3.2.2.1. Lập hồ sơ mời thầu
Sau khi có quyết định phê duyệt KHLCNT, Ban Quản lý các dự án Đại học Quốc gia Hà Nội tiến hành phê duyệt dự toán gói thầu, phê duyệt tổ thẩm định đấu thầu và đăng thông báo kế hoạch lựa chọn nhà thầu trên các phƣơng tiện thông tin đại chúng. Thời hạn đăng thông báo KHLCNT muộn nhất là 07 ngày làm việc tính từ ngày phê duyệt.
Căn cứ vào KHCLNT đƣợc phê duyệt, Ban tiến hành phê duyệt dự toán gói thầu Tƣ vấn đấu thầu. Dựa trên hồ sơ năng lực của đơn vị tƣ vấn đấu thầu, BQLCDA thƣơng thảo hợp đồng, ban hành quyết định chỉ định thầu đơn vị tƣ vấn đấu thầu và tiến hành ký hợp đồng với đơn vị tƣ vấn đấu thầu. Nội dung công việc của đơn vị tƣ vấn đấu thầu bao gồm: Lập hồ sơ mời thầu; Phối hợp với BQLCDA tổ chức đóng, mở thầu; Phân tích, đánh giá hồ sơ dự thầu của các nhà thầu tham gia đấu thầu; Báo cáo, kiến nghị chủ đầu tƣ lựa chọn nhà thầu trúng thầu (nếu có) và một số công việc khác theo quy định. Trong hợp đồng ký kết với đơn vị tƣ vấn đấu thầu, ngoài quy định về quyền và nghĩa vụ các bên, đơn vị tƣ vấn đấu thầu s bị phạt vi phạm hợp đồng nếu vi phạm về các nội dung sau: vi phạm về chất lƣợng, công việc thực hiện và không tuân thủ theo quy định về đấu thầu; vi phạm thời gian thực hiện hợp đồng mà không có sự kiện bất khả kháng; vi phạm không hoàn thành về số lƣợng và chất lƣợng sản phẩm không đạt yêu cầu thì đơn vị tƣ vấn đấu thầu phải có trách nhiệm làm lại đủ và đúng chất lƣợng; ngoài ra đơn vị tƣ vấn đấu thầu chịu trách nhiệm theo quy định của pháp luật (nếu có).
Dựa vào các yêu cầu, chỉ tiêu của gói thầu, đơn vị tƣ vấn đấu thầu xây dựng HSMT, HSYC. Trong đó, mẫu hồ sơ mời thầu mua sắm hàng hóa đƣợc lập theo thông tƣ 05/2015/TT-BKHĐT ngày 16/05/2015 và mẫu hồ sơ mời thầu xây lắp đƣợc lập theo thông tƣ 03/2015/TT-BKHĐT ngày 06/05/2015 của Bộ Kế hoạch & Đầu tƣ. Trong hồ sơ mời thầu không nêu bất cứ điều kiện nào
nhằm hạn chế sự tham gia của nhà thầu hoặc tạo lợi thế cho một hoặc một số nhà thầu.
Trên cơ sở HSMT, HSYC đƣợc lập bởi đơn vị tƣ vấn, tổ thẩm định tiến hành thẩm định HSMT, HSYC trên cơ sở dự vào căn cứ pháp lý và nội dung của HSMT, HSYC theo đúng các quy định của pháp luật về đấu thầu. Tổ thẩm định đƣa ra ý kiến nhận xét HSMT, HSYC theo quy trình, quy định của pháp luật về đấu thầu và pháp luật có liên quan; theo dự án, dự toán, kế hoạch lựa chọn nhà thầu và hồ sơ thiết kế (với gói thầu xây lắp) đƣợc phê duyệt; theo tính chất và yêu cầu của gói thầu. Khi HSMT, HSYC đáp ứng đầy đủ các yêu cầu, tổ thẩm định tiến hành phát hành báo cáo thẩm định HSMT, HSYC và kiến nghị Giám đốc BQLCDA phê duyệt. Căn cứ vào báo cáo thẩm định HSMT, HSYC và tờ trình phê duyệt HSMT, HSYC Giám đốc Ban tiến hành phê duyệt HSMT, HSYC và tiến hành đăng thông báo mời thầu trên báo đấu thầu.
