4. Kết quả thực tập theo đề tà
2.3 nt ực trạng của quy trình nhập khẩu bằn đường biển tại công ty
2.3.1 Kết quả
2.3.1.1 Thành công
Quy trình này dễ thực hiện, v đây là quy tr nh mà công ty Sun Global thực hiện thƣờng xuyên đối với hàng nhập khẩu bằng đƣờng biển. Khâu liên hệ với hách hàng để nhận chứng từ đƣợc thực hiện một cách nhanh chóng. Cũng nhƣ khâu kiểm tra nội dung của các chứng từ ít có xảy ra sai sót. Các nhân viên thực hiện quy tr nh đều nắm rõ thời gian và cách làm việc của hãng tàu nên rất chủ động trong việc đi lấy lệnh giao hàng, tiết kiệm đƣợc thời gian và chi phí thực hiện lô hàng.
Phần mềm khai Hải quan đơn giải, dễ thực hiện, luôn nhận đƣợc sự hỗ trợ từ công ty cung cấp dịch vụ phần mềm khai báo Hải quan điện tử và hỗ trợ thông tin từ chi cục Hải quan, xử lý kịp thời một số vấn đề hó hăn gặp phải.
Đối với ví dụ này là hàng nhập nguyên container nên việc lấy hàng cũng sẽ dễ dàng hơn, chuẩn bị phƣơng tiện vận chuyển kiệp thời để kéo container về kho riêng đúng tiến độ, đúng thời gian quy định lƣu bãi ở cảng, tránh xảy ra một số trƣờng hợp không lấy đƣợc hàng ra khỏi cảng để bàn giao cho khách và phát sinh phí lƣu container.
Trên đây là những thành công cơ bản của quy trình nhập khẩu bằng đƣờng biển mà công ty Sun Global đang áp dụng, và cũng mang hiệu quả nhất định. Dù là quy trình này là quy trình khá phổ biến ở hầu hết các công ty logistics ở Việt Nam,
nhƣng cũng hông thể tránh khỏi những hạn chế còn tồn tại ở các bƣớc của quy trình và 4 trong số những hạn chế của quy tr nh đang gặp phải, là 4 hạn chế tiêu biểu và cơ bản nhất.
2.3.1.2 Hạn chế
Hạn chế 1: Nhân viên giao nhận nhận chứng từ từ hách hàng thƣờng gặp sai sót khi kiểm tra qua lại giữa các chứng từ
Biểu hiện: Một nhân viên giao nhân phải thực hiện cùng lúc nhiều hợp đồng của các công ty khách hàng khác nhau nên dễ bị nhầm lẫn trong khâu kiểm tra và chuẩn bị các chứng từ. Chẳng hạn nhƣ, c ng một ngày nhân viên chứng từ phải đến ba hách hàng để lấy chứng từ, do không chuẩn bị các b a đựng hồ sơ riêng cho từng bộ chứng từ nên việc sắp xếp các chứng từ sao cho đúng của từng lô hàng sẽ gắp rắc rối. Hay trong quá trình thực hiện lô hàng, việc phải qua lại giữa các công ty để lấy chứng từ bổ sung nhƣ giấy giới thiệu hay chữ ký số sẽ làm cho nhân viên giao nhận gặp hó hăn trong quá tr nh đi đƣờng cũng nhƣ cầm một lúc nhiều chứng từ bằng tiếng anh sẽ dễ sắp xếp nhầm. Dẫn đến việc nộp sai bộ chứng từ cho hải quan.
Hậu quả: Việc kiểm tra thiếu cẩn thận dẫn đến sai sót, sẽ gây ra những hậu quả nghiêm trọng, nhƣ làm giảm đi sự chuyên nghiệp của nhân viên giao nhận và uy tín của công ty giao nhận trong lòng của khách hàng, việc nộp những chứng từ hông đúng cho Hải quan khi mở tờ khai, dẫn đến việc bị hải quan bắt bẻ gây khó dễ và tốn thêm thời gian bổ sung hay khi mang bộ chứng từ về đến công ty mới biết là đã nhận thiếu chứng từ quan trọng của lô hàng lại phải quay lại công ty khách hàng để lấy thêm chứng từ. Những điều đó làm cho tiến trình thực hiện quy trình bị chậm và tốn thời gian hông đáng có.
