2.3.1. Sơ lược hình thành và phát triển của Văn phòng
Văn phòng Đăng ký đất đai - Chi nhánh quận Lê Chân là cơ quan trực thuộc Văn phòng Đăng ký đất đai - Sở Tài nguyên và Môi trƣờng, do Ủy ban nhân dân thành phố thành lập theo Quyết định số 3039/QĐ-UBND ngày 30/12/2014.
Văn phòng Đăng ký đất đai - Chi nhánh quận Lê Chân là đơn vị sự nghiệp công lập, có tƣ cách pháp nhân, có con dấu và tài khoản riêng, chịu sự lãnh đạo trực tiếp và toàn diện của Văn phòng Đăng ký đất đai - Sở Tài nguyên và Môi trƣờng; có chức năng thực hiện công tác đăng ký đất đai và tài sản gắn liền với đất; cấp Giấy chứng nhận quyền sử dụng đất, quyền sở hữu nhà ở và tài sản khác gắn liền với đất; đăng ký giao
dịch bảo đảm; xây dựng, quản lý, cập nhật, chỉnh lý thống nhất hồ sơ địa chính và cơ sở dữ liệu đất đai; thống kê, kiểm kê đất đai trên địa bàn quận Lê Chân; cung cấp thông tin đất đai theo quy định”....
2.3.2. Chức năng, nhiệm vụ
Văn phòng Đăng ký đất đai - Chi nhánh quận Lê Chân thực hiện nhiệm vụ và quyền hạn theo quy định tại Thông tƣ liên tịch số 05/2010/TTLT-BTNMT-BNV-BTC ngày 15/3/2010 của liên Bộ: Tài nguyên và Môi trƣờng, Nội vụ và Tài chính về chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn, tổ chức, biên chế về cơ chế tài chính của Văn phòng Đăng ký quyền sử dụng đất; theo hƣớng dẫn của Bộ Tài nguyên và Môi trƣờng, UBND thành phố Hải Phòng và các quy định khác của pháp luật, bao gồm:
- “Thực hiện các thủ tục về cấp giấy chứng nhận trên địa bàn quận Lê Chân đối với hộ gia đình, cá nhân, ngƣời Việt Nam định cƣ ở nƣớc ngoài đƣợc sở hữu nhà ở tại Việt Nam theo quy định của pháp luật;
- Đăng ký quyền sử dụng đất, quyền sở hữu nhà ở và tài sản khác gắn liền với đất; chỉnh lý biến động về đất đai, nhà ở và tài sản khác gắn liền với đất theo quy định của pháp luật đối với cộng đồng dân cƣ, hộ gia đình, cá nhân, ngƣời Việt Nam định cƣ ở nƣớc ngoài đƣợc sở hữu nhà ở tại Việt Nam;
- Lƣu trữ, quản lý và chỉnh lý toàn bộ hồ sơ địa chính và cơ sở dữ liệu thuộc tính địa chính đối với tất cả các thửa đất trên địa bàn quận; gửi thông báo chỉnh lý biến động cho Văn phòng đăng ký đất đai - Sở Tài nguyên và Môi trƣờng, UBND các phƣờng để chỉnh lý hồ sơ địa chính đối với những trƣờng hợp thuộc thẩm quyền; kiểm tra việc cập nhật và chỉnh lý hồ sơ địa chính của UBND các phƣờng;
- Cung cấp số liệu địa chính cho cơ quan chức năng xác định mức thu tiền sử dụng đất, tiền thuê đất, các loại thuế có liên quan đến đất đai và tài sản khác gắn liền với đất đối với ngƣời sử dụng, chủ sở hữu tài sản gắn liền với đất là cộng đồng dân cƣ, hộ gia đình, cá nhân, ngƣời Việt Nam định cƣ ở nƣớc ngoài đƣợc sở hữu nhà ở tại Việt Nam;
- Lƣu trữ, quản lý bản lƣu, bản sao giấy chứng nhận và các giấy tờ khác trong quá trình thực hiện nhiệm vụ theo quy định;
- Thực hiện trích đo địa chính thửa đất, khu đất và tài sản gắn liền với đất; kiểm tra chất lƣợng tài liệu trích đo địa chính thửa đất do ngƣời sử dụng đất cung cấp trƣớc khi sử dụng, quản lý;
- Cung cấp trích lục bản đồ địa chính, trích sao hồ sơ địa chính và các thông tin khác về đất đai, tài sản gắn liền với đất phục vụ yêu cầu quản lý nhà nƣớc và nhu cầu của cộng đồng;
- Thực hiện việc thu phí, lệ phí và các dịch vụ về cung cấp thông tin đất đai, tài sản gắn liền với đất, trích đo địa chính thửa đất, khu đất, trích lục bản đồ địa chính, trích sao hồ sơ địa chính theo quy định của pháp luật;
- Quản lý viên chức, ngƣời lao động, tài chính và tài sản thuộc Văn phòng theo quy định của pháp luật;
- Thực hiện chế độ báo cáo theo quy định hiện hành;
- Thực hiện các nhiệm vụ khác do Giám đốc Văn phòng Đăng ký đất đai - Sở Tài nguyên và Môi trƣờng giao”.
