5. Kết cấu của luận văn
3.2.3. Phương pháp kiểm soát chi các chương trình MTQG giai đoạn
- 2016 qua KBNN Đại Từ - Thái Nguyên
Phương pháp kiểm soát chi các chương trình MTQG được hiểu là cách thức, biện pháp mà các công chức làm nhiệm vụ KSC tại KBNN Đại Từ áp dụng nhằm thực hiện mục tiêu quản lý. Có một số phương pháp KSC chủ yếu sau:
Phương pháp đối chiếu, so sánh.
Đây là phương pháp nghiệp vụ được công chức làm nhiệm vụ KSC tại KBNN Đại Từ sử dụng chủ yếu trong suốt quá trình kiểm soát hoạt động thanh toán vốn các CTMTQG. Nội dung của phương pháp này là việc tiến hành so sánh, đối chiếu các nội dung cần thanh tra để xác định tính hợp lý, khách quan, trung thực của hồ sơ các CTMTQG. Cụ thể là đối chiếu tài liệu, số liệu của đơn vị đầu tư với các quy định, chuẩn mực hoặc đối chiếu với các
đơn vị khác cùng ngành nghề, quy mô sản xuất kinh doanh; đối chiếu giữa báo cáo kế toán với sổ kế toán, giữa sổ tổng hợp và sổ chi tiết, giữa sổ sách kế toán với chứng từ kế toán, đối chiếu giữa số liệu báo cáo thống kê với thực tế về hiện vật (vật tư, hàng hóa, hiện vật...); đối chiếu giữa nội dung tài liệu, báo cáo quyết toán, sổ sách chứng từ với các chuẩn mực chung của ngành (các định mức kinh tế - kỹ thuật); đối chiếu giữa nội dung thu, chi thực tế với chính sách, chế độ quy định...
Phương pháp kiểm tra từ tổng hợp đến chi tiết
Trình tự hạch toán kế toán phải theo nguyên tắc đi từ chi tiết đến tổng hợp. Tuy nhiên trong công tác KSC, phương pháp tối ưu để kiểm tra số liệu là đi từ tổng hợp đến chi tiết. Trước tiên công chức làm nhiệm vụ KSC tại KBNN Đại Từ cần xem xét tổng quát về số liệu tổng hợp, sau đó mới kiểm tra số liệu chi tiết và đối chiếu với số tổng hợp. Kiểm tra số liệu chi tiết đi sâu vào kiểm tra số liệu của từng nghiệp vụ kinh tế phát sinh, thể hiện trên chứng từ gốc hoặc bảng kê chi tiết. Việc kiểm tra số liệu tổng hợp được tiến hành với các số liệu đã được tổng hợp theo nội dung kinh tế, phản ánh trên các báo cáo tổng hợp. Từ việc phân tích đối chiếu trên tài liệu tổng hợp nhằm rút ra nhận xét tổng quát để từ đó định hướng những vấn đề cần đi sâu để kiểm soát.
Phương pháp này giúp cho công chức làm nhiệm vụ KSC tại KBNN Đại Từ nắm được những vấn đề chính, tổng quát, phát hiện được những mâu thuẫn và những bất thường trên những số liệu tổng hợp, sau đó nếu thấy nghi ngờ sẽ đi vào kiểm tra sâu số liệu chi tiết để đảm bảo tính khớp đúng của số liệu. Phương pháp này giúp công chức làm nhiệm vụ KSC tại KBNN Đại Từ tránh bị sa vào những việc vụn vặt hoặc sa lầy, không tìm được hướng đi rõ rệt.
Phương pháp kiểm tra chứng từ gốc
Chứng từ gốc là cơ sở pháp lý cho mọi số liệu, tài liệu về tài chính, kế toán, các hoạt động thu - chi, đầu tư của các tổ chức, cá nhân sử dụng nguồn NSNN cho các CTMTQG, là cơ sở pháp lý cho việc kiểm tra tình hình sử
dụng nguồn NSNN cho các CTMTQG. Số liệu, tài liệu kế toán phản ánh các hoạt động kinh tế tài chính của đơn vị đều phải được ghi chép, tính toán trên cơ sở số liệu của chứng từ gốc. Kiểm tra chứng từ gốc là việc công chức làm nhiệm vụ KSC tại KBNN Đại Từ xem xét tính hợp pháp, hợp lý của hoạt động ghi trong chứng từ gốc. Kiểm tra chứng từ gốc có ý nghĩa quan trọng trong hoạt động KSC các CTMTQG vì chứng từ gốc là thông tin cơ sở, là căn cứ pháp lý ghi nhận nghiệp vụ kinh tế phát sinh và thực sự hoàn thành, là cơ sở của mọi số liệu kế toán và kê khai. Có ba phương pháp kiểm tra chứng từ gốc sau:
Một là, kiểm tra chứng từ theo trình tự thời gian: Là kiểm tra tất cả các chứng từ gốc đã được sắp xếp thứ tự thời gian phát sinh. Ưu điểm của phương pháp này là công chức làm nhiệm vụ KSC tại KBNN Đại Từ nắm được tình trạng của chứng từ theo trình tự, diễn biến của thời gian nghiệp vụ kinh tế phát sinh của nhà đầu tư. Tuy nhiên, hạn chế của phương pháp này là hoạt động KSC tốn nhiều thời gian, nhân lực để kiểm tra, do đó đạt hiệu quả thấp nên phương pháp ít được sử dụng.
