Chương 2 PHƯƠNG PHÁP NGHIÊN CỨU
3.2. Thực trạng công tác kiểm soát chi các chương trình mục tiêu quốc
3.2.1. Yêu cầu về hồ sơ, chứng từ phục vụ cho công tác kiểm soát ch
CTMTQG qua KBNN Đại Từ - Thái Nguyên
Tiếp nhận hồ sơ, chứng từ là bước đầu tiên trong công tác kiểm soát chi vốn CTMTQG qua KBNN. Đối với nội dung công việc này, công chức được giao nhiệm vụ kiểm soát chi kiểm tra sơ bộ hồ sơ, chứng từ về sự đầy đủ, tính hợp pháp, hợp lệ, nếu có sai sót thì hướng dẫn chủ dự án lập lại, bổ sung hồ sơ còn thiếu, nếu hồ sơ bảo đảm thì lập Giấy giao nhận tài liệu. Công chức được giao nhiệm vụ kiểm soát chi tiến hành kiểm tra sự đầy đủ, tính hợp pháp, hợp lệ của hồ sơ chứng từ; kiểm tra số dư dự toán, số dư kế hoạch vốn, kiểm tra mẫu dấu chữ ký, các điều kiện thanh toán, chi trả đối với từng nội dung chi. Cụ thể như sau:
A. Đối với khoản chi vốn CTMTQG có tính chất chi đầu tư, để được giải ngân thì chủ dự án phải gửi đến KBNN các tài liệu như:
* Tài liệu gửi 1 lần: Là bản chính hoặc sao y bản chính, riêng hợp đồng kinh tế phải là bản chính, cụ thể như sau:
- Tài liệu để mở tài khoản,
- Hồ sơ thuộc giai đoạn chuẩn bị đầu tư:
+ Dự toán chi phí công tác CBĐT được duyệt.
+ Văn bản phê duyệt kết quả lựa chọn nhà thầu theo quy định của luật đấu thầu.
+ Hợp đồng giữa chủ đầu tư với đơn vị nhận thầu.
+ Trường hợp chủ đầu tư tự thực hiện phải có văn bản cho phép của cấp có thẩm quyền, dự toán chi phí công tác chuẩn bị đầu tư được duyệt, văn bản giao việc hoặc hợp đồng nội bộ.
- Hồ sơ thuộc giai đoạn thực hiện đầu tư:
+ Dự án đầu tư xây dựng công trình (hoặc báo cáo kinh tế-kỹ thuật đối với dự án chỉ lập báo cáo kinh tế-kỹ thuật) và quyết định đầu tư của cấp có thẩm quyền, các quyết định điều chỉnh dự án (nếu có);
+ Văn bản phê duyệt kết quả lựa chọn nhà thầu theo quy định của Luật đấu thầu;
+ Hợp đồng giữa chủ đầu tư và nhà thầu và các tài liệu kèm theo quy định tại Nghị định số 48/2010/NĐ-CP ngày 07/5/2010 của Chính phủ về Hợp đồng trong hoạt động xây dựng. Đối với hợp đồng liên danh các nhà hầu, chủ đầu tư phải gửi đến KBNN thoả thuận liên danh.
+ Dự toán và quyết định phê duyệt dự toán của cấp có thẩm quyền đối với từng công việc, hạng mục công trình, công trình đối với trường hợp chỉ định thầu hoặc tự thực hiện và các công việc thực hiện không thông qua hợp đồng.
* Tài liệu bổ sung hàng năm:
- Kế hoạch vốn hàng năm do Kho bạc Nhà nước thông báo (đối với các dự án do Trung ương quản lý);
- Kế hoạch vốn đầu tư của Uỷ ban nhân dân tỉnh, Uỷ ban nhân dân huyện thông báo (Đối với các dự án do địa phương quản lý);
- Dự toán chi ngân sách nhà nước được cấp có thẩm quyền phân bổ.
* Tài liệu tạm ứng vốn: Ngoài các tài liệu quy định trên khi đến tạm ứng vốn chủ đầu tư gửi các tài liệu sau đây:
- Giấy đề nghị thanh toán vốn đầu tư;
- Giấy rút vốn đầu tư/ Giấy rút dự toán ngân sách (trường hợp giao dự toán) - Bảo lãnh khoản tiền tạm ứng của nhà thầu (Nếu hợp đồng phải bảo lãnh tiền tạm ứng).
* Tài liệu khi thanh toán khối lượng hoàn thành:
- Trường hợp thanh toán theo hợp đồng:
+ Bảng xác định giá trị khối lượng hoàn thành theo hợp đồng (Quy định tại phụ lục số 03.a - đối với khối lượng XDCB hoàn thành; 03.b - đối với khối lượng đền bù GPMB đã thực hiện được ban hành kèm theo Thông tư số 86/2011/TT-BTC ngày 17/6/2011 của Bộ Tài chính về quản lý, thanh toán vốn đầu tư và vốn sự nghiệp có tính chất đầu tư thuộc nguồn vốn NSNN hoặc văn bản bổ sung thay thế, nếu có).