2.3.3. Cơ cấu tổ chức, bộ máy, nhân sự
“Tổng số cán bộ, viên chức của Văn phòng Đăng ký đất đai - Chi nhánh quận Lê Chân tính đến tháng 10 năm 2019 có 19 viên chức, và ngƣời lao động, trong đó có 8 cán bộ biên chế và 11 cán bộ hợp đồng. Trình độ chuyên môn của cán bộ Văn phòng cơ bản đáp ứng đƣợc yêu cầu nhiệm vụ đƣợc giao, gồm 06 cán bộ có trình độ thạc sỹ, 12 cán bộ có trình độ đại học và 01 cán bộ trình độ trung cấp (hiện đang học đại học). Ở các phƣờng có công chức địa chính phƣờng và lao động hợp đồng giúp việc cho công chức địa chính.
Hình 2. 3. Sơ đồ tổ chức, bộ máy hoạt động của Văn phòng
Trƣớc đây khi còn trực thuộc phòng Tài nguyên và Môi trƣờng quận, Văn phòng Đăng ký quyền sử dụng đất không có các bộ phận chuyên môn riêng biệt. Kể từ khi đƣợc tổ chức lại theo mô hình Văn phòng đăng ký “Một cấp”, Văn phòng đăng ký đất đai - Chi nhánh quận Lê Chân đƣợc bàn giao nguyên trạng từ Văn phòng Đăng ký quyền sử dụng đất sang và tổ chức lại thành 4 bộ phận có chức năng, nhiệm vụ cụ thể nhƣ: Bộ phận tiếp nhận và trả kết quả thủ tục hành chính (bộ phận “một cửa”); Bộ phận hành chính - tổng hợp, kế toán; Bộ phận đăng ký, cấp giấy chứng nhận và Bộ phận lƣu trữ. Mỗi bộ phận có chức năng, nhiệm vụ cụ thể rõ ràng, công việc chuyên môn đƣợc giải quyết nhanh chóng, thuận lợi hơn:
+ “Bộ phận Tiếp nhận và Trả kết quả thủ tục hành chính có chức năng tiếp nhận và trả kết quả hồ sơ đăng ký đất đai, thủ tục hành chính theo thẩm quyền, thực hiện công tác tiếp nhận hồ sơ, thu phí, lệ phí thẩm định hồ sơ, đăng ký giao dịch đảm bảo và các loại phí khác, trả kết quả thủ tục hành chính theo quy định của UBND thành phố Hải Phòng và quy định của pháp luật hiện hành; tổng hợp kết quả thực hiện thủ tục hành chính báo cáo cơ quan có thẩm quyền .
+ Bộ phận Hành chính - Tổng hợp, kế toán có chức năng tham mƣu giúp Giám đốc Chi nhánh trong công tác hành chính quản trị, văn thƣ, thi đua, khen thƣởng, kỷ luật, cải cách hành chính và thu chi của đơn vị.
