4. Kết quả thực tập theo đề tà
2.1.3 Cơ cấu tổ chức của công ty
2.1.3.1 Sơ đồ tổ chức công ty Hình 2.2 Bộ máy tổ chức công ty Nguồn: Phòng kế toán 2.1.3.2 Chức năng các phòng ban
Giám đốc: Là ngƣởi đại diện cho Công ty và chịu trách nhiệm trƣớc cơ quan pháp luật. Điểu hành và quyết định mọi việc liên quan đến hoạt động kinh doanh hằng ngày của Công ty. Tổ chức thực hiện kế hoạch và phƣơng án đầu tƣ inh doanh. ố trí cơ cầu tổ chức, tuyển dụng lao động, bổ nhiệm, miễn nhiệm hay cách chức các chức danh quản lý trong Công ty, đề ra quy chế, quy định quản lý của Công ty.
Ph ng sales và mar eting: Duy tr mối quan hệ hợp tác, chăm sóc những hách hàng cũ của Công ty. Tìm kiếm các khách hàng tiềm năng. Phối hợp với các Bộ phận hác để đáp ứng tốt nhu cầu của khách hàng.
Phòng chứng từ - giao nhận: Đảm nhận khâu nghiệp vụ về thủ tục khai quan đồi với hàng xuất nhập khẩu. Đƣợc chia làm hai bộ phận: Bộ phận chứng từ khai quan và Bộ phận giao nhận.
Phòng Sales - Marketing Phòng Kế Toán Phòng Tracing Phòng Giao Nhận – Chứng Từ
Nhập Khẩu Xuất Khẩu Giám Đốc
+ Bộ phận chứng từ: Làm việc với hách hàng để nhận thông tin và các chứng cần thiết cho việc khai báo Hải quan. Chịu trách nhiệm khai báo hải quan, khai báo hóa chất (nếu có), xin Chứng nhận xuất xứ và các chứng từ có liên quan khác (nếu có) và tập hợp đầy đủ các chứng từ có liên quan thành bộ chứng từ hoàn chỉnh. Phối hợp với giao nhận để theo dõi tiến độ làm hàng, kịp thời giải quyết các vấn đề phát sinh và thông báo cho khách hàng khi cần thiết. Phối hợp với phòng Tracing để có kế hoạch vận tải kịp thời, nhanh chóng.
+ Bộ phận giao nhận: Nhận bộ chứng từ hoàn chỉnh từ Bộ phận chứng từ khai quan và thực hiện các công đoạn làm thủ tục Hải quan tại các Chi cục Hải quan. Tiến hành giao nhận hàng hóa theo hợp đồng giao nhận hoặc hợp đồng ủy thác đã ết. Phối hợp với Bộ phận chứng từ và Phòng Tracing giải quyết các vấn đề phát sinh.
Phòng tracing: Book chỗ với hãng tàu, hãng hàng không và thông báo cho khách hàng ngày xuất hàng và ngày dự định tàu cập cảng, giao chứng từ cho khách hàng. Liên lạc với đại l nƣớc ngoài để nắm rõ thông tin khi tàu cập cảng và phối hợp với phòng kế toán thanh toán cƣớc phí cho hãng tàu, để đại l nƣớc ngoài kịp thời nhận hàng và giao cho ngƣời nhận. Đồng thời, hỗ trợ phòng kế toán thu tiền khách hàng, thu tiền tạm ứng, đóng thuế cho Nhà nƣớc. Liên lạc với đại l nƣớc ngoài về việc gửi bộ chứng từ cho lô hàng nhập sao cho khách hàng có thể nhận đƣợc bộ chứng từ kịp thời để đi nhận hàng. Giao chứng từ cho khách hàng, thu các phí phát sinh cho lô hàng nhập.
Nhận thông tin từ phòng Kinh doanh, phòng Giao nhận – chứng từ để kịp thời sắp xếp, điều phối xe kịp thời, nhanh chóng, hợp lý, cho các lô hàng xuất nhập khẩu.
Liên lạc với nhà xe để cập nhật thông tin lô hàng về vận tải, thông báo kịp thời cho khách hàng.
