4. Kết quả thực tập theo đề tà
2.2.3 Lấy lện hở hãng tàu
Nhân viên giao nhận sẽ mang vận đơn, thông báo hàng đến (Arrival Notice) và giấy giới thiệu tới hãng tàu để lấy D/O, (địa chỉ của đại lý hãng sẽ đƣợc thể hiện trên giấy báo hàng đến), cụ thể là tại bộ phận hàng nhập để lấy lệnh giao hàng.
Trong trƣờng hợp là B/L gốc thì vần mang theo khi lấy lệnh cũng với giấy báo hàng đến để nộp các phí và nhận bộ lệnh giao hàng.
Đối với /L Surrender th hi đi lấy lệnh chỉ cần mang theo Bill fax hoặc giấy thông báo hàng đến cùng giấy giới thiệu của công ty đó và đọc số B/L cho nhân viên, đóng phí là có thể nhận đƣợc D/O.
Trƣớc khi giao D/O cho nhân viên giao nhận, nhân viên hãng tàu sẽ dựa vào tên, địa chỉ, mã số thuế của công ty hách hàng để xuất hóa đơn.
Đóng các phí Local charge cho hãng tàu:
Phí D/O
THC (Phí nâng hạ làm hàng container)
Phí CFS ( phí ghép hàng đối với hàng rời)
Một số phụ phí hãng tàu thu thêm và một số phí phát sinh khác.... Nhân viên giao nhận sẽ kí xác nhận, ghi rõ họ tên và số điện thoại vào một bản D/O và giao lại cho nhân viên hãng tàu và nhận 3 bản D/O gốc và đề nghị hãng tàu đóng dấu “Giao thẳng” và sao y /L để phục vụ cho việc làm hàng.
Đóng phí lƣu cont, lƣu bãi: mỗi hãng tàu có cho một thời hạn lƣu container, lƣu bãi miễn phí hác nhau để ngƣời nhập khẩu lấy hàng. Nếu v l do nào đó mà ngƣời nhập khẩu lấy hàng sau thời gian này sẽ phải đóng phí gia hạn lệnh.
Nếu hết thời hạn gia hạn lƣu cont mà vẫn chƣa lấy hết container ra khỏi cảng thì nhân viên giao nhận sẽ phải tiếp tục gia hạn lệnh với hãng tàu, hi đó D/O th vẫn còn hiệu lực.
Khi nhận D/O cần phải kiểm tra các thông tin xem kỹ các thông tin trên có khớp với B/L hay không, nếu có phát hiện sai sót thì yêu cầu hãng tàu chỉnh sửa cho phù hợp. Sau hi đã chỉnh sửa lại các thông tin, hãng tàu sẽ đóng dấu “CORRECTION” vào chỗ đã sửa.
Nếu hàng nhập bằng container theo phƣơng thức giao nhận FCL/FCL, công ty có thể thực hiện các cách sau:
Một làm thủ tục mƣợn container của hãng tàu mang về kho riêng rút hàng. Đồng nghĩa với phƣơng án này công ty cần phải xin mƣợn cont về hi riêng để dỡ hàng và đóng tiền cƣợc cont theo quy định của hãng tàu. Số tiền cƣợc này sẽ đƣợc hãng tàu trả lại nếu sau khi quá trình lấy
hàng kết thúc, nhân viên giao nhận đem giấy hạ rỗng tới hãng tàu và container đƣợc trả về trong tình trạng nguyên vẹn nhƣ lúc mƣợn. Trƣờng hợp, phát hiện container có hƣ hỏng so với ban đầu (tại các vị trí nhƣ: sàn, nóc, góc, vách, cửa...) thì số tiền cƣớc sẽ bị khấu trừ hoặc hãng tàu sẽ thu thêm. Tuy nhiên một số hãng tàu sẽ miễn tiền cƣợc container với những loại container thƣờng.
Hai là rút ruột tại bãi container (CY – Container Yard) của cảng.
Ví dụ:
Ở lô hàng này, hãng tàu thực hiện vận chuyển là hãng tàu KMTC, nhƣng nhân viên giao nhận sẽ hông đến KMTC để lấy lệnh mà sẽ đến công ty VANLOG để lấy lệnh v trong trƣờng hợp này VANLOG đóng vài tr là đại lý ở phía ngƣời xuất khẩu, nên VANLOG sẽ mua cƣớc của KMTC và lấy lệnh và Master Bill từ KMTC, sau đó VANLOG sẽ phát hành House Bill và lệnh cho công ty ORISTAR. Nên nhân viên giao nhận sẽ mang thông báo hàng đến, đến công Vanlog có địa chỉ: Lầu M, tòa nhà Phú Nhuận, 20 Hoàng Minh Giám, Phú Nhuận, TP.HCM. Tại đây sau khi nhân viên giao nhận đóng đầy đủ các phí nhƣ: phí D/O, phí handling, phí làm sạch container, phí nâng hạ container. Tổng cộng là 3.876.065 (vnđ) thì VANLOG sẽ giao cho nhân viên giao nhận cả 2 bộ lệnh gồm: Bộ lệnh do KMTC phát hành và bộ lệnh do VANLOG phát hành.
Trong bộ lệnh của KMTC phát hành, thì lô hàng này đƣợc free 19 ngày lƣu cont nên ngày tính phí sẽ bắt đầu tính sau 19 ngày đó. Nghĩa là trong trƣờng hợp này bắt đầu tính phí lƣu cont là từ ngay 21/06/2016. Nếu nhân viên giao nhân vì lý do g đó hông thể làm hàng đúng thời hạn thì phải tới hãng tàu để gia hạn lệnh. Và trong trƣờng hợp này, công ty Sun Global đã chọn phƣơng án mƣợn cont. Ở hãng tàu KMTC, đối với loại cont thƣờng (20’ hay 40’ Dry) th sẽ đƣợc miễn tiền mƣợn cont, nhƣng công ty VANLOG vẫn phải ghi giấy mƣợn cont (giấy hạ rỗng) và yêu cầu sau khi doanh nghiệp mƣợn container về kho dỡ hàng xong phải trả container lại đúng ho và đúng ngày quy định.
Ưu đ ểm:
Công ty giao nhận sử dụng Bill gốc cho lần đầu giao dịch với hãng tàu, để tạo sự tin tƣởng cho hãng tàu.
Công ty giao nhận đã giao dịch nhiều lần với hãng tàu thì có thể mang ill Surrender để lấy lệnh sẽ thuận tiện hơn.
Lệnh là một chứng từ rất quan trọng, nên hi có đƣợc lệnh thì mới có thể thực hiện các bƣớc tiếp theo của quy trình khẩu.
Hạn chế:
Nhân viên giao nhận nếu quên mang giấy giới thiệu sẽ không thể lấy đƣợc lệnh, v hãng tàu hông xác minh đƣợc danh tính của ngƣời lấy lệnh.
Một số hãng tàu lấy tiền mƣợn container quá cao, gây hó hăn cho nhân viên giao nhận nếu không chuẩn bị đủ tiền mặt.
Khi nhân viên giao nhận lấy đƣợc bộ lệnh phải qua thực hiện rất nhiều bƣớc tại văn phòng hãng tàu, gây lãng phí thời gian. Đôi hi nếu muốn đóng dấu “Giao thẳng” phải đến văn ph ng của hàng tàu tại cảng thực hiện thêm một lần nữa.