+ Giấy đề nghị thanh toán vốn đầu tư.
+ Giấy đề nghị thanh toán tạm ứng VĐT (nếu có thanh toán tạm ứng). + Giấy rút vốn đầu tư/Giấy rút dự toán ngân sách.
+ Khi có khối lượng phát sinh ngoài hợp đồng, chủ đầu tư gửi Bảng xác nhận giá trị khối lượng phát sinh ngoài hợp đồng (Phụ lục số 04 ban hành kèm theo Thông tư số 86/2011/TT-BTC của Bộ Tài chính hoặc văn bản bổ sung thay thế, nếu có).
- Trường hợp thanh toán không theo hợp đồng:
+ Giấy đề nghị thanh toán vốn đầu tư (trường hợp có nhiều nội dung chi không thể ghi hết trong Giấy đề nghị thanh toán vốn đầu tư thì chủ đầu tư có thể lập Bảng kê nội dung chi đề nghị thanh toán kèm theo).
+ Giấy đề nghị thanh toán tạm ứng vốn đầu tư (nếu có thanh toán tạm ứng). + Giấy rút vốn đầu tư/Giấy rút dự toán ngân sách.
B. Đối với khoản chi vốn CTMTQG có tính chất chi thường xuyên, để được giải ngân thì chủ dự án phải gửi đến KBNN các tài liệu như:
* Hồ sơ gửi đầu năm:
- Dự toán năm được cấp có thẩm quyền giao.
- Đơn vị sự nghiệp công lập thực hiện theo Nghị định số 43/2006/NĐ-CP ngày 25/04/2006 của Chính phủ quy định quyền tự chủ, tự chịu trách nhiệm về thực hiện nhiệm vụ, tổ chức bộ máy, biên chế và tài chính đối với đơn vị sự nghiệp công lập gửi Quy chế chi tiêu nội bộ của đơn vị; Quyết định giao quyền tự chủ của cấp có thẩm quyền.
- Cơ quan nhà nước thực hiện theo Nghị định số 130/2005/NĐ-CP ngày 17/10/2005 của Chính phủ quy định chế độ tự chủ, tự chịu trách nhiệm về sử dụng biên chế và kinh phí quản lý hành chính đối với cơ quan nhà nước gửi Quy chế chi tiêu nội bộ của đơn vị.
* Hồ sơ khi tạm ứng:
- Đối với các đề nghị tạm ứng bằng tiền mặt: Giấy rút dự toán (tạm ứng), trong đó ghi rõ nội dung tạm ứng để Kho bạc Nhà nước có căn cứ kiểm soát và theo dõi khi thanh toán.
- Đối với các đề nghị tạm ứng bằng chuyển khoản:
+ Chi mua hàng hóa, dịch vụ (trừ trường hợp tạm ứng tiền mặt nêu trên):
Giấy rút dự toán (tạm ứng), trong đó ghi rõ nội dung tạm ứng để Kho bạc Nhà nước có căn cứ kiểm soát;
Bảng kê nội dung tạm ứng (đối với các khoản chi nhỏ lẻ không có hợp đồng) hoặc hợp đồng mua bán hàng hóa, dịch vụ (đối với trường hợp khoản chi phải có hợp đồng).
+ Chi mua sắm, sửa chữa tài sản, xây dựng nhỏ:
Giấy rút dự toán (tạm ứng);
Tùy theo hình thức lựa chọn nhà thầu, đơn vị gửi Quyết định phê duyệt kết quả đấu thầu, Quyết định chỉ định thầu, Quyết định phê duyệt kết quả chào hàng cạnh tranh của cấp có thẩm quyền;
Hợp đồng mua bán, sửa chữa, xây dựng.
* Hồ sơ khi thanh toán:
- Giấy rút dự toán (thanh toán);
Tùy theo từng nội dung chi, khách hàng gửi kèm theo các tài liệu, chứng từ sau:
- Đối với khoản chi thanh toán cá nhân:
+ Đối với các khoản chi học bổng, sinh hoạt phí, các khoản đóng góp, chi cho cán bộ xã thôn, bản đương chức: Danh sách những người hưởng học bổng, sinh hoạt phí; danh sách cán bộ xã, thôn bản đương chức (gửi lần đầu và gửi khi có bổ sung, điều chỉnh).
+ Các khoản thanh toán khác cho cá nhân: danh sách theo từng lần thanh toán.
+ Đối với thanh toán cá nhân thuê ngoài: hợp đồng thuê khoán, thanh lý hợp đồng (nếu có);
- Chi mua hàng hóa, dịch vụ:
+ Chi thanh toán dịch vụ công cộng; thông tin, tuyên truyền liên lạc: Bảng kê chứng từ thanh toán.
+ Chi mua vật tư văn phòng: Bảng kê chứng từ thanh toán (đối với những khoản chi không có hợp đồng); hợp đồng, thanh lý hợp đồng, hóa đơn (đối với những khoản chi có hợp đồng).