+ Bộ phận Đăng ký cấp Giấy chứng nhận là bộ phận chuyên môn, có chức năng giúp Giám đốc Chi nhánh tổ chức triển khai thực hiện việc đăng ký đất đai, nhà ở và tài sản khác gắn kiền với đất; cấp Giấy chứng nhận cho các hộ gia đình, cá nhân, cộng đồng dân cƣ theo quy định của pháp luật”.
GIÁM ĐỐC PHÓ GIÁM ĐỐC Bộ phận hành chính, kế toán Bộ phận đăng ký, cấp GCN Bộ phận tiếp nhận và trả kết quả Bộ phận lƣu trữ hồ sơ
+ Bộ phận Lƣu trữ có chức năng giúp Giám đốc thực hiện công tác quản lý, lƣu trữ, khai thác, cung cấp thông tin, hồ sơ tại Chi nhánh Văn phòng theo quy định. Qua thực tế triển khai công tác đăng ký đất đai, cấp giấy chứng nhận sau khi thành lập Văn phòng đăng ký “một cấp” cho thấy việc phân công, giao việc khoa học hơn, chuyên môn hóa hơn, hiệu quả công tác cao hơn. Tuy nhiên nhƣ đã phân tích ở trên, do hệ thống cơ sở hạ tầng dữ liệu đất đai chƣa hoàn chỉnh do đó việc luân chuyển hồ sơ gặp khó khăn, vƣớng mắc…
2.3.4 Thực trạng cơ sở vật chất, trang thiết bị phục vụ công tác đăng ký đất đai, cấp giấy chứng nhận. cấp giấy chứng nhận.
2.3.4.1 Cơ sở vật chất trang thiết bị
Về cơ sở vật chất trang thiết bị, Văn phòng Đăng ký đất đai - Chi nhánh quận Lê Chân có trụ sở riêng với tổng diện tích sử dụng 250m2, 01 kho lƣu trữ tài liệu, Máy vi tính 14 chiếc, máy in A3 04 chiếc, máy in A4 02 chiếc, máy in A0 1 chiếc, máy photo 01 chiếc, máy scan 02 chiếc, máy toàn đạc điện tử 01 chiếc… Tuy nhiên kho lƣu trữ còn hẹp, trong khi đó hồ sơ lƣu trữ ngày càng nhiều, nên việc tác nghiệp, thụ lý, giải quyết hồ sơ, lƣu trữ, quản lý hồ sơ gặp nhiều khó khăn. Mặt khác, theo qui định hồ sơ giải quyết các thủ tục hành chính về đất đai phải lƣu trữ vĩnh viễn (trừ hồ sơ giao dịch đảm bảo) nhƣng công tác văn thƣ lƣu trữ tại các Chi nhánh Văn phòng Đăng ký chƣa đƣợc chú trọng do không có biên chế riêng”.
Bảng 2. 4. Tổng hợp trang thiết bị Văn phòng S TT Trang thiết bị Đơn vị tính Số lƣợng Gh i chú 1 Máy vi tính để bàn Chiếc 14 2 Máy in A0 Chiếc 1 3 Máy in A3 Chiếc 5 4 Máy in A4 Chiếc 2 5 Laptop Chiếc 3 6 Bàn làm việc Chiếc 15
7 Tủ tài liệu Chiếc 5
8 Máy photo Chiếc 1
9 Máy scan A3 Chiếc 2
11 Máy chủ cơ sở dữ liệu Chiếc 1
12 Bàn họp Chiếc 1
(Nguồn: Số liệu kiểm kê tài sản Văn phòng) 2.3.4.2 Hệ thống trang thiết bị
Về cơ bản hệ thống trang thiết bị, cơ sở vật chất đang đáp ứng đủ cho nhu cầu thực hiện nhiệm vụ của đơn vị, tuy nhiên hệ thống máy vi tính đƣợc trang bị từ những năm 2009-2010 đến nay đã xuống cấp cần đƣợc nâng cấp. Cần bổ sung hệ thống tủ, giá lƣu trữ hồ sơ trong kho để đáp ứng tốt hơn cho công tác lƣu trữ, bảo quản hồ sơ cấp Giấy chứng nhận, hồ sơ địa chính…
2.3.4.3 Thực trạng về hồ sơ địa chính
Hệ thống hồ sơ địa chính tại quận Lê Chân bao gồm bản đồ địa chính các phƣờng, hồ sơ kỹ thuật thửa đất, sổ mục kê đất đai và sổ địa chính, sổ cấp Giấy chứng nhận quyền sử dụng đất và sổ đăng ký biến động đất đai.