Hạn Chế 2: Nhân viên chứng từ sử dụng phầm mềm hai điện tử còn gặp hó hăn
Biểu hiện: Nhân viên chứng từ thƣờng gặp phải một số lỗi trong việc nhập các thông tin về lô hàng trên phần mềm của công ty Thái Sơn để tiến hành khai Hải quan điện tử, ví dụ nhƣ: nhập sai số B/L, số hiệu cont, seal, hay mô tả thông về hàng hóa đôi lúc vẫn chƣa thật sự rõ ràng và thƣờng bị hải quan bắt khai lại chi tiết hơn, hơn thế nữa là nếu một lô hàng có quá nhiều mẫu mã chủng loại khác nhau thì
việc nhập đúng mã số, chi tiết của từng mẫu lại càng khó và dễ sai sót hơn...Còn trong quá trình truyền dữ liệu tới hệ thống Hải quan điên tử của chi cục Hải quan thƣờng gặp một số lỗi do hệ thống mạng đang bảo trì, hay mất kết nối khi truyển dẫn đến bộ máy trung tâm gây hậu quả là không lấy đƣợc số tờ khai hay số tiếp nhận tờ khai và kết quả phân luồng.
Hậu quả: Việc nhập sai các số liệu về số cont, số seal sẽ phải mất khá nhiều thời gian để kiểm tra lại toàn bộ và sửa chữa lại nếu có số liệu sai, hơn thế đôi khi phải tốn thêm chi phí, mà ngƣời phải chịu những chi phí chỉnh sửa số cont, số seal là nhân viên chứng từ, ngƣời trực tiếp nhập liệu những dữ liệu đó. Còn việc hệ thống đôi lúc bị lỗi hay do mạng không ổn định làm cho việc nhận kết quả bị sai lệch với kết quả thực tế hay bị chậm, phải đợi chờ mất thời gian, gây trì trệ những bƣớc tiếp theo của quy trình.
Hạn chế 3: Mất thời gian để chuẩn bị tiền để làm hàng và việc thanh toán chƣa thực sự chuyên nghiệp
Biểu hiện: Trong quá trình làm hàng, nhất là những lô hàng với số lƣợng hàng lớn,thì việc đóng thuế, lấy D/O, kiểm dịch, làm thủ tục hải quan, làm thủ tục mƣợn cont,..sẽ tốn kém rất nhiều. Trƣờng hợp, một lô hàng có đến mƣời mấy container thì chắc rằng các phụ phí phải đóng là rất lớn, chƣa ể nếu là container lạnh th giá mƣợn container cũng rất cao. Và nhân viên giao nhận không nắm rõ tổng số tiền cần đƣợc chuẩn bị chính xác là bao nhiêu để phục vụ cho tiện thanh toán, vì một số hãng tàu hông thông báo rõ giá mƣợn container nên việc chuẩn bị trƣớc cũng gặp hó hăn. Và việc một nhân viên giao nhận mang theo nhiều tiền mặt bên m nh nhƣ vậy sẽ gây ra nhiều bất lợi cho nhân viên đó. Ngay cả việc thanh toán, nhận tiền từ khách hàng của đƣợc thực hiện đa số bằng tiền mặt trực tiếp giao cho nhân viên giao nhận, một số ít khách hàng sẽ chọn chuyển khoản.
Hậu quả: Việc chuẩn bị tiền của nhân viên kế toán hông đủ cho nhân viên giao nhận thực hiện các giao dịch tại hãng tàu, tại ph ng thƣơng vụ cảng, tại ngân hàng hay kho bạc Nhà nƣớc. Gây hó hăn cho nhân viên giao nhận, chậm trễ trong việc lấy và giao hàng cho khách hàng, nếu nhân viên giao nhận giữ nhiều tiền mặt đôi hi là một bất lợi, tọa sự không an toàn và xảy ra những tình huống nguy hiểm cho nhận viên mà những điều đó th không ai muốn.
Hạn chế 4: Vận chuyển hàng hóa từ cảng đến kho của khách hàng còn gặp nhiều trở ngại.