3.2.2.2. Mời thầu, phát hành hồ sơ mời thầu, tiếp nhận hồ sơ dự thầu
Việc đăng thông tin trên Báo đấu thầu do cán bộ phòng Hành chính Tổng hợp thực hiện. BQLCDA tiến hành mời thầu theo thời gian mời thầu đã thông báo trên báo đấu thầu HSMT, HSYC đƣợc phát hành tối thiểu sau 03 ngày làm việc kể từ ngày đầu tiên đăng thông báo mời nộp đến trƣớc thời điểm đóng thầu. Trong thời gian mời thầu, có các nhà thầu đến mua hồ sơ, BQLCDA cụ thể là Phòng Phát triển và Quản lý dự án (PT&QLDA) tiến hành bán giá 2.000.000đ với hồ sơ mời thầu và giá 1.000.000đ đối với hồ sơ yêu cầu. Tất cả các nhà thầu có nhu cầu mua hồ sơ mời thầu, đều đƣợc BQLCDA tiếp nhận khi nhà thầu đến mang đầy đủ giấy giới thiệu, chứng minh thƣ và đến mua hồ sơ thầu trong thời gian quy định. BQLCDA ghi chép lại danh sách các nhà thầu tham gia, có biên bản giao nhận HSMT, HSYC với các nhà thầu. Nhà thầu chịu trách nhiệm lập và nộp HSDT, HSĐX theo yêu cầu của HSMT, HSYC. BQLCDA tiếp nhận hồ sơ dự thầu của tất cả các nhà thầu đã mua hồ sơ mời thầu đến nộp hồ sơ dự thầu
trƣớc thời điểm đóng thầu. Hết thời gian mời thầu BQLCDA lập biên bản đóng thầu có sự tham gia của các nhà thầu đã mua HSMT, HSYC và nộp HSDT, HSĐX.
3.2.2.3. Mở thầu
Trong thời gian 01 giờ tính từ thời điển đóng thầu, BQLCDA tiến hành thủ tục mở thầu. Thành phần tham dự lễ mở thầu gồm có đại diện chủ đầu tƣ Ban Quản lý các dự án ĐHQGHN, đại diện đơn vị thụ hƣởng, đại diện tƣ vấn đấu thầu, đại diện các nhà thầu tham dự.
Với gói thầu áp dụng phƣơng thức đấu thầu một giai đoạn một túi hồ sơ việc mở thầu đƣợc tiến hành một lần đối với toàn bộ HSDT, HSĐX. Với gói thầu áp dụng phƣơng thức đấu thầu một giai đoạn hai túi hồ sơ việc mở thầu đƣợc tiến hành hai lần. HSĐX về k thuật đƣợc mở ngay sau thời điểm đóng thầu. Nhà thầu đáp ứng yêu cầu về k thuật s đƣợc mở HSĐX về tài chính để đánh giá.
Ban Quản lý các dự án ĐHQGHN ghi chép biên bản mở thầu đúng quy định, căn cứ pháp lý và các thủ tục đấu thầu. Trong biên bản mở thầu ghi rõ danh sách tên nhà thầu, địa chỉ các nhà thầu mua HSMT, HSYC, danh sách các nhà thầu nộp HSDT, HSĐX theo đúng quy định. Các nội dung về thông tin chủ yếu trong lễ mở thầu đầy đủ theo quy định. Tình trạng niêm phong của HSDT, HSĐX trƣớc khi mở phải còn nguyên niêm phong, xác định giá dự thầu của các nhà thầu, giá dự thầu sau giảm giá, giá dự thầu trong bảng tổng hợp giá dự thầu. Hình thức bảo đảm dự thầu là các thƣ bảo lãnh có hiệu lực của ngân hàng. Giá trị của bảo đảm dự thầu, thời gian hiệu lực của bảo đảm dự thầu và thời gian thực hiện hợp đồng ghi trong đơn dự thầu theo quy định.
