4. Kết quả thực tập theo đề tà
2.2.2 Nhận và kiểm tra bộ chứng từ
Nhận chứng từ
Bộ chứng từ là do ngƣời bán lập và gửi cho ngƣời mua thông qua các phƣơng tiện thanh toán khác nhau là yếu tố quan trọng nhất để một công ty tiến hành thủ tục nhập khẩu hàng hóa.
Nhân viên giao nhận phải có đủ bộ chứng từ để giao cho nhân viên chứng từ để tiến hàng lên tờ khai Hải quan điện tử, tiến hành kiểm dịch, kiểm hóa,...và để nhận hàng ở cảng.
Nhân viên giao nhận sẽ nhận chứng từ từ hách hàng. Trong trƣờng hợp công ty của khách hàng có trụ sở trong khu vực TP.HCM thì nhân viên chứng từ sẽ trực tiếp đến thắng công để lấy và kiểm tra sơ bộ các chứng từ. Nếu công ty khách hàng ở những tỉnh khác thì sẽ nhờ họ chuyển phát nhanh đến Sun Global để các nhân viên giao nhận và chứng từ tiến hành kiểm tra và làm các thủ tục nhập khẩu.
Các chứng từ thông thƣờng của một lô hàng gồm:
Hợp đồn t ư n mại (Sales Contract): là bằng chứng cho sự thỏa thuận giữa bên mua và bên bán và bộ chứng từ hnagf hóa, trong đó sẽ quy định trách nhiệm của các bên là phải giao hàng và chứng từ hàng hóa, trách nhiện của bên mua là phải nhận hàng và thanh toán tiền mua hàng. Một số điều khỏan cơ bản trong hợp đồng thƣơng mại: commodity/ goods (tên hàng), quality/specifition (chất lƣợng/quy cách), quanlity (số lƣợng), price (giá cả), shipment/delivery (điều kiện giao hàng), payment (thanh toán), packing marking (bao bì và kí mã hiệu), warranty (bảo hành), penalty (phạt và bồi thƣờng), insurance (bảo hiểm), claim (khiếu nại), force majeure
(bất khả kháng), arbitration (trọng tài) và other terms and conditions (các điều khoản khác).
Hóa đ n t ư n mại (Commercial Invoice): là chứng từ cơ bản và quan trọng nhất của bộ chứng từ hàng hóa. Là yêu cầu của ngƣời bán đ i hỏi ngƣời mua phải thanh toàn tiền hàng theo điều kiện trên hóa đơn. Là cơ sở quan trọng để xác định trị giá hải quan của hàng hóa để tính thuế nhập khẩu. Các nội dung chính của hóa đơn thƣơng mại : ngày lập hóa đơn; số hóa đơn; tên và địa chỉ của ngƣời mua, bán; mô tả hàng hóa bao gồm: tên, số lƣợng, đơn giá, tổng giá trị hợp đồng, quy cách, bao bì, kí hiệu, trọng lƣợng,...; ngày gửi hàng; tên tàu; ngày rời cảng; ngày dự định đến; cảng đi; cảng đến; điều kiện giao hàng; điều kiện thanh toán.
Vận tả đ n ( ll of lading): là chứng từ do ngƣời chuyên chở cấp cho ngƣời bán. Mục đích của việc lập /L là để xác nhận ngƣời sở hữu hàng hóa và việc hàng hóa đã đƣợc tiếp nhận để vận đơn chuyển B/L có thể d ng để cầm cố, vay mƣợn do tính sở hữu của nó đối với lô hàng. Tuy mỗi hãng tàu có một mẫu vận đơn riêng nhƣng nội dung thì B/L vẫn có những điểm chung. Nội dung chính của một vận đơn gồm: tiêu đề của vận đơn là ill of Lading hoặc không cần ghi tiêu đề; số vận đơn ( /L no); tên và địa chỉ ngƣời nhận hàng (consignee); tên tàu/số chuyến (ship’s name/voyage); tên cảng xếp hàng (port of loading); tên cảng dỡ hàng (port of discharge); mô tả về hàng hóa nhƣ: tên hàng, bao b , trọng lƣợng, ích thƣớc, số lƣợng và loại kiện (number and kind of packages); số bản chính (number of original ill of lading); nơi và ngày cấp (place and date); chữ ký của ngƣời cấp (for the master); cácnh trả cƣớc: cƣớc trả trƣớc (freight prepaid) hay cƣớc trả tại cảng đến (freight collect). Mặt sau của vận đơn ghi các điều kiện chuyển chở. Khi chuyên chở hàng hóa vừa có hợp đồng vừa có vận đơn th quan hệ giữa ngƣời vận tải và ngƣời nhận hàng do vận đơn điều chỉnh, quan hệ giữa ngƣời gửi hàng và vận tải do hợp đồng thuê tàu điều chỉnh.