Biểu hiện: Đối với những lô hàng lớn, có nhiều container mà bên đội vận chuyển của công ty hông đủ số lƣợng xe để vận chuyển. Buộc công ty phải thuê dịch vụ vận chuyển và tất nhiên sẽ phải phụ thuộc vào họ rất nhiều, và sẽ phải tốn phí thuê xe, chƣa ể nếu có trục trặc về thời gian nhƣ vận chuyển quá số ngày đã thƣơng lƣợng trƣớc thì công ty vận chuyển sẽ thu thêm phí thuê xe. Các hãng vận tải đôi hi cũng gây hó cho công ty giao nhận, không chấp nhận vận chuyển những lô hàng lẻ, những lô hàng mà phải giao cho nhiều khách hàng tại những địa điểm khác nhau, hay những lô hàng có số lƣợng container quá ít vì họ thấy sẽ không thu đƣợc lợi nhuận cao, đ i tăng chi phí vận chuyển. Đôi hi hàng hóa đƣợc vận chuyển về sai ho quy định, vì chủ hàng thay đổi vị trí giao hàng ban đầu đã đƣợc quy định trong hợp đồng, nhƣng lại không thông báo kịp thời cho hãng vận tải.
Hậu quả: Việc đội xe của công ty hông đủ khả năng đáp ứng để chuyên chở một số lô hàng cho khách, dẫn đến không thể lấy hết cont ra khỏi cảng trong cùng một thời gian, mà phải chia ra nhiều lần, làm chậm quá trình giao hàng, hông đủ cont giao cho khách hàng trong khoảng thời gian đã thƣơng lƣợng. Việc các công ty vận tải tăng giá gây ảnh hƣởng không nhỏ đến giá dịch vụ của các công ty giao nhận khi báo giá với khách hàng, nhất là trong thời buổi kinh tế khó khắn và có nhiều biến động nhƣ hiện nay. Và việc giao sai địa điểm sẽ phát sinh thêm một số chi phí hông đáng có, tạo ra những trở ngại cho việc vận chuyển hàng hóa.
2.3.2 Nhân tố tác động 2.3.2.1 Chủ quan
Phân bố công việc chƣa thật sợ hợp lí của cấp trên, một nhân viên phải làm cùng lúc nhiều lô hàng hay nhiều khách hàng.
Tính chủ quan của các nhân viên trong quá trình thực hiên các bƣớc trong quy trình giao nhận hàng hóa.
Thiếu tính cẩn trọng trong việc sắp xếp các hồ sơ, chứng từ của từng lô hàng. Chƣa thật sự chủ động trong việc liên hệ với khách hàng hay hãng vận tải, dẫn đến việc chuẩn bị xe chở hàng không kịp thời, giao hàng chậm tiến độ.
Không nắm rõ tình trạng thực tế của lô hàng và chủ quan trong việc vận chuyển, không theo dõi giám sát kỹ lƣỡng quá trình xếp dỡ hàng, dẫn đến các trƣờng hợp xấu xảy ra và hông đƣợc xử lý kịp thời.
Tr nh độ của nhân viên còn non yếu, thiếu kinh nghiệm xử lý tình huống thực tế, chƣa chuẩn bị các phƣơng án dự ph ng để khắc phục cũng nhƣ giảm nhẹ thiệt hại của sự cố một cách nhanh nhất.
2.3.2.2. Khách quan
Thủ tục hành chính ở các cơ quan c n há phức tạp, các quy định, thông tƣ về thủ tục hải quan đƣợc ban hành và thay đổi liên tục.
Hệ thống mạng khai báo Hải quan điện tử dễ bị nghẽn, đƣờng truyền hay bị lỗi, làm cho việc lên tờ khai Hải quan điện tử cũng gặp không ít những hó hăn.
T nh h nh giao thông đƣờng bộ, cơ sở hạ tầng của các cụm cảng còn kém, chƣa thật sự đáp ứng đƣợc khối lƣợng hàng hóa xuất nhập khẩu ngày càng tăng, chƣa đƣợc nâng cấp mở rộng kịp thời nhƣ: t nh trạng kẹt xe, ùn tắc giao thông, đƣờng xá ngày càng xuống cấp, hƣ hỏng, có nhiều tuyến đƣờng hẹp chƣa đƣợc nâng cấp mở rộng, các sơmi rơmooc tại các cảng đã cũ và hay bị hƣ hỏng,... gây hó hăn cho việc vận chuyển hàng hóa.
Một số quy định của nhà nƣớc về các tuyến đƣờng vận chuyển và thời gian đƣợc phép lƣu thông, đặt biệt đối với xe có trọng tải nặng nhƣ xe chở container còn hạn hẹp, gây một số trở ngại cho việc sắp xếp thời gian, giảm cƣớc vận chuyển.
CHƯƠNG 3 MỘT SỐ GIẢI PHÁP NHẰM CẢI THIỆN QUY TRÌNH NHẬP KHẨU HÀNG HÓA BẰNG ĐƯỜNG BIỂN TẠI CÔNG TY SUN GLOBAL