+ Trường hợp đơn vị sử dụng ngân sách thực hiện việc khoán phương tiện theo chế độ, khoán văn phòng phẩm, khoán điện thoại: Văn bản quy định về mức chi, danh sách những người hưởng chế độ khoán (gửi một lần vào đầu năm và gửi khi có phát sinh thay đổi).
- Chi hội nghị: Bảng kê chứng từ thanh toán (đối với những khoản chi không có hợp đồng); hợp đồng, thanh lý hợp đồng, hóa đơn (đối với những khoản chi có hợp đồng).
- Chi công tác phí: Bảng kê chứng từ thanh toán.
- Chi phí thuê mướn: Bảng kê chứng từ thanh toán (đối với những khoản chi không có hợp đồng); hợp đồng, thanh lý hợp đồng, hóa đơn (đối với những khoản chi có hợp đồng).
- Chi mua sắm tài sản: Bảng kê chứng từ thanh toán (đối với những khoản chi không có hợp đồng); hợp đồng, thanh lý hợp đồng, hóa đơn (đối với những khoản chi có hợp đồng). Trong đó lưu ý:
+ Trường hợp mua sắm chi thường xuyên hoặc gói thầu mua sắm chi thường xuyên có giá trị dưới 20.000.000 đồng (hai mươi triệu đồng): Không phải gửi hợp đồng, hóa đơn, chứng từ liên quan đến khoản mua sắm cho KBNN mà chỉ phải gửi bảng kê chứng từ thanh toán.
+ Đối với các khoản mua sắm Thanh toán bằng hình thức thẻ “tín dụng mua hàng”: Đơn vị lập 2 liên bảng kê chứng từ thanh toán
- Chi sửa chữa tài sản phục vụ công tác chuyên môn và duy tu, bảo dưỡng các công trình cơ sở hạ tầng; chi phí nghiệp vụ chuyên môn của từng ngành: hợp đồng, thanh lý hợp đồng, hóa đơn. Đối với các khoản chi phải lựa chọn nhà thầu, đơn vị phải gửi Quyết định phê duyệt kết quả lựa chọn nhà thầu của cấp có thẩm quyền.
- Các khoản chi khác: Bảng kê chứng từ thanh toán (đối với những khoản chi không có hợp đồng); hợp đồng, thanh lý hợp đồng, hóa đơn (đối với những khoản chi có hợp đồng).
- Chi mua, đầu tư tài sản vô hình; chi mua sắm tài sản dùng cho công tác chuyên môn: Hợp đồng, thanh lý hợp đồng, hóa đơn. Trường hợp phải lựa chọn nhà thầu, đơn vị phải gửi Quyết định phê duyệt kết quả lựa chọn nhà thầu của cấp có thẩm quyền.
* Hồ sơ thanh toán tạm ứng:
- Giấy đề nghị thanh toán tạm ứng.
Tùy theo từng nội dung chi, gửi kèm theo các tài liệu, chứng từ sau: - Thanh toán tạm ứng các khoản chi tiền mặt:
+ Đối với các khoản chi có giá trị nhỏ không vượt quá 5 triệu đồng đối với một khoản chi quy định tại khoản 6 Điều 5 Thông tư số 164/2011/TT- BTC: Bảng kê chứng từ thanh toán.
+ Thanh toán tạm ứng đối với các khoản chi tiền mặt còn lại: các tài liệu, chứng từ thanh toán đơn vị gửi Kho bạc Nhà nước thực hiện tương tự như thanh toán tạm ứng các khoản chi chuyển khoản.
- Thanh toán tạm ứng các khoản chi chuyển khoản: Các tài liệu, chứng từ kèm theo tương tự như nội dung “Hồ sơ khi thanh toán” nên ở trên.
Quyết định sau kiểm soát chi:
Sau khi chuyển tiền cho đơn vị hưởng, công chức được giao nhiệm vụ kiểm soát chi thực hiện:
- Nhận lại chứng từ chuyển tiền từ do bộ phận kế toán gửi lại.
- Thực hiện tách hồ sơ để trả chứng từ cho chủ dự án, đồng thời thực hiện lưu trữ hồ sơ giải ngân theo quy định.
Nhận xét: Các quy định về danh mục, số lượng hồ sơ để được tạm ứng, thanh toán khá là đầy đủ và rõ ràng, tuy nhiên trong thời gian qua cơ chế, chính sách có một số nôi dung thường xuyên thay đổi (như điều kiện mở mới, quy định về bảo lãnh tạm ứng, đối tượng được phép kéo dài sang năm sau thanh toán,…) nên trong nhiều trường hợp chủ dự án, cán bộ kiểm soát chi chưa cập nhật kịp thời dẫn đến có sai sót. Đối với hồ sơ giải ngân các khoản chi vốn CTMTQG có tính chất chi thường xuyên còn một số nội dung cần tiếp tục hoàn thiện trong thời gian tới (như cách ghi trên Bảng kê chứng từ thanh toán, đối tượng nào kiểm soát cần phải có hợp đồng, đối tượng nào khi giải ngân không cần hợp đồng,…).