên chế, quản lý cán bộ theo hƣớng khoa học, chuẩn mực, và hiệu quả.
3.2.2. Nâng cao chất lượng công tác đào tạo và bồi dưỡng CBCC
Về nhu cầu đào t o và bồ dưỡng cán bộ, công chức: Hiện chi cục Thuế quận mới chỉ xác định nhu cầu đào tạo, bồi dƣỡng cán bộ, công chức thông qua việc đánh giá có phần chủ quan của Trƣởng các phòng/ tổ trƣởng. Để xác định chính xác nhu cầu đào tạo của đội ngũ này thì việc xác định nguyện vọng đƣợc đào tạo, bồi dƣỡng của cán bộ, công chức là một công việc nên đƣợc tiến hành thƣờng xuyên. Có nhƣ vậy, cán bộ quản lý mới hiểu đƣợc mong muốn của cán bộ, công chức từ đó xác định nhu cầu bồi dƣỡng phù hợp, đáp ứng kịp thời đƣợc nhiều ngƣời ủng hộ.
Để thực hiện tốt việc xác định nhu cầu đào tạo hiện nay tại chi cục Thuế quận, học viên đề xuất một số bƣớc tác nghiệp cụ thể nhƣ sau:
Thứ nhất, để xác định đƣợc nhu cầu đào tạo chính xác thì trƣớc hết cần phải xem xét bản mô tả công việc chi tiết, bao gồm cả mô tả công việc chung và mô tả công việc cá nhân vì thông qua bản mô tả công việc, lãnh đạo chi cục,
82
bộ phận TCCB, các đơn vị và mỗi cá nhân CBCC mới có thể nhìn rõ đƣợc là ở những vị trí công việc nào thì đòi hỏi CBCC phải có năng lực nhƣ thế nào tức là khi đang làm việc tại vị trí đó thì ngƣời CBCC đó có những kiến thức chuyên môn gì, kỹ năng làm việc và phẩm chất đạo đức ra sao. Đối chiếu với yêu cầu thực hiện nhiệm vụ tại vị trí đó thì họ còn thiếu và cần phải bổ sung những cái gì. Từ đây các cấp lãnh đạo và bộ phận TCCB sẽ xác định đƣợc cần phải đào tạo, bồi dƣỡng nhƣ thế nào cho những CBCC làm việc tại vị trí, bộ phận công tác đó.
Thứ hai, thực hiện khảo sát nhu cầu đào tạo thông qua 2 phƣơng pháp chính là phát hành các mẫu phiếu thăm dò và phỏng vấn trực tiếp đối với tất cả CBCC trong toàn cơ quan thuế để qua đó có thể thu thập thêm những thông tin hữu ích về nhu cầu đào tạo của họ. Cụ thể, đối với phỏng vấn trực tiếp, bộ phận TCCB tham mƣu và trực tiếp đi khảo sát thực tế để phỏng vấn và tìm hiểu những mong muốn, nhu cầu của CBCC về việc đƣợc đào tạo, bồi dƣỡng để nâng cao trình độ.Bên cạnh đó, những cán bộ tham gia đoàn khảo sát cũng có thể giải đáp những vƣớng mắc, khó khăn hoặc tƣ vấn, định hƣớng cho việc học tập của những CBCC đƣợc phỏng vấn đó bởi trong thực tế hiện nay có không ít những CBCC đang thực hiện việc học tập một cách rất thụ động đó là khi có các lớp đào tạo, bồi dƣỡng, tập huấn thì họ đi học theo sự chỉ đạo, sắp xếp của lãnh đạo đơn vị mà chƣa thật sự đƣợc đi học theo đúng mong muốn của cá nhân, bên cạnh đó một số ít công chức đăng ký đi học các lớp là để nhằm mục đích bổ sung bằng cấp mà chƣa xác định rõ ràng là đi học để nâng cao kiến thức và kỹ năng phục vụ cho công việc. Đối với khảo sát bằng phiếu, bộ phận TCCB có thể khảo sát trên diện rộng đẻ thu thập thông tin quan trọng giúp cho lãnh đạo cơ quan và bộ phận TCCB nắm bắt thêm về nhu cầu đào tạo của CBCC trong toàn cơ quan. Cách làm này có ƣu điểm là sẽ khảo sát đƣợc nhiều ngƣời CBCC cảm thấy đƣợc thoải mái, tự tin hơn trong việc đề xuất nhu cầu đào tạo của mình so với phỏng vấn trực tiếp.
83
Thứ ba, sau khi thực hiện khảo sát và phỏng vấn về nhu cầu đào tạo tại đơn vị, bộ phận TCCB sẽ tổng hợp và đƣa ra các mong muốn đƣợc đào tạo của CBCC tại đơn vị và trình lên lãnh đạo chi cục thuế Thanh Xuân và Cục thuế Hà Nội để thực hiện việc lên kế hoạch và thiết kế chƣơng trình đào tạo cho phù hợp.
Về kế ho c và c ươ trì đào t o, bồ dưỡng CBCC: Hiện công tác xây dựng kế hoạch đào tạo, bồi dƣỡng đƣợc chi cục thuế quận phối hợp chặt chẽ với Cục Thuế thành phố thực hiện theo quy trình khá chặt chẽ, tuy nhiên nội dung các chƣơng trình đào tạo, bồi dƣỡng còn chung chung, mang nặng tính lý thuyết, do đó, để hoàn thiện hơn về chƣơng trình bồi dƣỡng kiến thức cho cán bộ cần đƣa nhiệm vụ biên soạn chƣơng trình theo vị trí việc làm thành nhiệm vụ thƣờng xuyên hàng năm của cơ sở đào tạo cán bộ, công chức; khuyến khích cơ sở đào tạo, đơn vị biên soạn các chƣơng trình đào tạo, bồi dƣỡng theo nhu cầu, vị trí việc làm; tập trung vào việc trang bị kiến thức, kỹ năng và thái độ thực hiện nhiệm vụ, công vụ.
Trƣớc ngày 15 tháng10 hàng năm, căn cứ kế hoạch đào tạo đã đƣợc phê duyệt của các đơn vị thuộc và trực thuộc, bộ phận TCCB sẽ tổng hợp lại và kết hợp với nhu cầu, khả năng đào tạo và đào tạo lại của Cục thuế Hà Nội để xây dựng kế hoạch đào tạo chung cho toàn thành phố và trình Cục trƣởng xem xét, cho ý kiến chỉ đạo. Sau khi đã đƣợc Cục trƣởng phê duyệt thì bộ phận TCCB gửi bản kế hoạch đó đến các bộ phận có liên quan để thực hiện triển khai công tác đào tạo cho đơn vị. Yêu cầu chung đối với việc xây dựng kế hoạch đào tạo ở cấp quận là kế hoạch đào tạo phải đƣợc xây dựng một cách cụ thể, rõ ràng và phù hợp với yêu cầu về phát triển chất lƣợng nguồn nhân lực trong thời kỳ cải cách, phát triển và hiện đại hoá của ngành, và cục thuế tỉnh. Trong đó cần phải trình bày chi tiết cho từng vị trí, lĩnh vực công tác nhƣ lãnh đạo quản lý, công