Sau khi có quyết định phê duyệt dự án, quyết định phê duyệt dự toán, quyết định giao vốn, công văn đề xuất các hạng mục ƣu tiên đầu tƣ theo năm của đơn vị thụ hƣởng. Chuyên viên phụ trách dự án phòng Phát triển và Quản lý dự án tiến hành lập kế hoạch phân bổ kinh phí cho các hạng mục cần đƣợc đầu tƣ theo từng năm trong thời gian 7 ngày làm việc. Bản kế hoạch giải ngân theo năm đƣợc Giám đốc BQLCDA phê duyệt. Căn cứ bản kế hoạch giải ngân theo năm đƣợc phê duyệt, chuyên viên phụ trách dự án tiến hành lập KHLCNT trong thời gian 2 ngày làm việc. KHLCNT đƣợc lập gồm 7 nội dung theo quy định.
Ban Quản lý các dự án ĐHQGHN tiến hành lập KHLCNT thông thƣờng từ khi trình đến khi đƣợc phê duyệt KHLCNT cũng mất một thời gian nhất định, tối đa là 25 ngày tính từ ngày trình. Vì vậy để đảm bảo tiến độ của dự án, cần quản lý tốt công tác đấu thầu từ khâu lập KHLCNT. Điều đó đòi hỏi cán bộ dự án phải theo sát từng bƣớc, xử lý nhanh các phát sinh trong quá trình thực hiện.
Sơ đồ 3.2 Quy trình trình và phê duyệt KHLCNT giai đoạn 2015-2018
(Nguồn: Ban Quản lý các dự án ĐHQGHN)
Để đảm bảo chính xác, khách quan trong quá trình thực hiện dự án. Ban Quản lý các dự án ĐHQGHN thuê đơn vị Thẩm định giá để xác định giá trị hàng hóa. Sản phẩm của Đơn vị thẩm định giá là Chứng thƣ thẩm định giá. Tất cả các kế hoạch lựa chọn nhà thầu đều thông qua cơ quan chủ quản là ĐHQGHN phê duyệt. Hồ sơ trình ĐHQGHN phê duyệt KHLCTNT gồm có tờ trình phê duyệt KHLCNT, quyết định phê duyệt dự án, chứng thƣ thẩm định giá. Trong đó Ban KHTC là đầu mối thẩm định các KHLCNT. Khi nhận đƣợc tờ trình BQLCDA trình lên, Ban KHTC s kiểm tra, xem xét và phối hợp với các Ban Khoa học công nghệ, Ban Xây dựng để phát hành báo cáo thẩm định KHLCNT. Căn cứ vào báo cáo thẩm định KHLCNT, ĐHQGHN quyết định phê duyệt KHLCNT. Thời gian phê duyệt kế hoạch lựa chọn nhà thầu tối đa là 05 ngày làm việc tính từ ngày ĐHQGHN nhận đƣợc báo cáo thẩm định của Ban Kế hoạch - Tài chính.
Dƣới đây là Tổng hợp KHLCNT của một số dự án giai đoạn 2015- 2018. Ban Xây dựng Ban Kế hoạch Tài chính Ban Khoa học Công nghệ Đại học Quốc gia
Hà Nội Ban Quản lý các
dự án ĐHQGHN
Bảng 3.4 Tổng hợp KHLCNT của một số dự án giai đoạn 2015-2018.
(Nguồn : Ban Quản lý các dự án ĐHQGHN)
Đối với gói thầu xây lắp, sau khi có quyết định phê duyệt dự án, Ban Quản lý các dự án tiến hành trình KHLCNT cho gói thầu tƣ vấn thiết kế và tƣ vấn thẩm tra thiết kế để cơ quan chủ quản là ĐHQGHN phê duyệt. Sau đó mới tiến hành lập và phê duyệt KHLCN cho gói thầu Tƣ vấn đấu thầu, gói thầu chính Thi công và gói thầu phụ là Tƣ vấn Giám sát, dự án nào kết thúc có thêm gói thầu kiểm toán dự án hoàn thành. Tại Ban các gói thầu phụ áp dụng hình thức chỉ định thầu.