Bảng 2. 5. Kết quả đo đạc bản đồ địa chính quận Lê Chân
STT Phƣờng Tổng số tờ Tỷ lệ
1:500 1:1.000
1 An Biên (Chƣa có bản đồ địa chính)
2 An Dƣơng 10 10 3 Cát Dài 8 8 4 Dƣ Hàng 8 8 5 Dƣ Hàng Kênh 57 57 6 Kênh Dƣơng 7 Hàng Kênh 14 14 8 Hồ Nam 11 11 9 Đông Hải 12 12 10 Nghĩa Xá 31 31 11 Niệm Nghĩa 12 Lam Sơn 17 17 13 Trại Cau 42 42 14 Trần Nguyên Hãn 10 10 15 Vĩnh Niệm 69 53 16 Tổng số toàn quận 289 273 16
“Hệ thống bản đồ dạng giấy bản đồ hiện trạng sử dụng đất, bản đồ địa chính và bản đồ hành chính; hồ sơ kỹ thuật thửa đất. Trong đó, hệ thống bản đồ địa chính năm 1995-1997 đã đƣợc số hoá, sử dụng trong phần mềm Autocad phục vụ công tác in ấn sơ đồ thửa đất trên giấy chứng nhận và cập nhật các trƣờng hợp đủ điều kiện đăng ký biến động thƣờng xuyên đối với đất ở.
2.3.4.4 Thực trạng hệ thống sổ sách.
Thực hiện Luật Đất đai năm 2003, hệ thống sổ sách địa chính gồm 4 loại: Sổ Mục kê, Sổ Địa chính, Sổ cấp giấy chứng nhận, Sổ theo dõi biến động đất đai của 15 phƣờng thuộc quận đã đƣợc lập ở dạng giấy và cập nhật biến động vào hồ sơ địa chính theo đúng qui định.
Bảng 2. 6. Bảng tổng hợp hệ thống hồ sơ địa chính.
STT Phƣờng
Hồ sơ địa chính lƣu trữ tại Văn phòng Đăng ký đất đai - Chi nhánh quận Lê Chân Sổ địa chính Sổ mục kê Sổ theo dõi biến động ĐĐ Sổ cấp giấy chứng nhận 1 An Biên 1 2 2 2 An Dƣơng 1 2 2 3 Cát Dài 14 2 2 4 Dƣ Hàng 1 1 2 3 5 Dƣ Hàng Kênh 9 4 5 6 Đông Hải 1 3 3 7 Hàng Kênh 32 1 2 3 8 Hồ Nam 1 2 3 9 Kênh Dƣơng 8 4 5 10 Nghĩa Xá 1 3 3 11 Niệm Nghĩa 1 1 3 3 12 Lam Sơn 9 2 2 2 13 Trại Cau 29 24 3 3 14 Trần Nguyên Hãn 2 2 3 3 15 Vĩnh Niệm 5 6 6 Tổng cộng 88 58 43 48
(Nguồn: Văn phòng đăng ký đất đai - Chi nhánh quận Lê Chân)
“Ngoài ra tại Chi nhánh Văn phòng Đăng ký đất đai còn lập hệ thống sổ phục vụ công tác chuyên môn nhƣ: Sổ theo dõi giao dịch đảm bảo; Sổ tiếp nhận, luân
chuyển hồ sơ giao dịch đảm bảo; Sổ luân chuyển hồ sơ đăng ký biến động; Sổ tiếp nhận hồ sơ đăng ký đất đai, cấp giấy chứng nhận lần đầu; Sổ luân chuyển thông tin địa chính với cơ quan thuế; Sổ đăng ký đất đai…