Sau khi mở thầu, đại diện bên mời thầu, tổ chuyên gia xét thầu, đại diện nhà thầu xem xét, đơn vị thụ hƣởng ghi nhận biên bản và ký tên vào biên bản mở thầu. Bản chụp biên bản mở thầu đƣợc gửi đến tất cả các nhà thầu tham
dự lễ mở thầu.
3.2.2.4. Đánh giá hồ sơ dự thầu
Ban Quản lý các dự án ĐHQGHN tiến hành giao nhận hồ sơ dự thầu cho đơn vị tƣ vấn đấu thầu với biên bản giao nhận hồ sơ dự thầu, số lƣợng bản sao, ký xác nhận bên giao, bên nhận.
Thành phần tổ chuyên gia đấu thầu của đơn vị tƣ vấn đấu thầu ít nhất 05 chuyên gia có chứng chỉ hành nghề hoạt động đấu thầu và có kinh nghiệm trong lĩnh vực đấu thầu.
Cách thức làm việc: Tổ chuyên gia làm việc theo nhóm trong quá trình đánh giá HSDT, HSĐX và căn cứ vào các tiêu chí đã đƣợc quy định trong HSMT, HSYC của gói thầu.
Tổ chuyên gia của đơn vị tƣ vấn đấu thầu đánh giá HSDT, HSĐX. Dùng tiêu chí đạt và không đạt để đánh giá tính hợp lệ của HSDT, HSĐX đánh giá về năng lực và kinh nghiệm. Nội dung đánh giá: Kết quả kiểm tra sự thống nhất giữa bản gốc và bản chụp, đánh giá tính hợp lệ của HSDT, HSĐX đánh giá về năng lực và kinh nghiệm, đánh giá về k thuật. Trong báo cáo đánh giá hồ sơ dự thầu của đơn vị tƣ vấn đấu thầu, kiểm tra đánh giá về tính hợp lệ của hồ sơ đề xuất về k thuật, các trƣờng hợp hồ sơ đề xuất k thuật không hợp lệ có thuyết minh đánh giá các nội dung không hợp lệ. Nhà thầu có hồ sơ đề xuất k thuật hợp lệ đƣợc tiếp tục xem xét, đánh giá về năng lực, kinh nghiệm. Có thuyết minh về nội dung không đạt với nhà thầu không đạt yêu cầu trong đánh giá về năng lực và kinh nghiệm. Nhà thầu đáp ứng yêu cầu về năng lực, kinh nghiệm đƣợc tiếp tục xem xét đánh giá về k thuật. Nhà thầu đáp ứng yêu cầu k thuật đƣợc tiếp tục xem xét đánh giá về giá.
Với yêu cầu về nguồn lực tài chính cho gói thầu, nhà thầu phải có Thƣ bảo đảm cung cấp vốn tín dụng của ngân hàng hoặc giá trị tiền, các tài sản tƣơng đƣơng với tiền. Đối với yêu cầu về kinh nghiệm trong việc thực hiện các hợp đồng trƣớc
đó là các hợp đồng và tài liệu chứng minh tình trạng hoàn thành. Với gói thầu xây lắp tiêu chuẩn đánh giá về nhân sự chủ chốt là các chứng chỉ và bản sao hợp đồng lao động. Danh mục máy móc thiết bị sử dụng có tài liệu chứng minh nguồn gốc sở hữu là các hợp đồng và hóa đơn mua bán hay hợp đồng đi thuê. Đánh giá giá dự thầu sau sửa lỗi và hiệu chỉnh sai lệch. Trên cơ sở đánh giá HSDT, HSĐX tổ tƣ vấn đấu thầu đƣa ra kết luận và kiến nghị về kết quả đánh giá HSDT, HSĐX trong đó có Danh sách nhà thầu đƣợc xem xét, xếp hạng và thứ tự xếp hạng nhà thầu; Quá trình tổ chức lựa chọn nhà thầu đã đảm bảo tính cạnh tranh, công bằng, minh bạch và hiệu quả kinh tế; Những nội của HSMT, HSYC chƣa phù hợp với quy định của pháp luật về đấu thầu. Từ đó đơn vị tƣ vấn đấu thầu phát hành báo cáo đánh giá hồ sơ dự thầu.
