Chương 2 PHƯƠNG PHÁP NGHIÊN CỨU
4.2. Giải pháp hoàn thiện công tác kiểm soát chi các CTMTQG qua Kho
4.2.4. Tăng cường ứng dụng tin học trong công tác kiểm soát chi các
CTMTQG
Trong quản lý các chương trình dự án, việc tổng hợp số liệu báo cáo, trên cơ sở đó phân tích đánh giá hiệu quả sử dụng vốn, hiệu quả chương trình dự án và cao hơn nữa là lượng hóa được tác động của mỗi chủ trương, chính sách của Đảng và Nhà nước đối với xã hội là rất quan trọng. Đối với quản lý các Chương trình MTQG thì yêu cầu đó càng cần thiết hơn bao giờ hết.
Tuy nhiên, với những hạn chế (như đã đánh giá ở phần thực trạng) như: số chi CTMT chỉ được quyết toán theo năm, chưa có sự tích lũy theo giai đoạn hoặc tổng hợp từ khi Chương trình bắt đầu đến khi kết thúc, nhiều Chương trình chưa có mã theo dõi nên khó tổng hợp được số chi hoặc tổng hợp không chính xác… thì việc cung cấp thông tin, báo cáo chưa đáp ứng được yêu cầu và hiệu quả công tác kiểm soát chi chưa thực sự được nâng cao. Việc triển khai TABMIS đã mở ra nhiều cơ hội giúp chúng ta có thể tận dụng tối đa dữ liệu chi tiết mà TABMIS có thể cung cấp và phát triển các phần mềm tiện ích nhằm khai thác kho dữ liệu đó phục vụ cho công tác tổng hợp số liệu báo cáo được đầy đủ, chính xác, đáp ứng yều cầu cung cấp thông tin của các cơ quan quản lý. Bởi TABMIS quản lý dữ liệu tích hợp, tập trung thống nhất, cơ sở dữ liệu chi tiết, hệ thống báo cáo chuẩn cho phép khai thác đa chiều…, rất thuận lợi khi kiểm tra, tập hợp báo cáo bằng các công cụ tùy chỉnh, nhất là công cụ rất phổ biến, dễ sử dụng như bảng tính Excel.
Tuy nhiên, riêng các báo cáo phục vụ quản lý Chương trình MTQG của TABMIS vẫn còn hạn chế nhất định: thời gian khai thác báo cáo còn phụ thuộc vào năng lực máy chủ, hạ tầng truyền thông và các điều kiện kỹ thuật theo yêu cầu của TABMIS, thông thường chỉ thực hiện được ngoài giờ làm việc, tốc độ hoàn thành yêu cầu tạo báo cáo không kịp thời… Mặt khác, TABMIS là chương trình thiết kế theo mô hình dữ liệu tập trung tại trung ương, do vậy khi có sự cố xảy ra về máy chủ, đường truyền… thì việc giao dịch, khai thác báo cáo sẽ tạm thời bị gián đoạn. Bên cạnh đó, việc khai thác số liệu báo cáo CTMT trên hệ thống TABMIS chỉ thực hiện riêng biệt từng năm, không có số liệu lũy kế của nhiều năm, số liệu còn lấy cả các khoản chi chuyển giao chi tiết CTMT làm tạo ra hư số…, do đó các báo cáo phục vụ cho các cơ quan Hội đồng Nhân dân, Ủy ban Nhân dân, thanh tra, kiểm toán… với yêu cầu tổng hợp theo những tiêu thức riêng, không trùng lắp… thường phải thực hiện thủ công.