Phòng kế toán: Cung cấp đầy đủ vốn cho nhu cầu kinh doanh của công ty, tăng cƣờng vòng quay của vốn. Tăng cƣờng công tác thu hồi công nợ để hạn chế bớt tình trạng vốn bị chiếm dụng, thất thoát vốn. Căn cứ
trên những chỉ tiêu tài chính, phòng tài chính kế toán sẽ tham mƣu cho Ban giám đốc về các hoạt động kinh doanh. Kiểm tra giám sát mọi khoản thu chi trƣớc hi giám đốc duyệt lần cuối cùng. Chịu sự chỉ đạo trực tiếp của giám đốc.
2.1.4 Phân tích tình hình hoạt động kinh doanh từ năm 2013 – 2015
Kể từ ngày thành lập đến nay, tập thể nhân viên công ty Sun Global đã không ngừng phấn đấu và trau dồi kỹ năng, iến thức và kinh nghiệm của mình. Chính những điều tích cực đó đã mang đến cho công ty một số kết quả đáng phấn khởi cho dù thị trƣờng xuất nhập khẩu hàng hoá có đang ở trong tình trạng cạnh tranh vô cùng gay gắt, cũng nhƣ thị trƣờng kinh tế trong nƣớc và quốc tế luôn biến động. Những thành quả mà công ty đạt đƣợc thể hiện cụ thể qua:
Bảng 2.2 Kết quả hoạt động kinh doanh của côn t a đoạn 2013 - 2015
ĐVT: Tỷ đồng, % Năm C ỉtiêu 2013 2014 2015 2014 so vớ 2013 2015 so vớ 2014 ±∆ % ±∆ % Doanh Thu 30.186 33.075 34.146 2.889 8.73 1.071 3.137 Chi Phí 25.658 28.444 29.024 2.786 9.79 0.58 1.998 ợ N uận 4.528 4.631 5.122 0.103 2.22 0.491 9.586 Nguồn: Phòng kế toán Nhận xét:
Về Doanh thu, năm 2014 so với 2013 có tăng thêm 2.889 tỷ (8.73%) và năm 2014 so với 2015 tăng 1.071 (3.137%), cho thấy tốc độ tăng về doanh thu tăng ít hơn so với tốc độ tăng của 2013 so với 2014.
Về Chi phí, năm 2013 so với 2014 có tăng thêm nhƣng hông phải quá lớn 2.786 (9.79%). Nhƣng nếu so năm 2014 với 2015 thì ta thấy rõ rằng công ty đã có
những chiến lƣợc cắt giảm chi phí đƣợc xem là có hiệu quả, chỉ còn 580 triệu (1.998%).
Về Lợi nhuận, năm 2013 so với 2014 có tăng và đạt 3.5% mức tăng của doanh thu là 103 triệu (2.22%), c n năm 2014 so với 2015 lợi nhuận tăng đáng ể, lên đến 491 triệu (9.586%) đã vƣợt chỉ tiêu mà công ty đã đặt ra là tăng 5% so với năm 2014.
Giải thích:
Nguyên nhân dẫn đến doanh thu tăng là do sự nổ lực tìm kiếm khách hàng của phòng sales. Bằng nghiệp vụ và kinh nghiệm lâu năm, các nhân viên sale đã mang về nhiều hợp đồng lớn và những khách hàng hứa hẹn sẽ gắng bó lâu dài với công ty. Bên cạnh đó, cũng cho thấy đƣợc rằng công ty qua các năm đang từng bƣớc mở rộng thị trƣờng, nâng cao thêm chất lƣợng dịch vụ từ đó công ty có nhiều hách hàng hơn.
Về phần chi phí, năm 2014 có tăng thêm là v công ty đã bỏ ra một khoảng phí để đầu tƣ cho một văn ph ng mới tại quận 7 thay cho văn ph ng cũ tại quận 1, cũng nhƣ thay đổi toàn bộ trang thiết bị mới cho văn ph ng. Nhƣng năm 2015, công ty đã đƣa ra những chiến lƣợc mới, nhằm cắt giảm một số chi phí không cần thiết, nhƣng vẫn đảm bảo mang lại dịch vụ tốt nhất cho khách hàng. Với việc mở rộng đƣợc các mối quan hệ với hải quan và các hãng tàu.
