4. Kết quả thực tập theo đề tà
2.2.8 Thanh lý hợp đồng và quyết toán
Sau hi hàng hóa đã đƣợc mang về kho riêng của khách hàng, nhân viên giao nhận sẽ tiến hành mang những chứng từ gốc và các biên lai chi phí liên quan để quyết toán tại công ty Sun Global. Nhân viên giao nhận sẽ kê khai lại tất cả các khoản chi phí trong bảng “ Đề nghị thanh toán” nhƣ: chi phí lấy lệnh, chi phí khai hải quan, chi phú trucking, chi phí nâng hạ container và một số biên lai thu phí khác cho phòng kế toàn của Sun Global. Sau đó nhân viên ế toán sẽ tổng hợp lại tất cả các chi phí cùng với phí dịch vụ của công ty, ra hóa đơn và tr nh giám đốc thông qua và ký xác nhận. Sau đó nhân viên giao nhận sẽ mang toàn bộ các chứng từ có liên quan đến lô hàng cùng với các hóa đơn thanh toán đến công ty ORISTAR cho nhân viên kế toán của công ty đó xem xét và iểm tra lại một lần nữa, xem đã đầy đủ hay chƣa, trƣớc khi thanh toán tiền cho Sun Global.
Ưu đ ểm:
Nhân viên kế toán sẽ thực hiện việc thanh lý nhanh chóng khi đã có đầy đủ các chứng từ, hóa đơn và biên lai của lô hàng vừa thực hiện xong. Tạo sự an tâm cho khách hàng khi trình bày rõ ràng các khoản phải chi cho toàn bộ lô hàng.
Đa phần khách hàng của công ty là những công ty đã hợp tác nhiều lần nên thƣờng việc thanh toán tiền dịch vụ của lô hàng đó cũng diễn ra nhanh, gọn. Khi khách hàng của công ty có đầy đủ các chứng từ, hóa đơn và bảng kê khai chi phí thực hiện lô hàng đó.
Hạn chế:
Vấn đề xét duyệt các hóa đơn hay các giấy tờ để thanh toán với khách hàng của giám đốc có phần thiếu linh động. Vì mọi giấy tờ, biên bản
giao hóa đơn phải đƣợc xét duyệt bằng chữ ký của giám đốc mới xem là hợp lệ. Cụ thể nhƣ, Giám đốc có việc đi công tác xa vài ngày, th việt xét duyệt các chứng từ để thu tiền hách hàng cũng sẽ bị chậm lại, gây ảnh hƣởng đến uy tín và khả năng xoay vốn của công ty.
Hoàn trả đầy đủ các chứng từ của lô hàng cho hách hàng sau hi đã hoàn thành tất cả mọi khâu còn phụ thuộc vào một số đối tác hác nhƣ: công ty vận tải, hãng tàu,...Vì họ sẽ giữ một vài chứng từ quan trọng nhƣ giấy hạ container, tiền ký gửi mƣợn container,...
2.3 Đ n t ực trạng của quy trình nhập khẩu bằn đường biển tại công ty Sun Global