Một số chứng từ bổ sung khi cần: tùy theo từng lô hàng cụ thể mà bộ chứng từ có thể khác nhau. Ngoài những chứng từ bắt buộc phải có thì cần phải bỏ sung thêm các chứng từ khác nếu lô hàng đó cần có nhƣ:
C/O (Certificate of Origin) là chứng từ để xác nhận xuất xứ của hàng hóa (nơi sản xuất hoặc khai thác ra hàng hóa). Ở Việt Nam, C/O thƣờng do Phòng Thƣơng mại và Công Nghiệp Việt Nam (VCCI), Bộ Công Thƣơng, an quản lý khu Công nghiệp và khu chế xuất do Bộ Công Thƣơng ủy quyền cấp. Tùy vào các nƣớc sản xuất nằm trong nhóm nƣớc nào mà có các loại C/O để hƣởng thuế suất ƣu đãi riêng.
Các loại C/O phổ biến:
C/O form A : ƣu đãi thuế quan phổ cập GSP cấp cho Việt Nam xuất khẩu sang các nƣớc;
C/O form D : hàng xuất khẩu sang các nƣớc ASEAN thuộc diện hƣởng ƣu đãi thuế quan theo hiệp định CEPT;
C/O form E : hàng xuất khẩu sang Trung Quốc và các nƣớc ASEAN thuộc diện hƣởng ƣu đãi thuế quan theo hiệp định ASEAN - Trung Quốc;
C/O form S : hàng xuất khẩu sang Lào thuộc diện hƣởng ƣu đãi thuế quan theo hiệp định Việt Nam - Lào;
C/O form AK : hàng xuất khẩu sang Hàn Quốc và các nƣớc ASEAN thuộc diện hƣởng ƣu đãi thuế quan theo hiệp định ASEAN - Hàn Quốc;
C/O form GSTP : hàng xuất khẩu sang các nƣớc tham gia hệ thống ƣu đãi thƣơng mại toàn cầu (GSTP) cho Việt Nam hƣởng ƣu đãi GSTP;
C/O form B : hàng xuất khẩu sang tất cả các nƣớc, cấp theo quy định xuất xứ hông ƣu đãi;
C/O form ICO : cấp cho sản phẩm từ cà phê trồng và thu hoạch tại Việt Nam xuất khẩu sang tất cả các nƣớc theo quy định của Tổ chức cà phê thế giới (ICO);
C/O form Textile (gọi tắt là form T) cấp cho hàng dệt may xuất khẩu sang EU theo hiệp định dệt may Việt Nam - EU;
C/O form Mexico (thƣờng gọi là anexo III) cấp cho hàng dệt may, giày dép xuất khẩu sang Mexico theo quy định của Mexico;
C/O form Venezuela cấp cho hàng xuất khẩu sang Venezuela theo quy định của Venezuela;
C/O form Peru cấp cho hàng giày dép xuất khẩu sang Peru theo quy định của Peru.
Phiếu đón ó n óa (Packing list): là chứng từ ê hai hàng hóa đƣợc đóng gói trong từng kiện hàng do ngƣời sản xuất hay nhà xuất khẩu đóng gói hàng hóa nhằm để tạo thuận lợi cho việc kiểm tra hàng hóa. Nội dung của phiếu đóng gói gồm: tên ngƣời bán, ngƣời mua, tên hàng, số hóa đơn, số L/C, tên tàu, tên cảng bốc hàng, tên cảng dỡ hàng, số lƣợng hàng đựng trong từng kiện, trọng lƣợng, thể tích của từng kiện...
Chứng từ bảo hiểm (Cagro Insurance Certificate): là chứng từ do ngƣời bảo hiểm cấp cho ngƣời đƣợc bảo hiểm, nhằm hợp thức hóa hợp đồng bảo hiểm và đƣợc d ng để điều tiết quan hệ giữa tổ chức bảo hiểm và ngƣời đƣợc bảo hiểm. Trong mối quan hệ này, tổ chức bảo hiểm nhận bồi thƣờng cho những tổn thất xảy ra vì những rủi ro mà hai bên đã thỏa thuận trong hợp đồng bảo hiểm, c n ngƣời đƣợc bảo hiểm phải nộp cho ngƣời bảo hiểm một số tiền nhất định là phí bảo hiểm.
Chứng từ bảo hiểm thƣờng đƣợc d ng là đơn bảo hiểm và giấy chứng nhận bảo hiểm.