Hai là, kiểm tra theo loại nghiệp vụ: Là kiểm tra “chứng từ gốc đã được phân loại, sắp xếp theo một loại nghiệp vụ nhất định như: Chứng từ thu, chi tiền mặt, chứng từ nhập, xuất...”. Phương pháp này áp dụng khi cần kiểm tra để rút ra kết luận đầy đủ về một loại nghiệp vụ nào đó theo yêu cầu kiểm tra. Đây là phương pháp được sử dụng phổ biến trong hoạt động KSC các CTMTQG. Phương pháp này tiết kiệm được thời gian kiểm tra, tương đối hiệu quả. Hạn chế của phương pháp này là công chức làm nhiệm vụ KSC tại KBNN Đại Từ chỉ kiểm tra được một nghiệp vụ nhất định, không theo dõi được lịch sử, diễn biến theo thời gian phát sinh của chứng từ.
Ba là, kiểm tra điển hình (xác suất): “Là việc lựa chọn ngẫu nhiên (chọn mẫu) một số chứng từ nào đó để kiểm tra, xem xét và rút ra kết luận chung”. Việc chọn mẫu có thể thực hiện theo nhóm (theo thứ tự thời gian)
hoặc chọn mẫu một cách ngẫu nhiên (rút ngẫu nhiên một vài chứng từ để kiểm tra), hoặc chọn mẫu theo phân tầng (ví dụ: kiểm tra tất cả các khoản chi phí có giá trị lớn). Sau khi hoàn thành việc chọn mẫu, cán bộ làm nhiệm vụ KSC tại KBNN Đại Từ sẽ phân tích nếu có sự sai sót thì cần phải phân tích nguyên nhân do cố ý sai sót hay vô tình, có thường xuyên lặp lại hay không? Mức độ nghiêm trọng của các sai sót? Tùy theo mức độ của gian lận, sai sót mà cán bộ làm nhiệm vụ KSC tại KBNN Đại Từ có thể mở rộng phạm vi chọn mẫu để thu thập thêm bằng chứng để kết luận.
Phương pháp kiểm tra xác suất tiết kiệm về thời gian, công sức công chức làm nhiệm vụ KSC tại KBNN Đại Từ, áp dụng trong trường hợp cán bộ KSC có quá nhiều hóa đơn chứng từ mà việc kiểm tra theo trình tự thời gian hoặc theo loại nghiệp vụ không thể giải quyết được. Do kiểm tra xác suất nên độ chính xác tuyệt đối của phương pháp thanh tra này là không cao.
Tóm lại, qua tổng hợp các phương pháp KSC vốn các CTMTQG qua KBNN Đại Từ, ta thấy các phương pháp KSC mà KBNN Đại Từ đang ứng dụng đã phát huy tác dụng khi tiến hành hoạt động kiểm soát thanh toán vốn các CTMTQG, nhờ đó mà tìm ra gian lận, sai sót thực tế. Trong quá trình triển khai hoạt động KSV, các cán bộ KSC KBNN Đại Từ đã vận dụng linh hoạt các phương pháp trong từng bước khác nhau để đạt được hiệu quả cao nhất.
Tuy nhiên, các phương pháp KSC hiện nay được sử dụng bởi KBNN Đại Từ đều là các phương pháp truyền thống, mang tính chất thủ công cao, đòi hỏi các cán bộ làm công tác KSC phải rà soát tỉ mỉ nhiều loại chứng từ khác nhau khiến hoạt động KSC phải tiến hành qua nhiều bước mà mất nhiều thời gian trong việc đối chiếu so sánh và kiểm soát chứng từ. Chính vì vậy mà hoạt động KSC các hồ sơ sử dụng vốn CTMTQG tại KBNN Đại Từ hiện nay còn chưa thực sự hiệu quả, việc giải quyết, rà soát, kiểm tra các hồ sơ của các công chức tại KBNN còn lâu và chưa đạt được độ chính xác tuyệt đối.