Với việc tăng nguồn thu và giảm thiểu tối đa chi phí th lợi nhuận kéo theo cũng ngày một tăng dù không phải là một con số đáng ể, nhƣng cũng cho thấy đƣợc sự quyết tâm của toàn thể cán bộ nhân viên cũng công ty. Cho thấy rằng công ty ngày càng phát triển theo một chiến lƣợc hoạch định đúng đắn của các cấp lãnh đạo công ty.
Biểu đồ 2.1: Kết quả hoạt động kinh doanh từ năm 2013 – 2015 (đv tỷ đồng). Đ n
Nhìn vào biểu đồ 2.1, ta có thể thấy đƣợc sự biến động của các chỉ tiêu về doanh thu, chi phí và lợi nhuận của công ty. Doanh thu và chi phí tăng đều qua các năm, riêng lợi nhuận có tăng nhƣ sự tăng hông thể hiện quá rõ. Qua biểu đồ này, công ty có thể thấy đƣợc sự biến động cũng nhƣ t nh h nh hoạt động kinh doanh của m nh trong 3 năm gần đây, từ đó công ty cần có những xem xét kỹ các khoản chi phí bỏ ra đã ph hợp chƣa, và đƣa ra các biện pháp nhằm hạn chế chi phí, tăng doanh thu, góp phần đem lại lợi nhuận cao trong những năm tới.
Tóm lại: Nhìn chung tình hình hoạt động công ty cũng bị ảnh hƣởng bởi nhiều nguyên nhân, mà nguyên nhân chủ yêu là do chi phí phát sinh trong khâu quy trình làm dịch vụ và một phần do ảnh hƣởng của thị trƣờng,...Nhƣng nh n chung, hoạt động kinh doanh của công ty trong 3 năm 2013 – 2015 là có hiệu quả. Công ty cần giữ vẫn sự ổn định trong hoạt động kinh doanh và không ngừng đƣa ra các chiến lƣợc, các kế hoạch và phƣơng hƣớng hoạt động cũng nhƣ các biện pháp nhân hạn chế tối đa các chi phí hông hợp l , tăng doanh thu và nâng cao lợi nhuận.
2.1.5 Tình hình giao nhận hàng nhập khẩu của công ty từ năm 2013 – 2015
Kể từ khi Việt Nam trở thành thành viên chính thức của Tổ chức Thƣơng mại quốc tế WTO, nền kinh tế Việt Nam nói chung và hoạt động xuất nhập khẩu
0 5 10 15 20 25 30 35 2013 2014 2015 Doanh thu Chi phí ợ n uận
nói riêng đã có nhiều thay đổi đáng ể. Muốn xây dựng một nền kinh tế vững mạnh theo xu hƣớng hội nhập kinh tế quốc tế, toàn cầu hoá thì không thể xem nhẹ hoạt động Ngoại thƣơng v nó là cánh cửa để giao du hàng hoá và thông thƣơng với các nƣớc trên thế giới. Nó thúc đẩy nƣớc ta khai thác hết tất cả các tiềm năng và các thế mạnh của nên kinh tế. Hoà theo xu thế chung của nền kinh tế, công ty Sun Global ra đời. Ngay từ đầu công ty đã xác định hƣớng phát triển cho mình là trở thành công ty cung ứng dịch vụ xuất nhập khẩu hàng hoá và dịch vụ giao nhận vận tải quốc tế luôn đi song song và hông thể tách rời.
Với tƣ cách là một công ty chuyên về dịch vụ xuất nhập khẩu nên hoạt động giao nhận hàng hoá đóng vai tr vô c ng quan trọng với công ty vì các hợp đồng mà khách hàng ký kết chủ yếu với công ty là hợp đồng dịch vụ xuất nhập khẩu. Trong đó hoạt động giao nhận hàng nhập khẩu đƣờng biển là chiếm tỷ trọng nhiều hơn.