Chứn t ư p ân t c c ất lượng sản phẩm (Certificate of Analyst): là chứng thƣ phân tích thanh phần sản phẩm. Mục đích chính của C/A là nhằm giới thiệu các chỉ tiêu thành phần có trong sản phẩm. Thông thƣờng ngƣời ta hay gặp trong các sản phẩm thực phẩm, gia vị, đồ uống, hóa mỹ phẩm...Nói chúng các sản phẩm ít nhiều có hóa chất phi tự nhiên.
Kiểm tra chứng từ
Khâu kiểm tra là hết sức quan trọng, giúp nhân viên giao nhận giảm thiểu thời gian và một số chi phí trong quy trình giao nhận. Nhân viên giao nhận sẽ phải kiểm tra:
Số lƣợng: mỗi loại chứng từ trên có đầy đủ nhƣ công ty đã bàn giao hay không để tránh tình trạng phát sinh mâu thuẫn không cần thiết làm mất lòng tin lẫn nhau. Gây hó hăn trong việc hợp tác lâu dài.
Nội dung: các nội dung về tên hàng, số lƣợng hàng, quy cách đóng gói, đơn giá, trên hóa đơn, số kiện, khối lƣợng hàng, tên ngƣời nhận, ngƣời gửi hàng,.. có đồng nhất nhƣ trên hợp đồng đã í ết hay hông. Điều này sẽ đóng một vai trò vô cùng quan trọng vì nếu có xảy ra bất cứ sai sót gì, bên nhập khẩu sẽ gặp rắc rối trong khâu làm thủ tục hải quan cũng nhƣ sẽ mất thời gian điều chỉnh lại bộ chứng từ cho chính xác, có thể sẽ dẫn đến những thiệt hại khác.
Ví dụ:
Ở lô hàng này, nhân viên chứng từ sẽ kiểm tra và nhận bộ hồ sơ gồm có:
Sales contract (1 bản gốc).
Số hợp đồng: 1080005441, ngày kí 23/05/2016
Bill of lading (1 bản gốc).
Số vận đơn B/L: MG16060019-MCM, ngày phát hàng: 05/06/2016
Commercial invoice (1 bản gốc).
Hóa đơn số: 5010004983 ngày 31/05/2016
Packing list (1 bản gốc), ngày 31/05/2016
Certificate of Origin (3 bản gốc)
Arrival notice (1 bản sao)
Giấy giới thiệu của công ty Oristar gồm 3 bản:
1 bản d ng để làm thủ tục hải quan
1 bản để lấy lệnh ở hãng tàu
1 bản d ng để lấy tiền cƣợc
Bộ chứng từ cũng cần có một số bản sao y có dấu của công ty nhập khẩu do nhân viên yêu cầu công ty Oristar đóng dấu để phục vụ việc làm hàng. Sau khi kiểm tra đầy đủ chứng từ thì nhân viên giao nhận sẽ kí xác nhận cho công ty Oristar và nhận bộ chứng từ. Nhân viên giao nhận tiến hành kiểm tra tính hợp lệ và đầy đủ của bộ chứng từ hàng nhập khẩu, nếu có sai sót thì nhân viên giao nhận sẽ liên hệ nhà cung cấp để bổ sung, sữa chữa cho hoàn chỉnh để thực hiện quy trình làm hàng.
Nhân viên giao nhận đƣợc nhận trực tiếp từ khách hàng sẽ dễ dàng kiểm tra tính hợp lệ của các chứng từ hơn là gửi chuyển phát nhanh.
Khi có chứng từ có sai sót, thiếu hợp lệ nhân viên giao nhận sẽ báo ngay cho hách hàng để liên lạc với nhà xuất khẩu để yêu cầu chỉnh sửa sớm nhất có thể.
Nhân viên giao nhận kiểm tra kỹ lƣỡng các chứng từ sẽ đảm bảo cho cả quy trình nhập khẩu tránh xảy ra sơ xuất.
Giúp khách hàng phát hiện những bất hợp lệ của chứng từ để giảm thiệt hại cho lô hàng.
Hạn chế:
Cách kiểm tra và nhận chứng từ của nhận viện giao nhận còn thủ công và chƣa chuyên nghiệp.
Nếu nhân viên giao nhận thiếu kiến thức về anh văn sẽ hó hăn trong việc đọc và hiểu chính xác nội dung các chứng từ (đa số đƣợc soạn bằng tiếng anh).
Nếu chứng từ chuyển phát nhanh, đôi hi có sai sót sẽ mất thời thời gian gửi lại cho hách hàng để chỉnh sửa.
Khi nhân viên kiểm tra không kĩ các chứng từ sẽ phát sinh thêm một vài chi phí mà khách hàng không muốn có.