Với gói thầu Thiết bị có gói thầu chính là mua sắm thiết bị áp dụng theo hình thức đấu thẩu rộng rãi hoặc chào hàng cạnh tranh và các gói thầu phụ là Thẩm định giá, Tƣ vấn đấu thầu, Tƣ vấn giám sát áp dụng hình thức chỉ định thầu. Và dự án nào kết thúc trong năm có thêm gói thầu Kiểm toán dự án. Các dự án tại ĐHQGHN bao gồm các lĩnh vực xây lắp, mua sắm thiết bị, dịch vụ tƣ vấn.Tùy vào từng gói thầu cụ thể trong các dự án mà BQLDA áp dụng hình thức lựa chọn nhà thầu phù hợp, đúng quy định. Những gói thầu xây lắp thƣờng là thi công xây dựng, cải tạo cơ sở vật chất, sửa chữa và mua
Xây Lắp Thiết bị Tư vấn Xây Lắp Thiết bị Tư vấn Xây Lắp Thiết bị Tư vấn Xây Lắp Thiết bị TV 1 TRƯỜNG
CHUYÊN gói thầu 3 9 1 3 3 9 1 3 32
2 144 XUÂN THỦY gói thầu 2 6 3 9 5 15 2 6 48 3 GDTM gói thầu 1 1 8 0 1 3 0 1 3 18
4 XƯỞNG gói thầu 1 2 9 1 3 1 2 13 1 4 37
5 PTN CĐ gói thầu 1 3 13 1 2 9 2 2 16 1 3 13 66
gói thầu 8 6 45 5 4 27 8 8 56 4 4 26 201
Tổng cộng
Tổng số gói thầu
Năm 2016 Năm 2017 Năm 2018
Stt Tên dự án
Năm 2015 Đơn vị
sắm lắp đặt thiết bị trong ĐHQGHN. Những gói thầu mua sắm trang thiết bị để phục vụ công việc học tập và nghiên cứu của cán bộ và sinh viên ĐHQGHN. Nguồn vốn các dự án ĐTXDCB tại Ban Quản lý các dự án ĐHQGHN là từ ngân sách nhà nƣớc. Hình thức lựa chọn nhà thầu thông thƣờng áp dụng tại Ban là đấu thầu rộng rãi, chào hàng cạnh tranh và chỉ định thầu. Phƣơng thức đầu thầu áp dụng theo quy định. Căn cứ theo quy định của pháp luật về đấu thầu, Ban Quản lý các dự án ĐHQGHN áp dụng phƣơng thức một giai đoạn một túi hồ sơ hoặc phƣơng thức một giai đoạn hai túi hồ sơ, cho đấu thầu rộng rãi những gói thầu xây lắp, mua sắm hàng hóa, hỗn hợp có quy mô nhỏ. Thời gian lựa chọn nhà thầu thƣờng vào quý II và qúy III trong năm để đến cuối năm tiến hành nghiệm thu, thanh toán. Hình thức hợp đồng áp dụng là hợp đồng trọn gói.
Trong quá trình thực hiện. khi có thay đổi về KHLCNT thì BQLCDA trình lại ĐHQGHN phê duyệt KHLCNT điều chỉnh lần 1 hoặc lần 2…
Ví dụ gói thầu Thi công nâng cấp giảng đƣờng tại khu vực 144 Xuân Thuỷ,
trong quyết định phê duyệt kế hoạch lựa chọn nhà thầu, giá gói thầu là 8.190.000.000 đồng, trong quyết định phê duyệt dự toán giá gói thầu là 8.150.000.000 đồng, chênh lệch 40 triệu đồng. Nhƣ vậy cần phải điều chỉnh KHLCNT không vƣợt quá dự toán gói thầu là 8.150.000.000 đồng và giá trị hợp đồng ký kết s không vƣợt quá dự toán gói thầu đƣợc duyệt.
Trong quá trình thực hiện, xuất phát từ những thực tế phát sinh, do sự không khớp giữa quyển dự án với quyết định phê duyệt dự toán và với quyết định phê duyệt KHLCNT, Ban Quản lý các dự án ĐHQGHN cần phải điều chỉnh KHLCNT cho một số gói thầu.
Ban Quản lý các dự án Đại học Quốc gia Hà Nội theo sát tờ trình đề nghị phê duyệt Kế hoạch lựa chọn nhà thầu trình lên Giám đốc Đại học Quốc gia Hà Nội. Ngay khi có Quyết định phê duyệt Kế hoạch lựa chọn
nhà thầu, Ban Quản lý các dự án Đại học Quốc gia Hà Nội trình đề nghị phê duyệt dự toán chi tiết các gói thầu lên Đại học Quốc gia Hà Nội đồng thời đăng thông báo kế hoạch đấu thầu .
Dƣới đây là các hình thức đấu thầu một số dự án ĐTXDCB từ NSNN giai đoạn 2015-2018.
Bảng 3.5: Các hình thức đấu thầu đƣợc áp dụng tại một số dự án tại Ban Quản lý các dự án ĐHQGHN giai đoạn 2015-2018.