Bảng 2.3 Tỷ trọng hàng nhập khẩu đường biển của công ty Sun Global giai đoạn 2013 – 2015. Năm Tổn lượn n n ập (Tỷ đồn ) H n n ập đườn b ển Tỷ đồng Tỷ lệ 2013 21.3 18.2 85.45% 2014 25.76 20.6 79.97% 2015 27.84 24.7 88.72% Tổn 74.9 63.5 84.78%
Nguồn : phòng kinh doanh
Có thể thấy rằng trên 80% lƣợng hàng công ty đang chịu trách nhiệm làm thủ tục nhập khẩu là bằng đƣờng biển. Điều này cho thấy tầm quan trọng của việc giao nhận hàng nhập khẩu bằng đƣờng biển tại công ty hiện nay là rất lớn. Thực hiện quá trình giao nhận tốt, nhanh gọn giúp công ty nhanh chóng hoàn thành hợp đồng, giữ đƣợc lòng tin cũng nhƣ uy tín trong l ng hách hàng. Phần lớn khách hàng của Sun Global sử dụng hình thức vận tải nhập khẩu bằng đƣờng biển. Chính v điều đó mà
hoạt động giao nhận hàng hoá nhập khẩu đã trở thành khâu then chốt trong cả quá trình hoạt động của công ty
Bảng 2.4 Thống kê sản lượng hàng nhập khẩu bằn đường biển của công ty a đoạn 2013 - 2015 NĂM NHẬP (FC ) NHẬP ( C ) (TEU) TỶ TRỌNG (TEU) TỶ TRỌNG 2013 327 11.17% 982 11.92% 2014 721 24.63% 1,114 13.52% 2015 1,879 64.2% 6,144 74.56% TỔNG 2,927 100% 8,240 100%
Nguồn: Phòng kinh doanh
Biểu đồ 2.2: Thống kê sản lượng hàng nhập khẩu bằn đường biển của công ty giai đoạn 2013 – 2015 (đv TEU)
Nhìn chung, sản lƣợng nhập hàng của công ty qua 3 năm 2013, 2014, 2015 đều tăng. Đặc biệt tăng mạnh trong năm 2015. Nguyên nhân chính là do phòng sales đƣợc tăng cƣờng thêm những nhân viên mới năng động, có kinh nghiệm và khả
327 721 1,879 982 1,114 6,144 0 1000 2000 3000 4000 5000 6000 7000 2013 2014 2015 Nhập (FCL) Nhập (LCL)
năng thuyết phục, tìm kiếm khách hàng tốt hơn. Nhờ vậy, tìm kiếm đƣợc nhiều hách hàng hơn nhƣng chủ yếu là hàng nhỏ lẻ, hàng hông đầy container (hàng LCL).
Thuận lợi
Đội ngũ nhân viên của công ty hầu hết là những ngƣời trẻ tuổi, năng động, nhiệt tình, và vững tr nh độ chuyên môn. Họ luôn mang lại sự hài l ng đến cho khách hàng bằng khả năng làm việc nhanh nhẹn và hiệu quả.
Tạo đƣợc mối quan hệ tốt với hải quan nhập khẩu cũng nhƣ đại lý các hãng tàu. Từ đó giup cho việc nhập khẩu hàng hóa có nhiều thuận tiện hơn.
Ngoài những thuận lời chủ quan trên có có những thuân lợi hách quan nhƣ: Việt Nam gia nhập WTO đã làm cho thị trƣờng trong và ngoài nƣớc đƣợc mở rộng và sôi động hơn. Sự phát triển của hệ thống các cảng biẻn, sân bay, thủ tục hải quan cũng ngày càng đƣợc nâng cấp và cải thiện đáng ể, trong quá trình hội nhập cùng với các chính sách ƣu đãi đối với doanh nghiệp đang từng bƣớc tạo đã cho các doanh nghiệp trẻ ngày càng phát triển. Đồng thời, việc mở rộng quan hệ kinh tế quốc tế, ký kết các hiệp định, việc nổ lực tham gia vào nền kinh tế toàn cầu tạo điều kiện cho doanh nghiệp có những bƣớc tiến tốt hơn xa hơn trong vấn đề hợp tác, làm việc với các doanh nghiệp nƣớc ngoài, học hỏi kinh nghiệm.