Sau khi có báo cáo đánh giá hồ sơ dự thầu của đơn vị tƣ vấn đấu thầu, Tổ thẩm định tiến hành tổ chức họp các thành viên trong tổ và tiến hành thẩm định các nội dung:
- Căn cứ pháp lý để tổ chức đấu thầu; - Quá trình tổ chức đấu thầu;
Đánh giá về thời gian trong đấu thầu từ ngày đăng thông báo mời thầu, ngày phát hành HSMT. Thời điểm đóng thầu. Thời điểm mở thầu. Chuẩn bị hồ sơ dự thầu. Thời gian có hiệu lực của HSDT. Thời gian có hiệu lực của bảo đảm dự thầu.
Đánh giá việc đăng tài thông tin trong đấu thầu: Thông báo mời thầu đƣợc đăng tải trên báo đấu thầu.
- Nội dung đánh giá hồ sơ dự thầu;
- Sau khi đánh giá xong, tổ thẩm định tiến hành lập Báo cáo thẩm định báo cáo đánh giá hồ sơ dự thầu và đƣa ra nhận xét, kiến nghị.
3.2.2.5. Thương thảo hợp đồng
hành thƣơng thảo hợp đồng. Căn cứ vào HSMT, HSYC; Báo cáo đánh giá HSDT, HSĐX để thƣơng thảo hợp đồng. Hai bên trao đổi và thống nhất về các vấn đề nhƣ làm rõ khối lƣợng thiếu của công trình do đơn vị dự thầu đệ trình bổ sung, thời gian thực hiện hợp đồng, bảo lãnh thực hiện hợp đồng, các điều khoản về tạm ứng và thanh quyết toán, thời gian bảo hành sản phẩm, thƣ bảo lãnh bảo hành, tỷ lệ phạt vi phạm hợp đồng… Số tiền và hình thức bảo lãnh thực hiện hợp đồng và bảo lãnh bảo hành theo quy định của Nhà nƣớc.
3.2.2.6. Trình, thẩm định, phê duyệt và công khai kết quả lựa chọn nhà thầu
Căn cứ vào báo cáo thẩm định báo cáo đánh giá HSDT, HSĐX tổ thẩm định phát hành báo cáo thẩm định kết quả lựa chọn nhà thầu đƣa ra nhận xét về Cơ sở pháp lý, tuân thủ quy định của pháp luật về đấu thầu; Kết quả đạt đƣợc: nhà thầu đƣợc đề nghị trung thầu; Tính cạnh tranh, công bằng trong quá trình tổ chức đấu thầu; Tính minh bạch, công khai trong việc đăng tải thông tin, mở thầu; Tính hiệu quả kinh tế của gói thầu: giá trị tiết kiệm so với dự toán gói thầu đƣợc phê duyệt; Ý kiến thống nhất về kết quả lựa chọn nhà thầu; Đồng thời kiến nghị nhà thầu trúng thầu. Trên cơ sở biên bản thƣơng thảo hợp đồng và tờ trình xin phê duyệt KQLCNT của tổ thẩm định, Giám đốc BQLCDA tiến hành phê duyệt Kết quả lựa chọn nhà thầu, đồng thời đăng thông báo KQLCNT trên báo đấu thầu.
Ban Quản lý các dự án ĐHQGHN gửi công văn thông báo KQLCNT cho đơn vị trúng thầu mời đến ký hợp đồng và gửi công văn thông báo cho các nhà thầu tham gia không trúng thầu, nêu rõ lý do không trúng thầu.
3.2.2.7. Hoàn thiện hợp đồng và ký kết hợp đồng
Dựa vào biên bản thƣơng thảo hợp đồng, quyết định phê duyệt KQLCNT, Ban Quản lý các dự án ĐHQGHN tiến hành ký hợp đồng với nhà thầu trúng thầu theo hình thức hợp đồng trọn gói. Trong hợp đồng trọn gói, giá
gói thầu bao gồm cả chi phí cho các yếu tố rủi ro có thể xảy ra trong quá trình thực hiện hợp đồng, chi phí dự phòng trƣợt giá.