Qua thực tế sử dụng các phần mềm hỗ trợ, tôi nhận thấy chương trình “Khai thác dữ liệu TABMIS - KTDLTAB” do KBNN Sơn Trà - Đà Nẵng đã tổng hợp, tận dụng được dữ liệu sẵn có từ 3 báo cáo chuẩn của TABMIS: TABMIS_cân đối chi tiết; Tổng hợp các giao dịch trong bảng và Bảng dự toán ROFA Summary (công cụ ta ̣o Báo cáo tài chính) để kết xuất ra báo cáo mà TABMIS chưa cung cấp hoặc đã có nhưng phải tổng hợp từ nhiều nguồn, nhiều báo cáo khác nhau. Sau khi Chương trình KTDLTAB tải dữ liệu từ 3 báo cáo chuẩn củ a TABMIS, tùy theo từng thông tin dữ liệu báo cáo mà được lưu trữ vào các bảng khác nhau.
Trên cơ sở nguồn dữ liệu của Chương trình KTDLTAB, đồng thời được sự đồng ý của tác giả, chúng tôi đã phát triển tiện ích “Khai thác báo cáo Chương trình mục tiêu” (gọi tắt là HTKTTAB) nhằm đáp ứng việc tích lũy số liệu qua nhiều năm và lập các báo cáo tổng hợp hoặc chi tiết đến từng CTMT, theo cấp ngân sách, theo từng mã chương trình, dự án và theo cơ quan quản lý. Các báo cáo này cũng có thể thực hiện cho từng KBNN huyện, thị
hoặc dùng tổng hợp dữ liệu cho toàn tỉnh, loại bỏ được yếu tố trùng lắp dữ liệu, tốc độ kết xuất báo cáo nhanh.
Tiện ích HTKTTAB được viết trên nền tảng của phần mềm Visual Foxpro 9.0. Tiện ích này không đòi hỏi thiết bị máy tính cấu hình cao, có thể triển khai đơn lẻ tại từng máy trạm hoặc có thể sử dụng đưa lên máy chủ của từng đơn vị Kho bạc sau đó người dùng tại các máy trạm sử dụng dữ liệu chung này. Để có thể sử dụng được tiện ích này đòi hỏi các máy tính cá nhân phải được cài đặt phần mềm Visual Foxpro 9.0, tiện ích được cài đặt chung cùng với thư mục của chương trình KTDLTAB (Hướng dẫn cài đặt HTKTTAB theo Phụ lục số 02). Vấn đề quan trọng nhất là hạch toán trên TABMIS đòi hỏi các khoản chi CTMT phải được theo dõi theo mã CTMT thì khi đó chương trình mới tổng hợp được các báo cáo. Điều này đặc biệt hữu ích khi ứng dụng DTKB_LAN chưa giao diện với TABMIS, các báo cáo CTMT do phòng Kiểm soát chi từ trước đến nay vẫn lập thủ công, thì giờ đây các báo cáo sẽ cung cấp số liệu cả vòng đời dự án, ở từng thời điểm trong một niên độ ngân sách.
Tiện ích HTKTTAB có giao diện giống với chương trình KTKB2008 và được sắp xếp các menu theo nhóm các yêu cầu của người dùng nên khá thân thiện, dễ dàng sử dụng. Tiện ích này chạy nhanh (khắc phục được tình trạng chạy báo cáo rất chậm của TABMIS), gọn nhẹ, phù hợp với việc tổng hợp báo cáo nhanh, thuận tiện, số liệu chính xác (đến thời điểm kết xuất dữ liệu các báo cáo chuẩn từ TABMIS) và các báo cáo CTMT có thể kết xuất dữ liệu lũy kế qua nhiều năm. Với những lợi ích đó, sẽ giúp cho việc khắc phục cơ bản những hạn chế về công tác thông tin, báo cáo (như đã phân tích ở phần thực trạng), đảm bảo cung cấp đầy đủ, kịp thời, chính xác số liệu về chi CTMT theo nhiều tiêu thức khác nhau cho các cơ quan quản lý; tiết kiệm nhiều thời gian, công sức của cán bộ Kho bạc; đồng thời, hạn chế tối đa các yêu cầu tạo báo cáo trên TABMIS, giảm tải cho hệ thống, nhất là vào những thời điểm cuối tháng, cuối năm.