Việt Nam là một trong số những quốc gia có tỷ lệ nhập siêu cao, vì thế nó cũng tạo một thuận lợi cho các công ty logistics trong việc thực hiện quy trình nhập nhập khẩu.
ó ăn
Đối với quy trình giao nhận hi công ty đóng vai tr là đại lý hãng tàu thì ít khi gặp hó hăn, nếu có thì chỉ do ngƣời nhận hàng xuất trình chứng từ chậm dẫn đến phát hành D/O chậm. Do đó việc giao nhận hàng nhập khẩu sẽ bị chậm trễ.
Đối với quy trình giao nhận hi công ty đóng vai tr là ngƣời ủy thác thì gặp nhiều hó hăn hơn. Nhất là trong việc tiếp nhận hồ sơ chứng từ, khai thuế hải quan và vận chuyển nội địa.
Do là một công ty trẻ chỉ mới hơn 6 năm thành lập, nên việc cạnh tranh khách hàng với những công ty lớn để có đƣợc những hợp đồng nhập khẩu lớn là rất hó hăn.
Chính sách cho phép nhập khẩu hàng hóa của Việt Nam còn hạn chế, nhiều mặt hàng hông đƣợc phép nhập, nhầm bảo vệ các doanh nghiệp sản xuất trong nƣớc.
2.2. Phân tích quy trình nhập khẩu bằn đường biển tại công ty Sun Global
Ở chƣơng 1 đã t m hiểu sơ lƣợc về quy trình chuẩn nhập khẩu hàng hóa, song để có thể nắm rõ hơn thực tế quy trình giao nhận hàng nhập khẩu sẽ diễn ra nhƣ thế nào, những sai sót có thể xảy ra trong từng bƣớc, trong chƣơng 2 này sẽ tìm hiểu chi tiết về quy trình nhập khẩu hàng hóa tại công ty Sun Global, quy trình gồm các bƣớc sau:
Hình 2.3 Quy trình hàng nhập khẩu bằn đường biển tại công ty Sun Global
Nguồn: phòng kinh doanh 2.2.1 Nhận yêu cầu từ khách hàng
Khi khách hàng có nhu cầu nhập khẩu hàng hóa quốc tế, họ sẽ t m đến các công ty giao nhận chuyên nghiệp trên cả nƣớc. Nhân viên kinh doanh tại công ty giao nhận sẽ tiếp nhận các yêu cầu của khách hàng. Công ty sẽ bắt đầu tiến hành xem xét và gửi báo giá cụ thể, sau hi đã thống nhất về các điều khoản, cũng nhƣ
Nhận yêu cầu từ KH Nhận và kiểm tra bộ chứng từ từ KH
Lấy lệnh ở hãng tàu
Kiểm tra lại bộ chứng từ và khai hải quan
điện tử Chuẩn bị hồ sơ và
mở tờ khai hải quan Thanh lý tờ khai
Lấy hàng ra khỏi cảng và giao cho khách hàng
Thanh lý hợp đồng và quyết toán
giá cả dịch vụ giao nhận, phƣơng tiện cũng nhƣ thời gian, địa điểm cụ thể khi giao hàng, hai bên sẽ tiến hành buổi ký kết hợp đồng giao nhận vận tải.
Ví dụ:
Cụ thể là, nhân viên kinh doanh Sun Global lập bảng kế hoạch, chào giá dựa vào tính chất, số lƣợng và đặc điểm của lô hàng “nhôm tấm cán mỏng” và quãng đƣờng vận chuyển đến kho của hách hàng. Sau hi đã đi đến thống nhất tất cả các khoản trong hợp đồng, công ty Sun Global và công ty ORISTAR tiến hành kí kết. Trong hợp đồng phải nêu rõ nhiệm vụ hai bên, thỏa thuận về chi phí dịch vụ. Công ty ORISTAR có nhiệm vụ cung cấp giấy giới thiệu và một số chứng từ có liên quan cho công ty Sun Global, để công ty tiến hành các bƣớc nhập khẩu, lấy hàng.