2.3.4.5 Thực trạng công tác chỉnh lý hồ sơ địa chính.
Công tác chỉnh lý hồ sơ địa chính dạng giấy đƣợc Văn phòng Đăng ký thƣờng xuyên cập nhật, chỉnh lý biến động theo qui định của Bộ Tài nguyên và Môi trƣờng tại Thông tƣ số 09/2007/TT-BTNMT ngày 02/8/2007 về hƣớng dẫn việc lập, chỉnh lý, quản lý hồ sơ địa chính và Thông tƣ số 24/2014/TT-BTNMT ngày 19/5/2014 quy định về hồ sơ địa chính, gồm các công việc sau:
+ Cập nhật, chỉnh lý bản đồ địa chính và dữ liệu thuộc tính địa chính đối với các trƣờng hợp thuộc thẩm quyền cấp mới Giấy chứng nhận do UBND quận cấp;
+ Trong thời gian chƣa xây dựng đƣợc cơ sở dữ liệu địa chính điện tử thì thực hiện việc cập nhật, chỉnh lý hồ sơ địa chính trên giấy theo quy định của các thông tƣ này;
+ Khi nhận đƣợc thông báo chỉnh lý biến động hồ sơ địa chính hoặc quyết định của cấp có thẩm quyền có nội dung cập nhật, chỉnh lý hồ sơ địa chính, Uỷ ban nhân dân các phƣờng trách nhiệm cập nhật, chỉnh lý vào hồ sơ địa chính trên giấy đang quản lý đối với tất cả các trƣờng hợp đủ điều kiện chỉnh lý biến động về sử dụng đất theo qui định.
Tuy nhiên công tác chỉnh lý, cập nhật hồ sơ địa chính trên địa bàn quận hiện thực hiện trên hồ sơ dạng giấy do chƣa có hồ sơ địa chính điện tử chính quy, và chỉ cập nhật biến động, chỉnh lý đƣợc đối với các trƣờng hợp đủ điều kiện đăng ký biến động do ngƣời dân thực hiện quyền của ngƣời sử dụng đất nhƣ: chuyển đổi, chuyển nhƣợng, tặng cho, thừa kế, thế chấp, góp vốn bằng quyền sử dụng đất ở… Thực tế công tác thu hồi đất, chuyển mục đích sử dụng từ đất nông nghiệp sang đất công nghiệp, đất công trình công cộng, giao thông… chƣa cập nhật, chỉnh lý bản đồ địa chính, sổ mục kê, sổ đăng ký biến động đất đai. Nguyên nhân là do tình hình thực tế phức tạp trên địa bàn quận và do việc đo vẽ bản đồ địa chính, cấp Giấy chứng nhận đất nông nghiệp của UBND huyện An Hải cũ thiếu chính xác, hồ sơ bàn giao không đầy đủ. Công tác luân chuyển cán bộ, trình độ cán bộ phụ trách công tác trên còn hạn chế nên công tác chỉnh lý hồ sơ địa chính đối với đất nông nghiệp quận Lê Chân không đƣợc cập nhật thƣờng xuyên, liên tục, nhiều khi chỉnh lý chƣa đúng quy phạm mà theo ý chủ quan của cán bộ thực hiện.
Hệ thống hồ sơ địa chính đang lƣu trữ tại Văn phòng Đăng ký đất đai - Chi nhánh quận Lê Chân gồm: 88 quyền sổ địa chính, 58 quyển sổ mục kê kiêm thống kê ruộng đất lập năm 1995-1997, 43 quyền sổ theo dõi biến động đất đai và 48 quyển sổ cấp giấy chứng nhận quyền sử dụng đất. Những biến động trong việc sử dụng đất trƣớc năm 2009 không đƣợc thực hiện đầy đủ nên số lƣợng sổ theo dõi biến động đất đai đến nay chỉ có 43 quyển.
Hệ thống hồ sơ địa chính của Văn phòng Đăng ký đất đai - Chi nhánh quận Lê Chân chủ yếu ở dạng giấy. Trƣớc đây, hồ sơ địa chính đƣợc lập theo mẫu cũ và theo