(Nguồn: Ban Quản lý các dự án ĐHQGHN)
Số liệu bảng 3.5 cho thấy hình thức chào hàng cạnh tranh và chỉ định thầu chiếm tỷ trọng lớn. Hình thức đấu thầu rộng rãi không giới hạn số lƣợng các nhà thầu tham gia đạt luôn mang lại hiệu quả kinh tế lớn. minh bạch và công bằng cạnh tranh trong lựa chọn nhà thầu. Đối với các gói thầu xây lắp, tiêu chí yêu cầu k thuật đòi hỏi cao, thời gian tiến hành dài, đối với những gói thầu cải tạo cơ sở vật chất làm trên những công trình đã xây dựng lâu ngày thì thực hiện công việc manh mún, tốn công sức, chi tiết hơn là làm mới từ đầu. Do đó đòi hỏi nhà thầu phải có năng lực, cũng nhƣ tâm huyết với công việc.
Các gói thầu áp dụng hình thức chỉ định thầu đƣợc thực hiện theo quy định pháp luật về đấu thầu. Những gói thầu áp dụng hình thức chỉ định thầu có giá trị không quá lớn thƣờng là những gói thầu tƣ vấn, giám sát, kiểm toán... Tuy nhiên khi áp dụng hình thức này, nhà thầu đƣợc lựa chọn phải có năng lực thật sự để đáp ứng đƣợc yêu cầu công việc. Chào hàng cạnh tranh áp
Hình thức Năm 2015 Năm 2016 Năm 2017 Năm 2018 Tổng số gói thầu
Đấu thầu rộng rãi 4 6 12 3 25
Chào hàng cạnh tranh 8 4 8 7 27
Chỉ định thầu 47 26 52 24 149 Tổng số gói thầu 59 36 72 34 201
dụng cho những gói thầu mua sắm hàng hóa thông dụng, đơn giản có sẵn trên thị trƣờng với đặc tính k thuật đƣợc tiêu chuẩn hóa và tƣơng đƣơng nhau về chất lƣợng, gói xây lắp nhỏ đã có thiết kế bản v thi công đƣợc duyệt.
* Thành lập bộ máy quản lý đấu thầu
Cơ quan chủ quản của BQLCDA là ĐHQGHN, trong đó Phó Giám đốc ĐHQGHN phê duyệt các KHLCNT các gói thầu khi có tờ trình của BQLCDA trình lên. Đứng đầu bộ máy quản lý đấu thầu tại Ban Quản lý các dự án ĐHQGHN là Giám đốc Ban Quản lý các dự án trực tiếp ký quyết định phê duyệt dự toán, chỉ định nhà thầu, phê duyệt hồ sơ mời thầu, kết quả lựa chọn nhà thầu… và ký kết hợp đồng với nhà thầu đƣợc lựa chọn.
Tổ thẩm định đấu thầu: thành viên là các cán bộ, chuyên viên tại Ban có chứng chỉ hành nghề hoạt động đấu thầu. Nhiệm vụ của tổ thẩm định đấu thầu là phối hợp với đơn vị tƣ vấn đấu thầu chuyên nghiệp chuẩn bị lựa chọn nhà thầu, thẩm định quá trình lựa chọn nhà thầu cho gói thầu theo đúng quy định của pháp luật, ĐHQGHN và tự giải thể sau khi hoàn thành nhiệm vụ đƣợc giao. Các cá nhân trong tổ thẩm định thực hiện ký cam kết thẩm định hồ sơ mời thầu và kết quả lựa chọn nhà thầu trên cơ sở khách quan, công bằng, không chịu bất kỳ sự ràng buộc về lợi ích đối với các bên.
Tổ thẩm định làm việc độc lập và thống nhất kết quả đánh giá HSMT, HSYC dựa trên kết quả của từng thanh viên trong tổ, nếu có sự khác biệt của một hoặc một số thành viên thì kết luận dựa trên kết quả đánh giá HSMT, HSYC của ít nhất 2/3 ý kiến của các thành viên Tổ thẩm định. Phân công công việc trong tổ thẩm định gói thầu xây lắp bao gồm phụ trách chung và phụ trách về xây lắp; Phụ trách về tiêu chuẩn đánh giá về năng lực và kinh nghiệm; Phụ trách tiêu chuẩn đánh giá về giá; Phụ trách bảng dữ liệu đấu thầu; Phụ trách kiểm tra và đánh giá tính hợp lệ của HSDT, HSĐX; Phụ trách hồ sơ pháp lý; Phụ trách tiêu chuẩn đánh giá về mặt k thuật; Phụ trách tổng hợp, báo cáo.